Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Tam Đảo

Luận văn phân tích thực trạng, đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán tại doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động.

• Tác giả: Đặng Thị Minh Nhâm
• Người hướng dẫn: Nguyễn Thế Khải
• Trường học: Trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Tam Đảo
• Loại tài liệu: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán là quá trình xây dựng và triển khai hệ thống kế toán hoàn chỉnh trong một doanh nghiệp. Đây là nền tảng quan trọng để chuẩn hoá công tác kế toán và đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính. Trong bối cảnh kinh tế thị trường, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, cung cấp thông tin kế toán đầy đủ và kịp thời cho các bên liên quan. Kế toán doanh nghiệp đóng vai trò là công cụ quản lý kinh tế, hỗ trợ ra quyết định và giám sát hoạt động tài chính của tổ chức. Ý nghĩa của việc hoàn thiện tổ chức này không chỉ nằm ở việc tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1.1. Định nghĩa tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc thiết lập bộ máy kế toán, xây dựng quy trình kế toán và chứng từ kế toán, cũng như định rõ trách nhiệm của từng bộ phận. Nó là tập hợp các hoạt động nhằm thu nhận, xử lý và trình bầy thông tin tài chính một cách có hệ thống. Theo Luật kế toán Việt Nam, chuẩn hoá công tác kế toán là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.

1.2. Ý nghĩa và vai trò quan trọng

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng báo cáo tài chính, cải thiện quản lý chi phí sản xuất và kiểm soát nội bộ. Thông tin kế toán chính xác là cơ sở để lập kế hoạch tài chính, đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra quyết định kinh tế phù hợp. Trong hội nhập kinh tế, doanh nghiệp cần tuân thủ các chuẩn mực quốc tế, do đó hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trở thành yếu tố cạnh tranh quan trọng.

II. Những thách thức hiện tại trong tổ chức công tác kế toán

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là công ty xây lắp, vẫn gặp khó khăn trong hoàn thiện tổ chức công tác kế toán do các nguyên nhân đa dạng. Hạn chế về bộ máy kế toán, thiếu nhân lực có chuyên môn, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chưa đáp ứng, hay quy trình kế toán chưa được chuẩn hoá là những vấn đề phổ biến. Đặc biệt, tính chất phức tạp của hoạt động kinh doanh xây lắp với chi phí sản xuất đa dạng, quy trình thanh toán kéo dài yêu cầu tổ chức công tác kế toán phù hợp. Sự thay đổi chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn hoá công tác kế toán theo các quy định mới.

2.1. Hạn chế về bộ máy kế toán

Nhiều doanh nghiệp có bộ máy kế toán không phù hợp với quy mô hoạt động, thiếu phân tách trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng. Tổ chức bộ máy kế toán chưa theo các mô hình tập trung, phân tán hay hỗn hợp phù hợp. Nhân sự kế toán doanh nghiệp chưa được đào tạo về chế độ kế toán mới, dẫn đến tổ chức công tác kế toán còn bất cập, không đảm bảo kiểm soát nội bộ hiệu quả, ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo tài chính.

2.2. Vấn đề về công nghệ thông tin

Kế toán doanh nghiệp hiện nay cần tích hợp công nghệ để chuẩn hoá công tác kế toán và tăng tốc độ xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán thủ công hoặc công nghệ lạc hậu. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán đòi hỏi nâng cấp hệ thống quản lý kế toán, tích hợp phần mềm kế toán hiện đại, nhưng chi phí đầu tư ban đầu khá cao, gây khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ.

III. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán đòi hỏi các biện pháp toàn diện trên nhiều lĩnh vực. Thứ nhất, cần hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán bằng cách rõ ràng hoá các chức năng, trách nhiệm và tuyển dụng nhân sự đủ năng lực. Thứ hai, phải chuẩn hoá công tác kế toán thông qua xây dựng quy trình kế toán chi tiết, biểu mẫu chứng từ phù hợp với đặc thù ngành. Thứ ba, nâng cấp công nghệ thông tin, ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại để ghi sổ kế toán chính xác và nhanh chóng. Cuối cùng, kiểm toán nội bộ cần được thiết lập độc lập để giám sát chi phí sản xuất, tài sản cố định, hàng tồn kho và các hoạt động kế toán doanh nghiệp khác, đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy.

3.1. Hoàn thiện bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán cần được xây dựng phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tính chất hoạt động. Đối với công ty xây lắp, nên tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung hoặc hỗn hợp, với các phòng ban chuyên môn riêng biệt. Tuyển dụng cán bộ kế toán có chứng chỉ, chuẩn hoá công tác kế toán thông qua đào tạo nhân lực, xây dựng tiêu chuẩn kế toán doanh nghiệp rõ ràng, định rõ trách nhiệm từng vị trí, nâng cao kiểm soát nội bộ hiệu quả.

3.2. Chuẩn hoá quy trình và công nghệ

Chuẩn hoá công tác kế toán bao gồm xây dựng quy trình ghi sổ kế toán chi tiết, từ thu nhận chứng từ đến báo cáo tài chính. Áp dụng công nghệ thông tin, chuyển từ ghi sổ kế toán thủ công sang hệ thống quản lý kế toán tự động. Xây dựng biểu mẫu chứng từ chuẩn, quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, thiết lập kiểm soát nội bộ tại mỗi bước. Định kỳ cập nhật chế độ kế toán doanh nghiệp theo quy định pháp luật mới.

