Mở đầu cuộc tiếp xúc: Trưởng đoàn chủ nhà thăm hỏi xã giao, chúc mừng, cảm ơn đoàn đã đến thăm và làm việc với đơn vị. Trưởng đoàn hai phía thường tự giới thiệu thành viên của đoàn. Các thành viên khi được giới thiệu phải đứng lên cúi chào mọi người, phía chủ nhà giới thiệu trước, phía khách giới thiệu sau. Nếu cả hai không ai là chủ, là khách mà gặp gỡ ở nơi khác thì bên nào chủ động mời đề xuất cuộc tiếp xúc thì tự giới thiệu trước.
53 Sau lời giới thiệu là trao danh thiếp (card- visit). Việc trao danh thiếp cũng phải thể hiện thái độ tôn trọng theo đúng mức độ quan hệ. Nhận danh thiếp nên nhìn kỹ chức vị rồi đặt trên mặt bàn hoặc cho vào túi áo ngực. - Trao đổi tiếp xúc Vào nội dung cuộc tiếp xúc trưởng đoàn hai bên thường đưa ra quan điểm, ý kiến của mình.
Khi có người phát biểu ý kiến, các thành viên tham gia tiếp xúc cần ngồi ngay ngắn, nghiêm túc, chú ý lắng nghe và ghi chép đầy đủ. Cần hết sức chủ động, tự tin, linh hoạt và bình tĩnh khi tham gia phát biểu ý kiến trong các cuộc tiếp xúc. Vì đây không phải là cuộc tranh luận thắng thua, phải trái mà là cuộc trao đổi thẳng thắn nghiêm túc bình đẳng hướng tới sự đồng thuận và mang nặng chất nhân văn (nét văn hóa và tình người). Không ngả đầu về phía sau hay lao đầu về phía trước, không chống tay lên cằm lên trán không vò đầu, xoa mặt, không nói chuyện riêng trao đổi hoặc ngáp dài, ghé vào tai người khác để thì thầm việc gì đó không dùng điện thoại trong suốt thời gian diễn ra cuộc tiếp xúc.
Khi trao đổi nên hướng sự quan tâm của mình vào vấn đề người khác nói bằng những ngôn ngữ biểu cảm thân thiện. Không cười quá to, quá tự nhiên hay tỏ thái độ lạnh nhạt, thờ ơ. Đặc biệt không được khó chịu, phản ứng gay gắt, thô lỗ (xúc xiểm, móc máy, đập bàn.) khi có điều nào đó bản thân không được hài lòng. Những hành vi nêu trên là bất lợi.
Nó không những là điều bất nhã, mất lịch sự coi thường người phát biểu và người ngồi bên cạnh mình mà điều đó còn làm tổn hại trực tiếp đến mối quan hệ thân thiện và kết quả cuộc tiếp xúc giữa hai bên. - Tiễn khách Tiễn khách là một khâu không kém phần quan trọng. Nếu xử sự tốt sẽ để lại cho khách những ấn tượng khó quên và chính những ấn tượng tốt đẹp đó là sợi dây vô hình kết nối cho mối quan hệ lâu dài sau này. Khi kết thúc cuộc tiếp xúc chủ nhà nên đứng dậy tiễn khách.
Tuỳ theo mức độ quan hệ mà cách tiễn khách khác nhau: Có thể tiễn ra cửa ra xe hoặc uỷ quyền cho người khác tiễn. Khi chia tay nên nói những câu xã giao thông thường chúc lên đường may mắn. Không nên tạo ấn tượng cho khách bằng những lời hứa chưa được tính toán kỹ, chưa có sự bàn bạc thống nhất, ngoài khả năng nhiệm vụ của mình khi chia tay.2 Tổ chức tiệc chiêu đãi và dự tiệc chiêu đãi 3.1 Tổ chức tiệc chiêu đãi Khi mời khách: 54 - Chuẩn bị danh sách mời: tránh mời những người đối địch nhau, khác nhau về trình độ, vị trí xã hội. - Khách mời VIP ko nên gửi giấy mời giống khách bình thường - Chuẩn bị chu đáo về cơ sở vật chất trong bữa tiệc và trang trí Khi đón khách: - Khách đến sớm thì nên vui vẻ chào đón (đặc biệt là khách VIP, phụ nữ, người lớn tuổi) - Chủ tiệc phải tạo cho khách khung cảnh dễ chịu, vui vẻ Sắp xếp bàn tiệc: - Phối hợp hài hoà màu sắc giữa bình hoa, đĩa ăn và khăn ăn - Ở giữa nên để vật trang trí như bình hoa, giỏ trái cây.
