mở đầu câu chuyện. Nghệ thuật dẫn dắt. Nghệ thuật Kết thúc. Ký kết hợp đồng.
Nội dung cơ bản của hợp đồng. 7 CHƢƠNG 3 CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ SỰ KIỆN. Xây dựng chƣơng trình. Các căn cứ xây dựng chƣơng trình.
Nội dung chƣơng trình .Chuẩn bị tài chính. Chuẩn bị cơ sở vật chất .1 Địa điểm tổ chức sự kiện .2 Hội trƣờng: .3 Trang thiết bị:. Chuẩn bị nhân sự :. Về số lƣợng .2 Về chất lƣợng.
3 2 CHƢƠNG 4 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN .1 Đón tại sân bay, nhà ga .2 Đón tiếp tại cơ sở lƣu trú.3 Đón tiếp tại phòng Hội nghị .4 Đón tiếp tại nơi diễn ra sự kiện .1 Đón theo nghi lễ .2 Đón thông thƣờng .3 Các hoạt động khác. Đảm bảo an toàn an ninh .3 Tổ chức xử lý các trƣờng hợp khẩn cấp. 20 CHƢƠNG 5 CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAI ĐOẠN KẾT THÚC SỰ KIỆN. Chuẩn bi phƣơng tiện đƣa tiễn khách .1 Theo yêu cầu đặt trƣớc .2 Theo yêu cầu bổ sung.
Chuẩn bi lễ bế mạc .Hình thức trang trí : .2 Tài liệu liên quan .3 Biểu diễn văn nghệ .4 Tham quan sau hội nghị .5 Tiệc chia tay. 34 3 Tiễn khách. Thu dọn hội trƣờng.3 Rút kinh nghiệm cụ thể. 38 PHỤ LỤC CÁC MẪU GIẤY TỜ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
1 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 123 4 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học : Tổ chức sự kiện Mã môn học: MH 18 I. Vị trí, tính chất của môn học: 1. Vị trí: + Tổ chức sự kiện là môn học thuộc nhóm các môn học, mô đun đào tạo nghề tự chọn trong chƣơng trình đào tạo trình độ Trung cấp nghề “Nghiệp vụ nhà hàng”.
+ Môn học này nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức bổ trợ cho nghiệp vụ phục vụ nhà hàng của sinh viên. Môn học này cần đƣợc tổ chức giảng dạy trƣớc các môn học nghiệp vụ nhà hàng. Tính chất: - Môn học lý thuyết trong nghề phục vụ du lịch nói chung và nghề Nghiệp vụ nhà hàng nói riêng. Là môn học lý thuyết, đánh giá kết thúc môn học bằng hình thức kiểm tra hết môn.
Mục tiêu môn học: 1. Về kiến thức: - Nêu đƣợc khái niệm, mục đích, yêu cầu, ý nghĩa của công tác tổ chức sự kiện. - Trình bày đƣợc ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện theo từng giai đoạn. - Cẩn thận, tỉ mỉ, bao quát công việc từ xác định thông tin, lập kế hoạch đến triển khai tổ chức sự kiện.
- Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, chu đáo và có tinh thần hợp tác tích cực với các bộ phận liên quan đảm bảo việc tổ chức các sự kiện. Về kỹ năng: - Phân loại đƣợc các sự kiện. - Tổ chức đƣợc một sự kiện trong phạm vi liên quan nghiệp vụ nhà hàng. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Chủ động trong việc tiếp nhận các thông tin của bài học - Tìm kiếm tài liệu hỗ trợ cho bài học 5 CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chƣơng: MH 24 – 01 Giới thiệu: Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dƣới góc độ của doanh nghiệp đó là một hoạt động kinh doanh tƣơng đối mới mẻ ở Việt Nam.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin. dịch vụ tổ chức sự kiện đã có những bƣớc phát triển đáng kể ở Việt Nam. Tuy nhiên các tài liệu hƣớng dẫn về tổ chức sự kiện còn rời rạc, chƣa đƣợc hệ thống, chƣa đƣợc tiếp cận với sự phát triển của tổ chức sự kiện của các nƣớc phát triển trên thế giới cũng nhƣ những đặc thù riêng về tổ chức sự kiện ở Việt Nam. Mục tiêu: - Trình bày đƣợc khái niệm, mục đích, yêu cầu và ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện, - Phân loại đƣợc hoạt động tổ chức sự kiện, - Phân tích đƣợc những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện - Nêu đƣợc quy trình tổ chức sự kiện.
- Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, chu đáo và có tinh thần phối hợp tập thể. Nội dung chính: 1. Khái niệm Sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tƣơng đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Trƣớc tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tƣợng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thƣờng xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm ngƣời ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ trong thống kê học mỗi trƣờng hợp xuất hiện các biến cố đƣợc xem là một sự 6 kiện. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam ngƣời ta thƣờng quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực nhƣ thể thao thƣơng mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị.
Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có ngƣời hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh cả nƣớc, đƣợc các phƣơng tiện truyền thông quan tâm và đƣa tin) mới đƣợc xem là sự kiện. Ví dụ các sự kiện nhƣ: hội nghị các nƣớc nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa hậu toàn quốc… - Trong khi đó, có ngƣời lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngoài những sự kiện đƣơng nhiên nhƣ cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thƣờng mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thƣờng ngày nhƣ: tang ma, đám cƣới, sinh nhật, tiệc mời… Dƣới đây, là đoạn trích của một bài về tổ chức sự kiện ở một diễn đàn kinh doanh trên Internet nói về nghề tổ chức sự kiện để biết thêm một cách hiểu khác về “sự kiện”. Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, trong một phạm vi nhất định. Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cận theo một trong ba hƣớng trên sẽ không đủ.
Theo chúng tôi, cách tiếp cận về “sự kiện” trong lĩnh vực này cần căn cứ vào những đặc trƣng về mô tả của nghề, các hoạt động cơ bản của nghề tổ chức sự kiện đã đƣợc thừa nhận và mang tính phổ biến trên thế giới. Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa trên nghĩa “tổ chức sự kiện” tƣơng ứng với event management - trong tiếng Anh. Cách hiểu này là hợp lý, vì khi nghiên cứu thuật ngữ này từ các ngôn ngữ phổ biến khác nhƣ tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan… đều mƣợn từ gốc event management (trừ tiếng Tây Ban Nha là gestión de eventos). Ở các nƣớc phát triển lĩnh vực này đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghề nghiệp tƣơng đối đầy đủ và chặt chẽ.
Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng nhƣ: + Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ 7 niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thƣơng mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nƣớc + Meetings: Họp hành, gặp giao lƣu + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội + Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thƣơng mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thƣơng hiệu, sản phẩm… Nhƣ vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) nhƣ sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… Nhƣ vậy sự kiện cần đƣợc hiểu: - Bao gồm tất cả các hoạt động nhƣ đã đề cập ở trên. - Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng nhƣ lĩnh vực hoạt động. - Nó có nghĩa tƣơng đƣơng với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề tổ chức sự kiện (event management) của tiếng Anh. Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách hiểu về sự kiện nhƣ đã đề cập ở trên.
8 Khái niệm về tổ chức sự kiện Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện. Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt đƣợc các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra.