CHƯƠNG 4 LÃNH ĐẠO NHÓM LÀM VIỆC Lãnh đạo nhóm làm việc là một hoạt động quan trọng của nhà quản trị nhóm làm việc. Làm thể nào để huấn luyện và tạo động lực làm việc cho các thành viên trong nhóm một cách tốt nhất để nhóm hoạt động có hiệu quả cao trên tinh thần giải quyết được những mâu thuẫn trong nhóm? Nội dung chương 4 trình bày những vấn đề tổng quan về lãnh đạo nhóm làm việc bao gồm Khái niệm và vai trò của lãnh đạo nhóm làm việc, các nội dung về huấn luyện nhóm làm việc, công tác tạo động lực cho nhóm làm việc và giải quyết xung đột nhóm làm việc. Khái luận về lãnh đạo nhóm làm việc 4. Khái niệm và vai trò của lãnh đạo nhóm làm việc 4.
Khái niệm lãnh đạo nhóm làm việc Theo Terry (1960), lãnh đạo nói chung được hiểu là các hoạt động gây ảnh hưởng đến con người nhằm phấn đấu một cách tự nguyện cho những mục tiêu của nhóm. Qua cách hiểu này chúng ta thấy rằng, lãnh đạo là một dạng hoạt động của con người nhằm gây tác động, ảnh hưởng đến những người khác. Các tác động này bao gồm: sự chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh, động viên, uốn nắn, kìm hãm, điều chỉnh, và hành động trước (đi đầu)… của nhà quản trị lên đối tượng quản trị (người bị quản trị) nhằm đạt các mục tiêu xác định. Trong hệ thống tổ chức nói chung, mỗi cá nhân, thành viên trong tổ chức đều có cương vị và vị trí xác định, đều buộc phải thực hiện một số công việc nhất định thuộc về chức năng và nhiệm vụ của mình.
Những công việc này được đảm bảo thực hiện bằng các quy chế, văn bản, nội quy,…Tuy nhiên, con người không phải máy móc, họ làm 116 việc với một nhận thức và tình cảm nhất định. Điều này sẽ ảnh hưởng và chi phối đến năng suất và chất lượng công việc. Do vậy hoạt động lãnh đạo cần hướng các cá nhân làm việc trên tinh thần tự nguyện, sốt sắng và tin tưởng. Sốt sắng là biểu hiện sự nhiệt tình và chăm chú trong thực hiện công việc còn tin tưởng biểu hiện trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc.
Có thể nói mức độ nhiệt tình, ý thức trách nhiệm trong công việc của các cá nhân trong tổ chức là thước đo mức độ thành công của hoạt động lãnh đạo nói riêng và của quá trình quản trị nói chung. Trong nhóm làm việc, người trưởng nhóm đóng vai trò là người lãnh đạo nhóm để hướng dẫn, định hướng các hành động của các thành viên trong nhóm cùng thực hiện mục tiêu chung trên tinh thần tự nguyện, sốt sắng và tin tưởng. Với đặc thù về quy mô và tính chất của phương thức làm việc nhóm, trong hoạt động lãnh đạo nhóm, nhà quản trị nhóm cần tập trung vào các hoạt động như: huấn luyện các thành viên nhóm để giúp họ có các kỹ năng cần thiết trong quá trình thực thi nhiệm vụ được phân công; tạo động lực cho họ để họ có tinh thần làm việc tốt nhất và đạt hiệu quả công việc cao nhất; giải quyết các xung đột giữa các thành viên nhóm trên tinh thần hiểu biết và thông cảm lẫn nhau để chia sẻ và giúp đỡ nhau cùng hướng tới mục tiêu chung của nhóm. Từ các phân tích như trên, có thể hiểu lãnh đạo nhóm làm việc là hệ thống các tác động của nhà quản trị đến các thành viên nhóm, cụ thể bao gồm huấn luyện, tạo động lực và giải quyết xung đột trong nhóm làm việc để thúc đẩy từng thành viên trong nhóm tự nguyện và nhiệt tình thực hiện các nhiệm vụ được phân công nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm làm việc.
Vai trò của lãnh đạo nhóm làm việc Trên phương diện lý thuyết, sau hoạch định và tổ chức, nhà quản trị nhóm sẽ thực hiện chức năng lãnh đạo, nhằm tác động đến những thành viên trong nhóm và qua đó đảm bảo cho mọi hoạt động diễn ra 117 theo các mục tiêu đã xác định. Nếu nói rằng, hoạch định là một hành động trong hiện tại, nhưng hướng tới tương lai thì lãnh đạo là một hệ thống các hành động trong hiện tại để hiện thực hóa tương lai (được vạch ra trong giai đoạn hoạch định). Bởi vì, nếu chỉ dừng lại ở việc hoạch định và tổ chức thì nhóm làm việc vẫn chỉ như “con tằm nằm trong cái kén” cần phải có tác động để đánh thức nó dậy, hoặc chỉ như một bộ máy đồng hồ với các bộ phận, chi tiết đã được lắp đặt, sắp xếp đúng vị trí theo ý của người chế tạo… cần phải có tác động để nó đi vào hoạt động. Có thể nói lãnh đạo nhóm là một chức năng quan trọng của nhà quản trị nhóm, là hoạt động căn bản của nhà quản trị nhóm trong nhóm làm việc, nhằm biến “sản phẩm” của hoạch định và tổ chức trở nên hiện thực thông qua việc tác động đến các thành viên trong nhóm.
Vai trò của lãnh đạo nhóm làm việc còn được thể hiện ở vị trí của nhà quản trị nhóm (người lãnh đạo) trong tập thể nhóm làm việc. Trước hết, lãnh đạo không phải là việc đứng ngoài, càng không phải là đứng trên tập thể (nhóm) để ra lệnh, dọa nạt và mắng mỏ. Nhà quản trị nhóm không bao giờ nên đứng đằng sau “cầm gậy, cầm roi” để thúc đẩy nhóm hành động, mà bao giờ cũng phải đặt mình trong nhóm, là một thành viên và phải là thành viên đứng ở hàng đầu, tạo sự phấn khích của cả nhóm trong quá trình hành động thực hiện các mục tiêu của cả nhóm. Bằng sự lãnh đạo có hiệu quả, nhà quản trị nhóm sẽ khai thác được các động cơ thúc đẩy cá nhân với động cơ chung của cả tập thể nhóm để tạo nên sức mạnh chung cho cả nhóm.
Hơn nữa, lãnh đạo còn là việc truyền ý chí cho các thành viên trong nhóm nên giúp cho nhà quản trị rèn luyện và nâng cao được các phẩm chất, năng lực của từng thành viên trong nhóm, tạo ra được một nhóm làm việc biết làm việc và hăng hái làm việc. Cuối cùng, lãnh đạo giúp cho nhà quản trị nhóm xây dựng, củng cố và hoàn thiện bầu không khí làm việc trong sạch, lành mạnh, tin tưởng và cởi mở với nhau giữa các thành viên trong nhóm, tạo ra “sức mạnh tinh thần” của nhóm làm việc. Các phong cách lãnh đạo nhóm làm việc Phong cách lãnh đạo nhóm làm việc là tập hợp các phương pháp và cách thức mang tính đặc trưng mà nhà quản trị nhóm dùng để đưa ra những tác động đến các thành viên trong nhóm trong quá trình thực hành lãnh đạo, nhằm làm cho từng thành viên trong nhóm hoàn thành những công việc được giao. Để tạo ra sự tuân thủ, sự nghe theo hay những hành động nhằm thực hiện các công việc của các thành viên trong nhóm, nhà quản trị nhóm có thể sử dụng các tác động khác nhau, bằng cách này hay cách khác, song ở một số nhà quản trị nhóm, các phương pháp hay cách thức hành động mang tính ổn định tương đối, phản ánh những đặc trưng tâm lý riêng của họ (như đặc điểm tâm lý cá nhân, các năng lực và phẩm chất cá nhân hoặc thói quen…).
