Chương 1: Tổng quan về văn phòng điện tử Chương 2: Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính Chương 3: Sử dụng phần mềm trong quản trị văn phòng điện tử Bài giảng sử dụng để giảng dạy và học tập cho sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng ở trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum; sử dụng tham khảo trong giảng dạy và học tập cho sinh viên các chuyên khác. Trong quá trình biên soạn, không thể tránh khỏi các thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy (cô), đồng nghiệp và các bạn đọc để giáo trình được hoàn thiện hơn. Tác giả biên soạn giáo trình cũng xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ và Thư viện, Khoa Cơ bản, Bộ môn Công nghệ thông tin đã tạo điều kiện để tôi hoàn thành giáo trình này. Xin chân thành cảm ơn! Kon Tum, ngày 02 tháng 6 năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên: ThS Trần Thị Ngọc Hà v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Thứ tự Từ biết tắt Từ đầy đủ 1 CNTT Công nghệ thông tin 2 CNTT&TT Công nghệ thông tin và truyền thông 1 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TÊN MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC Mã môn học: 61273920 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Môn học này được bố trí sau khi học xong môn Tin học.
- Tính chất: Môn học Quản trị văn phòng điện tử là môn học chuyên ngành trong chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng. - Ý nghĩa và vai trò của môn học: Có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc cung cấp một phần kiến thức, kỹ năng ngành, nghề Quản trị văn phòng, những kiến thức cơ bản, tổng quát về quản trị văn phòng điện tử, với các khái niệm về chính phủ điện tử, dịch vụ công trực tuyến, văn phòng điện tử, các quy định, thể thức, kỹ thuật về trình bày văn bản hành chính hiện hành và một số phần mềm quản trị văn phòng điện tử đang được sử dụng rộng rãi hiện nay. Mục tiêu của môn học: 1. Về kiến thức: - Mô tả và trình bày được những khái niệm về Chính phủ điện tử, dịch vụ công trực tuyến, văn phòng điện tử và ứng dụng của nó ở Việt Nam.
- Mô tả trình bày được các khái niệm, quy định, thể thức văn bản hành chính hiện nay. - Mô tả được các chức năng, ứng dụng của một số phần mềm quản trị văn phòng điện tử thông dụng. Về kỹ năng: - Khai thác, sử dụng thông tin tại một số website dịch vụ hành chính công ở Việt Nam - Sử dụng thành thạo phần mềm MS Word để soạn thảo một số mẫu văn bản hành chính theo quy định. - Khai thác, sử dụng hiệu quả phần mềm quản trị văn phòng điện tử CloudOffice và VNPT ioffice.
Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Học tập tích cực, yêu thích môn học, quan tâm các lĩnh vực liên quan. - Có ý thức trong việc ứng dụng những vấn đề đã học vào thực tế. - Tinh thần hợp tác, đoàn kết, học hỏi trong nhóm, trong lớp. 2 NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Mã chƣơng: 61273920-01 Trần Thị Ngọc Hà GIỚI THIỆU Chương này giới thiệu các kiến thức liên quan đến Chính phủ điện tử như khái niệm Chính phủ điện tử, các mục tiêu, lợi ích của Chính phủ điện tử, các mô hình giao dịch, các hình thức hoạt động và các dạng dịch vụ cung cấp qua Chính phủ điện tử; khái niệm, vai trò của dịch vụ công trực tuyến và tiêu chí đánh giá dịch vụ công trực tuyến; khái niệm văn phòng điện tử, mục tiêu, lợi ích của văn phòng điện tử, phần mềm quản lý văn phòng điện tử.
MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày được những khái niệm về Chính phủ điện tử, dịch vụ công trực tuyến, văn phòng điện tử; trình bày được các mô hình triển khai Chính phủ điện tử, dịch vụ công trực tuyến, văn phòng điện tử, việc triển khai ứng dụng của nó ở Việt Nam cũng như một số nước trên thế giới. - Khai thác, sử dụng thông tin tại một số website Chính phủ điện tử và dịch vụ hành chính công trực tuyến. - Nhận thức vai trò quan trọng của việc triển khai ứng dụng Chính phủ điện tử, dịch vụ công trực tuyến và văn phòng điện tử vào đời sống xã hội và công tác trong giai đoạn hiện nay; rèn luyện khả năng tự học, tự nghiên cứu và phân tích các vấn đề liên quan đến môn học. Chính phủ điện tử 1.
Khái niệm về Chính phủ điện tử Công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT&TT) đang làm biến đổi sâu sắc đời sống, kinh tế, văn hoá xã hội của mỗi quốc gia, mỗi vùng lãnh thổ trên toàn thế giới. Phát triển và ứng dụng CNTT&TT đang là cơ sở hạ tầng cho việc phát triển nền kinh tế quốc dân, từ cơ sở này cùng với sự điều hành Nhà nước, khái niệm Chính phủ điện tử đã ra đời. Theo định nghĩa của Ngân hàng thế giới (World Bank) “Chính phủ điện tử là việc các cơ quan của chính phủ sử dụng một cách có hệ thống CNTT&TT để thực hiện quan hệ với công dân, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội. Nhờ đó giao dịch của các cơ quan chính phủ với công dân và các tổ chức sẽ được cải thiện, nâng cao chất lượng.
