CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Mã chương: MH 25-01 Giới thiệu Quản lý: Thuật ngữ “ QUẢN TRỊ ” hay “ QUẢN LÝ ” là một phạm trù khó định nghĩa nhưng nó được hiểu như là một phương thức để làm cho hoạt động hướng mục tiêu được hoàn thành với một hiệu quả cao thông qua sự phối hợp của con người trong tổ chức. Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi có sự kết hợp với nhau của con người trong tập thể. Chính con người là trung tâm, là sự tổng hòa các mối quan hệ. Và cũng chỉ có con người mới biết cách làm thế nào để duy trì và thúc đẩy mối quan hệ đó.
Trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau để định nghĩa về quản trị hay quản lý nhưng nó có những chức năng cơ bản như chức năng kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Mục tiêu: Sau khi học xong chương này người học có khả năng: - Kiến thức: + Nêu được những vấn đề cơ bản của quản lý doanh nghiệp; + Trình bày được chức năng kiểm tra; - Kỹ năng: + Lập được kế hoạch trong công tác quản lí. + Lựa chọn dạng kiểm tra phù hợp với từng hoàn cảnh - Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Học tập nghiêm túc; có ý thức kỷ luật; làm việc độc lập, làm việc theo nhóm; hướng dẫn, giám sát những người có trình độ thấp hơn thực hiện công việc đánh giá được kết quả thực hiện của bản thân và các thành viên trong nhóm. Nội dung chính: 1.
Tổng quan về quản lý 1.1 Khái niệm và vai trò của quản lý 1.1 Khái niệm Thuật ngữ “ QUẢN TRỊ ” hay “ QUẢN LÝ ” là một phạm trù khó định nghĩa nhưng nó được hiểu như là một phương thức để làm cho hoạt động hướng mục tiêu được hoàn thành với một hiệu quả cao thông qua sự phối hợp của con người trong tổ chức. Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi có sự kết hợp với nhau của con người trong tập thể. Chính con người là trung tâm, là sự tổng hòa các mối quan hệ. Và cũng chỉ có con người mới biết cách làm thế nào để duy trì và thúc đẩy mối quan hệ đó.
Trong bộ Tư bản, Mác đã ví hoạt động của người chỉ huy như là một phương cách quản trị, đó là người không chơi một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giao hưởng. 4 Mặc dù xuất hiện từ lâu đời và được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống hàng ngày, nhưng cho tới nay vẫn chưa có một quan niệm thống nhất về quản trị. Quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.2 Vai trò của quản lý Đây là một ngành khoa học cần thiết cho con người khi kết hợp với nhau cùng làm việc trong tổ chức vì mục tiêu chung. Khi con người hợp tác lại với nhau trong một tập thể cùng nhau làm việc, nếu biết quản lý thì triển vọng và kết quả sẽ cao hơn.Chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới thực sự quan tâm đến hoạt động quản lý.2 Quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật - Quản lý là một khoa học.
Tính khoa học của quản lý thể hiện các đòi hỏi sau: Phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật khách quan chung và riêng (tự nhiên, kỹ thuật và xã hội). Đặc biệt cần tuân thủ các quy luật của quan hệ công nghệ, quan hệ kinh tế, chính trị; của quan hệ xã hội và tinh thần. Vì vậy, quản trị phải dựa trên cơ sở lý luận của ngành khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật như toán học, điều khiển học, tin học, công nghệ học, v. cũng như ứng dụng nhiều luận điểm và thành tựu của các môn xã hội học, tâm lý học, luật học, giáo dục học, văn hoá ứng xử.
Phải dựa trên các nguyên tắc tổ chức quản lý (về xác định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn; về xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý; về vận hành cơ chế quản trị, đặc biệt là xử lý các mối quan hệ quản trị). Phải vận dụng các phương pháp khoa học (như đo lường định lượng hiện đại, dự đoán, xử lý lưu trữ dữ liệu, truyền thông, tâm lý xã hội .) và biết sử dụng các kỹ thuật quản lý (như quản lý theo mục tiêu, lập kế hoạch, phát triển tổ chức, lập ngân quỹ, hạch toán giá thành sản phẩm, kiểm tra theo mạng lưới, kiểm tra tài chính). Phải dựa trên sự định hướng cụ thể đồng thời có sự nghiên cứu toàn diện, đồng bộ các hoạt động hướng vào mục tiêu lâu dài, với các khâu chủ yếu trong từng giai đoạn. Tóm lại, khoa học quản lý cho chúng ta những hiểu biết về các quy luật, nguyên tắc, phương pháp, kỹ thuật quản trị; để trên cơ sở đó biết cách giải quyết các vấn đề quản lý trong các hoàn cảnh cụ thể, biết cách phân tích một cách khoa học những thời cơ và những khó khăn trở ngại trong việc đạt tới mục tiêu.
