CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Vai trò của kế toán Kế toán được coi là ngôn ngữ trong kinh doanh, là một trong những phương tiện trao đổi thông tin của một doanh nghiệp. Kế toán đóng vai trò kết nối nguồn thông tin, từ người chuyển giao sang một loạt người nhận thông tin – những người sử dụng bên ngoài lẫn bên trong của doanh nghiệp. Các thông tin này đồng thời là cầu nối liên kết các nhà quản lý với các hoạt động của đơn vị cũng như liên kết đơn vị với môi trường kinh doanh. Có rất nhiều đối tượng sử dụng thông tin trình bày trên báo cáo tài chính.
Mỗi đối tượng sử dụng thông tin khác nhau lại có các nhu cầu thông tin cần cung cấp khác nhau. - Với các nhà quản trị doanh nghiệp Vai trò của kế toán trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị là nhằm liên kết các quá trình quản lý với nhau và liên kết doanh nghiệp với môi trường bên ngoài. - Với chủ sở hữu Thông qua việc xem xét thông tin trên báo cáo kế toán họ có thể đánh giá năng lực trách nhiệm của các bộ phận quản lý ở doanh nghiệp là tốt hay xấu. - Với các nhà cho vay và cung cấp hàng hóa dịch vụ Các ngân hàng, các tổ chức tài chính cũng như các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ, trước khi cho vay hoặc cung cấp đều có nhu cầu thông tin về khả năng thanh toán của doanh nghiệp như thế nào.
Nghĩa là, doanh nghiệp đã có đủ khả năng chi trả hay không? Để có được thông tin này họ phải sử dụng thông tin của kế toán LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2 - Với các nhà đầu tư Các nhà đầu tư là người cung cấp vốn cho tổ chức hoạt động kinh doanh với hy vọng thu được lợi tức trên vốn đầu tư. Họ luôn luôn muốn đầu tư vào nơi nào có tỷ lệ hoàn vốn cao nhất và thời gian ngắn nhất. Do vậy, trước khi đầu tư, họ cần thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp để qua đó nghiên cứu, phân tích, đánh giá rồi đi đến quyết định - Với các cơ quan thuế Các cơ quan thuế địa phương va trung ương dựa vào tài liệu của kế toán để tính thuế, đặc biệt là thuế thu nhập. Các cơ quan thuế thường lấy số liệu lợi nhuận tính thuế được thể hiện trên báo cáo kế toán trừ đi các khoản miễn giảm thuế theo luật định để xác định lợi nhuận chịu thuế.
- Các cơ quan Nhà nước Các cơ quan Nhà nước cần số liệu kế toán của doanh nghiệp, để tổng hợp cho ngành, địa phương và trên cơ sở đó phân tích đánh giá nhằm định ra các chính sách kinh tế thích hợp để thúc đẩy sản xuất kinh doanh và điều hành kinh tế vĩ mô.2 Vai trò và yêu cầu tổ chức công tác kế toán 1.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán: Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán có tầm quan trọng to lớn đối với hoạt động quản lý tài chính, quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ tạo điều kiện để đảm bảo cung cấp thông tin kinh tế tài chính chính xác và kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, giúp cho doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu suất lao động kế toán. - Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý chặc chẽ tài sản tiền vốn, ổn định về tình tài chính, ổn định trong việc thu hồi công nợ tránh hiện tượng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 nợ nần dây dưa kéo dài và tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau. Mặt khác, sẽ thực hiện tốt chức năng thông tin và giám sát chặt chẽ về toàn bộ tài sản của doanh nghiệp.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế tóan - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời, đáp ứng các yêu cầu quản lý kinh tế và chỉ đạo sản xuất kinh doanh - Trang bị, sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế toán, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán.
- Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và tiết kiệm sao cho phù hợp với chế độ, qui định hiện hành của nhà nước, thích hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị với chi phí thấp nhất nhưng đồng thời thể hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ kế toán với chất lượng cao. - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo kết hợp tốt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.2 Nội dung của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của một đơn vị là tập hợp những người làm công tác kế toán trong đơn vị cùng những trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị. Các công ty phải bố trí người làm kế toán, người làm kế toán Trưởng theo đúng tiêu chuẩn. Có 3 hình thức tổ chức bộ máy kế toán: - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp.
Ở các cơ sở, văn phòng, chi nhánh khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 quản lý sản xuất kinh doanh của từng cơ sở đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung thích hợp cho các đơn vị ít cơ sở phụ thuộc, địa bàn cơ sở không quá xa trụ sở chính và có hoạt động nghiệp vụ không phức tạp, ít chứng từ. - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán Trưởng.
Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán thích hợp cho các doanh nghiệp có qui mô lớn, nhiều đơn vị phụ thuộc, địa bàn hoạt động rộng. - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán nửa phân tán, nửa tập trung: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị.
Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó. Tóm lại, việc lựa chọn hình thức nào cũng phải đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho công tác quản lý 1.2 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ phận kế toán 1.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi chép sổ sách kế toán.
Để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, toàn diện phục vụ cho yêu cầu chỉ đạo sản xuất kinh doanh và yêu cầu kiểm tra thanh tra khi cần thiết, tổ chức hệ thống chứng từ phải tuân thủ các qui định sau: - Đối với các loại chứng từ bắt buộc, kế toán doanh nghiệp phải tuân thủ về biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập. - Đối với các loại chứng từ hướng dẫn, kế toán doanh nghiệp có thể vận dụng phù hợp theo yêu cầu quản lý hoạt động của doanh nghiệp. - Kế toán Trưởng doanh nghiệp chịu trách nhiệm xây dựng trình tự xử lý chứng từ kế toán. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 - Cần lập đầy đủ, chính xác kịp thời các chứng từ ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toán, đầy đủ chữ ký theo qui định.