Dự Án Quản Lý: Thành Lập Quán Cà Phê PM COFFEE

Dự án thành lập quán cà phê PM COFFEE là một nghiên cứu điển hình về ứng dụng kiến thức quản lý dự án vào thực tiễn… 60 trang · Trường Đại Học Kinh Tế · 2023.

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Dự Án Quản Lý: Thành Lập Quán Cà Phê PM COFFEE
• Loại tài liệu: Dự Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• DANH SÁCH THÀNH VIÊN VÀ ĐÁNH GIÁ
• DANH MỤC HÌNH VẼ
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: BÀI TẬP PHÂN TÍCH DÒNG TIỀN
• 1.1. Giá trị hiện tại thuần (NPV)
• 1.2. Thời gian hoàn vốn (PP)
• 1.3. Chỉ số sinh lời (PI)
• 2. CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN
• 2.1. Tổng quan về dự án
• 2.2. Các bên liên quan
• 2.3. Tiến độ thực hiện dự án
• 2.4. Quy mô của dự án
• 3. CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
• 3.1. Khái quát các giai đoạn chính của dự án
• 3.2. Cách tiếp cận và phương pháp chung
• 4. CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
• 4.1. Đánh giá SWOT và năng lực cạnh tranh của quán cà phê
• 4.2. Phân tích và đánh giá tính khả thi tài chính của dự án
• 4.3. Phân tích rủi ro dự án
• 4.3.1. Dòng tiền liên quan đến đầu tư
• 4.3.2. Rủi ro tái đầu tư và thanh toán nợ
• 4.3.3. Rủi ro sức mua của thị trường
• 5. CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC, LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN
• 5.1. Tổ chức dự án
• 5.1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức dự án
• 5.1.2. Trách nhiệm chung của các phòng ban/vị trí trong sơ đồ tổ chức
• 5.2. Cơ cấu phân chia công việc (WBS) và Ma trận trách nhiệm
• 5.3. Phân tích biểu đồ Gantt
• 5.4. Kỹ thuật và công cụ đo lường hiệu suất
• 5.5. Tổ chức quy trình giải thể và lưu trữ hồ sơ
• KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Tóm tắt

I. Tổng quan Dự án PM COFFEE Hướng dẫn quản lý từ A Z

Dự án thành lập quán cà phê PM COFFEE là một nghiên cứu điển hình về ứng dụng kiến thức quản lý dự án vào thực tiễn kinh doanh. Trọng tâm của dự án là xây dựng một kế hoạch kinh doanh quán cà phê chi tiết, từ giai đoạn lên ý tưởng, phân tích thị trường, cho đến triển khai và vận hành. Báo cáo gốc từ nhóm sinh viên Đại học Tôn Đức Thắng đã cung cấp một cái nhìn toàn diện về các giai đoạn cần thiết để một ý tưởng kinh doanh trở thành hiện thực. Mục tiêu chính không chỉ dừng lại ở việc tạo ra lợi nhuận, mà còn là xây dựng một không gian lý tưởng cho đối tượng khách hàng mục tiêu, chủ yếu là sinh viên và nhân viên văn phòng. Dự án này áp dụng các phương pháp luận quản lý chuyên nghiệp như phân tích dòng tiền, lập biểu đồ Gantt, và xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS). Bằng cách tiếp cận có hệ thống, dự án PM COFFEE chứng minh rằng việc quản lý dự án mở quán cafe một cách bài bản là yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Các bên liên quan chính bao gồm chủ dự án (nhóm sinh viên), khách hàng mục tiêu, các nhà cung cấp uy tín như Trung Nguyên Legend, và các cơ quan quản lý nhà nước. Việc xác định rõ các bên liên quan từ đầu giúp dự án điều hướng các mối quan hệ và đảm bảo tuân thủ pháp lý.

1.1. Xác định mục tiêu và mô hình kinh doanh quán cà phê

Mục tiêu của dự án PM COFFEE được xác định rõ ràng trên nhiều phương diện. Về khách hàng, dự án đặt mục tiêu đạt trung bình 100 khách tại quán và 100 đơn hàng trực tuyến mỗi ngày, với 40% khách hàng quay trở lại. Về marketing, mục tiêu là quảng bá hình ảnh thương hiệu qua mạng xã hội và các chiến dịch khuyến mãi. Mô hình kinh doanh quán cà phê PM COFFEE tập trung vào việc tạo ra một không gian học tập và làm việc yên tĩnh, mở cửa 24/7 để đáp ứng nhu cầu của những người bận rộn. Sản phẩm đa dạng, từ cà phê, trà trái cây, trà sữa đến các loại bánh ngọt, đảm bảo chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm. Đây là một báo cáo khả thi dự án được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế của thị trường, đặc biệt là khu vực quận 7 với nhiều trường đại học.

