Xây Dựng Hệ Thống Xét Cấp Học Bổng Sinh Viên Tại Trường Đại Học An Giang

Hệ thống xét cấp học bổng sinh viên tại Trường Đại học An Giang được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý thông… 100 trang · Trường Đại Học An Giang · 2022.

• Tác giả: Nguyễn Thị Lệ Hằng
• Người hướng dẫn: ThS. Huỳnh Cao Thế Cường
• Trường học: Trường Đại Học An Giang
• Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Hệ Thống Xét Cấp Học Bổng Sinh Viên
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: An Giang

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• TÓM TẮT
• MỤC LỤC
• DANH SÁCH HÌNH ẢNH
• DANH SÁCH CÁC BẢNG
• DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT
• 1. CHƯƠNG 1: ĐẶT VẤN ĐỀ
• 1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
• 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
• 2. CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. ĐẶT VẤN ĐỀ
• 2.2. LỊCH SỬ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
• 2.3. PHẠM VI ĐỀ TÀI
• 2.4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
• 2.4.1. Quy trình và văn bản xét học bổng
• 2.4.1.1. Quy trình xét học bổng
• 2.4.1.2. Biểu mẫu xét cấp học bổng
• 2.4.2. Công cụ phát triển
• 2.4.2.1. HTML/CSS/ JavaScript
• 2.4.2.2. Ngôn ngữ lập trình PHP
• 2.4.2.3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL
• 2.4.2.4. Mô hình MVC
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 3.1. MÔ TẢ HỆ THỐNG
• 3.1.1. Mô tả bài toán
• 3.1.2. Mô tả hoạt động của hệ thống
• 3.1.3. Yêu cầu hệ thống
• 3.1.3.1. Yêu cầu chức năng
• 3.1.3.2. Yêu cầu phi chức năng
• 3.2. PHÂN TÍCH YÊU CẦU
• 3.2.1. Yêu cầu chức năng
• 3.2.2. Yêu cầu nghiệp vụ
• 3.2.2.1. Đối với quản trị viên
• 3.2.2.2. Đối với quản lý
• 3.2.2.3. Đối với sinh viên
• 3.2.3. Yêu cầu phi chức năng
• 3.3. MÔ TẢ CÁC TÁC NHÂN VÀ USE CASE
• 3.3.1. Sơ đồ use case tổng quát cho hệ thống
• 3.3.2. Sơ đồ tuần tự cho use case đăng nhập
• 3.3.3. Sơ đồ tuần tự cho use case đăng xuất
• 3.3.4. Sơ đồ tuần tự cho use case cập nhật thông tin
• 3.3.5. Sơ đồ tuần tự cho use case đăng ký học bổng
• 3.3.6. Sơ đồ tuần tự cho use case thêm học bổng
• 3.3.7. Sơ đồ tuần tự cho use case sửa học bổng
• 3.3.8. Sơ đồ tuần tự cho use case xóa học bổng
• 3.3.9. Sơ đồ tuần tự cho use case thêm loại học bổng
• 3.3.10. Sơ đồ tuần tự cho use case sửa loại học bổng
• 3.3.11. Sơ đồ tuần tự cho use case xóa loại học bổng
• 3.3.12. Sơ đồ tuần tự cho use case thêm niên khóa
• 3.3.13. Sơ đồ tuần tự cho use case sửa niên khóa
• 3.3.14. Sơ đồ tuần tự cho use case xóa niên khóa
• 3.3.15. Sơ đồ tuần tự cho use case thêm lớp
• 3.3.16. Sơ đồ tuần tự cho use case sửa lớp
• 3.3.17. Sơ đồ tuần tự cho use case xóa lớp
• 3.3.18. Sơ đồ tuần tự cho use case thêm khoa
• 3.3.19. Sơ đồ tuần tự cho use case sửa khoa
• 3.3.20. Sơ đồ tuần tự cho use case xóa khoa
• 3.3.21. Sơ đồ tuần tự cho use case tìm kiếm
• 3.3.22. Sơ đồ tuần tự cho use case phân quyền
• 3.3.23. Sơ đồ tuần tự cho use case khóa tài khoản
• 3.3.24. Sơ đồ tuần tự cho use case thêm tài khoản
• 3.3.25. Sơ đồ tuần tự cho use case nhập excel
• 3.3.26. Sơ đồ tuần tự cho use case xuất excel
• 3.4. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
• 3.4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
• 3.4.2. Cơ sở dữ liệu quan hệ
• 3.5. THIẾT KẾ GIAO DIỆN
• 3.5.1. Giao diện trang đăng nhập
• 3.5.2. Giao diện trang quản trị
• 3.5.3. Giao diện trang quản lý loại học bổng
• 3.5.4. Giao diện trang thêm mới lớp
• 3.5.5. Giao diện trang quản lý tài khoản
• 3.5.6. Giao diện trang quản lý học bổng
• 3.5.7. Giao diện trang chi tiết học bổng của quản trị viên
• 3.5.8. Giao diện trang quản lý danh sách sinh viên đăng ký
• 3.5.9. Giao diện trang xét duyệt đăng ký sinh viên
• 3.5.10. Giao diện trang thống kê học bổng
• 3.5.11. Giao diện trang gửi email
• 3.5.12. Giao diện trang người dùng sinh viên
• 3.5.13. Giao diện trang đăng ký nhận học bổng
• 3.5.14. Giao diện trang những học bổng sinh viên đăng ký hoặc nhận
• 3.5.15. Giao diện trang thông tin sinh viên
• 4. CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
• 4.1. Các kiến thức và kinh nghiệm tích lũy được
• 4.1.1. Về mặt lý thuyết
• 4.1.2. Về mặt kỹ năng
• 4.2. Các chức năng của hệ thống được xây dựng
• 4.3. Những vấn đề chưa giải quyết
• 4.4. HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ TÀI
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về hệ thống xét cấp học bổng sinh viên tại Đại học An Giang

