Tổng quan nghiên cứu

Hiện nay, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử của Việt Nam. Tài liệu lưu trữ tại đây rất đa dạng về hình thức và nội dung, bao gồm các bản gốc, bản chính được ghi trên nhiều vật mang tin như giấy dó, giấy công nghiệp, gỗ, phim, ảnh, băng, đĩa, với các ngôn ngữ chữ Hán-Nôm, Pháp, Anh, Việt. Đây là nguồn sử liệu quý giá, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ đang đối mặt với nhiều nguy cơ xuống cấp nghiêm trọng do lão hóa tự thân vật mang tin, tác động của môi trường khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, thiên tai, sinh vật phá hoại, cũng như các rủi ro do con người như hỏa hoạn, chiến tranh, khủng bố. Việc tiếp cận và sử dụng bản gốc thường xuyên càng làm tăng nguy cơ hư hỏng tài liệu. Do đó, bảo hiểm tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu giấy, trở thành nhiệm vụ cấp thiết nhằm bảo vệ an toàn và duy trì giá trị thông tin của tài liệu.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào ba nội dung chính: (1) khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; (2) đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ; (3) đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy phù hợp với điều kiện thực tế tại các Trung tâm. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong tài liệu lưu trữ giấy tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, với dữ liệu thu thập từ năm 1996 đến 2003. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng cơ sở lý luận, chính sách và thực tiễn bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Việt Nam, góp phần bảo tồn di sản văn hóa và lịch sử quốc gia.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình lưu trữ học hiện đại, trong đó có:

  • Lý thuyết bảo quản tài liệu lưu trữ: nhấn mạnh tính độc bản của tài liệu lưu trữ và yêu cầu bảo vệ lâu dài thông tin chứa trong tài liệu, đặc biệt với tài liệu quý hiếm.
  • Khái niệm bảo hiểm tài liệu lưu trữ: được pháp quy hóa trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, định nghĩa bảo hiểm tài liệu là việc tạo lập bản sao bảo hiểm và bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt nhằm phòng ngừa rủi ro mất mát, hư hỏng.
  • Mô hình phông bảo hiểm tài liệu: tập hợp các bản sao bảo hiểm của tài liệu có giá trị đặc biệt, được bảo quản riêng biệt và đồng thời có phông sử dụng để phục vụ khai thác.
  • Khái niệm vật mang tin và ảnh hưởng của môi trường: phân tích tác động của chất liệu giấy công nghiệp, mực viết, nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng và thiên tai đến tuổi thọ tài liệu.
  • Mô hình công nghệ bảo hiểm tài liệu: ứng dụng công nghệ micrôphim, số hóa và kết hợp micrôphim-số hóa trong việc tạo lập bản sao bảo hiểm.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng các phương pháp khoa học sau:

  • Khảo sát, điều tra thực trạng: thu thập dữ liệu về số lượng, thành phần, tình trạng vật lý tài liệu tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, cũng như thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu.
  • Phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin: dựa trên nguyên tắc chính trị, lịch sử và toàn diện để đánh giá thực trạng và rút ra bài học kinh nghiệm.
  • Trao đổi kinh nghiệm chuyên gia trong và ngoài nước: tiếp nhận kiến thức từ các chuyên gia lưu trữ tại Đức, Nga, Singapore và trong nước nhằm hoàn thiện đề xuất.
  • Thử nghiệm và quan sát ứng dụng công nghệ: đánh giá hiệu quả công nghệ micrôphim và số hóa tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các cơ sở lưu trữ nước ngoài.
  • Nguồn dữ liệu: bao gồm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, văn bản pháp luật, báo cáo khảo sát, tài liệu tham khảo trong và ngoài nước, kết quả chuyến khảo sát tại Đức và Nga.
  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: tập trung vào toàn bộ tài liệu giấy tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, với khảo sát chi tiết các phông tài liệu quý hiếm như Châu bản, Mộc bản, tài liệu Hán-Nôm.
  • Phương pháp phân tích: sử dụng phân tích định tính và định lượng, so sánh tỷ lệ tài liệu hư hỏng, đánh giá hiệu quả các giải pháp công nghệ và tổ chức.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tình trạng tài liệu lưu trữ giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia:

