Hệ thống thông tin kế toán Tập 3 - Giáo trình ĐH Kinh tế TP.HCM

Một hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) thành công không chỉ là một công cụ ghi chép mà còn là nền tảng cho các quyết định quản trị chiến lược. 400 trang.

• Đề tài: Hệ Thống Thông Tin Kế Toán T 3

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. Chương 1: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
• 1.1. Tổng quan về chu kỳ phát triển hệ thống
• 1.2. Phân tích hệ thống
• 1.3. Thiết kế hệ thống
• 2. Chương 2: THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
• 2.1. Thực hiện hệ thống
• 2.2. Vận hành hệ thống
• 3. Chương 3: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ KHAI BÁO BAN ĐẦU
• 3.1. Tìm hiểu yêu cầu về cấu hình và cách thức cài đặt
• 3.2. Khai báo ban đầu
• 4. Chương 4: NHẬP SỐ DƯ ĐẦU KỲ
• 4.1. Nguyên tắc nhập số dư
• 4.2. Hướng dẫn nhập số dư đầu kỳ trên phần mềm
• 4.3. Kiểm tra và khóa số dư
• 5. Chương 5: NGHIỆP VỤ MUA HÀNG
• 5.1. Mua hàng trong nước
• 5.2. Mua hàng nhập khẩu
• 5.3. Mua các dịch vụ khác
• 5.4. Trả lại hàng mua
• 6. Chương 6: CÁC NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
• 6.1. Bán hàng thu tiền ngay
• 6.2. Bán hàng qua đại lý
• 6.3. Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu
• 7. Chương 7: THEO DÕI THANH TOÁN BÁN HÀNG
• 7.1. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt
• 7.2. Phương thức thanh toán qua ngân hàng
• 8. Chương 8: THEO DÕI THANH TOÁN MUA HÀNG
• 8.1. Thanh toán mua hàng bằng tiền mặt
• 8.2. Thanh toán mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng
• 9. Chương 9: CÁC NGHIỆP VỤ KHÁC
• 9.1. Tài sản cố định
• 9.2. Phân bổ chi phí trả trước
• 9.3. Lương và các khoản trích theo lương
• 9.4. Trích lập quỹ
• 9.5. Công việc cuối kỳ
• 10. Chương 10: KHAI THÁC THÔNG TIN TRONG PHẦN MỀM
• 10.1. Báo cáo tài chính
• 10.2. Hệ thống sổ sách kế toán
• 10.3. Truy xuất báo cáo sang các phần mềm khác
• 10.4. Thiết kế báo cáo và sổ kế toán
• SỐ LIỆU MINH HOẠ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
• appendix.1. PHẦN 1: KHAI BÁO THÔNG TIN DOANH NGHIỆP
• appendix.2. PHẦN 2: CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TRONG KỲ
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Hướng dẫn chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán

Một hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) thành công không chỉ là một công cụ ghi chép mà còn là nền tảng cho các quyết định quản trị chiến lược. Quá trình xây dựng và hoàn thiện một hệ thống như vậy tuân theo một vòng đời nhất định, được gọi là chu kỳ phát triển hệ thống (System Development Life Cycle - SDLC). Chu kỳ này bắt đầu từ khi nhà quản lý nhận thấy hệ thống hiện tại không còn đáp ứng đủ nhu cầu, dẫn đến đề xuất nghiên cứu và phát triển giải pháp mới. Theo tài liệu gốc, chu kỳ này bao gồm các giai đoạn cốt lõi: lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực thi và vận hành. Mỗi giai đoạn đều có vai trò và mục tiêu riêng, tạo thành một quy trình có cấu trúc chặt chẽ. Việc tuân thủ quy trình này đảm bảo hệ thống thông tin kế toán mới được xây dựng một cách khoa học, đáp ứng đúng yêu cầu và có khả năng mở rộng trong tương lai. Có hai hướng tiếp cận chính trong quá trình phát triển: phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực và phát triển theo mẫu thử nghiệm. Hướng tiếp cận chuẩn mực, với các điểm mốc kiểm tra rõ ràng sau mỗi giai đoạn, phù hợp cho các dự án lớn và phức tạp, đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ của ban quản lý. Ngược lại, phương pháp mẫu thử nghiệm linh hoạt hơn, thích hợp cho các hệ thống nhỏ, cho phép người dùng tương tác và điều chỉnh liên tục cho đến khi đạt được sản phẩm ưng ý. Việc lựa chọn phương pháp phát triển phù hợp phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp của doanh nghiệp và các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống thông tin kế toán.

1.1. Mục tiêu và các giai đoạn chuẩn mực trong phát triển HTTTKT

Mục tiêu chính của việc phát triển hệ thống là cung cấp thông tin hữu ích, kịp thời và thỏa mãn nhu cầu của người dùng, từ nhân viên kế toán đến cấp quản lý. Một hệ thống thông tin kế toán thành công phải đóng góp vào việc lập kế hoạch chiến lược và kiểm soát hoạt động. Chu kỳ phát triển theo giai đoạn chuẩn mực bao gồm năm bước chính. Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát hệ thống hiện hành để xác định các điểm yếu và cơ hội cải tiến. Tiếp theo, thiết kế hệ thống chuyển các yêu cầu đã phân tích thành các mô tả kỹ thuật chi tiết. Giai đoạn thực hiện hệ thống là lúc hệ thống được xây dựng, lập trình và cài đặt. Cuối cùng, vận hành hệ thống bao gồm việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang mới và quá trình bảo trì hệ thống liên tục để sửa lỗi và cập nhật khi cần thiết.