Hệ thống xét cấp học bổng sinh viên tại Trường Đại học An Giang được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin học bổng một cách hiệu quả. Với sự gia tăng số lượng học bổng và sinh viên, việc quản lý thông tin trở nên phức tạp hơn. Hệ thống này không chỉ giúp lưu trữ thông tin mà còn hỗ trợ trong việc xét duyệt và cấp học bổng cho sinh viên.

1.1. Lịch sử hình thành hệ thống xét cấp học bổng

Hệ thống xét cấp học bổng được hình thành từ nhu cầu thực tế của sinh viên và nhà trường. Trước đây, việc quản lý học bổng chủ yếu dựa vào giấy tờ, gây khó khăn trong việc tra cứu và lưu trữ thông tin.

1.2. Mục tiêu của hệ thống xét cấp học bổng

Mục tiêu chính của hệ thống là tối ưu hóa quy trình xét cấp học bổng, giúp cán bộ quản lý dễ dàng theo dõi và sinh viên có thể tra cứu thông tin học bổng một cách nhanh chóng.

II. Những thách thức trong việc xét cấp học bổng sinh viên

Việc xét cấp học bổng sinh viên tại Trường Đại học An Giang gặp nhiều thách thức. Sự gia tăng số lượng sinh viên và học bổng khiến cho quy trình xét duyệt trở nên phức tạp. Các vấn đề như thiếu thông tin, sai sót trong hồ sơ và thời gian xét duyệt kéo dài là những khó khăn chính.

2.1. Khó khăn trong việc quản lý thông tin học bổng

Quá trình quản lý thông tin học bổng thường gặp khó khăn do lượng thông tin lớn và không đồng nhất. Việc lưu trữ thông tin trên giấy tờ gây ra nhiều bất tiện trong việc tra cứu.

2.2. Thời gian xét duyệt kéo dài

Thời gian xét duyệt học bổng kéo dài do quy trình thủ công, dẫn đến việc sinh viên không nhận được thông tin kịp thời. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý và sự chuẩn bị của sinh viên.

III. Phương pháp xây dựng hệ thống xét cấp học bổng hiệu quả

Để xây dựng hệ thống xét cấp học bổng hiệu quả, cần áp dụng các công nghệ hiện đại và quy trình rõ ràng. Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý học bổng

Công nghệ thông tin giúp tự động hóa quy trình xét duyệt, từ việc tiếp nhận hồ sơ đến việc thông báo kết quả cho sinh viên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

3.2. Quy trình xét duyệt học bổng rõ ràng

Quy trình xét duyệt cần được quy định rõ ràng, từ việc tiếp nhận hồ sơ đến việc thông báo kết quả. Điều này giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi và thực hiện.

IV. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống xét cấp học bổng

Hệ thống xét cấp học bổng không chỉ giúp quản lý thông tin mà còn hỗ trợ sinh viên trong việc tìm kiếm và đăng ký học bổng. Các tính năng như tra cứu thông tin và gửi email tự động giúp nâng cao trải nghiệm người dùng.

4.1. Tính năng tra cứu học bổng cho sinh viên

Sinh viên có thể dễ dàng tra cứu thông tin về các loại học bổng, điều kiện nhận và thời gian đăng ký. Điều này giúp sinh viên chủ động hơn trong việc tìm kiếm học bổng phù hợp.

4.2. Hỗ trợ gửi thông báo qua email

Hệ thống hỗ trợ gửi thông báo qua email cho sinh viên về tình trạng hồ sơ và kết quả xét duyệt. Điều này giúp sinh viên nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác.

V. Kết luận và hướng phát triển của hệ thống xét cấp học bổng

Hệ thống xét cấp học bổng sinh viên tại Trường Đại học An Giang đã mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý thông tin và xét duyệt học bổng. Tuy nhiên, cần tiếp tục cải tiến và phát triển thêm các tính năng mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao.

5.1. Đánh giá hiệu quả của hệ thống

Hệ thống đã giúp giảm thiểu thời gian xét duyệt và nâng cao độ chính xác trong việc quản lý thông tin học bổng. Điều này đã tạo ra sự hài lòng cho cả cán bộ quản lý và sinh viên.

5.2. Hướng phát triển trong tương lai

Trong tương lai, hệ thống có thể được mở rộng với các tính năng mới như tự động xét duyệt học bổng và tích hợp với các hệ thống khác để nâng cao hiệu quả quản lý.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong môi trường giáo dục đại học, các chương trình tài trợ và trao tặng học bổng cho sinh viên ngày càng gia tăng về số lượng lẫn quy mô ngân sách. Tại Trường Đại học An Giang, công tác tiếp nhận, quản lý và xét duyệt các nguồn học bổng trước đây chủ yếu được thực hiện thủ công, lưu trữ phân tán trên giấy tờ và các tập tin văn phòng đơn giản. Phương thức vận hành truyền thống này bộc lộ nhiều bất cập khi khối lượng dữ liệu phình to:

• Việc tra cứu lịch sử cấp phát (danh tính sinh viên đã nhận, số lượng suất, tổng số tiền đã giải ngân) gặp nhiều trở ngại.
• Sinh viên phải nộp lại hồ sơ minh chứng bằng giấy nhiều lần qua mỗi đợt xét học bổng mới.
• Cán bộ quản lý phải đối chiếu thủ công từng tiêu chí học lực, điểm rèn luyện, hoàn cảnh ưu tiên của từng hồ sơ đăng ký, sau đó lập danh sách trình duyệt qua nhiều cấp, dẫn đến quy trình xử lý kéo dài và tốn kém nguồn lực.

