CHƯƠNG 1 KHÁI LUẬN VỀ NHÓM LÀM VIỆC VÀ QUẢN TRỊ NHÓM LÀM VIỆC Trong các tổ chức và doanh nghiệp, nhóm làm việc ngày càng được các nhà quản trị coi như một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức chính thức. Trong nhiều trường hợp, nhóm làm việc có thể hoàn thành một nhiệm vụ mà không bất kỳ một cá nhân riêng lẻ nào có thể thực hiện được. Để quản trị nhóm làm việc một cách hiệu quả, người trưởng nhóm làm việc đóng vai trò then chốt. Nội dung chương này giới thiệu những vấn đề cơ bản nhất về nhóm làm việc và quản trị nhóm làm việc bao gồm: khái niệm và phân loại nhóm làm việc, các đặc điểm và các giai đoạn của nhóm làm việc, khái niệm và nội dung cơ bản của quản trị nhóm làm việc, các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị nhóm làm việc.
Khái luận về nhóm làm việc 1. Khái niệm và phân loại nhóm làm việc 1. Khái niệm nhóm làm việc Trước hết, hiểu một cách đơn giản, nhóm làm việc là một nhóm người cùng nhau làm việc. Do vậy, để hiểu thế nào là nhóm làm việc, cần tìm hiểu khái niệm về nhóm.
Theo Trung tâm từ điển học (2013), nhóm được hiểu là một tập hợp gồm một số cá thể được hình thành theo những nguyên tắc nhất định. Thuật ngữ nhóm có thể được sử dụng trong cuộc sống hàng ngày để chỉ một nhóm sự vật hoặc một nhóm người. Như vậy, một nhóm người cùng nhau làm việc theo những nguyên tắc được gọi là một nhóm làm việc. Theo cách hiểu này thì nhóm làm việc có một số đặc điểm chung của tổ chức.
Nhóm làm việc cũng có những mục tiêu, nhiệm vụ chung được 11 xác định một cách rõ ràng phù hợp với mục tiêu của tổ chức mà trong đó nhóm làm việc hoạt động. Các thành viên trong nhóm làm việc cũng là một bộ phận cấu thành của tổ chức và chịu sự quản lý, điều hành của tổ chức. Tuy nhiên cần hiểu rằng trong tổ chức nói chung các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các cá nhân và bộ phận được thiết lập trên cơ sở khoa học để thiết kế cấu trúc tổ chức hiệu quả như các vấn đề về thứ bậc và tầm hạn quản trị, về tập quyền và phân quyền, về ủy nhiệm và ủy quyền. Một tổ chức có thể bao gồm hàng trăm, hàng nghìn người hoặc thậm chí nhiều hơn nữa nhưng một nhóm làm việc thông thường giới hạn ở quy mô nhỏ hơn rất nhiều.
Tuy vậy, không phải bất kỳ một tổ làm việc nào đó có quy mô nhỏ trong tổ chức cũng được coi là một nhóm làm việc. Trong tổ làm việc, một nhà quản lý hay giám sát chung sẽ chỉ đạo và ra quyết định cho các thành viên và các thành viên đó không nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn tất nhiệm vụ của họ; trong tổ làm việc đơn thuần chỉ tồn tại mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới. Còn trong môi trường nhóm làm việc, tất cả các thành viên trong nhóm, bao gồm cả trưởng nhóm luôn tương tác với nhau, chia sẻ thông tin và kết hợp với nhau để hoàn thành phần nhiệm vụ của mình. Để hiểu rõ hơn bản chất của nhóm làm việc cũng như các đặc điểm của nhóm làm việc, cần tiếp cận nhóm làm việc trên góc độ phương thức hoạt động và mục tiêu (kết quả) của nhóm làm việc.
Theo Katzenback và Smith (1993), nhóm làm việc là một tập hợp nhỏ những cá nhân có kỹ năng bổ sung cho nhau và họ cùng cam kết chung một mục đích, mục tiêu về hiệu suất và cùng chịu trách nhiệm cho những gì mà họ đạt được. Theo Salas và các cộng sự (1992), nhóm làm việc là một tập hợp đặc thù bao gồm hai hoặc nhiều người làm việc có sự tương tác với nhau một cách năng động, phụ thuộc và thích nghi cùng nhau để hướng tới một mục đích mục tiêu/nhiệm vụ chung và có giá trị. Theo các tác giả Harvard Business School (2006), nhóm là một tập hợp các cá nhân với kỹ năng bổ sung cùng hoạt động để đạt được một mục đích chung. 12 Có thể thấy rằng các quan điểm trên đều thống nhất cho rằng nhóm làm việc bao gồm một tập hợp người có cùng hiểu biết chung về mục tiêu và kết quả làm việc mà họ hướng tới và cùng nhau thực hiện những hành vi nhất định để đạt được mục tiêu chung đó.