1.2. Phân tích quy mô và ngân sách dự án quán cà phê

Quy mô dự án được xác định với mặt bằng rộng 400m2 tại khu dân cư Kim Sơn, quận 7. Vị trí này được lựa chọn vì gần các trường đại học lớn, đặc biệt là Đại học Tôn Đức Thắng. Tổng vốn đầu tư ban đầu được dự toán là 1.200.000.000 VNĐ, trong đó 700.000.000 VNĐ là vốn tự có và 500.000.000 VNĐ là vốn vay ngân hàng. Ngân sách dự án quán cà phê được phân bổ chi tiết cho các hạng mục như tiền cọc mặt bằng, thiết kế, xây dựng, nội thất, thiết bị pha chế và chi phí marketing. Báo cáo dự án chỉ rõ, việc lập kế hoạch tài chính cẩn thận là nền tảng để kiểm soát chi phí và đảm bảo dòng tiền, một yếu tố quan trọng trong quản lý rủi ro dự án.

II. Phân tích SWOT Thách thức khi mở quán cà phê PM COFFEE

Mọi dự án kinh doanh đều phải đối mặt với những thách thức và cơ hội riêng. Việc tiến hành phân tích SWOT quán cà phê là một bước không thể thiếu để nhận diện các yếu tố nội tại (Điểm mạnh, Điểm yếu) và các yếu tố bên ngoài (Cơ hội, Thách thức). Đối với PM COFFEE, điểm mạnh lớn nhất là vị trí đắc địa tại trung tâm quận 7, không gian rộng rãi, thiết kế độc đáo và menu đa dạng với mức giá hợp lý cho sinh viên. Tuy nhiên, dự án cũng đối mặt với những điểm yếu như nguồn nhân lực chất lượng cao trong ngành dịch vụ còn hạn chế và chi phí nguyên vật liệu cà phê rang xay tương đối cao. Về cơ hội, thị trường có nhu cầu lớn về không gian học tập, làm việc, đặc biệt là các phòng riêng cho học nhóm – một điểm khác biệt mà PM COFFEE khai thác. Thách thức lớn nhất đến từ sự cạnh tranh gay gắt của các quán cà phê giá rẻ đã có tên tuổi trong khu vực như Ông Bầu, Open Glass. Ngoài ra, việc bảo quản bánh ngọt có thời hạn sử dụng ngắn cũng là một rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu. Phân tích này là cơ sở để xây dựng các chiến lược marketing cho quán cà phê mới và các kế hoạch phòng ngừa rủi ro.

2.1. Nhận diện rủi ro tài chính và quản lý rủi ro dự án

Phân tích rủi ro tài chính là một phần cốt lõi trong quản lý rủi ro dự án. PM COFFEE xác định các rủi ro tiềm tàng bao gồm: mất cân đối dòng tiền do chênh lệch thu-chi, rủi ro lãi suất vay vốn ảnh hưởng đến chi phí hoạt động, và rủi ro tái đầu tư khi lạm phát làm giảm giá trị lợi nhuận. Đặc biệt, việc mất cân đối dòng tiền trong dài hạn có thể đẩy doanh nghiệp đến bờ vực phá sản. Báo cáo nhấn mạnh rằng, việc quản lý tài chính hiệu quả, theo dõi sát sao các khoản thu chi và có kế hoạch dự phòng là biện pháp cần thiết để giảm thiểu các rủi ro này. Ngoài ra, rủi ro về sức mua của thị trường cũng được xem xét, khi các yếu tố vĩ mô như lạm phát có thể làm giảm khả năng chi tiêu của khách hàng.

2.2. Nghiên cứu thị trường cà phê và đối thủ cạnh tranh

Kết quả khảo sát từ hơn 100 sinh viên và người dân khu vực cho thấy, nhu cầu về một không gian học tập, làm việc yên tĩnh và mở cửa 24/7 là rất cao (chiếm 75%). Yếu tố giá cả hợp lý (dưới 40.000 VNĐ) là quan trọng nhất. Nghiên cứu thị trường cà phê cũng chỉ ra các đối thủ cạnh tranh chính như Ông Bầu và Open Glass. Các quán này đã đáp ứng được một phần nhu cầu của khách hàng về không gian và giá cả. Tuy nhiên, PM COFFEE có lợi thế cạnh tranh nhờ mô hình phòng học nhóm riêng biệt và các chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Việc hiểu rõ đối thủ và nhu cầu khách hàng là nền tảng để xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững.

III. Phương pháp lập kế hoạch dự án quán cà phê PM COFFEE

Để đảm bảo dự án đi đúng hướng, việc lập kế hoạch chi tiết là giai đoạn quan trọng nhất. Dự án PM COFFEE được chia thành bốn giai đoạn chính: Lên ý tưởng (Conception), Hoạch định (Definition), Thực thi (Execution), và Vận hành (Operation). Mỗi giai đoạn đều có các công việc, mục tiêu và mốc thời gian cụ thể. Việc sử dụng các công cụ quản lý chuyên nghiệp như cấu trúc phân chia công việc (WBS) và biểu đồ Gantt giúp nhóm dự án theo dõi và kiểm soát công việc một cách hiệu quả. WBS giúp chia nhỏ các hạng mục công việc lớn thành các nhiệm vụ cụ thể, dễ quản lý hơn, từ đó giảm thiểu rủi ro bỏ sót công việc. Biểu đồ Gantt trực quan hóa tiến độ dự án thành lập, cho phép xác định các công việc quan trọng (critical path) và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Phương pháp tiếp cận này đảm bảo mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, góp phần vào thành công chung của toàn bộ kế hoạch kinh doanh quán cà phê.