Trước thực trạng đó, đề tài "Xây dựng hệ thống xét cấp học bổng sinh viên" được tác giả Nguyễn Thị Lệ Hằng (MSSV: DTH185273) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Huỳnh Cao Thế Cường và CN. Lê Xuân Phi tại Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học An Giang (hoàn thành tháng 05/2022).

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm 4 nhiệm vụ:

1. Hỗ trợ cán bộ quản lý thuộc Phòng Công tác Sinh viên (P.CTSV) quản lý danh mục học bổng, thông tin đăng ký, danh sách sinh viên liên quan, đề xuất danh sách sinh viên đã từng nhận học bổng, thực hiện quy trình duyệt đơn và gửi thư điện tử đến sinh viên.
2. Hỗ trợ sinh viên cập nhật hồ sơ cá nhân, tra cứu thông tin học bổng phù hợp, đăng ký trực tuyến, nhận gợi ý học bổng, theo dõi trạng thái hồ sơ và bổ sung tệp đính kèm khi còn thời hạn.
3. Hỗ trợ kết xuất tự động các báo cáo thống kê phục vụ công tác quản lý và lưu trữ dữ liệu học bổng.
4. Hỗ trợ gửi thư điện tử tự động thông báo kết quả đăng ký thành công và kết quả xét duyệt hồ sơ đến sinh viên.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ tiếp nhận, đối chiếu, xét duyệt và thanh toán các nguồn học bổng; phương pháp phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm ứng dụng nền web.
• Phạm vi không gian: Áp dụng trong phạm vi quản lý của Phòng Công tác Sinh viên và các Khoa chuyên môn tại Trường Đại học An Giang.
• Phạm vi thời gian: Khóa luận hoàn thành nghiệm thu vào tháng 05 năm 2022.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và quy trình nghiệp vụ xét học bổng

Hệ thống được thiết kế bám sát các văn bản quy định hiện hành của Trường Đại học An Giang:

• Chế độ trợ cấp xã hội: Căn cứ Hướng dẫn số 64/HD-ĐHAG ngày 14/02/2017 của Trường Đại học An Giang. Quy trình gồm 6 bước: (1) P.CTSV thông báo đối tượng, thời hạn, thủ tục; (2) P.CTSV tiếp nhận hồ sơ có xác nhận của Khoa theo 2 đợt (đợt 1 đến cuối tháng 11, đợt 2 đến cuối tháng 03); (3) Tập hợp đơn, tham mưu Hội đồng cấp trường xét duyệt và trình Ban Giám hiệu ký quyết định; (4) Công bố công khai danh sách trên bảng tin và website; (5) Lập bảng đề nghị thanh toán gửi Phòng Kế hoạch Tài vụ theo học kỳ (học kỳ I thanh toán vào tháng 12, học kỳ II thanh toán vào tháng 05); (6) Phòng Kế hoạch Tài vụ chi trả qua tài khoản hoặc tiền mặt.
• Học bổng khuyến khích học tập: Căn cứ Hướng dẫn số 65/HD-ĐHAG ngày 14/02/2017 của Trường Đại học An Giang. Quỹ học bổng được bố trí tối thiểu bằng 8% nguồn thu học phí hệ chính quy. Quy trình gồm 7 bước: (1) Phòng Kế hoạch Tài vụ tham mưu phân bổ quỹ vào cuối tháng 02; (2) Trưởng khoa phân bổ chỉ tiêu theo ngành, khóa; (3) Cố vấn học tập và ban cán sự lớp họp xét dựa trên điểm học tập, điểm rèn luyện, thông tin tài khoản Vietcombank và CMND; (4) Khoa họp xét định kỳ (học kỳ I vào đầu tháng 03, học kỳ II vào đầu tháng 09) và gửi hồ sơ về P.CTSV; (5) P.CTSV tập hợp, tham mưu Hội đồng trường thẩm định trình Hiệu trưởng ký quyết định; (6) Công bố kết quả và chuyển bảng đề nghị thanh toán; (7) Phòng Kế hoạch Tài vụ thực hiện chi trả.
• Học bổng tài trợ doanh nghiệp/tổ chức: Thực hiện theo quy trình 8 bước: P.CTSV thông báo tiêu chí -> Khoa phổ biến đến lớp -> Sinh viên nộp đơn cho GVCN để lớp họp xét -> Khoa thành lập hội đồng xét chọn và gửi biên bản về trường -> Hội đồng trường họp xét trình Hiệu trưởng -> Đơn vị tài trợ thống nhất danh sách và ấn định ngày trao -> Công bố công khai -> P.CTSV tổ chức lễ trao và lưu sổ theo dõi.

