Chương 1 VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG 1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND cấp phường 1. Vị trí của UBND cấp phường (gọi chung là phường) Theo Luật Tổ chức HĐND và UBND các cấp được Quốc hội thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003, UBND phường thực hiện chức năng quản lí hành chính Nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng… trong địa bàn phường; thực hiện triển khai chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; tổ chức vận động, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định của Nhà nước, của địa phương đối với cơ quan, tổ chức và nhân dân trong địa bàn phường; vận động nhân dân thực hiện nếp sống văn minh đô thị , giữ gìn vệ sinh – cảnh quan đô thị… [12; 12] Hoạt động của UBND phường được quy định trong Hiến pháp năm 1992 và sửa đổi bổ sung theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Quốc Hội khóa X, kì họp thứ X và Luật Tổ chức HĐND và UBND các cấp năm 2003. Theo các quy định trên, UBND cấp phường là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân; chịu trách nhiệm thi hành các Nghị quyết của HÐND và báo cáo công việc trước HÐND cùng cấp và UBND cấp trên.
UBND chịu sự giám sát của HÐND và đôn đốc của thường trực HÐND. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp phường Theo Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp năm 2003, UBND phường có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: - UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp 1992, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND năm 2003, các văn bản của cơ quan Nhà nước 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn; - Chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và UBND cấp trên trực tiếp; - UBND có nhiệm vụ quản lý Nhà nước đối với các lĩnh vực khác nhau của địa phương, thực hiện việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp tại các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội; bảo đảm an ninh, an toàn trật tự xã hội; thực hiện nhiệm vụ xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương; phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, của công dân; chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả, các tệ nạn xã hội; quản lý tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội, tổ chức thi hành án ở các địa phương; tổ chức chỉ đạo việc thu ngân sách địa phương; phối hợp với các thường trực Hội đồng nhân dân chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Hội đồng nhân dân; xây dựng các đề án trình Hội đồng nhân dân xét duyệt và quyết định. - Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề: Chương trình làm việc của UBND; Kế hoạch phát triển Kinh tế xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ ở địa phương; Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách ở địa phương trình HÐND quyết định; các biện pháp thực hiện Nghị quyết của HÐND về kinh tế xã hội, thông qua báo cáo của UBND trước khi trình HÐND; đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND và địa giới hành chính ở địa phương (theo Ðiều 124 – Luật Tổ chức HÐND và UBND năm 2003); - UBND họp thường kỳ ít nhất mỗi tháng một lần. Các quyết định của UBND phải được quá 50% tổng số thành viên UBND biểu quyết tán thành; - UBND cấp phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Ủy viên UBND; Có sự phân công rõ ràng, cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của mỗi thành viên UBND trong chỉ đạo, điều hành lĩnh vực công tác được phân công.
Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. UBND phường có từ 3 đến 5 người. Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công trong việc chỉ đạo, điều hành, kiểm tra và kết quả thực hiện các nhiệm vụ được Chủ tịch UBND cấp phường phân công trước HÐND và cùng các thành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể về kết quả hoạt động của UBND phường đó trước Ðảng ủy cấp phường, HÐND, UBND quận và quận ủy; - Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Ðảng ủy, sự giám sát của HÐND cấp phường, tuân thủ pháp luật và đảm bảo lợi ích của nhân dân; phối hợp chặt chẽ giữa UBND phường với Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể, tổ chức xã hội của phường trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ; - Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn theo quy định và chương trình, kế hoạch công tác của UBND phường; - Cán bộ, công chức của UBND phường phải sâu sát với cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của UBND cấp phường trong quận ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống của nhân dân sở tại. * Mối quan hệ trong công tác của UBND phường: Với UBND quận, UBND và Chủ tịch UBND phường chịu sự chỉ đạo của UBND quận, thực hiện chế độ báo cáo công tác với UBND quận; chịu sự chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn Quận trong thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn; phối hợp với các cơ quan chuyên môn của quận bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ công chức làm việc tại UBND phường.
10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Với Ðảng ủy, HÐND Phường, UBND chịu sự lãnh đạo và thực hiện chế độ báo cáo công tác với Ðảng ủy, HÐND phường, thực hiện Nghị quyết của HÐND, đề xuất với Ðảng ủy, HÐND phường về phương hướng nhiệm vụ trong phát triển kinh tế xã hội ở địa phương. Với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể của phường, UBND phường có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Mặt trận tổ quốc và các tổ chức đoàn thể của Phường thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp Phường UBND cấp phường trong địa bàn quận Tây Hồ được phân bố cơ cấu tổ chức theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, Nghị định số 121/2003/NÐ-CP ngày 21 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn; Nghị định số 107/2004/NÐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định số lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp. Ngày 13 tháng 4 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 77/2006/QÐ-TTg về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Căn cứ vào Quy chế này, UBND các phường dựa trên tình hình thực tế và nhu cầu của địa bàn để ban hành quyết định phân công công tác của các thành viên UBND phường theo cơ cấu cụ thể như sau: - 01 Chủ tịch UBND phường: Phụ trách chung; - 02 Phó chủ tịch: Giúp chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – Xã hội và khối Kinh tế - Xây dựng đô thị cùng một số việc khác được phân công; - 02 Ủy viên UBND; + 01 Ủy viên phụ trách An ninh trật tự: Trưởng công an phường; + 01 Ủy viên phụ trách Quân sự địa phương. Các cán bộ chuyên môn: + Cán bộ Văn phòng – Thống kê; + Cán bộ Tư pháp – Hộ tịch; 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Cán bộ Địa chính; + Cán bộ Kế toán – Tài chính; + Cán bộ Văn hóa – Xã hội; + Cán bộ phụ trách bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”; + Cán bộ Thanh tra xây dựng. Nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường Công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của phường. Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ tại các phường đã được quan tâm chú trọng và cải thiện nhiều.
Điều đó thể hiện ở việc có nhiều văn bản quy định của Nhà nước liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ đã được ban hành đặc biệt là Thông tư số 14/2011/TT- BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn. Đây là một văn bản quan trọng, có ý nghĩa to lớn trong việc đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ phường. Tuy nhiên, để thực hiện được các mục tiêu phát triển của phường, công tác văn thư, lưu trữ phường cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: 1.1 Trong công tác văn thư - Soạn thảo và ban hành văn bản: Đây là một nội dung quan trọng trong công tác văn thư của UBND phường. Hàng ngày, UBND phường có rất nhiều công việc cần giải quyết, do vậy công tác soạn thảo và ban hành cần phải được chuẩn hóa và đảm bảo chất lượng của văn bản.
Công tác soạn thảo văn bản cần được mẫu hóa và tuân theo một quy trình soạn thảo nhất định hoặc của Nhà nước hoặc do phường xây dựng. Văn bản soạn thảo ra phải đảm bảo về mặt thẩm quyền ban hành văn và đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức văn bản. Bởi văn bản vừa là phương tiện truyền đạt thông tin vừa là phương tiện để các cơ quan, tổ chức tiến hành giao dịch với nhau.