3.1. Xây dựng cấu trúc phân chia công việc WBS hiệu quả

WBS của dự án PM COFFEE được xây dựng một cách logic, bắt đầu từ các giai đoạn chính và phân rã xuống các gói công việc nhỏ hơn. Ví dụ, trong giai đoạn Hoạch định, các công việc được chia nhỏ thành: lựa chọn mặt bằng, lập kế hoạch tài chính, lập kế hoạch vận hành, và xây dựng kế hoạch marketing. Trong giai đoạn Thực thi, các nhiệm vụ bao gồm: lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng, thi công cơ sở vật chất, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Việc xây dựng một cấu trúc phân chia công việc (WBS) rõ ràng giúp tạo ra một nhận thức chung về phạm vi công việc, làm cơ sở để lập lịch trình và giảm thiểu rủi ro dự án. Mỗi công việc đều được gán cho một bộ phận chịu trách nhiệm chính, thể hiện qua Ma trận Trách nhiệm (RACI Matrix).

3.2. Quản lý tiến độ dự án thành lập bằng biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt của dự án PM COFFEE phác thảo toàn bộ lộ trình thực hiện trong 25 tuần. Nó trực quan hóa thời gian bắt đầu, kết thúc và thời lượng của 16 nhiệm vụ chính. Theo biểu đồ, các công việc tốn nhiều thời gian nhất là "Xây dựng cơ sở vật chất" (4 tuần) và "Tuyển dụng, đào tạo nhân viên" (4 tuần). Biểu đồ cũng xác định các công việc không nằm trên đường găng (non-critical path) như "Lập kế hoạch marketing" và "Mua thiết kế và công thức", cho phép thực hiện song song với các nhiệm vụ khác. Việc sử dụng biểu đồ Gantt giúp ban quản lý giám sát tiến độ dự án thành lập một cách chặt chẽ, cải thiện năng suất và đảm bảo nguồn nhân lực được sử dụng tối ưu.

IV. Bí quyết quản lý tài chính và chi phí mở quán cà phê

Quản lý tài chính là xương sống của mọi dự án kinh doanh. Đối với PM COFFEE, việc phân tích và đánh giá tính khả thi tài chính được thực hiện vô cùng kỹ lưỡng. Tổng chi phí mở quán cà phê ban đầu được dự toán là 884.500.000 VNĐ, bao gồm các khoản lớn như tiền cọc mặt bằng, chi phí xây dựng, mua sắm nội thất và thiết bị. Báo cáo dự án đã lập một bảng chi phí cố định và chi phí biến đổi hàng tháng rất chi tiết. Chi phí cố định bao gồm tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, và trả lãi vay ngân hàng. Chi phí biến đổi gồm nguyên vật liệu, điện, nước và các vật tư tiêu hao. Dựa trên dự báo doanh thu (trung bình 300 sản phẩm/ngày) và các chi phí này, dự án đã tính toán các chỉ số tài chính quan trọng như Giá trị hiện tại ròng (NPV) và Thời gian hoàn vốn (Payback Period). Kết quả phân tích cho thấy dự án có NPV dương (2,526,687,106 VNĐ), chứng tỏ đây là một dự án sinh lời và đáng để đầu tư.

4.1. Lập ngân sách dự án quán cà phê chi tiết từ A Z

Bảng ngân sách dự án quán cà phê PM COFFEE được lập chi tiết đến từng hạng mục. Các khoản mục chính bao gồm: cọc mặt bằng (360.000.000 VNĐ), thiết kế (88.000.000 VNĐ), xây dựng và sửa chữa (80.000.000 VNĐ), nội thất (95.500.000 VNĐ), thiết bị điện (70.000.000 VNĐ), và marketing (65.000.000 VNĐ). Việc lập ngân sách chi tiết như vậy giúp chủ đầu tư có cái nhìn rõ ràng về dòng tiền cần chi ra, từ đó kiểm soát chặt chẽ các khoản chi và tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Đây là một bước quan trọng trong bộ checklist mở quán cà phê chuyên nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.

4.2. Đánh giá tính khả thi qua báo cáo khả thi dự án

Một báo cáo khả thi dự án hoàn chỉnh phải bao gồm các chỉ số tài chính thuyết phục. Dự án PM COFFEE đã tính toán NPV, Thời gian hoàn vốn (PP), và Chỉ số sinh lời (PI). Với NPV > 0, dự án được đánh giá là khả thi. Thời gian hoàn vốn được tính toán là hơn 1 năm, cho thấy khả năng thu hồi vốn nhanh. Chỉ số sinh lời (PI) là 3.106, lớn hơn 1, một lần nữa khẳng định dự án rất đáng để đầu tư. Các con số này cung cấp một cơ sở vững chắc để ra quyết định, chứng minh rằng với một kế hoạch bài bản, mô hình kinh doanh quán cà phê 24/7 hoàn toàn có thể thành công.

V. Cách setup quán cafe từ A Z và quản lý vận hành hiệu quả

Giai đoạn triển khai và vận hành là lúc biến kế hoạch trên giấy thành hiện thực. Quy trình setup quán cafe từ A-Z cho dự án PM COFFEE được thực hiện một cách tuần tự và khoa học. Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý như xin giấy phép kinh doanh và chứng nhận an toàn thực phẩm, dự án tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp uy tín. Trung Nguyên được chọn cho sản phẩm cà phê, Chinh Sơn cho các loại trà, và ABC Bakery cho bánh ngọt. Việc lựa chọn nhà cung cấp chất lượng đảm bảo đầu vào ổn định cho hoạt động kinh doanh. Song song đó, đội ngũ nhân sự được tuyển dụng và đào tạo bài bản về quy trình phục vụ, kỹ năng pha chế và thái độ dịch vụ. Cơ cấu tổ chức được thiết lập rõ ràng với các bộ phận chức năng như Marketing, Nhân sự, Nghiệp vụ, và Đối ngoại. Khi đi vào vận hành, việc quản lý vận hành quán cà phê sẽ tập trung vào việc duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và liên tục thu thập phản hồi của khách hàng để cải tiến.

5.1. Xây dựng chiến lược marketing cho quán cà phê mới

Đối với một thương hiệu mới, marketing là yếu tố sống còn. Chiến lược marketing cho quán cà phê mới của PM COFFEE tập trung vào các kênh truyền thông xã hội để tiếp cận đối tượng sinh viên. Các hoạt động chính bao gồm: tổ chức sự kiện khai trương hoành tráng (mua 1 tặng 1), chạy các chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội, và triển khai các chương trình khuyến mãi đặc biệt như giảm giá 10% cho nhóm trên 5 người đặt phòng học, hoặc miễn phí tăng kích cỡ đồ uống vào thứ Sáu. Mục tiêu là tạo ra sự nhận biết thương hiệu nhanh chóng và thu hút lượng khách hàng ban đầu, từ đó xây dựng một tệp khách hàng trung thành.

5.2. Hoàn thiện checklist mở quán cà phê và quy trình vận hành

Một checklist mở quán cà phê chi tiết là công cụ không thể thiếu để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào. Checklist của PM COFFEE bao gồm các hạng mục từ pháp lý (giấy phép kinh doanh), cơ sở vật chất (thiết kế, thi công), nhân sự (tuyển dụng, đào tạo), nhà cung cấp (tìm kiếm, ký hợp đồng), cho đến marketing và ngày khai trương. Về quy trình quản lý vận hành quán cà phê, dự án xây dựng một hệ thống phân ca làm việc hợp lý (3 ca/ngày) để đảm bảo hoạt động 24/7. Mỗi ca đều có quản lý chịu trách nhiệm chính, giám sát hoạt động, quản lý thu chi và báo cáo cho cấp trên. Quy trình phục vụ khách hàng cũng được chuẩn hóa để mang lại trải nghiệm tốt nhất.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Thị trường cà phê tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế và văn hóa tiêu dùng nội địa. Theo số liệu của Tổ chức Cà phê Quốc tế (ICO) được trích dẫn trong đồ án, Việt Nam là quốc gia xuất khẩu cà phê lớn thứ hai thế giới, chiếm khoảng 10% tổng kim ngạch xuất khẩu cà phê toàn cầu. Cà phê không chỉ là thức uống phổ biến mà còn gắn liền với thói quen sinh hoạt, học tập và làm việc của người dân, đặc biệt là giới trẻ.

Tại khu vực đô thị sôi động như Thành phố Hồ Chí Minh, nhu cầu tìm kiếm không gian yên tĩnh, tiện nghi để học tập, làm việc nhóm và hoạt động xuyên đêm (24/7) của đối tượng học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng ngày càng tăng cao. Thực tế tại khu vực Quận 7—nơi tập trung các trường đại học lớn như Trường Đại học Tôn Đức Thắng cùng khu dân cư Kim Sơn (phường Tân Phong)—cho thấy sự thiếu hụt các mô hình quán cà phê vừa mở cửa 24/7, vừa có mức giá hợp lý và cung cấp không gian học tập chuyên biệt (phòng học nhóm, không gian yên tĩnh). Xuất phát từ thực tiễn đó, nhóm tác giả thuộc lớp Quản trị dự án (Khoa Quản trị Kinh doanh, chuyên ngành Kinh doanh Quốc tế, Trường Đại học Tôn Đức Thắng) đã thực hiện đồ án môn học với đề tài: "Establishing a Coffee Shop – PM Coffee Project" (Dự án thành lập quán cà phê PM Coffee).

Mục tiêu nghiên cứu và quản lý của dự án bao gồm các nhiệm vụ cụ thể sau:

1. Mục tiêu khách hàng: Đạt mức phục vụ bình quân 100 lượt khách trực tiếp tại quán và 100 đơn đặt hàng trực tuyến mỗi ngày (tổng tiêu thụ ước tính 300 sản phẩm/ngày); duy trì tỷ lệ khách hàng quay lại đạt tối thiểu 40% sau lần trải nghiệm đầu tiên.
2. Mục tiêu tiếp thị: Xây dựng nhận diện thương hiệu thông qua các kênh truyền thông mạng xã hội và triển khai các chiến dịch khuyến mãi theo giai đoạn.
3. Mục tiêu không gian - môi trường: Tạo dựng không gian kết hợp giữa phong cách cổ điển và hiện đại, đảm bảo tính thoải mái để giao lưu nhưng vẫn duy trì sự yên tĩnh tối đa cho việc học tập và nghiên cứu.
4. Mục tiêu sản phẩm: Nghiên cứu, chuẩn hóa menu gồm 4 nhóm chính (cà phê, trà trái cây, trà sữa, bánh ngọt dessert); phát triển các sản phẩm đồ uống theo mùa và kiểm soát an toàn vệ sinh thực phẩm.
5. Mục tiêu nhà cung ứng: Thiết lập quan hệ hợp tác chiến lược, lâu dài với các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu uy tín hàng đầu trên thị trường.
6. Mục tiêu dịch vụ và phân phối: Xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, thân thiện; tích hợp dịch vụ giao hàng thông qua các nền tảng công nghệ như Grab, ShopeeFood, Baemin.
7. Mục tiêu tiến độ và tài chính: Kiểm soát quá trình chuẩn bị trong 25 tuần (từ 01/10/2022 đến 01/04/2023), vận hành thương mại trong giai đoạn 4 năm (02/04/2023 đến 01/04/2027), tối ưu hóa chi phí và quản trị rủi ro dòng tiền.

Đối tượng nghiên cứu của đồ án là quy trình lập kế hoạch, thẩm định tài chính, phân chia công việc và kiểm soát tiến độ triển khai dự án kinh doanh dịch vụ đồ uống PM Coffee. Phạm vi không gian nghiên cứu tập trung tại Khu dân cư Kim Sơn, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh; phạm vi thời gian triển khai toàn diện dự án kéo dài từ ngày 01/10/2022 đến ngày 01/04/2027.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án ứng dụng hệ thống lý thuyết và các công cụ tiêu chuẩn trong bộ môn Quản trị Dự án (Project Management) kết hợp với các mô hình thẩm định tài chính và quản trị kinh doanh:

• Mô hình thẩm định tài chính đầu tư: Sử dụng phương pháp tính Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value - NPV), Thời gian hoàn vốn (Payback Period - PP) và Chỉ số sinh lời (Profitability Index - PI) để đánh giá tính khả thi và hiệu quả của các phương án dòng tiền.
• Mô hình phân tích chiến lược: Ứng dụng ma trận SWOT (Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats) để phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của dự án, từ đó xác định lợi thế cạnh tranh.
• Công cụ tổ chức và điều phối dự án: Áp dụng Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure - WBS), Ma trận phân công trách nhiệm RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) và Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) để lập lịch trình, xác định đường găng (Critical Path) và phân bổ nguồn lực.
• Kỹ thuật quản trị chi phí (Cost Engineering): Bóc tách chi phí cố định (Fixed Cost), chi phí điều chỉnh/biến đổi (Adjusted/Variable Cost) và lập bảng ngân sách chi tiết ban đầu.

Về phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu:

• Phương pháp điều tra khảo sát định lượng: Nhóm tác giả thiết kế bảng câu hỏi khảo sát trực tuyến qua nền tảng Google Forms và phân phối qua mạng xã hội Facebook, thu về hơn 100 phiếu phản hồi từ sinh viên Trường Đại học Tôn Đức Thắng và cư dân sinh sống tại Khu dân cư Kim Sơn, Quận 7.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu (Desk Research): Thu thập, xử lý dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo ngành cà phê, tài liệu từ Tổ chức Cà phê Quốc tế (ICO), các website và tạp chí chuyên ngành F&B.
• Nguồn dữ liệu thực tế: Thu thập báo giá thị trường về mặt bằng bất động sản (thông qua đơn vị môi giới S. Home), giá trang thiết bị pha chế, nội thất và chính sách phân phối từ các nhà cung ứng đầu vào (Trung Nguyên Legend, Công ty TNHH Trà Chính Sơn, Công ty Bánh ABC).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Bài tập phân tích dòng tiền (Cash Flow Analysis Exercise)

Chương 1 trình bày bài tập tình huống lựa chọn cơ hội đầu tư dựa trên dữ liệu dòng tiền (Cash Flow 2). Nhóm tác giả áp dụng các mô hình tài chính với mức tỷ suất sinh lời yêu cầu $r = 10%$ và tỷ lệ lạm phát $5%$:

