đặt vấn đề tái cấu trúc hay tái lập doanh nghiệp, có thể được chia thành bốn nhóm chính: “Nhóm bề mặt” bao gồm những biểu hiện rất dễ thấy, như doanh số giảm, thị phần thu hẹp, thất thoát tài sản, hoạt động trì trệ, mất lợi thế cạnh tranh, mất kiểm soát nhiều mặt… “Nhóm cận mặt” bao gồm những biểu hiện liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh, như sự phối hợp kém giữa các bộ phận, chính sách kinh doanh không rõ ràng, chất lượng sản phẩm không ổn định, các hoạt động tiếp thị, bán hàng kém hiệu quả; khách hàng khiếu nại nhiều hoặc không thấy có khiếu nại gì, nhưng cứ lần lượt bỏ đi; công nợ nhiều, tồn kNho cao… “Nhóm lớp giữa” bao gồm những biểu hiện không liên quan trực tiếp, nhưng có ảnh hưởng gián tiếp đến kết quả kinh doanh như cán bộ, nhân viên (kể cả nhân viên văn phòng) làm việc không có mục tiêu rõ ràng; cấp quản lý bị cuốn vào giải quyết sự vụ, lặt vặt; quản lý cấp cao thụ động, nhân sự thay đổi liên tục hay “ổn định” theo kiểu chỉ toàn người cũ; cơ chế phân quyền kém, mọi việc đều do ông chủ quyết định… “Nhóm lớp sâu” bao gồm những “triệu chứng” rất khó phát hiện vì chỉ nằm ở tầng cao, không thấy dính dáng mấy đến hoạt động sản xuất, kinh 1 0 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Minh Đức QLKT48A doanh hàng ngày. Đó là sự thiếu vắng các cuộc họp cấp cao bàn về quản trị chiến lược; doanh nghiệp không có triết lý kinh doanh, không xây dựng và truyền đạt sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp; chủ doanh nghiệp không quan tâm đến mục tiêu dài hạn và định hướng phát triển lâu dài mà chỉ nhìn vào những mục tiêu ngắn hạn; các hoạt động của doanh nghiệp chủ yếu đi theo kiểu làm ăn “chụp giựt”, “đánh nhanh, rút gọn”; chỉ có chiến thuật, tác nghiệp mà không hề có chiến lược… - Thiết lập mô hình cấu trúc công ty mới; Sau mỗi năm, doanh nghiệp tiến hành khảo sát, đánh giá lại để tìm ra bức tranh thực về mình, để từ đó đề ra giải pháp phù hợp nhằm tạo ra “trạng thái” tốt hơn với mục tiêu tối đa hóa sự đóng góp của cán bộ nhân viên, tối đa hóa giá trị gia tăng cho khách hàng. Sau mỗi 2-5 năm (tùy thuộc từng doanh nghiệp và những biến đổi của môi trường kinh doanh), doanh nghiệp tiến hành thay đổi lớn - mang tính đột phá - xây dựng chiến lược phát triển mới với mục tiêu là nắm bắt cơ hội mới, phát triển nhanh hơn, bền vững hơn, tối đa hóa giá trị dài hạn của doanh nghiệp. Cùng với thời gian, với những thay đổi, doanh nghiệp từng bước lớn lên cả về lượng lẫn về chất.
Trong quá trình thay đổi, doanh nghiệp luôn chọn cách đi từ gốc đến ngọn. Mỗi lần đến thăm khách hàng, đối tác, nghiên cứu sự thành bại của các đơn vị khác, doanh nghiệp nhận ra rằng không có gì tệ hại cho sự phát triển bằng một chiến lược tồi với mô hình quản lý tốt. Theo từng thời điểm, ban lãnh đạo doanh nghiệp đã tiến hành xây dựng lại chiến lược, điều chỉnh mô hình quản lý, đầu tư cho đội ngũ nhân sự, tạo môi trường làm việc tốt để người lao động trở thành tài sản và đóng góp lớn hơn cho sự phát triển của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiêp ưu tiên cho việc xây dựng chiến lược.
Tất cả mọi hành động của doanh nghiệp, cụ thể là mô hình quản lý, đội ngũ nhân sự đều 1 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Minh Đức QLKT48A hướng đến việc hỗ trợ tốt nhất cho chiến lược đề ra. Khi xây dựng chiến lược, doanh nghiệp luôn xem trọng hai yếu tố nhanh và bền vững. Dừng lại có nghĩa là thụt lùi, kinh doanh chỉ có một con đường duy nhất là tiến về phía trước. Trên tinh thần đó, doanh nghiệp cố gắng để phát triển liên tục, mở rộng quy mô, tăng thu nhập cho người lao động.
