BÀI 4 DỰ TOÁN SẢN XUẤT KINH DOANH Mã bài 4: MĐ23-04 Giới thiệu: Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập dự toán ngân sách, sắp xếp trình tự các bước công việc chuẩn bị cho việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp. Mục tiêu: - Kiến thức: + Trình bày khái niệm, ý nghĩa và phân loại dự toán, vai trò của công việc lập dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Mô tả được các loại định mức chi phí, phương pháp xây dựng định mức chi phí, các định mức chi phí trong doanh nghiệp + Giải thích được trách nhiệm và trình tự lập dự toán sản xuất kinh doanh. + Trình bày được dự toán sản xuất kinh doanh - Kỹ năng: + Tính toán và lập dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự toán sản xuất, dự toán chi phí, dự toán thu chi tiền mặt… 1.
Tổng quan về dự toán 1. Khái niệm, ý nghĩa và phân loại dự toán 1.1 Khái niệm về dự toán. Dự toán là sự ước tính về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, chỉ rõ những công việc cần thực hiện, có tính đến sự tác động của các nhân tố chủ quan và khách quan. - Những nhân tố chủ quan là những nhân tố phát sinh bên ngoài doanh nghiệp, doanh nghiệp phải chịu sự tác động của các nhân tố này mà không điều chinh được như: quy luật cung cầu, sự biến động giá cà thị trường cúa các yếu tố đầu vào, các chính sách phát triển kinh tế cùa Nhà nước từ trung ương đến địa phương.
- Những nhân tố khách quan là những nhân tố phát sinh trong nội tại doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể chủ động, kiểm soát những nhân tố này như: quy trình sản xuất, máy móc thiết bị, tay nghề bậc thợ của công nhân, trình độ quản lý, kỳ năng sử dụng lao động. 70 Dự toán phải là sự phối hợp chi tiết hoạt động của các bộ phận để hình thành nên kế hoạch chung toàn doanh nghiệp. Mặt khác, nó đảm bào hoạt động của các bộ phận phải hài hòa trong hoạt động chung cùa toàn doanh nghiệp. Thông qua dự toán sản xuất kinh doanh các nhà quản trị doanh nghiệp sẽ thấy trước được nguồn lực cần sử dụng cho kỳ tới, cách thức huy động và sừ dụng các nguồn lực đó (nguồn nhân lực, vật lực, điều kiện môi trường) sao cho đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
Dự toán sản xuất kinh doanh phải được gắn liền với điều kiện về thời gian cụ thể trong tương lai, nếu không dự toán sẽ mất ý nghĩa áp dụng vào thực tế. Vì trong mỗi thời kỳ khác nhau sự tác động của các nhân tố chủ quan và khách quan tác động lên doanh nghiệp là khác nhau, nguồn lực sử dụng trong doanh nghiệp cũng thay đồi. Do đó, bản dự toán phải mang tính thời điểm xác định. Dự toán sản xuất kinh doanh cụ thể hóa hoạt động của doanh nghiệp thành hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị.
Nếu chỉ theo dõi các chỉ tiêu về mặt lượng như: lượng thời gian lao động cần cho sản xuất, số lượng sản phẩm tiêu thụ, số lượng sản phẩm sản xuất.sẽ không giúp các nhà quản trị thấy được toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp một cách tổng thể. Do đó, dự toán đã cụ thể hóa các chỉ tiêu dưới dạng số lượng thành chỉ tiêu về giá trị. Xây dựng dự toán là một công việc quan trọng trong việc lập kế hoạch đối với t ất cả các hoạt động kinh tế. Điều này thật cần thiết cho doanh nghiệp đến cơ quan nhà nước, và ngay cả với các cá nhân.
Chúng ta phải lập kế hoạch về ngân sách cho việc chi tiêu hàng ngày và đặc biệt là cho việc mua sắm các tài sản có giá trị lớn. Tất cả các doanh nghiệp phải lập kế hoạch tài chính để thực thi các hoạt động hàng ngày, cũng như các hoạt động trong tương lai dài hạn. Dự toán là những tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ và toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị. Dự toán ngân sách là những dự kiến được tính toán một cách toàn diện và có sự phối hợp, chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực cho các hoạt động KD của DN.
Dự toán là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu – chi của DN trong một thời kỳ nào đó ở tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị. Ý nghĩa của dự toán sản xuất kinh doanh 71 Các doanh nghiệp dù hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thì việc lập dự toán sản xuất kinh doanh vẫn là công việc quan trọng hàng đầu. Dự toán giúp các nhà quản trị có được nhiều thời gian đê hoạch định chiến lược kinh doanh trước khi hoạt động của doanh nghiệp bất đầu. Khi các mục tiêu đã được xác lập các nhà quản trị sẽ đánh giá được kết quả thực hiện với kế hoạch đưa ra và kiểm soát được sự phát sinh nguồn lực trong doanh nghiệp.