• Chỉ số NPV: Tính toán giá trị hiện tại thuần của các dự án mẫu (A, B, C, D), trong đó Dự án A có vốn đầu tư ban đầu $I_0 = -400$ và đạt NPV $= 100,23$. Sau khi tính toán toàn diện, Dự án D được đánh giá là cơ hội đầu tư mang lại NPV tối ưu nhất.
• Thời gian hoàn vốn (PP): Dự án A có thời gian hoàn vốn là $2,25$ năm; Dự án C hoàn vốn sau $2,0$ năm; Dự án D hoàn vốn sau $2,2$ năm. Xét riêng tiêu chí thời gian thu hồi vốn, Dự án C là phương án ngắn nhất.
• Chỉ số sinh lời (PI): Dự án A đạt $\text{PI} = 1,48$ ($> 1,0$).
• Kết luận lựa chọn: Tổng hợp cả ba chỉ số NPV, PP và PI, nhóm tác giả kết luận Dự án D đáp ứng tốt nhất tất cả các tiêu chí tài chính được đặt ra.

Chỉ số tài chính	Dự án A	Dự án C	Dự án D	Đánh giá
Vốn đầu tư ban đầu ($I_0$)	(400)	(300)	(300)	Dự án C và D có suất đầu tư thấp hơn
Thời gian hoàn vốn (PP)	2,25 năm	2,00 năm	2,20 năm	Dự án C thu hồi vốn nhanh nhất
Chỉ số sinh lời (PI)	1,48	$> 1,0$	Tối ưu	Dự án D cân bằng tối ưu giữa NPV và PI

Chương 2: Tổng quan về dự án PM Coffee (Overall of the Project)

Chương này xác định hồ sơ tổng thể của dự án PM Coffee:

• Loại hình kinh doanh: Cung cấp dịch vụ đồ uống và bánh ngọt kết hợp không gian tự học mở cửa 24/7.
• Cơ cấu sản phẩm: Phân chia thành 4 dòng sản phẩm chính:
  1. Cà phê: Cà phê đen, Cà phê sữa, Capuchino, Cacao, Americano, Espresso.
  2. Trà trái cây: Trà đào lục trà, Trà dâu, Trà atiso đỏ (Hibiscus), Trà dưa hấu.
  3. Trà sữa: Trà sữa trân châu đường đen, Trà sữa matcha, Trà sữa thạch sương sáo, Trà sữa ô long nướng.
  4. Bánh ngọt: Bánh mochi, Bánh tiramisu, Bánh macaron, Bánh donut.
• Các bên liên quan: Nhóm chủ dự án (5 sinh viên lớp Quản trị dự án TDTU); Khách hàng mục tiêu (sinh viên TDTU, người đi làm tại Quận 7); Cơ quan quản lý nhà nước (Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp phép kinh doanh; Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm TP.HCM cấp chứng nhận ATTP); Nhà cung ứng (Trung Nguyên Legend, Trà Chính Sơn, Bánh ABC, đơn vị môi giới bất động sản S. Home).
• Cơ cấu tổ chức nhân sự vận hành: Quán hoạt động 24/7 chia làm 3 ca làm việc mỗi ngày (Ca 1: 6h00 - 14h00; Ca 2: 14h00 - 20h00; Ca 3: 22h00 - 6h00). Tổng số lượng nhân viên tuyển dụng là 13 người, bao gồm: 03 quản lý ca, 06 nhân viên phục vụ, 03 nhân viên bảo vệ và 01 kế toán.
• Khung thời gian tổng quát: Toàn bộ dự án kéo dài từ ngày 01/10/2022 đến ngày 01/04/2027, chia thành 4 giai đoạn nối tiếp.

Chương 3: Lập kế hoạch phác thảo dự án (Drafting the Project)

Chương 3 chi tiết hóa 4 giai đoạn triển khai dự án PM Coffee:

• Giai đoạn Khái niệm hóa (Conception Phase: 01/10/2022 – 30/10/2022): Xây dựng ý tưởng và quy mô quán; phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh và nhu cầu khách hàng; đánh giá ma trận SWOT; phân tích tính khả thi tài chính ban đầu.
• Giai đoạn Định nghĩa (Definition Phase: 31/10/2022 – 06/12/2022): Lựa chọn địa điểm mặt bằng; lập kế hoạch tài chính (cơ cấu vốn, vốn lưu động, chi phí tiền lương, dự báo doanh thu và chi phí hoạt động theo năm); xây dựng kế hoạch quản lý vận hành và kế hoạch tiếp thị.
• Giai đoạn Thực thi (Execution Phase: 07/12/2022 – 01/04/2023): Lựa chọn nhà cung cấp; mua bản vẽ thiết kế quán và công thức pha chế; ký kết hợp đồng thương mại; hoàn thiện menu và quy trình phục vụ; thu mua nguyên liệu; thi công sửa chữa, lắp đặt nội thất và trang thiết bị; xin cấp giấy phép kinh doanh và chứng nhận an toàn thực phẩm; tuyển dụng và đào tạo nhân viên; đưa quán vào vận hành thử nghiệm và chính thức.
• Giai đoạn Vận hành (Operation Phase: 02/04/2023 – 01/04/2027): Vận hành thương mại, đánh giá hoạt động định kỳ, nâng cấp chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Phương pháp triển khai tích hợp chặt chẽ giữa nghiên cứu tài liệu, khảo sát Google Forms, phân tích định lượng chỉ số tài chính và các công cụ quản trị WBS, Gantt Chart, RACI.