1.2. So sánh phương pháp phát triển theo giai đoạn và mẫu thử

Phát triển theo giai đoạn chuẩn mực là một quy trình tuyến tính, có cấu trúc chặt chẽ. Mỗi giai đoạn phải hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, giúp ban quản lý dễ dàng kiểm soát tiến độ và chất lượng. Tuy nhiên, phương pháp này có thể cứng nhắc và tốn nhiều thời gian. Ngược lại, phát triển theo mẫu thử nghiệm (prototyping) là một hướng tiếp cận linh hoạt, lặp đi lặp lại. Nhóm thiết kế sẽ nhanh chóng tạo ra một mô hình làm việc của hệ thống để người dùng trải nghiệm và đưa ra phản hồi. Dựa trên phản hồi đó, mô hình sẽ được điều chỉnh liên tục. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả với các hệ thống nhỏ, có ít người dùng và yêu cầu về giao diện người dùng cao, vì nó đảm bảo sản phẩm cuối cùng thực sự phù hợp với mong muốn của họ.

II. Bí quyết phân tích hệ thống thông tin kế toán hiệu quả

Giai đoạn phân tích hệ thống là nền tảng quyết định sự thành công của toàn bộ dự án phát triển hệ thống thông tin kế toán. Quá trình này không chỉ đơn thuần là tìm ra lỗi của hệ thống cũ mà còn là việc xác định chính xác các yêu cầu mới và đánh giá tính khả thi của các giải pháp tiềm năng. Theo tài liệu, có ba lý do chính khởi đầu cho việc phân tích: hệ thống hiện tại không đáp ứng được chức năng, xuất hiện yêu cầu thông tin mới (do thay đổi luật pháp, chiến lược cạnh tranh), hoặc doanh nghiệp muốn tận dụng ưu điểm của công nghệ mới. Một chuyên viên phân tích giỏi phải có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụ kế toán, công nghệ thông tin và kỹ năng giao tiếp để làm việc hiệu quả với người dùng. Giai đoạn này bao gồm hai quy trình chính: khảo sát sơ bộ để hiểu rõ hiện trạng và nghiên cứu tính khả thi để đánh giá các phương án. Kết quả của giai đoạn phân tích là một báo cáo chi tiết, làm cơ sở để ban chỉ đạo đưa ra quyết định: không thay đổi, chỉ điều chỉnh hệ thống hiện tại, hay thiết kế một hệ thống thông tin kế toán hoàn toàn mới.

2.1. Các công cụ thiết yếu cho quá trình phân tích hệ thống

Để thu thập và hệ thống hóa thông tin một cách hiệu quả, đội ngũ phân tích sử dụng nhiều công cụ chuyên dụng. Xem xét tài liệu hiện có như sơ đồ tổ chức, mô tả công việc, lưu đồ quy trình giúp hiểu rõ cấu trúc và hoạt động của hệ thống. Phỏng vấn các cấp quản lý và nhân viên vận hành là cách trực tiếp nhất để nắm bắt các vấn đề tồn tại và nhu cầu thực tế. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) và lưu đồ là các công cụ mô hình hóa quy trình, giúp minh họa luồng di chuyển của thông tin một cách trực quan. Ngoài ra, bảng câu hỏi được sử dụng để thu thập dữ liệu từ một số lượng lớn người dùng, và báo cáo kiểm toán từ kiểm toán viên nội bộ hoặc độc lập cung cấp những đánh giá khách quan về điểm yếu trong kiểm soát nội bộ.

2.2. Tầm quan trọng của việc nghiên cứu tính khả thi dự án

Sau khi xác định các giải pháp tiềm năng, nghiên cứu tính khả thi là bước không thể thiếu để đánh giá xem một giải pháp có thực sự đáng để đầu tư hay không. Quá trình này xem xét trên bốn phương diện chính. Khả thi về kỹ thuật đánh giá liệu công nghệ, phần cứng, phần mềm cần thiết có sẵn và tương thích với hạ tầng hiện tại của doanh nghiệp không. Khả thi về hoạt động xem xét liệu người dùng có chấp nhận và có khả năng vận hành hệ thống mới hay không. Khả thi về thời gian xác định liệu hệ thống có thể được phát triển và triển khai trong khung thời gian yêu cầu. Quan trọng nhất, khả thi về kinh tế phân tích chi phí và lợi ích, sử dụng các phương pháp như lợi nhuận thuần, thu nhập từ đầu tư (ROI) để đảm bảo dự án mang lại giá trị tài chính cho doanh nghiệp.

III. Phương pháp thiết kế hệ thống thông tin kế toán tối ưu

Sau khi giai đoạn phân tích kết thúc và ban chỉ đạo phê duyệt hướng đi, đội dự án sẽ bước vào giai đoạn thiết kế hệ thống. Đây là quá trình chuyển đổi những yêu cầu và đề xuất từ giai đoạn phân tích thành một bản thiết kế chi tiết, sẵn sàng cho việc lập trình và triển khai. Tầm quan trọng của giai đoạn này nằm ở chỗ nó tạo ra một "bản vẽ" tổng thể cho hệ thống thông tin kế toán mới. Một thiết kế kỹ lưỡng sẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề về tính hiệu quả, bảo mật và kiểm soát nội bộ, từ đó giảm thiểu chi phí sửa đổi trong các giai đoạn sau. Quá trình thiết kế thường được chia thành hai bước: thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết. Thiết kế sơ bộ tập trung vào việc xác định các tính năng chính của hệ thống ở mức độ logic, bao gồm các yêu cầu về đầu ra, dữ liệu, xử lý và nguồn lực cần thiết. Giai đoạn này giúp ban quản lý có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định cuối cùng trước khi đầu tư sâu hơn vào việc phát triển một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh.