- Chỗ ngồi của khách cần rộng. - Không nên xếp vợ chồng ngồi cạnh nhau - Khách là người nước ngoài nên bố trí người ngồi cạnh biết sử dụng ngôn ngữ của họ. - Tránh xếp 2 người có mâu thuẫn ngồi cạnh nhau - Không xếp khách ngồi ở vị trí chân bàn Những điều cần chú ý khi tổ chức chiêu đãi: - Trong một bữa tiệc chỉ nên có một hoặc hai món ăn dân tộc (đặc sản) song không nên cho khách ăn những món quá độc đáo như rắn, thịt chó, thịt sống, cá sống… - Phải tuyệt đối giữ vệ sinh, món tôm - cá không đế nguội lạnh. - Những người theo đạo Hồi thường kiêng: + Thịt lợn, thịt bò, thịt ếch, lươn, ba ba.
+ Không uống rượu. + Phụ nữ thường dùng các loại rượu nhẹ, hơi ngọt Các loại tiệc thông dụng - Tiệc ngồi Là hình thức tiệc trang trọng thường được tổ chức vào bữa ăn chính. Tiệc trưa (lunch) từ 12 giờ trở đi tiệc tối (dinner) từ 18 giờ tiệc đêm (supper) từ 21 giờ trở đi. Địa điểm có thể là trong nhà hay ngoài vườn.
Cần đặt thực đơn trên bàn tiệc, có thiếp ghi rõ họ tên từng người theo ngôi thứ đặt trên bàn tiệc (nếu là tiệc ngoại giao). Trước khi vào phòng tiệc thường có khai vị (rượu ngọt hoặc bia, nước quả) tại phòng khách. 55 Theo tập quán nhiều nước món ăn trong tiệc ngồi thường có: vài món nhắm khai vị, món súp, món thuỷ sản (cá, tôm, cua), món thịt, món tráng miệng. Đồ uống có rượu mạnh, vang trắng vang đỏ sâm panh ướp lạnh, các loại nước giải khát có bia, nước suối, nước hoa quả.
Sau khi ăn thường tiếp bánh kẹo, hoa quả, trà hoặc cà phê ở phòng bên cạnh. - Tiệc đứng Là hình thức tiệc rộng long trọng khách có thể lên tới hàng trăm hàng nghìn người. Có thể tổ chức ở một hay nhiều phòng hoặc ở ngoài sân vườn. Thời gian từ 18 giờ trở đi.
Đặc điểm của hình thức tiệc đứng là không để thực đơn không sắp xếp chỗ ngồi. Món ăn có nhiều, sang trọng, lịch sự, thịnh soạn (nhưng chủ yếu là món nguội), có thể thêm món súp nóng đưa ra lúc giữa tiệc; có thể có một vài món nóng khác do đầu bếp chế biến ngay trong phòng tiệc. Có nhiều loại rượu, mỗi loại đựng trong một ly thích hợp. Tất cả các món ăn đồ uống, món tráng miệng đều được đặt lên bàn.
Khách tự lấy đồ ăn đi lại nói chuyện với nhau thoải mái. Tiệc đứng có thể kéo dài 2 tiếng. Khi ăn nên đi lại trong phòng để trao đổi, tiếp xúc với mọi người đây là cơ hội tốt để mở rộng quan hệ. - Tiệc buffet Về hình thức, tiệc buffet là loại tiệc được kết hợp cả tiệc đứng và tiệc ngồi.
Ở Việt Nam nhiều người gọi tiệc buffet là tiệc tự chọn (tự phục vụ). Thực khách tự đi lại trong phòng tiệc để chọn thức ăn theo thích của mình và trở về chỗ có bàn ghế ngồi ăn đàng hoàng như tiệc ngồi. Đây cũng là loại tiệc rất sang trọng và thường được tổ chức vào các bữa ăn chính. Thức ăn có rất nhiều và có đủ các món như món khai vị món ăn chính và món tráng miệng.