Kế thừa nghiên cứu trước

Tác giả khảo sát công trình của sinh viên Sơn Phú Quý (Trường Đại học Trà Vinh) về phần mềm quản lý cấp phát học bổng. Mặc dù hệ thống của Đại học Trà Vinh đã hỗ trợ quản lý nhà tài trợ, sinh viên và in danh sách, nhưng vẫn tồn tại các hạn chế: chưa cho phép sinh viên nộp hồ sơ trực tuyến, chưa lưu trữ tệp đính kèm minh chứng trên hệ thống, thiếu tính năng gửi thư điện tử tự động và chưa hỗ trợ xét duyệt trực tuyến. Đây là cơ sở thực tiễn để tác giả xây dựng hệ thống mới khắc phục các khuyết điểm trên.

Phương pháp nghiên cứu

• Phương pháp phân tích dữ liệu: Thu thập, chuẩn hóa các luồng dữ liệu quản lý, tiêu chuẩn đánh giá và mẫu biểu hồ sơ (đơn xin cấp học bổng khóa mới, khóa cũ, đơn trợ cấp xã hội, bảng tổng hợp thanh toán).
• Phương pháp tổng hợp tài liệu: Nghiên cứu các quy chế đào tạo, văn bản hướng dẫn hành chính của nhà trường.
• Phương pháp thực nghiệm: Phân tích yêu cầu, thiết kế mô hình Use Case, xây dựng sơ đồ tuần tự, thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ, lập trình ứng dụng và kiểm thử tính năng.

---

Thiết kế và triển khai

Công nghệ phát triển và kiến trúc hệ thống

Hệ thống được phát triển dựa trên mô hình kiến trúc MVC (Model – View – Controller) với các công nghệ thành phần:

• Phía máy chủ (Back-end): Ngôn ngữ PHP kết hợp Framework Laravel phiên bản 8. Laravel cung cấp các cơ chế an toàn như PDO chống tấn công SQL Injection, tạo token ẩn chống tấn công CSRF, và tự động xử lý ký tự đầu ra (escape) để ngăn chặn lỗi XSS; tích hợp thư viện SwiftMailer xử lý gửi thư điện tử.
• Phía người dùng (Front-end): HTML, CSS, JavaScript kết hợp thư viện Bootstrap nhằm xây dựng giao diện tương thích đa thiết bị (Responsive Design).
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: MySQL phục vụ lưu trữ cấu trúc quan hệ.

Phân quyền người dùng và tác nhân hệ thống

Hệ thống phân định rõ quyền hạn của 4 nhóm tác nhân thông qua bảng phân quyền:

STT	Tác nhân	Vai trò và quyền hạn chính
1	Quản trị viên (Admin)	Quản lý toàn bộ danh mục hệ thống (lớp, khoa, loại học bổng, niên khóa); quản lý tài khoản người dùng, phân quyền, khóa/mở tài khoản; quản lý học bổng, duyệt hồ sơ, gửi thư điện tử, xem báo cáo thống kê, cấu hình hình ảnh hoạt động.
2	Quản lý (Cán bộ P.CTSV)	Quản lý danh mục (lớp, khoa, loại học bổng, niên khóa); tạo và quản lý tài khoản sinh viên; đăng tải học bổng, duyệt đơn đăng ký, gửi thư điện tử, xuất dữ liệu và xem thống kê.
3	Sinh viên	Xem danh sách học bổng, tìm kiếm, đăng ký học bổng trực tuyến; cập nhật hồ sơ cá nhân và hoàn cảnh gia đình; tra cứu lịch sử hồ sơ, sửa đổi/bổ sung tệp minh chứng khi còn trong hạn xét duyệt.
4	Văn thư	Nhập danh sách sinh viên được đề cử nhận học bổng từ các đơn vị.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống bao gồm 8 bảng thực thể chính:

1. Niên khóa: Lưu trữ thông tin các năm học.
2. Loại học bổng: Phân loại các nguồn học bổng (khuyến khích học tập, trợ cấp xã hội, học bổng tài trợ).
3. Học bổng: Chứa thông tin chi tiết về từng đợt học bổng (tên, căn cứ, hạn đăng ký, đối tượng, số suất, giá trị mỗi suất, tiêu chuẩn xét, diện ưu tiên, hồ sơ yêu cầu).
4. File đính kèm học bổng: Lưu đường dẫn các văn bản, hướng dẫn do nhà trường ban hành.
5. Thông tin sinh viên: Chứa dữ liệu định danh, lớp, khoa, diện chính sách (hộ nghèo, cận nghèo, mồ côi, con thương binh/liệt sĩ, tàn tật).
6. Sinh viên đăng ký: Lưu trữ thông tin đơn nộp, điểm trung bình, điểm rèn luyện, số tín chỉ, thông tin tài khoản ngân hàng, trạng thái duyệt (Đạt / Không đạt) và ghi chú của cán bộ.
7. File đính kèm sinh viên đăng ký: Lưu trữ tệp minh chứng hoàn cảnh, bảng điểm do sinh viên tải lên.
8. Hình ảnh hoạt động: Lưu trữ tư liệu truyền thông về các đợt trao học bổng.

---

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: ĐẶT VẤN ĐỀ

Chương 1 làm rõ tính cấp thiết của việc tin học hóa công tác quản lý học bổng tại các trường đại học trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin vào chuyển đổi số giáo dục. Tác giả chỉ ra các điểm nghẽn trong quản lý truyền thống bằng văn bản giấy và bảng tính rời rạc; đồng thời xác định 4 mục tiêu nghiên cứu cụ thể nhằm hỗ trợ toàn diện cho cán bộ P.CTSV và sinh viên Trường Đại học An Giang.