3.1. Thiết kế sơ bộ Xác định phạm vi và các thành phần chính

Trong thiết kế sơ bộ, công việc đầu tiên là xác định rõ ràng phạm vi và ranh giới của hệ thống mới. Đội thiết kế phải xác định các thành phần cốt lõi. Thiết kế đầu ra là ưu tiên hàng đầu, bao gồm việc xác định nội dung, định dạng và tần suất của các báo cáo cần thiết cho quản trị. Từ yêu cầu đầu ra, đội ngũ sẽ xác định các dữ liệu cần thu thập và lưu trữ, cũng như cấu trúc của các tệp tin. Phương thức xử lý được mô tả thông qua các sơ đồ dòng dữ liệu hoặc lưu đồ, thể hiện logic hoạt động của hệ thống. Cuối cùng, các yêu cầu về nhập liệu đầu vào và các chính sách vận hành mới cũng được xác định để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru trong môi trường doanh nghiệp.

3.2. Thiết kế chi tiết Từ dữ liệu đầu vào đến báo cáo đầu ra

Thiết kế chi tiết là bước cụ thể hóa mọi khía cạnh đã được phác thảo trong thiết kế sơ bộ. Giai đoạn này tạo ra các tài liệu kỹ thuật đầy đủ để lập trình viên có thể dựa vào đó để xây dựng hệ thống. Thiết kế chi tiết đầu ra bao gồm việc tạo mẫu chính xác cho từng báo cáo, màn hình hiển thị. Thiết kế chi tiết dữ liệu xác định cấu trúc cụ thể của cơ sở dữ liệu, kiểu dữ liệu, và mối quan hệ giữa các thực thể. Thiết kế chi tiết nhập liệu quy định mẫu của các biểu mẫu nhập liệu (chứng từ), các quy tắc xác thực dữ liệu để đảm bảo tính chính xác. Các quy trình xử lý cũng được mô tả chi tiết đến từng thuật toán. Kết quả của giai đoạn này là một bộ tài liệu đặc tả hệ thống hoàn chỉnh, làm nền tảng cho giai đoạn thực thi.

IV. Cách triển khai và vận hành hệ thống thông tin kế toán

Giai đoạn thực hiện và vận hành hệ thống là quá trình biến các bản thiết kế chi tiết thành một hệ thống thông tin kế toán hoạt động thực tế trong doanh nghiệp. Đây là giai đoạn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa đội ngũ kỹ thuật, các phòng ban liên quan và người dùng cuối. Một trong những quyết định quan trọng nhất trong giai đoạn này là lựa chọn nguồn cung cấp phần mềm. Doanh nghiệp có thể tự phát triển (in-house), mua phần mềm kế toán đóng gói, hoặc thuê một đơn vị bên ngoài để viết theo yêu cầu. Mỗi phương án đều có ưu và nhược điểm riêng về chi phí, thời gian, mức độ tùy chỉnh và sự chấp nhận của người dùng. Tài liệu gốc nhấn mạnh, việc so sánh giữa việc tự viết và mua phần mềm cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như yêu cầu điều chỉnh, chất lượng tài liệu hướng dẫn và chi phí cài đặt. Sau khi có phần mềm và phần cứng, quá trình triển khai bao gồm cài đặt, chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ, đào tạo người dùng và kiểm thử toàn diện trước khi chính thức đưa vào vận hành. Vận hành một hệ thống thông tin kế toán không chỉ là sử dụng hàng ngày mà còn bao gồm việc giám sát, bảo trì và đánh giá định kỳ để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động hiệu quả.

4.1. Lựa chọn giữa việc mua hay tự phát triển phần mềm kế toán

Quyết định mua hay tự phát triển phần mềm kế toán ảnh hưởng lớn đến chi phí và hiệu quả của dự án. Tự phát triển cho phép tùy chỉnh tối đa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, giúp người dùng dễ dàng chấp nhận hơn. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi chi phí ban đầu cao, thời gian phát triển dài và yêu cầu đội ngũ kỹ thuật có năng lực. Ngược lại, mua phần mềm đóng gói có chi phí thấp hơn, thời gian triển khai nhanh và thường đi kèm với tài liệu hướng dẫn chất lượng. Mặc dù vậy, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh quy trình của mình để phù hợp với phần mềm và các yêu cầu tùy chỉnh thường bị hạn chế hoặc tốn thêm chi phí. Việc lựa chọn phụ thuộc vào ngân sách, mức độ phức tạp của nghiệp vụ và nguồn lực của doanh nghiệp.

4.2. Các bước tổ chức triển khai và đưa hệ thống vào sử dụng

Quá trình triển khai hệ thống bao gồm nhiều bước quan trọng. Đầu tiên là lập kế hoạch triển khai, xác định các mốc thời gian, phân công nhân sự và chuẩn bị nguồn lực. Tiếp theo là cài đặt phần cứng và phần mềm. Một bước cực kỳ quan trọng là chuyển đổi dữ liệu, bao gồm việc làm sạch và chuyển số dư, dữ liệu danh mục từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Đào tạo người dùng là yếu tố then chốt để đảm bảo họ có thể sử dụng hệ thống mới một cách thành thạo. Cuối cùng, trước khi vận hành chính thức, hệ thống cần được kiểm thử kỹ lưỡng để phát hiện và khắc phục các lỗi tiềm ẩn. Quá trình chuyển đổi có thể thực hiện song song, chuyển đổi trực tiếp hoặc theo từng giai đoạn tùy thuộc vào mức độ rủi ro mà doanh nghiệp chấp nhận.

V. Ứng dụng HTTT kế toán trong điều kiện tin học hóa

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành của một hệ thống thông tin kế toán. Thay vì xử lý thủ công, các phần mềm kế toán hiện đại cho phép tự động hóa hầu hết các quy trình, từ việc ghi nhận nghiệp vụ ban đầu đến việc lập báo cáo tài chính. Tập 3 của tài liệu tập trung sâu vào việc hướng dẫn tổ chức, triển khai và sử dụng một phần mềm cụ thể, cho thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng thực tiễn. Việc tin học hóa giúp doanh nghiệp xử lý một khối lượng giao dịch khổng lồ một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót do con người. Hơn nữa, dữ liệu kế toán được lưu trữ một cách có hệ thống, cho phép truy xuất và phân tích thông tin một cách dễ dàng, hỗ trợ ra quyết định quản trị kịp thời. Tuy nhiên, việc chuyển đổi sang môi trường máy tính cũng đặt ra những thách thức mới về bảo mật dữ liệu, tính toàn vẹn của thông tin và yêu cầu về kiểm soát nội bộ trong môi trường công nghệ thông tin. Do đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin kế toán trên nền tảng máy tính đòi hỏi sự hiểu biết không chỉ về kế toán mà còn về quản trị hệ thống và an ninh mạng.

