Chương 1. PHẦN TÍCH HIỆN TRẠNG VẺ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA DOANH NGHIEP 1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động Sweet & Saul Bakery là một doanh nghiệp chuyên bán các loại bánh ăn vặt và bánh kem. Đối với bánh ăn vặt thì sẽ có nhiều loại khác nhau từ bánh ngọt cho tới bánh mặn, g1á bánh phụ thuộc theo từng loại bánh và dao động tr 2 ngan VND — 100 ngàn VNĐ. Đối với bánh kem sẽ có 3 size: Nhỏ (chiều cao 6cm — đường kính 16cm), Vừa (chiều cao 10em - đường kính 20cm), Lớn (chiều cao 14cm — đường kính 24cm), 214 banh sé phy thuộc vào size của bánh và tùy theo yêu của thêm kem hoặc chocolate của khách (nếu có) đao động từ 200 ngản VNĐ - 400 ngan VNĐ.
Ngoài ra cửa hàng còn kinh doanh thêm các loại phụ kiện như nến sinh nhật, chai xịt tuyết, bong bóng bay, đèn trang trí, hộp quả và bột làm bánh. % Bồ trí khu vực kinh doanh Do đây là cửa hàng buôn bán bánh nên đề thuận tiện cho việc buôn bán và chế biến bánh thì khu vực kho và khu vực bán hàng sẽ được đặt chung trong một tòa nhà. - Khu vực kho: Nằm tại lau 1 + Nơi này sẽ dùng để nhập và bảo quản nguyên vật liệu đề chế biến bánh và các phụ kiện để bán cho khách hàng. + Trong kho sẽ được bồ trí tủ lạnh, kệ và tủ inox dùng để đựng các loại bột làm bánh, phụ gia, hạt khô, trái cây say và các món đồ phụ kiện.
- Khu vực bán hàng: Nằm tại tầng trệt và phía trước cửa hàng. + Phía trước cửa hàng sẽ là nơi s1ữ xe của khách hàng có mái che. + Khi bước vào bên trong cửa hàng sẽ có l quây thanh toán, tiếp theo phía trong sẽ là những tủ kính được dùng để trưng bày các loại bánh của cửa hàng, trong các tủ kính sẽ có hệ thống luôn giữ nóng cho bánh để có thể mang những cái bánh luôn nóng, giòn, thơm ngon đến tay khách hàng.Ngoài ra khi đi qua nơi trưng bảy bánh, phía trong cửa hàng sẽ bồ trí những bộ bàn ghế để khách hàng có thê trực tiếp thưởng thức những cái bánh ngay tại cửa hàng. $% Cơ cấu tổ chức: - Bộ phận kinh doanh: Quản lý hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng, tư vấn cho khách hàng, xây đựng chiến lược kinh doanh và quảng cáo, marketinh các loại bánh và phụ kiện.
Chương Ï - Bộ phận bán hàng: Hỗ trợ và tư vấn khách hàng trong việc lựa chọn mua bánh và phụ kiện, giải đáp các thắc mắc của khách hàng và giúp đỡ trong việc xử lý các vấn đề sau khi bán hàng. -Bộ phận giao hàng: Khách hàng đặt hàng thành công, bộ phận bán hàng chuẩn bị và đóng gói bánh và phụ kiện một cách can than, van chuyén đến địa chỉ của khách hàng. - Bộ phận kho: Chịu trách nhiệm nhập/xuất tồn kho các loại nguyên vật liệu làm bánh và phụ kiện. Chuẩn bị bánh và phụ kiện mà khách đã đặt.
- Giám đốc: Đưa ra quyết định chiến lược và điều hành hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp đạt hiệu quả tốt nhất. “ Nha cung cap: - Nguyên liệu và dụng cụ làm bánh: Công ty cung cấp nguyên liệu làm bánh An Phu, Céng ty TNHH Bakers’ Mart Nhat Huong - Phu kién va san pham khác: Cửa hàng bán nguyên phụ liều làm bánh Beemart.2 Quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp 1. Nhập nguyên vật / 3. Kinh doanh buôn 4.
