Chương 1: Phần Tích và Thiết Kê Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 23 sinh do yêu cầu cần phải phù họp với những thay đổi hệ thống pháp luật hay do sức ép cạnh tranh trên thị trường. Những yêu cầu thông tin mới có thể được xác định do nhóm kế hoạch hệ thống - một bộ phận của kế hoạch chiến lược dài hạn. Nhiều khi các giám đốc điều hành hoặc các nhân viên kể hoạch dài hạn có thể đưa ra ý kiến đề xuất nghiên cứu hệ thống để thực hiện kỹ thuật mới. Ví dụ việc sử dụng các mã vạch hàng hóa,.
Những kỹ thuật phát triển khác cung cấp khả năng tạo báo cáo tại các trạm đầu cuối (terminal reporting). Điều này yêu cầu các nhà quản lý nhận những báo cáo thông tin tại các trạm đầu cuối (terminal) hay các máy tính cá nhân bất cứ lúc nào họ muốn. Với khả năng này, các nhà quản lý có thể nhận và lựa chọn thông tin cần thiết cho chính họ. ✓ Thực hiện kỹ thuật mới là lý do rất phù hợp để bắt đầu tiến hành khảo sát sơ bộ.
Nhưng việc ứng dụng kỹ thuật mới nhất đôi khi không mang lại sụ hiệu quả về mặt chi phí. Chi phí và hiệu quả của một đề xuất dùng kỹ thuật mới sẽ được đánh giá trong suốt một hoạt động khác của phân tích hệ thống: giai đoạn nghiên cứu tính khả thi. Sự bắt đầu một dự án Ban chỉ đạo hệ thống thông tin gồm có những lãnh đạo cùa bộ phận MIS và các đại diện của mỗi phòng ban - nơi sử dụng các ứng dụng máy tính. Ban chi đạo này họp thường xuyên hàng tuần hay hắng tháng để xem xét đánh giá những đề xuất dự án.
Trong số những đề xuất này có cả những đê xuất nghiên cứu hệ thống của các nhà quản lý và các nhân viên kế hoạch - đây là những người mong muốn tiến hành khảo sát sơ bộ. Ban chỉ đạo hệ thống thông tin xác định quyền ưu tiên cuả dự án sẽ được nghiên cứu tiếp. Nếu đề xuất dự án nảy sinh từ những vấn đề của hệ thống hiện hành, ban chỉ đạo đánh giá tính chất nghiêm trọng của vấn đề. Xir lý những tồn tại hay những lỗi lầm quá tải có thể cần những hiệu chinh tức thời, và thường yêu cầu làm việc ngoài giờ hay cần những nhân viên tạm 24 Chương 1: Phân Tích và Thiết Ké Hệ Thống Thông Tin Kẻ Toán thời giúp đỡ.
Những vấn đề ít nghiêm trọng hơn có thể để chậm lại. Đe xuất đáp ứng yêu cầụ thông tin mới đòi hỏi ban chi đạo đánh giá khung thời gian phát‘triển hệ thống trong mối quan hệ với yêu càu đó. Thông thường, những thay đổi trong hệ thống pháp luật hay những đòi hỏi cấp bách trong cạnh tranh cần những hoạt động nhanh chóng trong ban chi đạo. Quyền ưu tiên cho những đề xuất sử dụng kỹ thuật mới phụ thuộc vào chi phí thực hiện và lợi ích mang lại của kỹ thuật đó (tính hiệu quả cuả kỹ thuật).
Trong một vài trường họp, lợi ích tiềm tàng biện minh cho quyền ưu tiên cao của một đề xuất nghiên cứu. Khi ban chỉ đạo xác định quyền ưu tiên cho một đề xuất nghiên cứu hệ thống, điều đó cũng chứng minh tầm quan trọng của đề xuất cho việc điều tra nghiên cứu sau này. Sau đó, ban chỉ đạo thiết lập một đội ngũ nghiên cứu hệ thống để xem xét hoàn cảnh của vấn đề cần giải quyết, yêu cầu thông tin mới hay kỹ thuật công nghệ mới. Khảo sát sơ bộ Khảo sát sơ bộ bao gồm việc đánh giá các hệ thống hoặc một hệ thống hiện hành.
Khảo sát sơ bộ do đội ngũ phân tích viên cùa MIS và các phòng ban thực hiện với bốn mục tiêu: - Hiểu rõ về hệ thống hiện hành. - Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống. - Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống. - Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra.
Nội dung khảo sát sơ bộ Mục tiêu của khảo sát sơ bộ bao gồm việc tìm hiểu ứng dụng hiện có và các nguồn lực có sẵn. Đây là khởi đầu một tiến trình thu thập thực tế về phương thức hoạt động hiện thời của doanh nghiệp. Trong khi đưa ra việc khảo sát, đội nghiên cứu hệ thông xác định những thông tin về hệ thống hiện hành sau: Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 25 Dòng dữ liệu Đội nghiên cứu tập họp những dữ kiện về dòng dữ liệu trong hệ thống và doanh nghiệp về các giao tiếp của hệ thống với những hệ thống khác. Dòng dữ liệu có thể lấy mẫu từ các tài liệu, qua quan hệ vấn đáp, hoặc từ các mẫu tin do máy tính ghi nhận.