Tuy nhiên, nó chỉ là một công cụ; sử dụng nó càng phải tính toán đến điều kiện đặc điểm cụ thể từng tình huống để vận dụng sáng tạo, uyển chuyển (đó là nghệ thuật). Quản trị là một nghệ thuật. Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính đa dạng, phong phú của các sự vật và hiện tượng trong kinh tế, kinh doanh và trong quản lý; hơn nữa còn xuất phát từ bản chất của quản trị. Những mối quan hệ giữa con người (với những động cơ, tâm tư, tình cảm khó định lượng) luôn 5 đòi hỏi mà quản trị phải xử lý khéo léo, linh hoạt.
Tính nghệ thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý cá nhân của từng người quản lý; vào cơ may và vận rủi, v. Nghệ thuật quản lý là việc sử dụng có hiệu quả nhất các phương pháp, các tiềm năng, các cơ hội và các kinh nghiệm được tích luỹ trong hoạt động thực tiễn nhằm đạt được mục tiêu đề ra cho tổ chức, doanh nghiệp. Đó là việc xem xét động tĩnh của công việc kinh doanh để chế ngự nó, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại, ổn định và không ngừng phát triển có hiệu quả cao. Nói cách khác, nghệ thuật quản lý kinh doanh là tổng hợp những “bí quyết”, những “thủ đoạn” trong kinh doanh để đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao.
Nghệ thuật quản lý không thể tìm thấy được đầy đủ trong sách báo; vì nó là bí mật kinh doanh và rất linh hoạt. Ta chỉ có thể nắm các nguyên tắc cơ bản của nó, kết hợp với quan sát tham khảo kinh nghiệm của các nhà quản lý khác để vận dụng vào điều kiện cụ thể. Một số lĩnh vực cần thể hiện nghệ thuật quản lý kinh doanh là: - Nghệ thuật tạo thời cơ, chớp thời cơ, tránh nguy cơ. - Nghệ thuật tạo vốn, sử dụng vốn và tích luỹ vốn.
- Nghệ thuật cạnh tranh (giành thị phần, đạt lợi nhuận cao). - Nghệ thuật sử dụng người (phát hiện, bố trí, phát huy, liên kết). - Nghệ thuật ra quyết định (nhạy, đúng, kịp thời .) và tổ chức thực hiện quyết định. - Nghệ thuật sử dụng đòn bẩy trong quản trị.
- Nghệ thuật giao tiếp (với đối tác, với khách hàng, với cấp dưới .3 Các chức năng quản lý 1.1 Hoạch định ( Planning) Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để thực hiện và phối hợp các hoạt động.2 Tổ chức( Organizing) Đây là chức năng thiết kế cơ cấu (structure), tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Những công việc có liên quan đến chức năng này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? 1. Quản trị nhân sự (Personnel management): Đây là chức năng liên quan đến việc tuyển dụng, tuyển chọn, duy trì và phát triển, sử dụng và cung cấp phương tiện thích nghi cho tài nguyên nhân sự nói riêng và tài nguyên doanh nghiệp nói chung, thông qua các cơ quan tổ chức (Organizing). 6 Tài nguyên nhân sự bao gồm mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, dù có bộ phận (phòng) quản trị nhân sự hay không.4 Lãnh đạo ( Leading ) Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân điều có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau.
Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải hiểu biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong cách làm việc cho phù hợp với những đồi tượng cùng hoàn cảnh và sở trường của người lãnh đạo, giải quyết các xung đột giữa các cá nhân và băng nhóm, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi.5 Kiểm tra ( Reviewing ) Là chức năng sau cùng của nhà quản trị. Sau khi những mục tiêu đã được đề ra, những kế hoạch đã được xác định, việc xếp đặt cơ cấu đã được vạch rõ, nhân viên đã được tuyển dụng, huấn luyện và động viên, công việc còn lại vẫn còn có thể thất bại. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sữa chữa nếu có sai lệch, nhằm đảm bảo tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu. Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị.
Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình công nghệ riêng…… nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau. Nhưng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực hiện, chứ không khác nhau về bản chất. Khái niệm và vai trò của hoạch định 2.
Khái niệm: Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó. Nói cách khác, hoạch định là “quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó” 2.