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Chương này tổng kết lịch sử giải quyết vấn đề thông qua việc đánh giá phần mềm quản lý học bổng của Trường Đại học Trà Vinh. Tác giả trình bày chi tiết cơ sở pháp lý và sơ đồ quy trình 3 chế độ học bổng của Trường Đại học An Giang (trợ cấp xã hội theo Hướng dẫn 64/HD-ĐHAG, học bổng khuyến khích học tập theo Hướng dẫn 65/HD-ĐHAG và học bổng tài trợ doanh nghiệp), kèm theo các biểu mẫu chuẩn hóa. Chương 2 cũng hệ thống hóa các kiến thức nền tảng về công nghệ Web: HTML, CSS, JavaScript, PHP, hệ quản trị MySQL, mô hình MVC, Laravel Framework 8 và Bootstrap.

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Chương 3 là phần trọng tâm của khóa luận, mô tả chi tiết bài toán và các yêu cầu chức năng, phi chức năng. Tác giả xây dựng:

• Hệ thống sơ đồ Use Case tổng quát và 6 sơ đồ phân rã chức năng (quản lý người dùng, quản lý lớp, quản lý khoa, quản lý niên khóa, quản lý loại học bổng, quản lý học bổng).
• Bảng đặc tả chi tiết và 25 sơ đồ tuần tự (Sequence Diagram) mô tả luồng dữ liệu cho từng hành vi (đăng nhập, đăng xuất, cập nhật thông tin, đăng ký học bổng, thêm/sửa/xóa học bổng, thêm/sửa/xóa danh mục, tìm kiếm, phân quyền, khóa tài khoản, nhập/xuất Excel).
• Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ với 8 bảng dữ liệu chuẩn hóa.
• Thiết kế chi tiết 15 màn hình giao diện ứng dụng từ giao diện quản trị, tiếp nhận/duyệt hồ sơ, thống kê, cấu hình gửi email đến giao diện người dùng sinh viên.

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN

Chương này tổng kết các kiến thức lý thuyết và kỹ năng thực tế tích lũy được trong quá trình nghiên cứu; kiểm điểm danh sách các chức năng đã xây dựng hoàn chỉnh; đồng thời chỉ ra những điểm hạn chế chưa giải quyết và định hướng phát triển phần mềm trong tương lai.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả kỹ thuật và chức năng đạt được

• Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống phần mềm web phục vụ công tác xét cấp học bổng theo mô hình MVC sử dụng Laravel 8 và MySQL.
• Chuẩn hóa quy trình số hóa cho 3 loại hình học bổng chính tại Trường Đại học An Giang, tích hợp 15 giao diện tương tác đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ của 4 nhóm tác nhân.
• Tích hợp thành công tính năng xử lý hồ sơ minh chứng trực tuyến, hỗ trợ nhập xuất dữ liệu sinh viên và danh sách xét duyệt thông qua định dạng Excel.
• Tự động hóa khâu thông báo thông qua dịch vụ thư điện tử khi sinh viên nộp hồ sơ thành công và khi có kết quả xét duyệt chính thức.

Đóng góp thực tiễn của đề tài

So với các hệ thống quản lý học bổng trước đây (tiêu biểu là hệ thống tại Đại học Trà Vinh), công trình của tác giả đã giải quyết được 3 vấn đề then chốt:

1. Cung cấp cổng thông tin trực tuyến cho phép sinh viên chủ động nộp hồ sơ, đính kèm tệp minh chứng và theo dõi tiến độ xét duyệt trực tiếp mà không cần nộp giấy tờ trực tiếp qua nhiều đầu mối.
2. Tích hợp tính năng gửi thư điện tử tự động phản hồi trạng thái hồ sơ, nâng cao tính minh bạch và rút ngắn thời gian thông tin giữa nhà trường và sinh viên.
3. Hỗ trợ cán bộ quản lý sàng lọc, đối chiếu điều kiện và xuất báo cáo danh sách sinh viên đủ điều kiện nhanh chóng, loại bỏ thao tác lập danh sách thủ công trên bảng tính đơn lẻ.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của hệ thống: Chức năng xét duyệt hồ sơ hiện tại vẫn cần cán bộ quản trị trực tiếp kiểm tra từng hồ sơ và chọn trạng thái duyệt (Đạt/Không đạt) thủ công trên giao diện; hệ thống chưa có thuật toán tự động tính điểm và xếp hạng ưu tiên tự động để xét cấp học bổng.
• Hướng phát triển:
  • Tiếp tục nâng cấp và bổ sung các tính năng phụ trợ dựa trên phản hồi thực tế của người dùng.
  • Nghiên cứu xây dựng thuật toán tự động hóa hoàn toàn khâu đối soát điều kiện tiêu chí và tự động xét duyệt cấp học bổng dựa trên dữ liệu học tập và hoàn cảnh sinh viên.

---

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Kỹ thuật phần mềm hoặc Hệ thống thông tin khi thực hiện đồ án tốt nghiệp phát triển ứng dụng web hướng nghiệp vụ quản lý đào tạo, công tác sinh viên.
• Cán bộ kỹ thuật và quản lý tại các trường đại học, cao đẳng đang tìm hiểu quy trình số hóa thủ tục hành chính liên quan đến trợ cấp xã hội và học bổng sinh viên.
• Các nhà phát triển muốn tham khảo mô hình phân tích thiết kế hệ thống theo chuẩn UML (Use Case, Sequence Diagram) và cách tổ chức cơ sở dữ liệu quan hệ quản lý học bổng trên nền tảng Laravel Framework và MySQL.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống sử dụng nền tảng công nghệ và kiến trúc nào để phát triển?