    • Trung tâm I quản lý gần 6 km giá tài liệu, trong đó có 3.500 tập phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ, 700 tập phông huyện Thọ Xương với tỷ lệ hư hỏng lên đến 50%, và 734 tập Châu bản triều Nguyễn với 90,78% tài liệu bị hư hỏng các mức độ khác nhau.
    • Trung tâm II quản lý gần 15 km giá tài liệu, gồm 32.000 tấm Mộc bản, 41 phông tài liệu Mỹ-Nguỵ, và hơn 12.000 tấm bản đồ, nhiều tài liệu bị a xít hóa nghiêm trọng với độ pH từ 4,3 đến 5,5.
    • Trung tâm III quản lý khoảng 10 km giá tài liệu, gồm hơn 200 phông tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật, gần 150.000 phim ảnh, 3.600 giờ ghi âm với chất lượng âm thanh kém và nhiều tài liệu bị mốc, bong tróc.

  2. Nguy cơ xuống cấp tài liệu do nhiều nguyên nhân:

    • Tự thân vật mang tin giấy công nghiệp chứa lignin và các chất dễ oxy hóa, dẫn đến vàng giòn, dễ gãy vụn trong khoảng 30 năm nếu không xử lý.
    • Điều kiện khí hậu nhiệt đới nóng ẩm với nhiệt độ trung bình 22-27°C và độ ẩm 80% vượt xa tiêu chuẩn bảo quản (20±2°C, 50±5% độ ẩm), tạo điều kiện phát triển nấm mốc và côn trùng phá hoại (36 loại côn trùng hại tài liệu được xác định).
    • Thiên tai như bão lụt, động đất gây thiệt hại nghiêm trọng.
    • Thiếu kho tàng, trang thiết bị bảo quản chuyên dụng trong nhiều năm.
    • Tác động của con người: sử dụng bản gốc thường xuyên, bất cẩn, thiếu hiểu biết kỹ thuật, chiến tranh và khủng bố.

  3. Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia:

    • Trung tâm I đã ứng dụng công nghệ thông tin để bảo hiểm tài liệu Châu bản trên CD-ROM từ năm 1996, với 700 tập tương đương 365.000 trang ảnh được số hóa, mỗi CD-ROM nhân thành 3 bản để bảo hiểm và phục vụ khai thác.
    • Tuy nhiên, việc lưu trữ dưới dạng ảnh bitmap chiếm dung lượng lớn, CD-ROM có dung lượng hạn chế, và độ bền của phương tiện chưa được kiểm nghiệm lâu dài.
    • Trung tâm I đang nâng cấp hệ thống với chuyển đổi ảnh sang định dạng nén JPG, xây dựng cơ sở dữ liệu tổng hợp và phần mềm ứng dụng trên mạng để nâng cao hiệu quả khai thác và bảo hiểm.
    • Trung tâm II cũng đã triển khai bảo hiểm tài liệu Mộc bản trên CD-ROM từ năm 1998, song tài liệu bị lão hóa nghiêm trọng do thiếu kho tàng và thiết bị bảo quản.

Thảo luận kết quả

Nguy cơ xuống cấp tài liệu lưu trữ giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia là rất nghiêm trọng, với tỷ lệ hư hỏng tài liệu quý hiếm như Châu bản lên tới gần 91%. Điều này phản ánh tác động mạnh mẽ của yếu tố tự nhiên, khí hậu nhiệt đới nóng ẩm và điều kiện bảo quản chưa tối ưu. Kết quả khảo sát cũng cho thấy sự đa dạng về loại hình tài liệu và vật mang tin, đòi hỏi các giải pháp bảo hiểm tài liệu phải linh hoạt và phù hợp.

Việc ứng dụng công nghệ số hóa và micrôphim tại Trung tâm I và II đã mở ra hướng đi hiện đại cho công tác bảo hiểm tài liệu, giúp giảm thiểu việc sử dụng bản gốc, kéo dài tuổi thọ tài liệu và nâng cao hiệu quả khai thác. Tuy nhiên, hạn chế về dung lượng lưu trữ, độ bền phương tiện và khả năng truy cập thông tin xuyên suốt vẫn là thách thức cần khắc phục.

