CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC 1.1 Cơ sở lý luận về tri thức 1.1 Khái niệm tri thức Có nhiề u khái niê ̣m khác nhau về tri thức. Tri thức là sự hòa trô ̣n của kinh nghiê ̣m, giá tri,̣ bố i cảnh thông tin và sự chuyên nghiê ̣p của bản thân trong viê ̣c đánh giá, kế t hơ ̣p những kinh nghiê ̣m và thông tin mới, nó đươ ̣c xuấ t phát và áp du ̣ng theo lố i suy nghi ̃ của người vâ ̣n du ̣ng. Đố i với tổ chức nó không chỉ đươ ̣c chứa đựng trong những tài liê ̣u, nguồ n tài liê ̣u mà còn là cách tổ chức những công viê ̣c hàng ngày, quy trình làm viê ̣c, hoa ̣t đô ̣ng thực tiễn và những quy chế của tổ chức (Davenport;Prusak, 2000, p. Tri thức là sự hiể u biế t về nguyên lý, cách thức vấ n đề mô ̣t cách sâu sắ c, mang la ̣i niề m tin rằ ng nó làm gia tăng năng lực của tổ chức để từ đó ta ̣o ra sự hiê ̣u quả trong hoa ̣t đô ̣ng (Nonaka, 1994).
Tri thức là thông tin có căn cứ dựa trên nhiề u thử nghiê ̣m xác thực. Do đó tri thức không đươ ̣c đồ ng nhấ t với ý kiế n, suy đoán, niề m tin hoă ̣c những thông tin chưa đươ ̣c kiể m chứng. Nó có thể đươ ̣c mã hóa bằ ng những tài liê ̣u, bản thiế t kế , hoă ̣c là tri thức ẩ n như là những hoa ̣t đô ̣ng không đươ ̣c mã hóa hàng ngày (Liebeskind, 1996). Nhìn chung những quan điểm tiếp câ ̣n về tri thức đề u có những điể m chung đó là những thông tin, kiế n thức có thể là hữu hình (tài liê ̣u, quy triǹ h, nô ̣i quy…) hoặc vô hình (sự am hiểu, hiể u biết của bản thân, kỹ năng) về những đố i tươ ̣ng mang tin, và nó được gia tăng thông qua hoạt đô ̣ng ho ̣c tập và thực tiễn, nó luôn thay đổ i không ngừng theo thời gian và những bố i cảnh của môi trường.2 Phân loại tri thức Dựa trên nhiều quan điểm khác nhau sẽ có những cách phân loại tri thức khác nhau.
Sự khác nhau của các loại tri thức này bắt nguồn từ môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức, chúng tương tác hỗn độn và theo cách khác nhau, chúng kết hợp một cách đa dạng để sáng tạo nên những nguồn tri thức mới (Chu Keong Lee; Schubert Foo; Dion Goh, 2006). Và sau đây là những cách phân loại khác nhau của 6 tri thức. Tri thức tích cực và tri thức tiêu cực: Tri thức về sự thất bại chiếm một vai trò quan trọng về tri thức của sự thành công, hoặc theo cách nói khác tri thức về sự không hoạt động (hoặc không khả thi) cũng quan trọng không kém về tri thức về sự hoạt động hoặc khả thi (Teece, 1998). Hãng sản xuất Honda là một ví dụ họ nhận ra vai trò quan trọng trong việc bảo vệ những ý tưởng mới bằng cách đặt nó vào những tình huống bất khả thi trong những thời điểm nhất định và chính điều này giúp Honda kiểm soát được sự thất bại trong việc phát triển những ý tưởng đó và điều hiển nhiên là họ nhận ra được sự thành công trong việc thực hiện những ý tưởng này trong tương lai (Davenport;De Long;Beers, 1998).