Hệ thống được phát triển theo mô hình kiến trúc MVC (Model – View – Controller) trên nền tảng ngôn ngữ lập trình PHP sử dụng Framework Laravel phiên bản 8, hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ MySQL, cùng giao diện người dùng xây dựng bằng HTML, CSS, JavaScript và thư viện Bootstrap.

2. Hệ thống phân quyền cho những đối tượng người dùng nào?

Hệ thống phân định quyền hạn rõ ràng cho 4 nhóm tác nhân:

• Quản trị viên (Admin): Quản lý toàn bộ danh mục, tài khoản, phân quyền, xét duyệt học bổng, thống kê và gửi email.
• Quản lý (Cán bộ P.CTSV): Quản lý học bổng, tạo tài khoản sinh viên, duyệt hồ sơ, gửi thông báo và xuất báo cáo.
• Sinh viên: Cập nhật thông tin cá nhân, tra cứu và đăng ký học bổng trực tuyến, quản lý các đơn đã nộp.
• Văn thư: Nhập danh sách sinh viên được đề cử nhận học bổng từ các đơn vị.

3. Quy trình xét học bổng khuyến khích học tập được quy định cụ thể như thế nào trong hệ thống?

Quy trình dựa trên văn bản số 65/HD-ĐHAG ngày 14/02/2017 của Trường Đại học An Giang với quỹ học bổng tối thiểu 8% nguồn thu học phí chính quy. Quy trình diễn ra qua các bước: Phòng Kế hoạch Tài vụ phân bổ quỹ cuối tháng 02 -> Trưởng khoa phân bổ chỉ tiêu -> Lớp họp xét dựa trên điểm học tập, điểm rèn luyện, tài khoản Vietcombank, CMND -> Khoa họp xét đầu tháng 03 (học kỳ I) hoặc đầu tháng 09 (học kỳ II) -> P.CTSV trình Hội đồng trường xét duyệt -> Ban Giám hiệu ký quyết định và P.KHTV tiến hành chi trả.

4. So với phần mềm quản lý học bổng của Trường Đại học Trà Vinh, hệ thống này có điểm gì mới?

Khóa luận đã bổ sung các tính năng mà hệ thống của Đại học Trà Vinh chưa có: cho phép sinh viên đăng ký học bổng trực tuyến, hỗ trợ tải lên và lưu trữ các tệp hồ sơ/minh chứng điện tử đính kèm, tích hợp tính năng gửi thư điện tử tự động thông báo trạng thái đơn và hỗ trợ duyệt đơn trực tuyến.

5. Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm những bảng dữ liệu chính nào?

Cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống gồm 8 bảng: Bảng niên khóa, Bảng loại học bổng, Bảng học bổng, Bảng file đính kèm học bổng, Bảng thông tin sinh viên, Bảng sinh viên đăng ký, Bảng file đính kèm sinh viên đăng ký và Bảng hình ảnh hoạt động.

---

Kết luận

Khóa luận "Xây dựng hệ thống xét cấp học bổng sinh viên" của tác giả Nguyễn Thị Lệ Hằng đã giải quyết thành công bài toán số hóa quy trình quản lý và xét duyệt học bổng tại Trường Đại học An Giang. Bằng việc phân tích sâu sắc các văn bản hành chính thực tế và ứng dụng framework Laravel 8 kết hợp cơ sở dữ liệu MySQL, hệ thống đã chuẩn hóa toàn diện quy trình tiếp nhận hồ sơ, xét chọn và trao học bổng cho sinh viên. Đây là một công trình ứng dụng có giá trị thực tiễn cao, đáp ứng tốt yêu cầu tin học hóa công tác quản lý sinh viên trong nhà trường.

Trích đoạn nội dung tài liệu

ĐẶT VẤN ĐỀ Trong những năm gần đây, các chương trình trao tặng học bổng diễn ra ngày càng nhiều việc tiếp nhận và xét duyệt gặp không ít khó khăn. Trong thực tế, danh sách và các tài liệu liên quan rất nhiều, nhu cầu tra cứu xem đã cấp cho những ai, số lượng cấp, số tiền cấp, hồ sơ cấp phải nộp lại khi có học bổng mới gây ra khó khăn trong việc quản lý và lưu trữ. Ngoài ra khi xét duyệt, người duyệt phải tiếp nhận đơn đăng ký của sinh sau đó đối chiếu từng thông tin để xét và tiến hành lập danh sách tất cả điều được thực hiện một các thủ công và khá mất thời gian. Vì thế, việc áp dụng lưu trữ cũng như quản lý học bổng bằng công nghệ là điều cần thiết và điều cần làm là xây dựng một hệ thống xét cấp học bổng sinh viên.2 LỊCH SỬ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Trước vấn đề, việc cấp học bổng vẫn chưa được tin học hóa, các tài liệu liên quan đến việc cấp học bổng chủ yếu chỉ lưu trữ trên các tập tin đơn giản và trên giấy nên rất khó trong việc tìm kiếm thông tin liên quan khi cần thiết.