IV. Điều kiện và đề xuất thực hiện giải pháp

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán không chỉ là trách nhiệm của doanh nghiệp mà còn cần sự hỗ trợ từ nhà nước. Nhà nước cần tiếp tục chuẩn hoá các quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp, cung cấp hướng dẫn chi tiết về tổ chức công tác kế toán, đặc biệt cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp. Từ phía doanh nghiệp, cần có kế hoạch hoàn thiện tổ chức công tác kế toán rõ ràng, phân bổ ngân sách đầu tư nâng cấp hệ thống kế toán, tổ chức đào tạo nhân lực định kỳ. Cần xây dựng văn hóa kế toán trong tổ chức, nâng cao ý thức về tầm quan trọng của báo cáo tài chính chính xác trong hoạt động kinh tế thị trường. Sự hợp tác giữa cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán độc lập và doanh nghiệp sẽ giúp thực thi hiệu quả các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán.

4.1. Điều kiện từ phía nhà nước

Nhà nước cần ban hành hướng dẫn chi tiết về chuẩn hoá công tác kế toán cho từng ngành, đặc biệt là công ty xây lắp. Tạo điều kiện pháp lý thuận lợi để doanh nghiệp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, cung cấp đào tạo về chế độ kế toán mới. Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ trong việc nâng cấp công nghệ kế toán. Kiểm tra, giám sát tuân thủ chuẩn hoá công tác kế toán để tạo môi trường cạnh tranh công bằng.

4.2. Điều kiện từ phía doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hoàn thiện bộ máy kế toán, phân bổ đủ nguồn lực tài chính. Tuyển dụng và đào tạo nhân lực kế toán có chuyên môn cao. Đầu tư nâng cấp hệ thống quản lý kế toán, ứng dụng công nghệ số. Thiết lập kiểm toán nội bộ độc lập để giám sát tổ chức công tác kế toán. Tạo văn hóa kế toán minh bạch, tuân thủ pháp luật, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán 1.1 Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán 1.1 Khái niệm Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp tài liệu, thông tin kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán.2 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kế toán: + Thu thập, hệ thống hoá thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ nhằm làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát, phát huy được vai trò, nhiệm vụ của kế toán đối với công tác quản lý doanh nghiệp. + Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp. + Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kế toán giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm được chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nước, các chủ thể trong nền kinh tế thị trường.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên tắc sau: 4 + Đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. + Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp.

+ Phù hợp với trình độ, năng lực của đội ngũ kế toán viên của doanh nghiệp. + Phù hợp với khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán của doanh nghiệp. + Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.2 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp xây lắp ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán 1.1 Đặc điểm về hoạt động Hoạt động xây lắp được tiến hành theo hợp đồng giữa đơn vị chủ đầu tư và đơn vị nhần thầu, tổ chức thi công xây lắp là việc doanh nghiệp tự xây dựng, lắp đặt thiết bị cho các công trình của mình hoặc nhận thầu các công trình từ các chủ đầu tư, các tổng thầu, phục vụ mục đích kinh doanh và đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tùy theo năng lực, doanh nghiệp có thể đảm nhận toàn bộ hay một phần, một số hạng mục xây dựng.

Mỗi công trình, hạng mục công trình xây dựng thường có những đặc điểm, độ phức tạp khác nhau khi tổ chức thi công, vì vậy việc lựa chọn phương thức tổ chức thi công (thủ công, máy móc.) sẽ có ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán.2 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp - Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc. có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc. Do sản phẩm có tính chất đơn chiếc, và mỗi sản phẩm có qui trình tổ chức sản xuất, phát sinh chi phí …khác nhau, biện pháp thi công cũng hoàn toàn khác nhau, ngay cả khi công trình thi công theo các thiết kế mẫu nhưng đựơc xây 5 dựng ở những địa diểm khác nhau với các điều kiện thi công khác nhau thì chi phí sản xuất cũng khác nhau. Từ đặc điểm này đã dẫn tới, việc tập hợp các chi phí sản xuất, tính giá thành và xác định kết quả thi công xây lắpcũng phải được tính cho từng sản phẩm riêng biệt.

- Sản phẩm xây lắp được trao đổi theo giá trị dự toán: Giá dự toán công trình được tính toán và xác định theo công trình xây dựng cụ thể, trên cơ sở khối lượng các công việc, thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình, hạng mục công trình và hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng công trình.3 Đặc điểm về phương thức thanh toán Trong doanh nghiệp xây lắp có 2 phương thức thanh toán chủ yếu: - Phương thức thanh toán theo khối lượng công trình, hạng mục công trình bàn giao - Thanh toán theo tiến độ thực hiện của hợp đồng xây dựng, đối với hình thức này doanh nghiệp cần phải xác định điểm dừng kỹ thuật để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. Từ phương thức thanh toán sẽ ảnh hưởng đến kế toán đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.3 Tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán 1.1 Tổ chức công tác kế toán 1.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán - Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán: + Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ. + Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.

Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định trên một chứng từ. 6 + Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, không được viết tắt, tẩy xoá, sửa chữa; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; khi viết phải dùng bút mực; số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và không được sử dụng ghi sổ kế toán. Trường hợp viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. + Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.

Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. + Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp.

+ Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo quy định + Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực, không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn, chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký - Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, do đó trước khi ghi sổ chứng từ kế toán cần được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. 7 Kiểm tra chứng từ kế toán, chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng của doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau trong phòng kế toán, do đó kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ để đảm bảo cho việc việc ghi chép, hạch toán được kịp thời. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

8 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: + Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; + Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; + Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; + Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.