Đội nghiên cứu xác định những nhân tổ này được sử dụng trong hệ thống như thế nào, và xác địah dữ liệu nào được chứa trong mỗi nhân tố, ai tạo dữ liệu và ai nhận nó. Sự hữu hiệu Đội ngũ nghiên cứu hệ thống đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống hiện hành. Một hệ thống hữu hiệu tương xứng với những mục tiêu được ghi nhận cùa nó; để đo lường được tính hữu hiệu, trước tiên đội ngũ phải xác định rõ ràng mục đích của hệ thống hiện hành. Sau đó, tiến hành tập hợp những dữ liệu về hệ thống có thể được sử dụng để đo lường hiệu lực.
Những dữ liệu này có thể là những mục đích, như những mô tả thống kê về hoạt động của hệ thống, hay những vấn đề chủ quan như ý kiến của người dùng về tính hữu ích của hệ thống. Thông thượng một nhà quản lý đề nghị một đội nghiên cứu hệ thống để điều nghiên những tồn tại của hệ thống hiện hành. Trong suốt quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu có thể đánh giá nguyên nhân sự không hài lòng của các nhà lãnh đạo. Tính hiệu quả của hệ thống Khi tập hợp dữ liệu về hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu tìm cách để cải thiện tính hiệu quà của hệ thống.
Mặc dù tính hiệu quả có thể khó đo lường, nhưng đội nghiên cứu có thể tính toán hiệu quả như tỷ lệ của dữ liệu xuât và dữ liệu nhập cho hệ thống. Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống được tiên hành chỉ vì sự không hiệu quả trong hệ thống hiện hành. Điều này làm cho sự đánh giá tính hiệu quả của đội nghiên cứu đặc biệt quan trọng. Kiểm soát nội bộ Đội nghiên cứu cũng đánh giá kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành.
Kiểm soát nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp đặt ra với 26 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu quả và gắn với sự tuân thủ các chính sách của quản lý. Kiểm soát nội bộ kém cố thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai, và phát sinh nhữrig báo cáo quản lý hoặc báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng. Tính thích hợp của kiểm soát nội bộ cũng ảnh hường đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống. Vì lý do này, nhân viên kế toán có chuyên môn cao được phân công vào đội nghiên cứu.
Hiệu quả khảo sát sơ bộ Trong suốt quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu dữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành. Thông qua đó, đội nghiên cứu xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của hệ thống hiện hành. Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi một hệ thống mới. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ thống mới.
Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những khuyết điểm tìm ra trong quá trình khảo sát sơ bộ. Khảo sát sơ bộ có những tác dụng sau: a. Đánh giá khách quan về tình huống đã dẫn đến đề xuất nghiên cứu hệ thống, từ đó, quyết định về sự cần thiết của một hệ thống mới. Tính khách quan này có được do những người được chỉ định tham gia vào đội nghiên cứu không phải là những người đã đưa ra đề xuất này, và cũng không phải lò người đưa ra những đề xuất cạnh tranh khác.
Đội nghiên cứu được một phân tích viên hệ thống lãnh đạo mà người này không làm việc hàng ngày với hệ thống, và có kỳ năng trong việc ứng dụng sự tiếp cận với hệ thống. Thông qua việc đánh giá một cách khách quan hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu hệ thống có thể kết luận hoạt động của hệ thống có thỏa mãn yêu cầu hay không. Họ cũng có thể quyết định chỉ nên cải tiến hệ thống hiện hành, hơn là thực hiện hệ thống mới. Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 27 b.
Cung cấp thông tin cần thiết. Ban chỉ đạo hệ thống thông tin có thể quyết định đảm bảo việc thực hiện một hệ thống mới căn cứ vào kết luận của quá trình phân tích hệ thống hiện hành. Nếu thế, những thông tin được thu thập, tổng hợp trong giai đoạn khảo sát sơ bộ sẽ rất hữu ích khi thiết kế và thực hiện hệ thống. Khi xem xét hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu hệ thống xác định những nguồn nhân lực, vật lực có thể được sử dụng cho hệ thống mới.
Đội nghiên cứu xác định những ưu điểm cùa hệ thống cũ cần được duy trì và nhược điểm cần khắc phục. Khi kết thúc giai đoạn thực hiện hệ thống, doanh nghiệp sẽ chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới, những dữ liệu được thu thập về các hồ sơ (file) của hệ thống cũ, các thủ tục, các mẫu biểu của hệ thống cũ sẽ giúp cho quá trình chuyển đổi dễ thực hiện hon. C/HỖ trợ cho việc đạt được sự chấp nhận của người dùng đối với hệ thống mới. Việc khảo sát yêu cầu những mối liên hệ cá nhân rõ ràng giữa đội nghiên cứu hệ thống và nhân viên các bộ phận sử dụng.
Nguôi dùng hệ thông được tham gia vào chu kỳ phát triển hệ thống ngay từ đầu. Người dùng hiểu rằng họ cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống mới, nên họ có khả năng làm việc để đạt được thành công cho hệ thống. Trong suốt quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu tập hợp dữ liệu liên quan đến hệ thống hiện hành.