Trong bối cảnh môi trường quản trị luôn thay đổi, nhóm làm việc ngày càng được tổ chức một cách chặt chẽ hơn, các thành viên trong nhóm có mức độ phụ thuộc cao hơn, các kỹ năng và kinh nghiệm giữa các cá nhân được chia sẻ nhiều hơn để nhóm trở nên linh hoạt hơn và có khả năng thực hiện được những nhiệm vụ phức tạp mà không có bất kỳ cá nhân riêng lẻ nào trong tổ chức có thể thực hiện được. Từ các phân tích trên có thể đưa ra khái niệm về nhóm làm việc như sau: Nhóm làm việc là sự liên kết của hai hay nhiều cá nhân có sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau cùng nhau làm việc để hoàn thành mục tiêu chung xác định. Nhóm được hình thành để kết nối và chia sẻ mục tiêu chung giữa các thành viên trong nhóm dựa trên các đặc tính xã hội và nhu cầu tâm lý của các thành viên. Chẳng hạn như việc hình thành các đảng phái chính trị và các tổ chức xã hội.
Do vậy nhóm làm việc trước tiên là một tập hợp cá nhân cùng hoạt động để đạt một mục đích chung; cam kết cùng nhau làm việc vì một mục đích chung. Chính mục tiêu chung của nhóm sẽ quy định các phương thức làm việc mà các cá nhân trong nhóm cùng nhau thực hiện và cùng nhau chịu trách nhiệm. Đồng thời, nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định. Phương thức làm việc theo nhóm đòi hỏi những cá nhân trong nhóm phải có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung.
Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung, khi đó kết quả làm việc của nhóm sẽ cao hơn rất nhiều so với kết quả riêng lẻ của từng cá nhân tập hợp lại. 13 Do vậy, các thành viên trong nhóm có quan hệ giao tiếp và tương tác với nhau. Giao tiếp chính là hoạt động trung tâm của nhóm. Các cá nhân trong nhóm thừa nhận và tuân thủ các nguyên tắc giao tiếp chung trong nhóm cho dù đó là các quy định chính thức hay không chính thức nhằm duy trì và kiểm soát các mối quan hệ và hoạt động của nhóm.
Mỗi cá nhân trong nhóm có sự ảnh hưởng và chịu tác động của các thành viên khác trong nhóm trên tinh thần thỏa mãn nhu cầu giao tiếp xã hội giữa các thành viên trong nhóm. Đây chính là cơ sở thúc đẩy các cá nhân tham gia nhóm và duy trì hoạt động của nhóm. Trong nhóm làm việc các cá nhân trong nhóm có sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau để cùng nhau làm việc. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những nhóm, bộ phận, phòng ban khác trong tổ chức.
Kết quả công việc của nhóm phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn. Trong nhóm làm việc, các thành viên luôn tương tác và hỗ trợ nhau một cách trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua công nghệ truyền thông để chia sẻ thông tin. Theo cách hiểu này, nếu nhóm có quy mô lớn gồm hàng trăm hay hàng ngàn người thì sự tương tác giữa các cá nhân trong nhóm là rất ít. Trong nhóm làm việc, các thành viên phải tham gia vào quá trình ra quyết định, cùng bàn bạc về phương thức làm việc và bổ sung, hỗ trợ nhau các năng lực cần thiết để thực hiện mục tiêu chung.
Chính sự tương tác chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm mà nhóm làm việc thường có quy mô nhỏ, có mục tiêu rõ ràng và các thành viên trong nhóm có quan hệ mật thiết với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung. Kết quả và thành tích của nhóm làm việc phụ thuộc rất lớn vào sự nỗ lực và mức độ cộng hưởng giữa các thành viên trong quá trình cùng nhau làm việc. Do các thành viên trong nhóm cùng nhau làm việc để thực hiện mục tiêu chung nên mối quan 14 hệ giữa các thành viên trong nhóm là các mối quan hệ chính thức, dựa trên chức năng, nhiệm vụ của tổ chức mà trong đó nhóm được hình thành và phát triển. Phân loại nhóm làm việc Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại nhóm làm việc.
Theo thời gian vận hành nhóm có nhóm làm việc tạm thời và nhóm làm việc thường xuyên (ổn định). Nhóm làm việc tạm thời là nhóm làm việc được hình thành để thực hiện một nhiệm vụ chuyên biệt do tổ chức giao phó. Nhóm làm việc tạm thời tự giải thể khi kết thúc nhiệm vụ. Nhóm làm việc thường xuyên (ổn định) có cấu trúc tổ chức mang tính ổn định và lâu dài, nó gắn liền với cơ cấu tổ chức mà trong đó nhóm hoạt động.
Theo cách thức giao tiếp giữa các thành viên nhóm có nhóm làm việc “thực tế” và nhóm làm việc “ảo”. Nhóm “thực tế” là nhóm làm việc mà các thành viên trong nhóm trực tiếp làm việc cùng nhau, trao đổi thông tin và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nhóm “ảo” bao gồm các thành viên ở cách xa nhau về mặt địa lý, giao tiếp với nhau thông qua công nghệ truyền thông. Chẳng hạn có thể bắt gặp các nhóm làm việc theo dự án ở các công ty đa quốc gia mà trong đó các thành viên trong nhóm là những nhân viên xuất sắc ở các quốc gia khác nhau.
Theo mức độ tương đồng giữa các thành viên trong nhóm có nhóm làm việc đồng nhất và nhóm làm việc đa dạng. Nhóm đồng nhất là nhóm trong đó các thành viên trong nhóm có những đặc điểm giống nhau, chẳng hạn như các đặc điểm nhân khẩu học, cá tính, các kỹ năng, năng lực, hoặc kinh nghiệm công tác.