Thức ăn có cả món nóng, món nguội nhưng không bày đặt trang trí đẹp như tiệc ngồi hoặc tiệc đứng song cũng rất lịch sự và hấp dẫn. Với hình thức tổ chức tiệc buffet khách có thể ngồi hàn huyên trao đổi với bất cứ ai nếu họ muốn. Đây cũng chính là tính ưu việt của tiệc buffet. - Tiệc Cocktail Là hình thức tiệc đứng nhưng đơn giản hơn tiệc đứng.
Người ta thường uống nhiều hơn ăn. Món ăn thường là sanwich thịt nướng bánh có nhân. Nói chung món ăn của loại tiệc này ít hơn tiệc đứng. Tiệc này không để thực đơn không sắp xếp chỗ ngồi.
Thức ăn do người phục vụ mang đến cho từng người. Thời gian tổ chức khoảng từ 15 đến 17 giờ trở đi kéo dài khoảng hai tiếng. - Tiệc trà Là hình thức tiệc đơn giản gọn nhẹ. Thời gian tổ chức thường vào khoảng 16 giờ.
Trong tiệc thường có mứt bánh ngọt hoa quả trà bia (có thể dùng ít rượu vang trắng). Thời gian tiệc kéo dài khoảng 1 tiếng. 56 Ngoài các hình thức tiệc nói trên có nhiều hình thức tiệc khác nhau như tiệc công tác tiệc rượu mà ở nước ta ít tổ chức.2 Khi được mời và đi dự chiêu đãi - Tìm hiểu chủ tiệc là ai, ở cấp nào, mục đích của buổi chiêu đãi, thành phần dự, tiệc ngồi hay đứng… - Có đi dự hay không đi dự tiệc (đối với tiệc ăn ngồi thì cần trả lời sớm để chủ tiệc không bị động, lúng túng). - Có quy định trang phục cho buổi tiệc không, nếu không ghi điều này trong giấy mời thì nên tìm hiểu để tránh rơi vào tình thế lạc lõng khó xử.
- Đến chậm ít phút nếu là tiệc ngồi. Có thể đến muộn và về sớm đối với tiệc đứng. - Tiệc ngồi thường có sơ đồ xếp bàn tiệc, trước khi vào phòng tiệc nên quan sát để nhận biết chỗ ngồi của mình. - Khi ngồi xuống ghế thì lấy khăn ăn trải lên hai đùi, không cài khăn lên cổ áo hay ngang thắt lưng.
Chỉ dùng khăn ăn để chấm thức ăn ở miệng chứ không dùng lau mặt. Khi ăn xong không gấp và vuốt cho khăn thẳng rồi xếp ngay ngắn trên bàn. - Khi bắt đầu bữa ăn, chờ cho chủ và khách chính lấy thức ăn rồi mới lấy cho mình. - Đừng ăn, uống khi chủ nhà và khách phát biểu.
- Ngồi cạnh phụ nữ nên mời và nhường phụ nữ lấy thức ăn trước. Không dùng dụng cụ ăn của mình lấy thức ăn mời người khác, không ép uống rượu hoặc ăn những món mà người khác có ý không thích. - Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mới lấy tiếp. - Suất bánh mỳ của bạn để ở phía tay trái.
- Lấy dao, dĩa, thìa ăn từ phía ngoài vào phía dĩa. Nếu không rành thì tinh tế quan sát người rồi làm theo. - Tay trái cầm nĩa để giữ món ăn, tay phải dùng dao cắt, sau đó dùng nĩa đưa tức ăn lên miệng, đừng dùng dao đưa thức ăn lên miệng. - Trong khi ăn, tránh nhai tóp tép.
- Muốn xỉa tăm phải dùng tay che miệng. Không gẩy tăm và chép miệng. - Không tỳ cả hai khuỷu tay lên bàn. - Vừa ăn vừa nói chuyện từ tốn.
- Đừng lấy miếng thức ăn cuối cùng trên đĩa. Đừng yêu cầu phục vụ tóêp lần thứ ba cho một món ăn. - Khi dự tiệc đứng, lấy thức ăn xong nên rời ngay khỏi bàn, nhường chỗ cho người khác lấy thức ăn. - Khi có việc cần phải về sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để được thông cảm.3 Cách dùng dao nĩa và một số món ăn đồ uống 3.