- Sau khi tái cấu trúc chắc chắn rằng các phòng ban thay đổi có thể sát nhập, chia thành các nhóm nhỏ hoặc giải thể đồng thời các công việc cho từng cá nhân cũng thay đổi ít nhiều vì vậy cần xác định trách nhiệm quyền hạn của từng phòng ban để dễ kiểm tra, mô tả công việc mới cho từng cá nhân. Nếu Một bản mô tả không rõ ràng, rắc rối hoặc không chính xác có thể khiến bạn khó gắn kết giữa nhân viên với công việc mới vì nhân viên mới không thể biết chắc chắn công việc đòi hỏi những gì. - Xây dựng hệ thống quản lý tổng thế (nội quy, quy định, quy chế, thủ tục, biểu mẫu) hay còn gọi là nội quy lao động. Trong đó nêu ra cụ thể những vấn đề như: + Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi: Biểu thời giờ làm việc trong ngày, trong tuần, thời giờ nghỉ giải lao trong ca làm việc, số ca làm việc, ngày nghỉ hàng tuần; ngày nghỉ lễ, nghỉ hàng năm, nghỉ về việc riêng; số giờ làm thêm trong ngày, trong tuần, trong tháng, trong năm.
+ Trật tự trong doanh nghiệp: Phạm vi làm việc, đi lại; giao tiếp và những yêu cầu khác về giữ gìn trật tự chung,… + An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc,… + Bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, kinh doanh của đơn vị: Các loại tài sản, tài liệu, tư liệu, số liệu của đơn vị thuộc phạm vi trách nhiệm được giao,… + Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất,… Nội quy lao động cần được phổ biến đến từng người lao động và những điểm chính của nội quy lao động phải được niêm yết ở nơi làm việc, phòng 1 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Minh Đức QLKT48A nhân sự và những nơi cần thiết khác trong Doanh nghiệp. Nội quy lao động quan trọng còn bởi vì nó là cơ sở để quy kết trách nhiệm vật chất, xử lý kỷ luật người lao động. Nếu như một văn bản được ban hành không phải là nội quy lao động (được cấp ban hành có thẩm quyền của Doanh nghiệp ban hành, đăng ký với Cơ quan quản lý lao động, và công khai thông báo cho người lao động biết) thì không thể coi là căn cứ xử lý kỷ luật. Thực tiễn cho thấy nhiều doanh nghiệp ban hành rất nhiều loại quy chế quản lý khác nhau như quy chế tài chính, quy chế bảo mật thông tin, quy định về đồng phục, quy định về văn hóa doanh nghiệp hoặc quy định về giao tiếp khách hàng, quy trình nghiệp vụ kinh doanh….và sau này có nhiều người vi phạm và bị quy kết trách nhiệm, doanh nghiệp lấy căn cứ đó làm cơ sử xử lý kỷ luật lao động người lao động.
Việc này rất rủi ro cho Chính doanh nghiệp vì đã sơ xuất ngay từ đầu, không coi nó (tức là các quy định kia) là một phần của nội quy lao động hoặc trong nội quy lao động chưa dẫn chiếu đến các hành vi vi phạm quy trình, quy chế, nghiệp vụ riêng lẻ thì có thể bị xử lý kỷ luật lao động. Nội quy lao động được điều chỉnh các mối quan hệ hàng ngày giữa người lao động và chủ sử dụng lao động, như giờ giấc, nghỉ ngơi, trình tự thủ tục xin nghỉ phép,. Nhà quản lý doanh nghiệp nên quan tâm thích đáng tới nội quy lao động vì đó là một trong những công cụ hữu ích để quản lý, điều hành công việc một cách có trật tự, quy củ. - Tập huấn triển khai, vận hành và duy trì vận hành hệ thống quản lý mới.
Như áp dụng hệ thống quản lý điện tử. Bắt đầu từ việc giới thiệu về hệ thống và hướng dẫn sử dụng như cách nhập văn bản, quản lý văn bản; sử dụng chức năng lập “Lịch công tác”; chức năng tìm kiếm; Cách khởi tạo công việc, theo dõi, giám sát và tra cứu công việc, chức năng hệ thống cho quản trị;….đưa ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều 1 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Minh Đức QLKT48A hành để phát huy tối đa khả năng tương tác giữa các thành viên trong đơn vị, đồng thời tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, nhanh chóng với độ tin cậy cao và tiết kiệm nhiều chi phí. Tái cấu trúc chuyên sâu. Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc.Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi bao gồm công việc của tái cấu trúc doanh nghiệp cơ bản, cộng thêm: - Tái thiết lập chính sách quản trị hành chính, nhân sự chuyên sâu.
Nhân sự sau khi được bố trí tổ chức vào các phòng ban mới, lúc này phòng hành chính mới đưa ra các nội quy hoạt động trong công ty. + Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Hành chính. Cụ thể các công việc như: Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Nghiên cứu và nắm vững qui định pháp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật. - Phục vụ hành chánh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh. - Xây dựng, gìn giữ và phát triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh. - Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của Công ty.
- Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ và phổ biến các thông tin kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo BGĐ để có quyết định kịp thời. - Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt. 1 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Minh Đức QLKT48A - Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty. - Thực hiện các công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty.
- Phối hợp với các phòng, ban, đơn vị trong công ty bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty. - Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến. - Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu. - Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan.