CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VÈ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Nội dung chương này cung cấp cho sinh viên kiến thức cơ bản về kỹ năng làm việc nhỏm như: một số khái niệm cơ bản ve Nhóm và Kỹ năng làm việc nhóm; Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc; Mô hình PDCA và tiến trình làm việc nhóm; Các hình thức làm việc nhóm; Kỹ nàng giao tiếp ứng xử. Những kiến thức nền tảng này giủp sinh viên hiểu, phân tích, vận dụng vào quá trình nhận thức và thực hành phát triển kỹ nãng ở những chương tiếp theo. * số khái niệm 1. Nhóm và làm việc nhóm * Nhóm: Nhóm là một số người có các kỹ năng hỗ ượ nhau, họ cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải quyết vấn đề mà họ cùng chịu trách nhiệm (Katzenbach & Smith, 1993 - Giáo trình Phát triển kỹ năng cá nhân 1, 2011).
Nhóm là: “Hai hay nhiều người làm việc với nhau de cùng hoàn thành một mục tiêu chung” (Lewis-McClear). Khi gọi là nhóm, phải đảm bảo ba thành tố quan trọng: - Thứ nhất, số lượng thành viên từ hai người trở lên; - Thứ hai, làm việc với nhau thường xuyên và phụ thuộc lẫn nhau; - Thứ ba, chia sẻ thực hiện mục tiêu chung. Khái niệm nhóm hàm ý sứ mệnh chung và trách nhiệm tập thê. Mỗi thành viên khi đã che ngự được nhu cầu lợi ích cá nhân và biết vận dụng kiến thức, kỹ năng để đạt được mục tiêu chung thì khi đó mới trở thảnh một nhóm.
Khi đã thiết lập được nhóm, điều quan trọng là phải giúp cho các thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể được đánh giá đúng đắn, chính xác và không có sự nhập nhằng, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người. Những thành viên trong nhóm cũng cần phải xác định rằng, thành quả của tập thế có được là từ sự nỗ lực đóng góp tích cực của mỗi cá nhân. 1 * Làm việc « nhóm: a. Làm việc nhỏm được hiên như the nào? Làm việc nhóm là khả năng làm việc cùng nhau nhằm hướng tới một tầm nhìn chung.
Nó cũng là khả năng dẫn dắt các cá nhân phấn đấu đe đạt được nhũng thành tựu vì mục tiêu chung của tô chức. Dây là nguồn nhiên liệu cho phép nhũng người bình thường dạt dược các kết quả phi thường (Andrew Carnegie). Cảc cả nhân tham gia làm việc nhóm vì Ịý do gì? Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì nhiều lý do. Các nhóm khác nhau cung cấp những lợi ích khác nhau cho thành viên của mình, vì vậy một ngirời có thế tham gia một số nhóm nhất định và điều đó xuất phát từ một số lý do sau: - An toàn; khi tham gia một nhóm nào đó, các cá nhân có thể giảm được tình trạng mât an toàn của tình trạng đơn lẻ.
Mọi người càm thấy mạnh mẽ và tự tin hơn khi họ thuộc vào một nhóm nào dó. - Hội nhập: các nhóm có thể đáp ứng các nhu cầu xã hội. Mọi người có the phát triến các mối quan hệ khi là thành viên nhóm. Đối với nhiều người, những mối quan hẹ trong công việc sè thoa mãn nhu cầu hội nhập của họ.
- Sức mạnh: điều gì một cá nhân riêng lẻ không thể đạt được lại thường có thế đạt được thông qua hành động nhóm. Trong nhiều trường hợp, nhỏm thường có lợi thế hơn cá nhân vì nó hội tụ được tài năng, kiến thức để hoàn thành công việc. Làm việc nhóm đảm bảo những yêu cầu gì? Mục tiêu chung; Giao tiếp hiệu quả; Quản trị thống nhất; Phân công hiệu quả; Trách nhiệm rõ ràng; Quản lý xung đột; 'rin tưởng; Tôn trọng; Gan kết; Gương mẫu; Cải tiến liên tục. Kỹ năng làm việc nhóm 1.
Kỹ năng “Kỹ năng ỉà khả năng thực hiện đủng hành động, hoạt động phù họp với những mục tiêu và điều kiện cụ thê tiến hành hoạt động ấy cho dù đó là hành động cụ thế hay hành động trí tuệ'' (Trích: Từ điển Giáo dục học). 2 De rèn luyện được một kỹ năng, bạn có thế thực hành theo các bước sau: - Learn (Làm quen): tiếp cận và làm chủ được kiên thức chuycn môn và trau dôi thêm kiên thức liên ngành. - Apply (Ảp dụng): áp dụng kiến thức học được và không ngừng cải tiến vào công việc, cuộc sống hàng ngày. Đày là quá trình rất quan trọng de dần biến kiến thức mới thành kỹ năng của bản thân.
Lúc này, bạn cũng cần tiếp thu ý kiến đóng góp, chỉnh sửa nhằm hoàn thiện các kỹ năng đến mức thuần thục. - Master (Mùi sắc): sau một thời gian áp dụng, kỹ năng mới đã dần được hoàn thiện. Lúc này, bạn đã có thể thuần thục kỹ năng này, nhưng còn một vài điếm cần gọt giũa thêm đế đưa kỹ năng lên đỉnh cao. - Share (Sẻ chia): đỉnh cao nhất của việc học một kỹ năng chính là có thể ehra^scThướng dẫn lại cho người khác làm giống mình.