5.1. Tối ưu hóa các chu trình nghiệp vụ bằng phần mềm kế toán

Một phần mềm kế toán hiệu quả có khả năng tích hợp và tối ưu hóa các chu trình nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp. Ví dụ, trong chu trình mua hàng, phần mềm có thể tự động tạo đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận hàng, ghi nhận hóa đơn và quản lý công nợ phải trả. Tương tự, trong chu trình bán hàng, hệ thống quản lý từ báo giá, đơn hàng, xuất kho, lập hóa đơn và theo dõi các khoản phải thu. Việc tích hợp các chu trình này giúp loại bỏ các bước nhập liệu trùng lặp, đảm bảo dữ liệu nhất quán trên toàn hệ thống và cung cấp một cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian thực.

5.2. Vai trò của kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học hóa

Trong môi trường tin học hóa, vai trò của kiểm soát nội bộ càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Các thủ tục kiểm soát không chỉ giới hạn ở việc phân chia trách nhiệm vật lý mà còn mở rộng sang kiểm soát truy cập hệ thống. Các biện pháp như phân quyền người dùng theo chức năng, yêu cầu mật khẩu phức tạp, mã hóa dữ liệu, và ghi lại nhật ký truy cập (audit trail) là cần thiết để bảo vệ tài sản thông tin. Theo tài liệu, đội ngũ phân tích và thiết kế hệ thống phải đánh giá và xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ ngay từ đầu, đảm bảo tính an toàn, chính xác và tin cậy của dữ liệu kế toán được xử lý bởi hệ thống thông tin kế toán.

Nội dung chính

Giới thiệu Giáo trình Hệ thống Thông tin Kế toán – Tập 3 (Hệ thống Kế toán Việt Nam)

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Hệ thống Thông tin Kế toán – Tập 3 (Hệ thống Kế toán Việt Nam) do tập thể giảng viên Bộ môn Hệ thống Thông tin Kế toán thuộc Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh biên soạn, với ThS. Nguyễn Phước Bảo Ấn làm chủ biên cùng các tác giả: ThS. Thái Phúc Huy, CN. Lương Đức Thuận, CN. Nguyễn Quốc Trung và CN. Nguyễn Hữu Bình. Sách do Nhà xuất bản Phương Đông ấn hành và Nhà sách Kinh tế giữ bản quyền phát hành.

Trong chương trình đào tạo chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán, tài liệu này giữ vị trí là giáo trình bắt buộc phục vụ trực tiếp cho việc học tập, nghiên cứu và giảng dạy Học phần 3 của môn học Hệ thống Thông tin Kế toán. Tiếp nối Tập 1 (tổng quan HTTTKT, xử lý kế toán trên MS Excel) và Tập 2 (quản trị dữ liệu với MS Access, công cụ lập tài liệu hệ thống, kiểm soát nội bộ và chu trình nghiệp vụ), Tập 3 tập trung vào điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin chuyên sâu và vận hành phần mềm kế toán máy tính.

Mục tiêu học tập của giáo trình hướng tới việc:

• Trang bị nền tảng lý thuyết về chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán (SDLC), trọng tâm là hai giai đoạn Phân tích và Thiết kế hệ thống.
• Cung cấp quy trình thẩm định, đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
• Rèn luyện kỹ năng thực hành thiết lập dữ liệu ban đầu, tổ chức nhập liệu chứng từ cho các chu trình nghiệp vụ và kết xuất hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính trên phần mềm kế toán.

Cấu trúc giáo trình gồm 10 chương lý thuyết kết hợp hướng dẫn thực hành và một phần số liệu minh họa ứng dụng thực tế, tạo thành một chỉnh thể từ phân tích hệ thống đến vận hành phần mềm trên phòng máy tính.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương và chủ đề chính

Nội dung giáo trình được phân chia thành 10 chương chính và phần bài tập thực hành tổng hợp:

