Chương 1. Lịch sử quá trình hình thành phương pháp làm việc theo nhóm. Trước hết ta sơ qua vài nét về “Teambuilding”. Hình thức team building được hiểu là tổng hợp của việc xây dựng nhóm và làm việc nhóm.
Đây là một quá trình lâu dài mà một tổ chức, tập thể thực hiện để gắn kết các thành viên lại với nhau, để các thành viên phối hợp, đoàn kết tạo ra hiệu quả công việc cao hơn. “Teambuilding” xuất hiện trên thế 11 giới từ lâu, vào khoảng cuối những năm 20 và đầu những năm 30 của thế kỷ XX. Elton Mayo (1880 – 1949), chính là người đầu tiên nghiên cứu những hoạt động này, ông đã khai sáng ra “hoạt động tương quan giữa người và người” (Human Relations Movement), với những chuỗi hoạt động thử thách trong những điều kiện nhất định, nhằm thử khả năng làm việc của nhóm công nhân. Qua nhiều lần nghiên cứu và phân tích, người ta đồng ý rằng yếu tố chủ yếu thành công là xây dựng tinh thần đồng nhất, tạo sự gắn kết và hỗ trợ nhau trong tập thể.
Qua 2 thập niên sau đó, nhiều cuộc thử nghiệm và phân tích được áp dụng cho nhiều nhóm công nhân, đã minh chứng rằng năng suất làm việc tăng nhanh khi các công nhân được lập thành nhóm. Vào những năm 1950, tập đoàn Genaral Foods đã có một cuộc thử nghiệm về khái niệm làm việc nhóm. Nhiều nghiên cứu sau đó liên tục được đưa ra, nhấn mạnh tầm quan trọng của nhóm trong việc tăng năng suất làm việc. Những thập niên sau đó, càng ngày càng có nhiều tập đoàn như Genaral Motors, Saab, Volvo, Honeywell, Xerox, và Pratt & Whitney tổ chức những hoạt động, nhằm chứng tỏ hiệu quả lớn lao của làm việc nhóm.
Giờ đây, kỹ năng làm việc nhóm được coi là tất yếu cho mỗi nhân viên thế kỉ XXI hay nói cách khác làm việc theo nhóm chính là một đòi hỏi của thời đại. Khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Từ nhiều thế kỷ qua, thanh niên Nhật khi đi xin việc làm, ngoài cuộc phỏng vấn cá nhân còn phải qua những bài tập làm việc theo nhóm. Tinh thần và kỹ năng hợp tác của người lao động quan trọng không thua gì các phẩm chất khác như nắm vững chuyên môn,siêng năng cần cù , có tinh thần học hỏi.
Con người là một thực thể sống, không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Cá nhân thường chỉ đảm nhiệm được một hai việc cụ thể nhưng một nhóm lại có thể làm được nhiều việc cùng lúc với hiệu quả thường cao hơn. “Nhóm làm việc” ngày nay đã trở thành một đối tượng của khoa học và người ta được đào tạo không phải chỉ để hiểu nó mà còn là tác động vào để biến nó thành một công cụ giáo dục và phát triển cá nhân và xã hội. Khái quát về làm việc nhóm.1 Định nghĩa nhóm.
Nhóm là một tập hợp hai hay nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu. Các thành viên trong nhóm luôn tương tác với nhau, theo đó hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành vi của các thành viên khác. Theo như hầu hết các nhà nghiên cứu có 2 loại nhóm: Nhóm chính thức là nhóm được thành lập xuất phát từ nhu cầu của chính tổ chức, trên cơ sở quyết định chính thức. Mục tiêu của nhóm chính thức phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Nhóm không chính thức là nhóm được phát triển một cách tự nhiên nhằm đáp ứng các nhu cầu xã hội. Hai loại nhóm không chính thức thường gặp là nhóm có cùng sự quan tâm, lợi ích và nhóm bạn bè cùng sở thích, cùng lứa tuổi….Mục tiêu của nhóm không chính thức không nhất thiết phải liên quan đến mục tiêu của tổ chức. Nhóm làm việc (team) - một dạng đặc biệt của nhóm chính thức là một tập hợp những người có các năng lực bổ trợ cho nhau (kiến thức, kỹ năng và khả năng), cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu chung. Bản chất của nhóm làm việc là sự sẻ chia, đóng góp của mỗi thành viên vào việc thực hiện công việc chung của nhóm để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Vì vậy, mục đích của việc thành lập nhóm làm việc là để thực hiện những mục tiêu mà một cá nhân đơn lẻ khó có thể đạt được. Có nhiều hình thức nhóm làm việc khác nhau tuỳ theo những mục đích.Tuy nhiên, trong bài nghiên cứu này, chúng tôi chỉ quan tâm đến làm việc nhóm trong học tập, cụ thể là trong học tập ở bậc Đại học của sinh viên khoa kinh tế- luật, ĐH Quốc gia TP.2 Lợi ích của làm việc nhóm. Quá trình phát triển nhanh chóng của nền kinh tế cũng như công nghệ của thế giới trong những thập niên trở lại đây đã phần nào cho thấy tầm quan trọng của quá trình chuyên môn hóa, và sức mạnh của lao động tập thể. Chính vì thế làm việc theo nhóm là một cách làm việc vô cùng hữu ích, nó góp phần năng cao hiệu quả học tập, hiệu quả công việc mà khi đơn lẻ từng cá nhân khó có thể làm được.