Bởi chỉ khi bạn hoàn toàn làm chủ kiến thức, thấu hiểu một kỹ năng, bạn mới có đủ tự tín de chia sé cho người khác. Bạn cần đặt mục tiêu 4 giai doạn này ngay từ đầu đế có một lộ trình học tập, rèn luyện hiệu quả hơn. Kỹ năng làm việc nhóm: Kỹ năng làm việc nhỏm là khả nâng của một nhỏm người thực hiện một công việc nhất định, trong một hoàn cảnh, điều kiện nhất định, để đạt được một mục tiêu vượt quá khả năng của một củ nhân, hoặc đạt được mục tiêu (mà cá nhân củ thể thực hiện được) với hiệu quủ cao hơn. Từ khái niệm, quá trình làm việc nhóm cần trang bị những kỹ năng gì? Quá trình đế tạo nên những kỹ năng đó như thế nào? * Các kỹ năng cần thiết trong làm việc nhỏm: - Kỹ năng giao tiếp ứng xử; - Kỹ năng lập kế hoạch làm việc nhóm; - Kỹ năng tổ chức cuộc họp; - Kỹ năng lãng nghe; - Kỹ năng ra quyết định; - Kỹ nãng giải quyết mâu thuẫn; - Kỹ năng quản trị điều hành.
3 * Quá trinh tạo nên kỹ năng cho nhóm làm việc: a. Lần họp đầu tiến: - Sau khi nhóm nhận dê tài, trướng nhóm sẽ dem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Dựa vào kết quả đã thảo luận, nhóm sẽ phân công công việc phù hợp khả năng chuyên môn từng người. - Lập ra kê hoạch cụ thê, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuan bị cho lần họp sau.
Đưa ra nội quy, quy định rõ ràng với các thành viên. Những lần họp tiếp theo: Quá trình thực tế triển khai công việc sẽ nảy sinh nhiều vấn đề cân được giải quyết. Từ các điểm kiểm soát, các thành viên trong nhóm cần suy nghĩ xem làm thế nào để cải tiến cách thức làm việc nhóm được hiệu quả hơn. Họp lần cuối trước khi hoàn thành công việc: - Trưởng nhóm tồng hợp lại toàn bộ phẩn việc của mỗi thành viên và tiếp tục xử lý những vấn đề còn tồn đọng (nếu có).
Chuần bị sẵn bài thuyết trình và trả lời. - Lựa chọn người phù hợp để thuyết trình kết quả thực hiện đề tài 1. Quá trình hình thành và phát triển nhóm Giai đoạn “Hĩnh thành ” Tập hợp các cá nhân khác biệt giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ tình cảm xã hội. Tâm lý thường là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu, rụt rè.
Điều quan trọng trong giai doạn này là phải thúc đay các hoạt động giao tiếp đe làm quen giũa các thành viên và các thành viên cũng cần phải thử vai trò lãnh đạo cúa Trưởng nhóm. Giai đoạn “Sóng giỏ” Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở, không khí làm việc trong nhóm trở nên căng thăng, chất lượng eông việc không cao. Sự khác biệt về cá tính, cách làm việc, khả năng nhìn nhận van đề sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, thậm chí là xung đột giữa các thành viên, làm gia tăng nguy cơ đổ vỡ nhóm làm việc. Khi mức độ 4 không hài lòng đồng hành cùng cảm giác bất mãn, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung, họ dành sức mạnh đế phòng thủ và sẵn sàng chĩa vào nhau.
Trong giai đoạn này, điều quan trọng là phải khuyến khích các thành viên tham gia để giải tỏa mâu thuẫn và sự khác biệt đe họ cùng nhau thiết lập các nguyên tắc và cách thức làm việc. Các eá nhân có hành vi “không phù hợp” phải bị đào thải. Giai đoạn “Chuẩn hóa” Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết. Các quan hộ đi vào ốn định.
Các chuẩn mực được hình thành và hoàn thiện. Các thành viên trong nhóm quen dần và điều hòa những khác biệt giữa họ. Sự xung đột về tính cách giảm dần và tính thích hợp tăng lên. Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này.
Sự chân thành, tin tưởng và gắn bó trở nên rõ nét. Các trật tự được thiết lập. Giai đoạn “Thể hiện” Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm - giải đoạn hợp tác để thực hiện các mục tiêu của nhóm. Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ.
Sự háo hức thế hiện rõ. Mức độ cam ket ve công việc cao. Họ đối mặt đế giải quyết các vấn đề một cách chín chan và tích cực vì lợi ích chung. Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm.
Giai đoạn “Kết thúc” Từ đánh giá tống thể đến chi tiết các nhiệm vụ đã thực hiện, đối chiếu với mục tiêu xác định ban đầu xem đã hoàn thành hay chưa. Việc kết thúc dự án cũng đưa làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này.in phát tripn nhóm Hình 1. Các giai đoạn phát triên nhóm 5 Qua 5 giai đoạn hình thành và phát triến nhóm, chúng ta nhận thức rằng: trong giai đoạn đầu, nhóm hoạt động không hiệu quả dẫn đến thực trạng có một vài cá nhân có năng lực và sự nhiệt tình đã gánh vác hay ôm đom công việc của cả nhóm và kết quả là những thành tựu mà nhóm có được chỉ do công sức của một vài người, từ đó dẫn đến sự dộc tài và chia rẽ, Khi các bạn đã trải qua giai doạn “sóng gió”, nhóm đi vào ôn dịnh, sức mạnh của tập the sẽ vượt qua những giới hạn của cá nhân đe dạt tới mục đích chung mà mọi thành viên trong nhóm đều đưực hướng những lợi ích chung mà nhóm mang lại. Mô hình CAAP™, Chu trình PDCA và tiẾn trình làm việc nhóm 1.
Mô hình CAAP™ Hình 1.