Theo dỗi công nợ 5. Đưa ta kế hoạch liệu làm bánh và phụ >| 2 Sản xuất bánh >| ban cac loai bánh và ———>}| và lập các báo cáo >inhap va san xuat san kiện các phụ kiện chỉ tiết phẩm Hình 1:Sơ đồ quy trình kinh doanh tông quát của doanh nghiệp » - Mô tả quy trình kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp Mua Hàng (Nhập Kho): Khi có nhu cầu cần mua thêm hàng để nhập kho, lúc này sẽ chọn các nguyên vật liệu và phụ kiện cần nhập. Sau đó tìm và liên hệ với các nhà cung cấp tương ứng. Chờ nhà cung cấp báo giá và thương lượng về giá cả nếu cần thiết.
Sau khi đã thóa nhu cầu của hai bên thì nhà cung cấp sẽ xác nhận đơn hàng và chuẩn bị hàng giao đến cho doanh nghiệp. Cuối cùng là thanh toán dựa trên tông số lượng những nguyên vật liệu vả phụ kiện đã yêu cau. Chương Ï Sản xuất bánh: Thực hiện sản xuất bánh khi có yêu cầu hoặc theo kế hoạch đã đề ra. Khi này, bộ phận kho sẽ đảm nhận việc chuyên các nguyên vật liệu đến với bộ phận làm bánh để họ có thê tiễn hành thực hiện chế biến nguyên liệu và sản xuất bánh.
Kinh doanh buôn bánh: Các loại bánh sau khi được sản xuất và chuyền đến bộ phan ban hang thì sẽ được trưng bày và buôn bản Theo dõi công nợ và lập báo cáo: Bao gồm các việc như quản lý các khoản thu và chỉ của doanh nghiệp trong việc nhập nguyên vật liệu hoặc là số tiền kiếm được trong quá trình kinh doanh buôn bán. Từ đó lập nên những báo cáo chi tiết dé theo đõi hiệu suất kinh doanh, quản lý tài chính. Đưa ra kế hoạch nhập vả sản xuất: Dựa vào mô tả từ các báo cáo, doanh nghiệp sẽ rút ra được các hướng phát triển từ đó chủ động trong việc đưa ra kế hoạch nhập và sản xuât như thê nào đề có thê có lời cho doanh nghiệp.3 Mô tả chỉ tiết các quy trình con của doanh nghiệp s* Quy trình nhập hàng/ nguyên vật liệu - _ Mô tá chung quy trình nhập hàng/ nguyên vật liệu 1. Lập phiếu nhập hàng: Khi đã xác nhận đặt hàng với số lượng cụ thể cho nhà cung cấp, nhân viên kế toán sẽ lập ra phiếu đặt hàng cho cả hai bên tránh xảy ra vấn dé khi giao va kiém tra hang.
Xác nhận phiếu nhập hàng: Nhà cung cấp sau khi nhận được phiếu nhập hàng từ doanh nghiệp sẽ xem và xác nhận nếu thực hiện được các yêu cầu từ doanh nghiệp. Chuẩn bị đơn hàng: Nhà cung cấp thực hiện chuẩn bị và đóng gói các nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã phiêu cầu trong phiếu nhập hàng 4. Giao hàng cho doanh nghiệp: Nhà cung cấp sẽ giao các nguyên vật liệu bên doanh nghiệp đưa ra đến trực tiếp kho của doanh nghiệp. Nhận hàng: Thủ kho sẽ đảm nhận và quản lý việc nhận hàng sau khi nhà cung cấp giao hàng đến.
Kiếm tra hàng hóa: Khi nhận hàng, thủ kho sẽ kiểm tra chất lượng đóng gói, chất lượng hàng hóa trước khi kí giấy xác nhận đã nhận hàng. Đưa vào kho: Sau khi kiểm tra đơn hàng được giao tới từ nhà cung cấp nêu đơn hàng đây đủ và đạt yêu cầu, nhân viên kho sẽ đưa những hàng hóa vào kho của doanh nghiệp. Thanh toán: Sau khi hoàn tất cả các thủ tục nhận hàng, kiểm tra và chuyên hàng vào trong kho. Nhân viên kế toán thực hiện việc thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp.