Những lợi ích cụ thể khi tham gia lám việc nhóm. 13 - Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng. - Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào. - Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo.
Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên (một hình thức đào tạo tại chức). - Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng. - Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo. - Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình.
Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức. - Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn. Những lợi ích trên có thể chỉ là phần nào đó lợi ích mà làm việc nhóm mang lại. Một cá nhân không thể mạnh nếu không đứng trong một tập thể mạnh và đoàn kết.
Khi mọi người học tập và làm việc như một nhóm, họ sẽ đem lại lợi ích nhiều hơn khi họ làm việc một cách độc lập. Ai lại không thích sự thành công của mỗi cá nhân mình? Tuy nhiên, nếu mọi thành công trong vai trò một nhóm thành công, họ sẽ thu được nhiều thứ hơn. Họ sẽ cảm thấy sự gắn bó, tính cộng đồng với các thành viên trong nhóm - điều đó khó có thể đạt được trong một thế giới cạnh tranh, phát triển nhanh và kỹ thuật cao. Sẽ có sự hứng thú thực sự được nhân lên bởi số người trong một nhóm.
Quá trình phát triển nhóm làm việc. Chín muồi có hiệu quả 14 Sự chin muồi Thất của nhóm Thất Thất Chưa chin muồi không hiệu quả Hình thành Hỗn loạn Định hình Hoạt động Kết thúc Các giai đoạn Hình 1.1 Các giai đoạn phát triển của nhóm. (Nguồn: Theo Don Hellriegel và John W. Thomsom – South – Western, 2004, tr.
Quá trình làm việc, phát triển của một nhóm chia ra 5 giai đoạn.1 Giai đoạn hình thành. Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Trong giai đoạn này, các thành viên thường tập trung vào những điểm giống nhau, những điểm khác biệt và những ấn tượng ban đầu để tìm ra những điểm tương đồng và khác biệt. Các thành viên hay băn khoăn liệu mình có được nhóm chấp nhận hay không và thường cư xử cẩn thận để được chấp nhận.
Mục tiêu quan trọng của giai đoạn này là xây dựng định hướng hoạt động. Trong giai đoạn này, hiệu quả hoạt động của nhóm làm việc thấp.2 Giai đoạn hỗn loạn. Sau giai đoạn hình thành, các thành viên trong nhóm làm việc đã bắt đầu hiểu rõ về nhau hơn. Đây là lúc bắt đầu giai đoạn hỗn loạn.
Đặc điểm của giai đoạn này là việc tranh giành quyền lực và xung đột về mục tiêu, phong cách làm việc…Mỗi thành viên của nhóm băn khoăn mình đã được tôn trọng hay chưa, làm nảy sinh cạnh tranh, tình trạng căng thẳng và mất đoàn kết. Vai trò lãnh đạo của người trưởng nhóm cũng bị thử thách.3 Giai đoạn định hình. Trong giai đoạn định hình, nhóm đã vượt qua được sự xung đột và bắt đầu trở nên hiệu quả hơn. Các thành viên trở nên cảm thông, quan tâm và tin tưởng nhau nên mức độ gắn kết và cộng tác trong nhóm ngày càng tăng lên.
Nhiệm vụ lớn nhất của cả nhóm trong giai đoạn này là làm thế nào để củng cố các mối quan hệ, cởi mở trong giao tiếp và đưa ra những phản hồi tích cực và mang tính xây dựng.4 Giai đoạn hoạt động. Giai đoạn hoạt động là thời gian nhóm bắt đầu hoạt động hiệu quả. Các thành viên nhiệt tình , tập trung giải quyết công việc. Hai đường gạch đứt quãng trong hình 1.1 cho thấy ở giai đoạn này nhóm có thể phát triển theo hai hướng.
Hướng thứ nhất: nhóm tiếp tục học hỏi và phát triển từ những kinh nghiệm đã thu nhận được và trở nên có hiệu quả hơn. Hướng thứ hai: những nhóm có quy tắc hoạt động không mang lại hiệu quả thì hoạt động ở mức vừa đủ để tồn tại. Một nhóm đạt đến được giai đoạn này, thường đạt được độ chín muồi cao theo mười tiêu chí sau: Nhóm chưa đạt đến độ Nhóm đạt đến độ “chín muồi” “chín muồi” 1. Cơ chế phản hồi Kém Xuất sắc 2.
Cách thức ra quyết định Không hiệu quả Hiệu quả 3. Sự kết hợp chặt chẽ của Yếu Mạnh nhóm và sự trung thực của các thành viên. Quy trình. Cứng nhắc Mềm dẻo 5.
Sử dụng các nguồn lực cá Không đủ Rất đầy đủ nhân 6. Truyền thông Lộn xộn Rõ ràng 7. Mục tiêu Được chấp Được chấp 16 nhận kém nhận tốt 8. Quan hệ cấp bậc Rất rõ ràng, tương Kém chính thức, đối cứng nhắc mềm dẻo hơn 9.
Tham gia vào quản lý Yếu Mạnh 10.