Chương 4: Phân tích và đánh giá dự án (Project Analysis and Evaluation)

Chương 4 là phần nội dung trọng tâm với các phân tích chi tiết về thị trường, đối thủ, nguồn hàng, ma trận SWOT, tính khả thi tài chính và quản trị rủi ro:

1. Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh (khảo sát $n > 100$):

• Hành vi tiêu dùng: $60%$ người được khảo sát đến quán cà phê nhiều hơn 3 lần/tuần; $25%$ đi từ 2 đến 3 lần/tuần.
• Yếu tố ảnh hưởng quyết định: $81%$ khẳng định mức giá hợp lý là yếu tố quan trọng nhất; $75%$ có nhu cầu quán mở cửa 24/7; $70%$ yêu cầu không gian yên tĩnh để tập trung học tập; $24%$ quan tâm đến thái độ nhân viên và không gian cho phép mang thú cưng.
• Đặc điểm nhân khẩu học: $62%$ tập trung ở độ tuổi 18–25 (sinh viên); $29,8%$ là người đi làm. Mức giá được chấp nhận nhiều nhất là dưới 30.000 – 40.000 VNĐ.
• Đối thủ cạnh tranh tại khu vực Tân Phong/Kim Sơn: Quán Ông Bầu chiếm thị phần khách quen cao nhất ($39,5%$) nhờ giá rẻ, yên tĩnh và mở 24/7; Quán Open Glass chiếm $26,9%$ nhưng gặp hạn chế do không phục vụ sau 23h00; các đối thủ khác gồm Bamos, Lalo.

2. Danh mục sản phẩm và bảng giá chi tiết:

STT	Tên sản phẩm	Đơn vị	Giá bán (VNĐ)
1	Americano	Ly	20.000
2	Espresso	Ly	25.000
3	Capuchino	Ly	35.000
4	Cà phê sữa (Milk Coffee)	Ly	35.000
5	Trà đào lục trà (Peach green tea)	Ly	25.000
6	Trà dâu (Strawberry tea)	Ly	25.000
7	Trà atiso đỏ (Hibiscus tea)	Ly	30.000
8	Trà dưa hấu (Watermelon tea)	Ly	25.000
9	Trà sữa trân châu đường đen	Ly	35.000
10	Trà sữa matcha	Ly	35.000
11	Trà sữa thạch sương sáo	Ly	35.000
12	Trà sữa ô long nướng	Ly	35.000
13	Bánh Mochi	Đĩa	20.000
14	Bánh Tiramisu	Đĩa	25.000
15	Bánh Macaron	Đĩa	20.000
16	Bánh Donut	Đĩa	20.000

3. Phân tích đối tác cung ứng:

• Cà phê: Chọn Trung Nguyên Coffee (hơn 25 năm kinh nghiệm, cung cấp cà phê hạt nguyên chất và cà phê rang xay).
• Trà: Chọn Công ty TNHH Trà Chính Sơn (gần 20 năm kinh nghiệm, cung cấp các dòng trà organic, trà Nhật Bản, trà truyền thống đạt chuẩn an toàn sức khỏe).
• Bánh ngọt: Chọn Công ty Bánh ABC (ABC Bakery - hơn 30 cửa hàng, cung cấp các dòng bánh đáp ứng tiêu chuẩn 3 không: không đường tinh luyện, không chất bảo quản, không phụ gia thực phẩm).

4. Phân tích SWOT và lợi thế cạnh tranh:

• Điểm mạnh (S): Vị trí trung tâm Quận 7, không gian rộng rãi kết hợp cổ điển - hiện đại, menu đa dạng giá sinh viên, nguồn cung uy tín, có phòng đặt trước cho nhóm học tập kèm chính sách giảm giá $10%$ cho nhóm từ 5 người.
• Điểm yếu (W): Nhân lực ngành F&B biến động, đa số nhân viên là sinh viên thiếu kinh nghiệm thực tế đòi hỏi đào tạo nhiều; chi phí nguyên liệu hạt cà phê rang xay chất lượng cao tương đối lớn.
• Cơ hội (O): Nhu cầu học tập tại quán 24/7 và thuê phòng học nhóm chuyên biệt tại khu vực chưa được khai thác nhiều; khả năng thu hút khách hàng mới qua menu được nghiên cứu kỹ.
• Thách thức (T): Cạnh tranh gay gắt về giá từ các quán lâu năm (Ông Bầu, Open Glass); độ phức tạp trong việc duy trì hương vị cà phê đồng nhất; thời hạn bảo quản bánh ngọt ngắn dễ dẫn đến hao hụt doanh thu nếu hư hỏng.