Lập phiếu nhập hảng > óc er mee Chuan bi don hang > Giao hang —>| Nhận hàng Thanh toán ‹ Nhậpvàokho |&C—| Kiểm tra hàng Hình 2 Sơ đồ nức khái niệm của quy trình nhập hàng/ nguyên vật liệu Kế toán Nhà cung cấp Thủ kho Lập phiếu nhập hàng Xác nhận phiếu nhập hàng Chuan bi don hang Giao hang cho doanh nghiép : Nhận hàng Kiếm tra hàng hóa Thanh toán Nhập hàng vào kho Chương Ï Hình 3:Sơ đồ mức tô chức về quy trình nhập hàng/ nguyên vật liệu (Activity Diagram) Nhân viên kế t0an Gửi cho nha cung cấp lậu phiếu mua hàng Xác nhân cIIn cap Đang lập phiéu Đang chờ xác nhận mua hang Chuẩn hị nguyen vat liéu Va giao hang Chất lượng và số — lượng đàm bản Đã nhận hàng [ei nhap vao kho Đang được kiểm tra Kiém tra hoa đơn và thanh toan | ‘ Hình 4:Sơ đồ trạng thái Statechart Diagram ctia quy trinh nhap hang/ nguyén vat liéu s* Quy trình bán bánh và phụ kiện đi kèm: - — Mô tả quy trình bán bánh và phụ kiện di kèm: I. Yêu cầu mua bánh và phụ kiện đã chọn: Khách hàng yêu cầu mua hàng với nhân viên bán hàng sau khi đã chọn ra được các loại bánh và phụ kiện muốn mua. Tiếp nhận yêu cầu: Nhân viên bán hàng tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và xác minh lại, đồng thời hỏi khách hảng có còn cần gì thêm nữa không! 3. Chuẩn bị đơn hảng: Sau khi đã xác nhận được những món hàng ma khách hàng muốn mua, nhân viên bán hàng thực hiện chuân bị hàng hóa và đóng g61 cho khách hàng.
Chương Ï Báo giá: Trong lúc chuẩn bị nhân viên bán hàng sẽ tính tổng tiên từ các sản phâm mà khách hàng đã yêu cầu mua. Sau đó sẽ báo giá cho khách hàng biết Giao hàng cho khách: Sau khi đã chuẩn bị xong đơn hảng thì giao cho khách Nhận hàng: Khách hàng nhận đơn hàng đã chuẩn bị xong từ nhân viên bán hàng. Thanh toán: Sau khi nhận được hàng thì thực hiện thanh toán với nhân viên thu ngân. Nhận tiền: Nhân viên thu ngân nhận tiền thanh toán từ khach hang, kiểm tra và hoản tiền cho khách nếu có.
Xuất hóa đơn: Sau khi đã nhận được tiền đầy đủ từ khách hàng, nhân viên thu ngân thực hiện xuất hóa đơn cho họ. Nhận hóa đơn: Khách hàng nhận hóa đơn của mình từ nhân viên thu ngân fay ca 3 hva i 2 ^ a z $ ` liều cầu mua bán ” >| Tiep nhan yêu câu Chuan bi don hang > Bao gia Giao hang cho khach phụ kiện đã chọn Ỷ Nhận hóa đơn Xuathoadon \¢—j Nhantien k Thanhtogn |€C——1 Nhậnhảng Hình 5: Sơ đồ mức khái niệm của quy trình bản bánh và phụ kiện đi kèm Chương Ï Khách hang Nhãn viên ban hang Nhãn viên thu ngan Yêu câu mua banh va phụ kiện đã chọn Tiếp nhận yêu cầu huấn bị đơn hàng mà TH yêu cầu: Nhận đơn hàng < Giao đơn hàng cho khách | Thanh toán Ì — | Nhận tiền Nhân hóa đơn |— Í Xuất hóa đơn Hì nh 6: Sơ đồ mức tô chức (Activity Diagram) của quy trình bán bánh và phụ kiện đi kèm Tiếp tục lựa chon Khách hàng chon sản phẩm muốn mua = Khách hàng xác nhận mua @ > | Đang mua sắm Đang được chuẩn bị đơn hàng Giao cho khách hàng Bỏ chon Đã nhận đơn hàng Kiếm tra đơn hàng và thanh toán @ Đang thanh toán | Hình 7:Sơ đồ trạng thái Statechart Diagram của quy trình bán bánh và phụ kiện đi kèm Chương 2 Chương 2.1 Tông quan về ERP 2.