• Chương 1: Phân tích và Thiết kế Hệ thống Thông tin Kế toán: Trình bày tổng quan về chu kỳ phát triển hệ thống (các giai đoạn chuẩn mực và mô hình mẫu thử nghiệm - prototyping). Phân tích chi tiết quy trình khảo sát sơ bộ, nghiên cứu tính khả thi (kỹ thuật, vận hành, thời gian, kinh tế) và các bước thiết kế sơ bộ, thiết kế chi tiết các thành phần: đầu vào, xử lý, dữ liệu, đầu ra và chính sách kiểm soát.
• Chương 2: Thực hiện và Vận hành Hệ thống Thông tin Kế toán: Cung cấp quy trình chuyển đổi hệ thống, tổ chức đào tạo nhân sự, kiểm thử, thẩm định sau chuyển đổi và công tác bảo trì phần cứng, phần mềm trong điều kiện thực tế.
• Chương 3: Hướng dẫn Cài đặt và Khai báo Ban đầu: Hướng dẫn khảo sát cấu hình máy tính, các bước cài đặt phần mềm kế toán, thiết lập thông tin doanh nghiệp, hệ thống tài khoản, danh mục đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, kho, vật tư hàng hóa).
• Chương 4: Nhập Số dư Đầu kỳ: Trình bày các nguyên tắc nhập số dư ban đầu cho các tài khoản tổng hợp, chi tiết công nợ, tồn kho vật tư hàng hóa, tài sản cố định; quy trình kiểm tra cân đối và khóa số dư.
• Chương 5: Nghiệp vụ Mua hàng: Quy trình thao tác các giao dịch mua hàng trong nước, mua hàng nhập khẩu, mua dịch vụ và nghiệp vụ hàng mua trả lại.
• Chương 6: Các Nghiệp vụ Bán hàng: Thao tác kế toán bán hàng thu tiền ngay, bán hàng thu tiền sau (bán chịu), bán hàng qua đại lý và hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại).
• Chương 7: Theo dõi Thanh toán Bán hàng: Hạch toán các nghiệp vụ thu hồi công nợ khách hàng bằng phương thức tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
• Chương 8: Theo dõi Thanh toán Mua hàng: Quy trình thanh toán công nợ người bán qua quỹ tiền mặt và tài khoản thanh toán ngân hàng.
• Chương 9: Các Nghiệp vụ Khác: Hướng dẫn hạch toán và quản lý tài sản cố định (tăng, giảm, trích khấu hao), phân bổ chi phí trả trước, tính lương và các khoản trích theo lương, trích lập quỹ và các bút toán kết chuyển, khóa sổ cuối kỳ.
• Chương 10: Khai thác Thông tin trong Phần mềm: Phương pháp truy xuất hệ thống sổ kế toán (nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết), lập Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ), kỹ thuật xuất dữ liệu sang các ứng dụng khác và tùy biến thiết kế mẫu báo cáo.
• Phần Số liệu minh họa ứng dụng phần mềm kế toán: Cung cấp bộ số liệu thực tế gồm Phần 1 (Khai báo thông tin doanh nghiệp) và Phần 2 (Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ) để thực hành trực tiếp.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình thiết lập hệ thống lý luận khoa học thông qua các mô hình và phương pháp luận:

• Chu kỳ phát triển hệ thống (SDLC): Phân định ranh giới giữa hướng tiếp cận theo các giai đoạn chuẩn mực (Lập kế hoạch $\rightarrow$ Phân tích $\rightarrow$ Thiết kế $\rightarrow$ Thực hiện $\rightarrow$ Vận hành/Bảo trì) và hướng tiếp cận theo mẫu thử nghiệm (Prototyping) dành cho các phân hệ quy mô nhỏ.
• Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu: Sử dụng kỹ thuật khảo sát tài liệu tổ chức, tài liệu cá nhân, tài liệu xử lý; kỹ thuật phỏng vấn phân tầng (từ quản lý đến nhân viên tác nghiệp); bảng câu hỏi điều tra và kỹ thuật đo lường khối lượng công việc (đo thời gian lập chứng từ kiểm soát lô, đếm sản phẩm đầu ra).
• Mô hình hóa hệ thống: Ứng dụng Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD), Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) và Lưu đồ chứng từ/hệ thống để trừu tượng hóa các dòng thông tin logic độc lập với nền tảng kỹ thuật.
• Đánh giá tính khả thi 4 phương diện: Phân tích khả thi kỹ thuật (phần cứng/phần mềm), khả thi vận hành (sự chấp nhận của người dùng), khả thi thời gian và khả thi kinh tế (so sánh chi phí ban đầu, chi phí vận hành với lợi ích định lượng/định tính thông qua các chỉ số lợi nhuận thuần, ROI, phương pháp dòng tiền chiết khấu DCF).
• Kiểm soát nội bộ trong môi trường máy tính: Tích hợp các chốt kiểm soát tự động vào thiết kế dữ liệu đầu vào (tính hợp lệ, tính toàn vẹn của mã danh mục), phân quyền truy cập và tạo lập vết kiểm toán (audit trail).

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng phân tích và mô hình hóa: Khảo sát hiện trạng tổ chức kế toán, xác định các nút thắt nghẽn thông tin, vẽ sơ đồ dòng dữ liệu và thiết kế bảng mô tả cấu trúc dữ liệu.
• Kỹ năng đánh giá phần mềm: So sánh giữa các phương án tự phát triển (in-house), mua phần mềm đóng gói, phần mềm của hãng máy tính hoặc thuê nhóm lập trình dựa trên tiêu chí chi phí, thời gian và mức độ tương thích.
• Kỹ năng ứng dụng công nghệ: Cài đặt, cấu hình tham số hệ thống kế toán, chuyển đổi số dư từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, thao tác thành thạo việc nhập chứng từ phát sinh và kiểm tra đối chiếu dữ liệu.
• Kỹ năng tổng hợp và kết xuất thông tin: Lập các báo cáo quản trị chi tiết (ví dụ: Báo cáo nợ phải thu theo độ tuổi nợ 30 ngày, 60 ngày), báo cáo tài chính định kỳ và kết xuất cơ sở dữ liệu sang các định dạng văn bản phục vụ phân tích.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Phương pháp tiếp cận sư phạm

Giáo trình kết hợp phương pháp diễn giảng lý thuyết hệ thống với đào tạo thực hành ứng dụng (hands-on practice). Hai chương đầu đóng vai trò cung cấp khung lý thuyết nền tảng về hệ thống thông tin, trong khi tám chương tiếp theo (Chương 3 đến Chương 10) được thiết kế gắn liền với môi trường phòng máy tính. Người học vừa tiếp cận tài liệu hướng dẫn, vừa thao tác trực tiếp trên giao diện phần mềm.

Bài tập và case study thực hành

Chương trình học sử dụng case study xuyên suốt tại một doanh nghiệp giả định với đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một chu kỳ kế toán. Bộ số liệu bao gồm:

• Khai báo thông tin pháp nhân, chính sách kế toán, danh mục tài khoản, danh mục đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa.
• Bộ chứng từ nguồn đầu vào phục vụ nhập số dư đầu kỳ.
• Chuỗi nghiệp vụ phát sinh theo từng phân hệ: mua hàng nhập kho, mua dịch vụ, bán hàng thu tiền ngay, bán hàng trả chậm, thanh toán công nợ qua ngân hàng, tính lương, trích bảo hiểm, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.