Do đó, dự toán có ý nghĩa quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, được thể hiện qua những điểm sau: - Xác định mục tiêu phát triển của doanh nghiệp làm căn cứ đánh giá việc thực hiện kế hoạch sau này. Bản dự toán đã cụ thể hóa kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành các con số cụ thể. Việc so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch đã đề ra, nhà quản trị dễ dàng thấy được bộ phận nào trong doanh nghiệp không hoàn thành chỉ tiêu đề ra, từ đó tìm hiêu nguyên nhân vì sao hoạt động của bộ phận không hiệu quả và có biện pháp hữu hiệu để khắc phục. - Kết hợp hoạt động của toàn doanh nghiệp bàn các kế hoạch hoạt động của các bộ phận phối hợp nhịp nhàng đạt mục tiêu chung cùa toàn doanh nghiệp.
Các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp thường có những quyền hạn, năng lực riêng khác nhau. Quá trình lập dự toán đã tăng cường sự hợp tác, tham gia, trao đổi công việc giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Nhờ đó dự toán đảm bảo hoạt động của các bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. - Dự toán giúp các nhà quản trị phát hiện những điểm mạnh điểm yếu, từ đó sẽ có những cơ sở phân tích, lường trước được những khó khăn trước khi chúng xảy ra để có nhữrtg biện pháp đúng đắn khắc phục kịp thời.
- Dự toán là cơ sở xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các cấp quản trị doanh nghiệp. Qua kết quả thực hiện so với dự toán sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận cũng như nhà quản lý bộ phận. Từ đó, sẽ có mức thưởng, phạt quy định dựa trên kết quả thực hiện dự toán của các bộ phận. Dự toán là bức tranh tổng thể về hoạt động kinh tế, tài chính cùa doanh nghiệp, thông qua dự toán các nhà quản trị sẽ có trách nhiệm hơn trong công tác quản lý của mình.
Phân loại dự toán Tùy theo nhu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý cũna như mục đích phát triên của doanh nghiệp trong tương lai, khi xây dựng dự toán các nhà quản trị có thể lựa chọn các loại dự toán khác nhau. Có nhiều tiêu thức để phân loại dự toán, căn cứ vào mục đích cung cấp thông tin mà lựa chọn tiêu thức phân loại thích hợp. Nếu căn cứ vào thời hạn áp dụng dự toán được chia thành: 72 + Dự toán ngắn hạn: là dự toán chủ đạo được lập cho kỳ kế hoạch (một năm tài chính) và được chia thành từng quý hoặc từng tháng, tuần. Dự toán ngắn hạn là dự toán nguồn tài chính hoạt động hàng năm liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: tiêu thụ, sản xuất, mua hàng, thu, chi.
Dự toán ngắn hạn là cơ sở đưa ra các quyết định tác nghiệp. + Dự toán dài hạn: là những dự toán liên quan đến nguồn tài chính cho việc mua sắm tài sản cố định, đất đai, nhà xưởng, tài sản dài hạn gắn với hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều năm. Dự toán dài hạn đảm bảo khi thời hạn dự toán kết thúc doanh nghiệp sẽ có đủ nguồn vốn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu mua sắm tài sản dài hạn mới. Dự toán dài hạn chính là những kế hoạch dài hạn thể hiện các mục tiêu chiến lược, phát triển của doanh nghiệp.
- Nếu căn cứ vào nội dung kinh tế dự toán được chia thành: • Dự toán tiêu thụ • Dự toán sản xuất • Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp • Dự toán chi phí nhân công trực tiếp • Dự toán chi phí sản xuất chung • Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp • Dự toán hàng tồn kho • Dự toán giá vốn hàng bán • Dự toán tiền • Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh • Dự toán bảng cân đối kế toán - Nếu căn cứ vào mối quan hệ với mức độ hoạt động dự toán được chia thành: + Dự toán tĩnh: là dự toán được lập theo một mức độ hoạt động nhất định. Nhưng trong thực tế sự biên động của các yếu tổ chù quan và khách quan thường xuyên như: sự lên xuống của giá cả thị trường, sản lượng tiêu thụ biến động, thay đổi của các chính sách kinh tế. dự toán tĩnh thường phù hợp với những doanh nghiệp sàn xuất sàn phẩm theo đơn đặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh ổn định. 73 + Dự toán linh hoạt: là những dự toán được lập với nhiều mức độ hoạt động khác nhau trong cùng một phạm vi hoạt động.
Dự toán linh hoạt giúp các nhà quản trị thấy trước được sự biến động chi phí khi mức độ hoạt động thay đổi. Dự toán linh hoạt có ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả kiềm soát chi phí thực tế của doanh nghiệp và phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất sản phấm theo nhu cầu thị trường. Hệ thống dự toán trong doanh nghiệp rất phong phú và đa dạng. Do đó, tùy thuộc vào mục đích cung cấp thông tin mà nhà quản trị sẽ vận dụng phù hợp.
Cơ sở khoa học xây dựng dự toán Dự toán giúp các nhà quản trị thấy trước được sự biến độno tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục nhữna tồn đọng hoặc tận dụng, khai thác những mặt mạnh của doanh nghiệp.