Sự không sẵn lòng khi nói về dự án đã thất bại (tri thức tiêu cực) có thể dẫn tới một văn hóa không sẵn lòng chia sẻ (O'Dell;Grayson, 1998). Tri thức hiện và tri thức ẩn: Có hai loại tri thức là tri thức hiện và tri thức ẩn: tri thức hiện có thể được diễn tả bằng chữ viết, con số và được chia sẻ bằng những biểu mẫu chứa dữ liệu, công thức khoa học, tiêu chuẩn, hướng dẫn… Tri thức ẩn bao hàm những nội dung ẩn chứa trong sự hiểu biết, nhận thức và linh cảm. Tri thức ẩn thuộc về cá nhân và khó để hình thức hóa nó và khó chia sẻ với người khác. Nó bắt nguồn từ những hành động cá nhân và kinh nghiệm thực tiễn thu được cũng như những ý tưởng, giá trị hoặc cảm nhận mà họ có được.
Có hai yếu tố để tiếp cận tri thức ẩn: yếu tố kỹ thuật chứa đựng trong những kỹ năng cá nhân; sự hiểu biết bao gồm: niềm tin, ý nghĩ và giá trị (Nonanka;Takeuchi, 1995). Nickols (1999) giới thiệu tri thức tiềm tàng trong hình 1.1, tri thức tiềm tàng là những tri thức chưa được diễn đạt nhưng có thể được diễn đạt. Bằng sự phân tích các công việc hằng ngày, người quản lý tri thức có thể nhận diện loại tri thức có thể diễn đạt, có thể có được nguồn tri thức tiềm tàng từ những nhân viên thành thạo công việc trong tổ chức. 7 Bắt Đầu Không Không Diễn Đạt Được Có Thể Diễn Đạt Tri Thức Ẩn Có Có Tri Thức Tri Thức Hiện Tiềm Tàng Hình 1.1: Quy trình phân loại tri thức (Nickols, 1999) Abdulai (2004) sử dụng mô hình tảng băng trôi để giải thích rằng mặc dù phần tri thức hiện là rộng lớn nhưng nó chỉ là phần nổi của tảng băng, phần chìm của tảng băng thậm chí lớn hơn và nó là những tri thức ẩn theo hình 1.
Tri Thức Hiện (hữu hình và rõ ràng) Tri Thức Ẩn (vô hình và không rõ ràng) Hình 1.2: Mô hình tảng băng trôi của (Abdulai, 2004) Phân loại tri thức theo Zack: Đứng trên quan điểm chiến lược kinh doanh, Zack (1999) xác định tri thức cốt lõi như là cấp độ tối thiểu của yêu cầu về tri thức để “gia nhập cuộc chơi” vì tri thức cốt lõi được phổ biến rộng, dọc theo ngành công nghiệp và đây không phải là yếu tố để duy trì sự cạnh tranh trong dài hạn của tổ chức. Tri thức đặc thù cho phép tổ chức tạo ra sự khác biệt so với tổ chức khác và do đó tránh được sự cạnh tranh trực diện, tri thức đặc thù mang lại cho tổ chức lợi thế cạnh tranh để tồn tại. Tri thức sáng tạo là tri thức cho phép tổ chức trở thành người dẫn đầu và tạo ra sự khác biệt mang tính đặc thù so với các tổ chức khác, ngoài ra tri thức sáng tạo cho phép tổ chức thay đổi luật chơi (tái định vị hình thái kinh doanh). Zack cảnh báo rằng tri thức không phải đứng yên mà nó luôn chuyển động, tri thức sáng tạo theo thời gian sẽ trở thành tri thức cốt lõi vào một thời điểm nào đó trong tương lai.