Phương pháp đánh giá kết quả học tập

• Đánh giá quá trình: Kiểm tra kỹ năng thao tác trên phần mềm thông qua các bài tập phân hệ riêng lẻ (mua hàng, bán hàng, theo dõi thanh toán).
• Đánh giá thực hành tổng hợp: Đánh giá độ chính xác của cơ sở dữ liệu sau khi nhập liệu toàn bộ số liệu minh họa, bao gồm việc kiểm tra tính cân đối của Bảng cân đối tài khoản, độ khớp đúng của sổ chi tiết công nợ và sổ kho.
• Đánh giá lý thuyết: Kiểm tra hiểu biết về quy trình phân tích, thiết kế hệ thống, các tiêu chí đánh giá khả thi và nguyên tắc kiểm soát nội bộ qua bài thi viết hoặc đồ án thiết kế hệ thống thông tin kế toán.

Hướng dẫn tự học và nghiên cứu

• Nghiên cứu kỹ các tài liệu mẫu biểu và quy trình luân chuyển chứng từ trước khi thao tác trên máy.
• Thực hiện tuần tự các bước: Khai báo hệ thống $\rightarrow$ Nhập số dư $\rightarrow$ Nhập nghiệp vụ phát sinh $\rightarrow$ Thực hiện các bút toán cuối kỳ $\rightarrow$ Khóa sổ $\rightarrow$ Lập báo cáo.
• Tự kiểm tra lỗi sai sót thông qua việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp trên phần mềm.

---

Điểm nổi bật và cập nhật của giáo trình

• Tính kế thừa và phát triển theo lộ trình: Giáo trình hoàn thiện chuỗi đào tạo HTTTKT 3 tập của Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. Nếu Tập 1 và Tập 2 định hướng xử lý dữ liệu ở quy mô nhỏ (Excel) và nền tảng quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Access), thì Tập 3 nâng cấp lên quy mô ứng dụng phần mềm kế toán máy tính chuyên nghiệp trong doanh nghiệp.
• Bám sát Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam: Các quy trình hạch toán, hệ thống tài khoản, biểu mẫu chứng từ và kết cấu báo cáo tài chính trong tài liệu được chuẩn hóa theo đúng các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành tại Việt Nam.
• Tích hợp sâu giữa kiểm soát nội bộ và công nghệ: Giáo trình không chỉ dạy cách sử dụng phần mềm đơn thuần mà phân tích rõ cơ chế kiểm soát dữ liệu: phân định trách nhiệm, kiểm tra tính hợp lý của số liệu đầu vào, kỹ thuật khóa số dư đầu kỳ và lưu vết kiểm toán phục vụ công tác kiểm tra, soát xét của kiểm toán viên độc lập và kiểm toán nội bộ.
• Cung cấp mẫu thiết kế báo cáo thực tế: Đưa ra các ví dụ cụ thể về thiết kế báo cáo quản trị, chẳng hạn như mẫu "Báo cáo nợ phải thu theo thời hạn nợ" với phân loại tuổi nợ theo chu kỳ 30 ngày, phục vụ trực tiếp cho việc ra quyết định quản trị tín dụng thương mại.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên đại học: Sinh viên năm thứ ba hoặc năm thứ tư thuộc các khối ngành Kế toán, Kiểm toán, Hệ thống thông tin kinh tế, Tài chính - Ngân hàng theo học học phần Hệ thống thông tin kế toán 3 hoặc Tin học ứng dụng trong kế toán.
• Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần: Nguyên lý kế toán, Kế toán tài chính, Hệ thống thông tin kế toán Tập 1 & 2 (hoặc có kiến thức tương đương về chu trình nghiệp vụ kế toán, Excel và Access căn bản).
• Giảng viên: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính thức, đề cương chi tiết bài giảng và tài liệu thiết kế ngân hàng đề thi lý thuyết kết hợp đề thi thực hành trên phòng máy.
• Chuyên viên kế toán và chuyên viên phân tích hệ thống tại doanh nghiệp: Sử dụng làm tài liệu tham khảo trong quá trình xây dựng yêu cầu người dùng (user requirements), đánh giá lựa chọn phần mềm kế toán mới hoặc tổ chức chuyển đổi hệ thống kế toán tại đơn vị.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng người học nào?

Tài liệu được thiết kế chuyên biệt cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý đã hoàn thành các kiến thức kế toán tài chính cơ sở và chuẩn bị bước vào giai đoạn thực hành xử lý số liệu kế toán trên máy tính.

2. Cần chuẩn bị những kiến thức nền tảng nào trước khi học giáo trình này?

Người học cần nắm vững nguyên lý hạch toán kế toán kép, quy trình luân chuyển chứng từ các chu trình nghiệp vụ (mua hàng, bán hàng, tiền lương, TSCĐ) và các thao tác tin học văn phòng căn bản.

3. Điểm khác biệt giữa Tập 3 và các Tập 1, Tập 2 trước đó là gì?

Tập 1 tập trung vào tổng quan HTTTKT và bảng tính Excel cho doanh nghiệp nhỏ; Tập 2 đi sâu vào quản trị cơ sở dữ liệu Access, lập tài liệu hệ thống và kiểm soát nội bộ. Tập 3 tập trung vào chu kỳ phát triển hệ thống (SDLC) ở cấp độ doanh nghiệp và hướng dẫn thực hành tác nghiệp trực tiếp trên phần mềm kế toán máy tính.

4. Làm sao để tự học và thực hành hiệu quả với giáo trình này?

Người học cần đọc kỹ phần lý thuyết phân tích quy trình tại Chương 1 và Chương 2, sau đó cài đặt phần mềm và sử dụng bộ số liệu minh họa ở phần phụ lục cuối sách để thực hiện tuần tự các thao tác từ thiết lập danh mục, nhập số dư đến lập báo cáo tài chính.