Chính vì vậy, “phong cách lãnh đạo” là thuật ngữ được dùng để nói lên vấn đề này chứ không nói là “phương pháp lãnh đạo” hay “cách thức lãnh đạo”. Như vậy, phong cách lãnh đạo được hình thành chủ yếu bởi các yếu tố thuộc về cá nhân nhà quản trị nhóm, không thể cứ muốn là áp dụng phong cách này hay phong cách khác, không thể dễ dàng thay đổi phong cách lãnh đạo, mà muốn vậy nhà quản trị nhóm phải có một thời gian nhất định. Tuy vậy, bằng khả năng nhận thức, bằng các năng lực và phẩm chất cá nhân, nhà quản trị nhóm vẫn có thể điều chỉnh các tác động của mình theo một phong cách lãnh đạo nào đó sao cho phù hợp với mỗi “tình huống” hay “hoàn cảnh” nhất định để đạt hiệu quả cao trong lãnh đạo. Đó cũng chính là kỹ năng lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp, phản ánh tính nghệ thuật trong công tác lãnh đạo của nhà quản trị nhóm.
Mức độ sử dụng quyền lực có thể đi từ “tập quyền” đến “tản quyền” tức là từ thái cực mà ở đó nhà quản trị nhóm sử dụng triệt để quyền lực mà mình có, không giao quyền cho các thành viên trong nhóm, họ quyết định tất cả và chịu trách nhiệm tất cả, đến thái cực mà nhà quản trị nhóm không sử dụng quyền lực, để cho các thành viên trong nhóm được tự do (muốn làm gì thì làm), đánh mất vai trò quản lý của mình. Tuy nhiên, cả hai thái cực trên chỉ tồn tại trên lý thuyết. 119 Trên thực tế, nhà quản trị nhóm sử dụng quyền lực ít hoặc nhiều, tùy theo mức độ sử dụng mà hình thành ba phong cách lãnh đạo: phong cách lãnh đạo chuyên quyền, phong cách lãnh đạo dân chủ, và phong cách lãnh đạo tự do. Phong cách lãnh đạo chuyên quyền: Nhà quản trị nhóm thường quyết định mọi vấn đề.
Họ chủ yếu tập trung vào việc mà không quan tâm đến các nhu cầu của các thành viên nhóm. Phong cách này thường được sử dụng khi có đầy đủ thông tin để giải quyết vấn đề, khi không có nhiều thời gian, hay khi các nhân viên đã có động lực tốt để làm việc. Ở đây, chúng ta phải hiểu rằng phong cách lãnh đạo này không phải là cấp trên hành xử với cấp dưới chủ yếu bằng hành động đe doạ hay lạm dụng quyền lực. Phong cách lãnh đạo dân chủ: Nhà quản trị nhóm tham khảo ý của nhóm viên trước khi quyết định.
Không chỉ họ cho biểu quyết theo số đông mà còn lắng nghe từng ý kiến. Tuy nhiên, nhà quản trị nhóm vẫn sẽ duy trì cho mình quyền ra quyết định cuối cùng. Qua đó thể hiện được sự khôn ngoan trong điều hành và thể hiện sức mạnh khiến các thành viên nhóm tôn trọng. Phong cách lãnh đạo này thường được sử dụng khi người lãnh đạo biết một phần thông tin, còn các thành viên nhóm biết những phần thông tin còn lại.
Sử dụng phong cách lãnh đạo này là vì lợi ích của cả hai bên - nó cho phép các nhân viên cảm thấy mình một phần của tập thể cũng như sẽ giúp người lãnh đạo đưa ra được những quyết định chính xác hơn. Khi có thời gian và muốn tăng sự gắn bó, động viên từ các thành viên nhóm chúng ta nên sử dụng phong cách lãnh đạo này.