So sánh với các nghiên cứu và thực tiễn bảo hiểm tài liệu tại các nước phát triển như Đức, Nga và Singapore, việc bảo hiểm tài liệu tại Việt Nam còn đang trong giai đoạn đầu, cần hoàn thiện cơ chế chính sách, đầu tư trang thiết bị và đào tạo nguồn nhân lực chuyên sâu. Việc xây dựng phông bảo hiểm toàn diện, bao gồm cả tài liệu quý hiếm và tài liệu liên quan trong cùng phông, là kinh nghiệm quý giá từ nước ngoài được đề xuất áp dụng.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ hư hỏng tài liệu theo từng Trung tâm, bảng so sánh các công nghệ bảo hiểm tài liệu và sơ đồ quy trình công nghệ số hóa, micrôphim để minh họa hiệu quả và hạn chế của từng giải pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện cơ chế chính sách về bảo hiểm tài liệu lưu trữ

    • Xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật chi tiết về bảo hiểm tài liệu, quy định rõ phạm vi, đối tượng, phương thức và trách nhiệm thực hiện.
    • Mục tiêu: Đảm bảo tính pháp lý và sự đồng bộ trong công tác bảo hiểm tài liệu.
    • Thời gian: 1-2 năm.
    • Chủ thể thực hiện: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

  2. Đầu tư xây dựng và cải tạo kho bảo hiểm tài liệu chuyên dụng

    • Xây dựng kho bảo hiểm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật về nhiệt độ, độ ẩm, an ninh và phòng chống cháy nổ.
    • Mục tiêu: Tăng sức chứa và bảo quản an toàn tài liệu bảo hiểm.
    • Thời gian: 3-5 năm.
    • Chủ thể thực hiện: Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phối hợp với Bộ Tài chính.

  3. Ứng dụng công nghệ micrôphim và số hóa hiện đại

    • Tiếp tục triển khai và nâng cấp công nghệ số hóa, chuyển đổi dữ liệu ảnh sang định dạng nén, xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung và phần mềm quản lý trên nền tảng mạng.
    • Mục tiêu: Tăng hiệu quả bảo hiểm, giảm dung lượng lưu trữ, nâng cao khả năng truy cập và khai thác.
    • Thời gian: 2-4 năm.
    • Chủ thể thực hiện: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.

  4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực chuyên sâu về bảo hiểm tài liệu

    • Tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn về kỹ thuật bảo quản, công nghệ số hóa, micrôphim và quản lý kho bảo hiểm.
    • Mục tiêu: Nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng thực hành cho cán bộ lưu trữ.
    • Thời gian: Liên tục, ưu tiên trong 1-3 năm đầu.
    • Chủ thể thực hiện: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các trường đại học chuyên ngành lưu trữ.

  5. Xây dựng hệ thống phông bảo hiểm toàn diện

    • Lập kế hoạch và triển khai lập bản sao bảo hiểm cho toàn bộ phông tài liệu hoặc phần phông có tài liệu quý hiếm, đồng thời xây dựng phông sử dụng để phục vụ khai thác.
    • Mục tiêu: Đảm bảo an toàn thông tin tài liệu trong mọi tình huống, hạn chế tiếp cận bản gốc.
    • Thời gian: 3-5 năm.
    • Chủ thể thực hiện: Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý và chuyên viên lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và địa phương

    • Lợi ích: Nắm bắt thực trạng, hiểu rõ các giải pháp bảo hiểm tài liệu, áp dụng hiệu quả trong công tác bảo quản và khai thác tài liệu.
    • Use case: Xây dựng kế hoạch bảo hiểm tài liệu, triển khai công nghệ số hóa.

  2. Nhà hoạch định chính sách và cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

    • Lợi ích: Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng chính sách, quy định pháp luật về bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
    • Use case: Soạn thảo văn bản pháp luật, đề án đầu tư phát triển lưu trữ.