5. Có tài liệu hoặc dữ liệu mẫu nào đi kèm giáo trình không?

Giáo trình cung cấp sẵn bộ dữ liệu minh họa chi tiết ở phần cuối sách, bao gồm bảng thông tin doanh nghiệp, bảng cân đối số dư đầu kỳ và hệ thống chứng từ nghiệp vụ phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp mẫu để người học trực tiếp nhập liệu trên máy.

---

Kết luận

Giáo trình Hệ thống Thông tin Kế toán – Tập 3 (Hệ thống Kế toán Việt Nam) của Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh là tài liệu học thuật có cấu trúc hoàn chỉnh, kết nối giữa phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống (SDLC) và kỹ năng thực hành phần mềm kế toán chuyên ngành. Giáo trình cung cấp lộ trình học tập logic: từ tư duy phân tích hệ thống, thẩm định phần mềm, đến kỹ năng tổ chức dữ liệu và vận hành hệ thống kế toán trong môi trường tin học hóa. Để nâng cao hiệu quả nghiên cứu, người học nên kết hợp đối chiếu nội dung giáo trình với Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành và hệ thống bài tập thực hành trên phòng máy tính.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Phần Tích và Thiết Kê Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 23 sinh do yêu cầu cần phải phù họp với những thay đổi hệ thống pháp luật hay do sức ép cạnh tranh trên thị trường. Những yêu cầu thông tin mới có thể được xác định do nhóm kế hoạch hệ thống - một bộ phận của kế hoạch chiến lược dài hạn. Nhiều khi các giám đốc điều hành hoặc các nhân viên kể hoạch dài hạn có thể đưa ra ý kiến đề xuất nghiên cứu hệ thống để thực hiện kỹ thuật mới. Ví dụ việc sử dụng các mã vạch hàng hóa,.

Những kỹ thuật phát triển khác cung cấp khả năng tạo báo cáo tại các trạm đầu cuối (terminal reporting). Điều này yêu cầu các nhà quản lý nhận những báo cáo thông tin tại các trạm đầu cuối (terminal) hay các máy tính cá nhân bất cứ lúc nào họ muốn. Với khả năng này, các nhà quản lý có thể nhận và lựa chọn thông tin cần thiết cho chính họ. ✓ Thực hiện kỹ thuật mới là lý do rất phù hợp để bắt đầu tiến hành khảo sát sơ bộ.

Nhưng việc ứng dụng kỹ thuật mới nhất đôi khi không mang lại sụ hiệu quả về mặt chi phí. Chi phí và hiệu quả của một đề xuất dùng kỹ thuật mới sẽ được đánh giá trong suốt một hoạt động khác của phân tích hệ thống: giai đoạn nghiên cứu tính khả thi. Sự bắt đầu một dự án Ban chỉ đạo hệ thống thông tin gồm có những lãnh đạo cùa bộ phận MIS và các đại diện của mỗi phòng ban - nơi sử dụng các ứng dụng máy tính. Ban chi đạo này họp thường xuyên hàng tuần hay hắng tháng để xem xét đánh giá những đề xuất dự án.

Trong số những đề xuất này có cả những đê xuất nghiên cứu hệ thống của các nhà quản lý và các nhân viên kế hoạch - đây là những người mong muốn tiến hành khảo sát sơ bộ. Ban chỉ đạo hệ thống thông tin xác định quyền ưu tiên cuả dự án sẽ được nghiên cứu tiếp. Nếu đề xuất dự án nảy sinh từ những vấn đề của hệ thống hiện hành, ban chỉ đạo đánh giá tính chất nghiêm trọng của vấn đề. Xir lý những tồn tại hay những lỗi lầm quá tải có thể cần những hiệu chinh tức thời, và thường yêu cầu làm việc ngoài giờ hay cần những nhân viên tạm 24 Chương 1: Phân Tích và Thiết Ké Hệ Thống Thông Tin Kẻ Toán thời giúp đỡ.

Những vấn đề ít nghiêm trọng hơn có thể để chậm lại. Đe xuất đáp ứng yêu cầụ thông tin mới đòi hỏi ban chi đạo đánh giá khung thời gian phát‘triển hệ thống trong mối quan hệ với yêu càu đó. Thông thường, những thay đổi trong hệ thống pháp luật hay những đòi hỏi cấp bách trong cạnh tranh cần những hoạt động nhanh chóng trong ban chi đạo. Quyền ưu tiên cho những đề xuất sử dụng kỹ thuật mới phụ thuộc vào chi phí thực hiện và lợi ích mang lại của kỹ thuật đó (tính hiệu quả cuả kỹ thuật).

Trong một vài trường họp, lợi ích tiềm tàng biện minh cho quyền ưu tiên cao của một đề xuất nghiên cứu. Khi ban chỉ đạo xác định quyền ưu tiên cho một đề xuất nghiên cứu hệ thống, điều đó cũng chứng minh tầm quan trọng của đề xuất cho việc điều tra nghiên cứu sau này. Sau đó, ban chỉ đạo thiết lập một đội ngũ nghiên cứu hệ thống để xem xét hoàn cảnh của vấn đề cần giải quyết, yêu cầu thông tin mới hay kỹ thuật công nghệ mới. Khảo sát sơ bộ Khảo sát sơ bộ bao gồm việc đánh giá các hệ thống hoặc một hệ thống hiện hành.

Khảo sát sơ bộ do đội ngũ phân tích viên cùa MIS và các phòng ban thực hiện với bốn mục tiêu: - Hiểu rõ về hệ thống hiện hành. - Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống. - Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống. - Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra.