Để đáp ứng nhu cầu trên, sinh viên Sơn Phú Quý của Trường Đại Học Trà Vinh đã xây dựng phần mềm quản lý việc cấp phát học bổng cho sinh viên – Trường Đại Học Trà Vinh. Phần mềm đã hỗ trợ công tác quản lý thông tin nhà tài trợ, thông tin sinh viên, thông tin cấp học bổng, danh sách sinh viên nhận học bổng. Hỗ trợ tra cứu thông tin nhà tài trợ, thông tin sinh viên được cấp học bổng. Hỗ trợ thống kê số lượng nhà tài trợ, số lượng tiền nhận từ nhà tài trợ, thống kê số lượng sinh viên nhận học bổng.

Ngoài ra hỗ trợ in danh sách sinh viên nhận, in thông báo đề cử sinh viên nhận học bổng. Tuy nhiên, phần mềm vẫn tồn động một số vấn đề như: - Lưu trữ file hồ sơ xét duyệt học bổng. - Tính năng cho phép sinh viên đăng ký học bổng trực tuyến. - Gửi mail thông báo khi cần thiết.

- Tự động xét cấp học bổng. Vì thế khi “Xây dựng hệ thống xét cấp học bổng sinh viên” tôi mong mình có thể giải quyết các vấn đề trên và giúp việc quản lý và xét cấp học bổng một cách tối ưu, tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao.3 PHẠM VI ĐỀ TÀI Hỗ trợ cán bộ trong quá trình quản lý thông tin học bổng, danh sách liên quan và duyệt đơn đăng ký. Hỗ trợ sinh viên tìm kiếm học bổng phù hợp và đăng ký. Chi tiết những học bổng đã đăng ký hoặc đã nhận.

3 Hỗ trợ gửi email và gửi email tự động. Hỗ trợ báo cáo thống kê.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp phân tích dữ liệu: phân tích các thông tin liên quan đến công tác quản lý quá xét cấp học bổng cho sinh viên. Phương pháp tổng hợp tài liệu: các văn bản và công văn liên quan của học bổng. Phương pháp thực nghiệm: phân tích, thiết kế, xây dựng, phát triển và kiểm thử hệ thống.

Tìm hiểu Laravel Framework 8. Hệ quản trị CSDL MySQL.1 Quy trình và văn bản xét học bổng 2.1 Quy trình xét học bổng 2.1 Quy trình xét và thanh toán trợ cấp xã hội đối với học sinh, sinh viên Căn cứ theo văn bản số 64/HD-ĐHAG, ngày 14 tháng 02 năm 2017 của Trường Đại học An Giang về việc hướng dẫn thực hiện chế độ trợ cấp xã hội đối với học sinh, sinh viên. Quy trình xét và thanh toán trợ cấp xã hội đối với học sinh, sinh viên như sau: Bước 1: Phòng Công tác Sinh viên thông báo về đối tượng, thời gian và thủ tục nộp đơn xin được hưởng trợ cấp xã hội theo quy định. Bước 2: Phòng Công tác Sinh viên tiếp nhận hồ sơ sinh viên (có xác nhận của Khoa).

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Đợt 1: đến cuối tháng 11; Đợt 2: đến cuối tháng 03. Bước 3: Phòng Công tác sinh viên tập hợp các đơn xin hưởng trợ cấp xã hội của sinh viên; tham mưu thành lập Hội đồng cấp trường thông qua từng hồ sơ xin hưởng trợ cấp xã hội và trình Ban Giám hiệu ký Quyết định và danh sách được hưởng trợ cấp xã hội (có biên bản họp xét kèm theo). Bước 4: Phòng Công tác Sinh viên công bố Quyết định và danh sách sinh viên được hưởng trợ cấp xã hội công khai trên bảng thông báo và trên Website của phòng. Bước 5: Căn cứ Quyết định, Phòng Công tác Sinh viên lập bảng đề nghị thanh toán trợ cấp xã hội theo từng học kỳ (có xác nhận của P.CTSV) gửi về Phòng Kế hoạch Tài vụ.

Thời gian thanh toán tiền trợ cấp xã hội được quy định, cụ thể như sau: 4 • Học kỳ I: thanh toán vào tháng 12. • Học kỳ II: thanh toán vào tháng 05. Bước 6: Phòng Kế hoạch Tài vụ tiến hành chi trả chế độ theo quy định hiện hành; thông báo đối tượng được hưởng trợ cấp xã hội đến nhận tiền tại P.KHTV hoặc chuyển khoản.2 Quy trình xét học bổng khuyến khích học tập Căn cứ theo văn bản số 65/HD-ĐHAG, ngày 14 tháng 02 năm 2017 của Trường Đại học An Giang về việc hướng dẫn thực hiện thanh toán học bổng khuyến khích học tập. Quy trình xét học bổng khuyến khích học tập như sau: Bước 1: Phòng Kế hoạch Tài vụ tham mưu Hiệu trưởng ban hành Kế hoạch phân bổ Quỹ học bổng Khuyến khích học tập của Trường (bố trí tối thiểu bằng 8% nguồn thu học phí hình thức giáo dục chính quy) gửi Trưởng các khoa vào cuối tháng 02 hàng năm.