  3. Giảng viên và sinh viên ngành lưu trữ học, thư viện học, bảo tàng học

    • Lợi ích: Tài liệu tham khảo chuyên sâu về lý luận và thực tiễn bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Việt Nam.
    • Use case: Nghiên cứu khoa học, giảng dạy chuyên ngành.

  4. Các tổ chức nghiên cứu, bảo tồn di sản văn hóa và lịch sử

    • Lợi ích: Hiểu rõ giá trị và nguy cơ đối với tài liệu lưu trữ, áp dụng các giải pháp bảo vệ tài liệu quý hiếm.
    • Use case: Lập dự án bảo tồn, phục hồi tài liệu lịch sử.

Câu hỏi thường gặp

  1. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là gì?
    Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là việc tạo lập bản sao bảo hiểm của tài liệu quý hiếm và bảo quản tại kho lưu trữ riêng biệt nhằm phòng ngừa mất mát, hư hỏng bản gốc do các rủi ro như thiên tai, hỏa hoạn, chiến tranh. Ví dụ, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã số hóa 700 tập Châu bản để bảo hiểm.

  2. Tại sao phải bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia?
    Tài liệu giấy dễ bị lão hóa do thành phần lignin trong giấy công nghiệp, chịu ảnh hưởng của nhiệt độ, độ ẩm cao, côn trùng và thiên tai. Nếu không bảo hiểm, tài liệu quý có thể bị hư hỏng hoàn toàn trong khoảng 30 năm tới.

  3. Các công nghệ nào được sử dụng để bảo hiểm tài liệu?
    Công nghệ micrôphim, số hóa và kết hợp micrôphim-số hóa là các phương pháp phổ biến. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã ứng dụng số hóa trên CD-ROM, tuy nhiên đang nâng cấp sang hệ thống lưu trữ mạng để tăng hiệu quả.

  4. Phông bảo hiểm tài liệu là gì?
    Phông bảo hiểm là tập hợp các bản sao bảo hiểm của tài liệu có giá trị đặc biệt, được bảo quản riêng biệt để phòng khi bản gốc bị mất hoặc hư hỏng. Đồng thời, phông sử dụng được lập để phục vụ khai thác, hạn chế tiếp cận bản gốc.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác bảo hiểm tài liệu tại Việt Nam?
    Cần hoàn thiện chính sách pháp luật, đầu tư kho bảo hiểm, ứng dụng công nghệ hiện đại, đào tạo nhân lực chuyên môn và xây dựng hệ thống phông bảo hiểm toàn diện. Việc này đòi hỏi sự phối hợp giữa các cơ quan quản lý, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các chuyên gia trong và ngoài nước.

Kết luận

  • Tài liệu lưu trữ giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang bị xuống cấp nghiêm trọng do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, đe dọa mất mát thông tin quý giá.
  • Bảo hiểm tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tạo lập bản sao bảo hiểm và bảo quản tại kho chuyên dụng, là giải pháp thiết yếu để bảo vệ tài liệu trong mọi tình huống.
  • Việc ứng dụng công nghệ micrôphim và số hóa đã được triển khai bước đầu, mở ra hướng đi hiện đại cho công tác bảo hiểm tài liệu tại Việt Nam.
  • Cần hoàn thiện cơ chế chính sách, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo nhân lực và xây dựng hệ thống phông bảo hiểm toàn diện để nâng cao hiệu quả bảo vệ tài liệu lưu trữ.
  • Nghiên cứu đề xuất các giải pháp khả thi, có thể triển khai trong 3-5 năm tới, góp phần bảo tồn di sản văn hóa, lịch sử và phục vụ nghiên cứu khoa học lâu dài.

Hành động tiếp theo: Các cơ quan quản lý và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần phối hợp xây dựng kế hoạch triển khai các giải pháp bảo hiểm tài liệu, đồng thời đẩy mạnh nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới và đào tạo nguồn nhân lực chuyên sâu. Đề nghị độc giả quan tâm liên hệ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để nhận tài liệu hướng dẫn chi tiết và tham gia các khóa đào tạo chuyên ngành.