Nội dung khảo sát sơ bộ Mục tiêu của khảo sát sơ bộ bao gồm việc tìm hiểu ứng dụng hiện có và các nguồn lực có sẵn. Đây là khởi đầu một tiến trình thu thập thực tế về phương thức hoạt động hiện thời của doanh nghiệp. Trong khi đưa ra việc khảo sát, đội nghiên cứu hệ thông xác định những thông tin về hệ thống hiện hành sau: Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 25 Dòng dữ liệu Đội nghiên cứu tập họp những dữ kiện về dòng dữ liệu trong hệ thống và doanh nghiệp về các giao tiếp của hệ thống với những hệ thống khác. Dòng dữ liệu có thể lấy mẫu từ các tài liệu, qua quan hệ vấn đáp, hoặc từ các mẫu tin do máy tính ghi nhận.

Đội nghiên cứu xác định những nhân tổ này được sử dụng trong hệ thống như thế nào, và xác địah dữ liệu nào được chứa trong mỗi nhân tố, ai tạo dữ liệu và ai nhận nó. Sự hữu hiệu Đội ngũ nghiên cứu hệ thống đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống hiện hành. Một hệ thống hữu hiệu tương xứng với những mục tiêu được ghi nhận cùa nó; để đo lường được tính hữu hiệu, trước tiên đội ngũ phải xác định rõ ràng mục đích của hệ thống hiện hành. Sau đó, tiến hành tập hợp những dữ liệu về hệ thống có thể được sử dụng để đo lường hiệu lực.

Những dữ liệu này có thể là những mục đích, như những mô tả thống kê về hoạt động của hệ thống, hay những vấn đề chủ quan như ý kiến của người dùng về tính hữu ích của hệ thống. Thông thượng một nhà quản lý đề nghị một đội nghiên cứu hệ thống để điều nghiên những tồn tại của hệ thống hiện hành. Trong suốt quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu có thể đánh giá nguyên nhân sự không hài lòng của các nhà lãnh đạo. Tính hiệu quả của hệ thống Khi tập hợp dữ liệu về hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu tìm cách để cải thiện tính hiệu quà của hệ thống.

Mặc dù tính hiệu quả có thể khó đo lường, nhưng đội nghiên cứu có thể tính toán hiệu quả như tỷ lệ của dữ liệu xuât và dữ liệu nhập cho hệ thống. Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống được tiên hành chỉ vì sự không hiệu quả trong hệ thống hiện hành. Điều này làm cho sự đánh giá tính hiệu quả của đội nghiên cứu đặc biệt quan trọng. Kiểm soát nội bộ Đội nghiên cứu cũng đánh giá kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành.

Kiểm soát nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp đặt ra với 26 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu quả và gắn với sự tuân thủ các chính sách của quản lý. Kiểm soát nội bộ kém cố thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai, và phát sinh nhữrig báo cáo quản lý hoặc báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng. Tính thích hợp của kiểm soát nội bộ cũng ảnh hường đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống. Vì lý do này, nhân viên kế toán có chuyên môn cao được phân công vào đội nghiên cứu.

Hiệu quả khảo sát sơ bộ Trong suốt quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu dữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành. Thông qua đó, đội nghiên cứu xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của hệ thống hiện hành. Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi một hệ thống mới. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ thống mới.

Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những khuyết điểm tìm ra trong quá trình khảo sát sơ bộ. Khảo sát sơ bộ có những tác dụng sau: a. Đánh giá khách quan về tình huống đã dẫn đến đề xuất nghiên cứu hệ thống, từ đó, quyết định về sự cần thiết của một hệ thống mới. Tính khách quan này có được do những người được chỉ định tham gia vào đội nghiên cứu không phải là những người đã đưa ra đề xuất này, và cũng không phải lò người đưa ra những đề xuất cạnh tranh khác.

Đội nghiên cứu được một phân tích viên hệ thống lãnh đạo mà người này không làm việc hàng ngày với hệ thống, và có kỳ năng trong việc ứng dụng sự tiếp cận với hệ thống. Thông qua việc đánh giá một cách khách quan hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu hệ thống có thể kết luận hoạt động của hệ thống có thỏa mãn yêu cầu hay không. Họ cũng có thể quyết định chỉ nên cải tiến hệ thống hiện hành, hơn là thực hiện hệ thống mới. Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 27 b.

Cung cấp thông tin cần thiết. Ban chỉ đạo hệ thống thông tin có thể quyết định đảm bảo việc thực hiện một hệ thống mới căn cứ vào kết luận của quá trình phân tích hệ thống hiện hành. Nếu thế, những thông tin được thu thập, tổng hợp trong giai đoạn khảo sát sơ bộ sẽ rất hữu ích khi thiết kế và thực hiện hệ thống. Khi xem xét hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu hệ thống xác định những nguồn nhân lực, vật lực có thể được sử dụng cho hệ thống mới.

Đội nghiên cứu xác định những ưu điểm cùa hệ thống cũ cần được duy trì và nhược điểm cần khắc phục. Khi kết thúc giai đoạn thực hiện hệ thống, doanh nghiệp sẽ chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới, những dữ liệu được thu thập về các hồ sơ (file) của hệ thống cũ, các thủ tục, các mẫu biểu của hệ thống cũ sẽ giúp cho quá trình chuyển đổi dễ thực hiện hon. C/HỖ trợ cho việc đạt được sự chấp nhận của người dùng đối với hệ thống mới. Việc khảo sát yêu cầu những mối liên hệ cá nhân rõ ràng giữa đội nghiên cứu hệ thống và nhân viên các bộ phận sử dụng.

Nguôi dùng hệ thông được tham gia vào chu kỳ phát triển hệ thống ngay từ đầu. Người dùng hiểu rằng họ cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống mới, nên họ có khả năng làm việc để đạt được thành công cho hệ thống. Trong suốt quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu tập hợp dữ liệu liên quan đến hệ thống hiện hành.