Lợi ích thu được sẽ là giảm thiểu tham nhũng, tăng cường tính công khai, sự tiện lợi, góp phần vào sự tăng trưởng và giảm chi phí”. 3 Theo định nghĩa của Liên hiệp quốc (UN) “Chính phủ điện tử được định nghĩa như là việc sử dụng internet để truyền tải cũng như cung cấp thông tin và dịch vụ của chính phủ tới người dân và doanh nghiệp”. Xuất phát từ thực tiễn hoạt động của Chính phủ điện tử tại các quốc gia, Liên Hợp quốc định nghĩa: “Chính phủ điện tử là khái niệm về các cơ quan chính phủ sử dụng công nghệ thông tin như mạng diện rộng, internet, các phương tiện di động để quan hệ với người dân, với doanh nghiệp và bản thân các cơ quan chính phủ”; Ngân hàng thế giới (World Bank) cũng định nghĩa: “Chính phủ điện tử là việc các cơ quan của chính phủ sử dụng một cách có hệ thống CNTT&TT để thực hiện quan hệ với người dân, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội, nhờ đó giao dịch của cổc cơ quan chính phủ với người dân và các tổ chức sẽ được cải thiện, nâng cao chất lượng. Lợi ích thu được sẽ là giảm thiểu tham nhũng, tăng cường tính công khai, sự tiện lợi, góp phần vảo sự tăng trưởng và giảm chi phí”.
Hiện đây là hai khái niệm được thừa nhận rộng rãi và được nhìn nhận theo chiều thuận của quá trình chuyển đổi mạnh mẽ của các chính phủ, nhà nước từ phương thức cai trị sang phục vụ với việc sử dụng hệ thống thông tin điện tử, cung cấp dịch vụ công cho người dân và doanh nghiệp. Theo Sally Katzen, Phó Giám đốc điều hành cơ quan quản lý ngân sách thời Tổng thống Bill Clinton thì “Chính phủ điện tử là việc người dân và doanh nghiệp có thể truy cập thông tin và sử dụng dịch vụ Chính phủ 24/24 giờ, 7 ngày mỗi tuần. Chính phủ điện tử chủ yếu dựa vào các cơ quan Chính phủ sử dụng internet và và công nghệ tiên tiến khác để nhận và cung cấp thông tin, dịch vụ dễ dàng hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn và rẻ hơn”. Đây là một định nghĩa ngắn gọn nhưng lại chỉ ra được sự khác biệt giữa Chính phủ điện tử và chính phủ truyền thống.
Nội dung về Chính phủ điện tử được khái niệm nêu nhanh chóng trở thành mục tiêu trong chiến lược xây dựng Chính phủ điện tử của nhiều quốc gia, khiến nó trở thành khái niệm dễ hiểu và được trích dẫn nhiều nhất. Từ những khái niệm nêu trên ta có rút ra một khái niệm chung, phổ biến nhất về Chính phủ điện tử như sau: Chính phủ điện tử là sự hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước được ứng dụng một cách có hiệu quả những thành tựu của khoa học, công nghệ thông tin, điện tử để điều hành các lĩnh vực của đời sống xã hội cần có sự tham gia của nhà nước và cung ứng đầy đủ, khẩn trương, liên tục với chi phí thấp các dịch vụ công cho mọi tổ chức, cá nhân thông qua các phương tiện thông tin điện tử. Các mục tiêu của Chính phủ điện tử Mục tiêu chung là tăng cường năng lực, nâng cao hiệu quả điều hành nhà nước của chính phủ, mang lại thuận lợi cho dân chúng, tăng cường sự công khai minh bạch, giảm chi tiêu chính phủ. Mục tiêu cụ thể là: - Nâng cao năng lực quản lý điều hành của Chính phủ và các cơ quan chính quyền các cấp (trao đổi văn bản điện tử, thu thập thông tin chính xác và kịp thời ra quyết định, giao ban điện tử …).
4 - Cung cấp cho người dân và doanh nghiệp các dịch vụ công tạo điều kiện cho nguời dân dễ dàng truy nhập ở khắp mọi nơi. - Người dân có thể tham gia xây dựng chính sách, đóng góp vào quá trình xây dựng luật pháp, quá trình điều hành của Chính phủ một cách tích cực. - Giảm được chi phí cho bộ máy Chính phủ. - Thực hiện một chính phủ hiện đại, hiệu quả và minh bạch.
- Chính phủ điện tử sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, phương thức mới, cung cấp dịch vụ cho người dân và nâng cao được năng lực quản lý điều hành đất nước. Lợi ích của Chính phủ điện tử Chính phủ điện tử lý tưởng là một chính phủ cung cấp đầy đủ thông tin, đúng thời điểm cho những người quyết định, đó là lợi thế lớn nhất của CNTT. Chính phủ điện tử sử dụng công nghệ thông tin để tự động hoá các thủ tục hành chính của chính phủ, áp dụng công nghệ thông tin vào các quy trình quản lý, hoạt động của chính phủ do vậy tốc độ xử lý các thủ tục hành chính nhanh hơn rất nhiều lần. Chính phủ điện tử cho phép công dân có thể truy cập tới các thủ tục hành chính thông qua phương tiện điện tử, ví dụ như: internet, điện thoại di động, truyền hình tương tác.
Đối với công chức, công nghệ thông tin dùng trong Chính phủ điện tử là một công cụ giúp họ hoạt động hiệu quả hơn, có khả năng đáp ứng nhu cầu của công chúng về thông tin truy cập và xử lý chúng.