Zack 8 hệ thống tổ chức thành tổ chức sáng tạo, dẫn đầu, tồn tại (duy trì), đi sau và nguy kịch tùy thuộc vào mối quan hệ của loại tri thức của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh như hình 1. Sáng Tạo Tri Thức Sáng Tạo Tổ Chức Dẫn Đầu Tồn Tại Tri Thức Nâng Cao Lạc Hậu Tri Thức Lõi Nguy Hiểm Tri Thức Tri Thức Tri Thức Lõi Nâng Cao Sáng Tạo Đối Thủ Hình 1.3: Tầng lớp tri thức trong tổ chức (Zack, 1999) Tóm lại việc phân loại tri thức có vai trò quan trọng trong hoạt động tri thức, nó giúp nhà quản lý hiểu được và phân loại được tri thức xung quanh những hoạt động của tổ chức để từ đó thấy được vai trò của tri thức và vận dụng cho phù hợp. Dựa theo sự phân loại trên ta có thể tóm gọn thành các cách phân loại như sau: theo phản ứng của tổ chức: tri thức về sự thành công và sự thất bại; theo nguồn tri thức: tri thức hiện (được mã hóa) và tri thức ẩn (chưa được mã hóa); theo vai trò của tri thức: tri thức cốt lõi, tri thức đặc thù (tri thức nâng cao), tri thức sáng tạo.2 Khái niệm quản trị tri thức Theo quản trị tri thức là sự hiểu biết về chiến lược của việc đặt đúng kiến thức vào đúng con người, đúng thời điểm để tạo ra sự chia sẻ giúp tạo ra những hành động dựa trên những thông tin có được và từ đó giúp cải thiện năng lực hành động của tổ chức (O'Dell;Grayson, 1998). Quản trị tri thức là việc thiết kế những nguồn lực hiện tại hướng tới một hệ thống quản lý thông tin tốt (dễ dàng chia sẻ, tiếp cận, sử dụng), hệ thống quản lý sự thay đổi của tổ chức, và sự sẵn sàng của hệ thống quản trị nguồn 9 nhân lực (Davenport;Prusak, 2000).
Quản trị tri thức là sự thảo luận và hợp tác có hệ thống của yếu tố con người, công nghệ, quy trình, cấu trúc tổ chức để tạo ra giá trị thông qua quá trình sử dụng và sáng tạo. Quá trình hợp tác này giúp sản sinh, chia sẻ, áp dụng tri thức cũng như quá trình tích lũy những bài học có giá trị và những kinh nghiệm thực tiễn vào bộ nhớ của tổ chức từ đó gia tăng sự học tập trong tổ chức (Dalkir, 2005). Quản trị tri thức là hoạt động tạo ra và sau đó là hoạt động quản lý môi trường nhằm giúp thúc đẩy tri thức được sản sinh, chia sẻ, học tập, tổ chức, sử dụng cho những lợi ích của tổ chức và khách hàng. Định nghĩa này giả định rằng tri thức không thể quản lý theo cách nhận thức truyền thống mà tổ chức có thể tối ưu hóa giá trị tri thức của tổ chức thông qua sự phối hợp của nhà lãnh đạo, giá trị, văn hóa, quy trình, và kỹ năng để hỗ trợ việc tiếp cận và sử dụng tri thức.
Quản lý tài sản tri thức trong tổ chức như là việc để nó chảy và phát triển trong lĩnh vực quản trị tri thức. Cách mà tài sản tri thức thay đổi và tiến triển qua thời gian phụ thuộc vào chiến lược tri thức trong việc sản sinh, tiếp cận và sử dụng (Young, 2003). Dựa theo những phân tích trên ta thấy được quản trị tri thức là quy trình của việc áp dụng một cách có hệ thống cách thức ghi nhận, cấu trúc, quản lý nhằm tạo điều kiện dễ dàng tiếp cận, sử dụng, sản sinh và phát triển tri thức trong tổ chức, thông qua đó góp phần gia tăng hiệu quả công việc, giải quyết vấn đề, tích lũy kinh nghiệm, bí quyết kinh doanh và giảm thiểu chi phí sai hỏng.3 Vai trò của hoa ̣t đô ̣ng quản tri tri ̣ thức Có 4 lý do chính mà chúng ta cần áp dụng hoạt động quản trị tri thức vào hoạt động kinh doanh sản xuất đó là: Toàn cầu hóa: hoạt động kinh doanh mở rộng trên phạm vi toàn cầu với nhiều địa điểm kinh doanh khác nhau, đặc trưng địa lý, ngôn ngữ văn hóa khác nhau.