Bước 2: Trưởng các khoa căn cứ vào Quỹ học bổng Khuyến khích học tập của Trường phân bố chỉ tiêu cho sinh viên trình độ Cao đẳng, Đại học theo ngành, khóa. Bước 3: Căn cứ vào kết quả học tập và rèn luyện của sinh viên, Cố vấn học tập/Giáo viên chủ nhiệm cùng Ban cán sự các lớp họp lớp và thông qua danh sách sinh viên đủ điều kiện nhận học bổng theo quy định của nhà trường, đề nghị lên Khoa xem xét (lưu ý: khi lập danh sách sinh viên nhận học bổng, đề nghị ban cán sự lớp cung cấp số tài khoản của Vietcombank, số Giấy CMND, ngày cấp, nơi cấp của SV để nhà trường thuận tiện trong việc chuyển khoản). Bước 4: Khoa tổ chức họp, xét và đề nghị lên Hội đồng xét học bổng của Trường xét duyệt (thông qua Phòng Công tác Sinh viên). Thời gian họp xét học bổng khuyến khích học tập quy định như sau: học kỳ I vào đầu tháng 03, học kỳ II vào đầu tháng 9.

Hồ sơ học bổng gồm: biên bản họp xét của khoa, danh sách sinh viên đủ điều kiện nhận học bổng (theo mẫu), bảng điểm cá nhân của SV. Bước 5: Phòng Công tác Sinh viên tập hợp danh sách sinh viên đủ điều kiện nhận học bổng; tham mưu thành lập Hội đồng cấp trường tổ chức xét duyệt danh sách sinh viên nhận học bổng khuyến khích học tập và trình Hiệu trưởng ký Quyết định. Bước 6: Phòng Công tác Sinh viên công bố danh sách sinh viên được nhận học bổng trên bảng thông báo và trên website của phòng; lập bảng đề nghị thanh toán tiền học bổng khuyến khích học tập từng học kỳ gửi về Phòng Kế hoạch Tài vụ. 5 Bước 7: Phòng Kế hoạch Tài vụ tiến hành chi trả tiền học bổng khuyến khích học tập theo đúng quy định hiện hành; thông báo đối tượng được hưởng học bổng đến nhận tiền tại P.KHTV hoặc chuyển khoản.3 Quy trình xét học bổng tài trợ cho sinh viên Căn cứ theo văn bản quy trình xét cấp học bổng tài trợ cho sinh viên của Trường Đại học An Giang về quy trình xét cấp học bổng tài trợ cho sinh viên như sau: Bước 1: - Phòng Công tác Sinh viên gửi thông báo cho các Khoa tiêu chí và số suất học bổng.

- Các Khoa thông báo đến sinh viên các lớp về chỉ tiêu và số suất học bổng để tiến hành xét chọn. Bước 2: Các Sinh viên đủ tiêu chuẩn theo quy định nộp đơn xin cấp học bổng cho Giáo viên chủ nhiệm lớp. Lớp tổ chức họp, xét và đề nghị lên Khoa (GVCN chủ trì cuộc họp). Bước 3: Các Khoa tập hợp hồ sơ học bổng của các lớp.

Thành lập Hội đồng xét học bổng tài trợ. - Các Khoa nộp danh sách sinh viên được đề cử nhận học bổng, biên bản họp xét học bổng và hồ sơ học bổng gửi về Hội đồng thi đua, khen thưởng trường (thông qua Phòng CTSV). Bước 4: Hội đồng học bổng trường họp xét từng trường hợp, cụ thể. Thống nhất danh sách trình Hiệu trưởng Quyết định.

Bước 5: Đơn vị tài trợ đồng ý với danh sách của Trường và quyết định ngày làm Lễ trao học bổng cho sinh viên nghèo vượt khó học giỏi. Bước 6: Công bố danh sách sinh viên được nhận học bổng, công khai trên bảng thông báo và trên Website của phòng. Bước 7: Phòng Công tác Sinh viên tổ chức Lễ trao học bổng, gửi thư mời cho sinh viên nhận học bổng và làm thủ tục rút tiền để phát học bổng cho sinh viên. Bước 8: Lưu vào Sổ theo dõi sinh viên nhận HB tài trợ.

Sơ đồ quy trình xét học bổng tài trợ sinh viên 7 2.2 Biểu mẫu xét cấp học bổng 2.1 Biểu mẫu xét trợ cấp xã hội Hình 2. Mẫu đơn trợ cấp xã hội 8 2.2 Biểu mẫu xét học bổng khuyến khích học tập Hình 3. Biểu mẫu danh sách sinh viên đủ điều kiện nhận học bổng khuyến khích học tập Hình 4. Biểu mẫu bảng thanh toán học bổng khuyến khích học tập 9 2.3 Biểu mẫu xét học bổng tài trợ Hình 5.

Đơn xin cấp học bổng khóa mới 10 Hình 6. Đơn xin cấp học bổng khóa cũ 11 2.2 Công cụ phát triển 2.1 HTML/CSS/ JavaScript 2.1 HTML HTML viết tắt của cụm từ (Hypertext Markup Language) tạm dịch là Ngôn ngữ Đánh dấu Siêu văn bản. Người ta dùng HTML để xây dựng và cấu trúc lại các thành phần có trong Website hoặc ứng dụng, phân chia các đoạn văn, heading, links, blockquotes,… HTML được trợ giúp bởi các công nghệ như CSS và các ngôn ngữ kịch bản giống như JavaScript. HTML không phải là ngôn ngữ lập trình, nghĩa là nó không thể tạo ra các chức năng “động” được.

Giống như như phần mềm Microsoft Word, HTML dùng để bố cục và định dạng trang web. HTML khi kết hợp với CSS và JavaScript sẽ trở thành một nền tảng vững chắc cho thế giới mạng. Các phần tử HTML được phân định bằng các tags, được viết bằng dấu ngoặc nhọn. Ví dụ <p>Xin chào các bạn đến với Học Bổng AGU </p>.