5. Đánh giá tính khả thi tài chính:

• Chi phí nhân sự: Tổng quỹ lương 13 nhân viên là 71.000.000 VNĐ/tháng (3 Quản lý: 8.000.000 VNĐ/người; 6 Phục vụ: 6.000.000 VNĐ/người; 1 Kế toán: 2.000.000 VNĐ; 3 Bảo vệ: 3.000.000 VNĐ/người).
• Chi phí cố định (Fixed Cost): Tổng cộng 142.748.334 VNĐ/tháng ($1.712.980.008$ VNĐ/năm), bao gồm tiền thuê mặt bằng (60.000.000 VNĐ/tháng), internet/truyền hình cáp (290.000 VNĐ/tháng), lương nhân viên (71.000.000 VNĐ/tháng), trả nợ gốc và lãi vay ngân hàng (11.458.334 VNĐ/tháng dựa trên khoản vay 500.000.000 VNĐ, thời hạn 4 năm, lãi suất $10%$/năm).
• Chi phí điều chỉnh (Adjusted Cost): Tổng cộng 39.360.000 VNĐ/tháng ($472.320.000$ VNĐ/năm cho quy mô 300 ly/ngày), bao gồm: ly nhựa (7.200.000 VNĐ/tháng), túi nhựa (600.000 VNĐ/tháng), ống hút (810.000 VNĐ/tháng), nguyên vật liệu pha chế (30.000.000 VNĐ/tháng), tiền điện 200 kW (600.000 VNĐ/tháng), tiền nước $10\text{ m}^3$ (150.000 VNĐ/tháng).
• Dự toán doanh thu và dòng tiền: Với giá bán bình quân 27.500 VNĐ/sản phẩm và lượng bán 300 sản phẩm/ngày, doanh thu năm 1 đạt 2.970.000.000 VNĐ. Tốc độ tăng trưởng doanh thu dự kiến đạt $5%$/năm, chi phí điều chỉnh tăng $0,12%$/năm, tỷ suất sinh lời kỳ vọng $r = 15%$.

Chỉ tiêu tài chính	Năm 0	Năm 1	Năm 2	Năm 3	Năm 4
Vốn đầu tư ban đầu (VNĐ)	1.200.000.000	-	-	-	-
Doanh thu (VNĐ)	-	2.970.000.000	3.118.500.000	3.274.425.000	3.438.146.250
Chi phí cố định (VNĐ)	-	1.712.980.008	1.712.980.008	1.712.980.008	1.712.980.008
Chi phí điều chỉnh (VNĐ)	-	472.320.000	472.886.784	473.454.248	474.022.393
Tổng chi phí (VNĐ)	-	2.185.300.008	2.185.866.792	2.186.434.256	2.187.002.401
Thu nhập thuần (VNĐ)	-	784.699.992	932.633.208	1.087.990.744	1.251.143.849
NPV tích lũy ($r=15%$)	-1.200.000.000	-517.652.181	187.552.513	1.275.543.257	2.526.687.106

• Kết quả thẩm định: $\text{NPV} = 2.526.687.106\text{ VNĐ} > 0$; Thời gian hoàn vốn $\text{PP} \approx 1,65$ năm (hơn 1 năm một chút); Chỉ số sinh lời $\text{PI} = 1 + \frac{2.526.687.106}{1.200.000.000} \approx 3,106 > 1,0$. Dự án có tính khả thi tài chính cao.
• Phân tích rủi ro: Nhận diện 3 nhóm rủi ro lớn gồm: mất cân đối dòng tiền thu - chi (ngắn hạn và dài hạn); rủi ro chi phí lãi vay và tái đầu tư do lạm phát bào mòn quỹ khấu hao; rủi ro sụt giảm sức mua thị trường khi giá cả sinh hoạt tăng.

Chương 5: Tổ chức, lập kế hoạch và triển khai dự án (Organizing, Planning, and Implementing Project)

Chương 5 thiết lập hệ thống thực thi chi tiết cho dự án:

• Cơ cấu tổ chức:
  1. Khối Quản trị dự án (Management Team): Gồm 5 phòng ban: Ban Điều hành (Executive Department - phụ trách chung, tài chính, giám sát), Phòng Tiếp thị (Marketing Department), Phòng Hành chính - Nhân sự (Administration & HR Department), Phòng Nghiệp vụ (Professional Department - phụ trách menu, bảo quản, quy trình pha chế), Phòng Đối ngoại (External Relations Department - phụ trách nhà cung cấp, đối tác, khiếu nại khách hàng).
  2. Khối Vận hành tại quán (Business Team): Gồm Quản lý ca (chịu trách nhiệm trực tiếp, thu ngân, kiểm kê), Kế toán (theo dõi sổ sách, báo cáo thuế, bảng lương), Nhân viên phục vụ (pha chế, phục vụ, vệ sinh ca), Nhân viên bảo vệ (giữ xe, an ninh tài sản).
• Cấu trúc WBS và Ma trận RACI: Phân rã dự án thành 16 đầu việc chính từ giai đoạn Khái niệm đến Thực thi, phân bổ rõ ràng vai trò R (Chịu trách nhiệm chính), A (Phê duyệt/Giải trình), C (Tham vấn), I (Nhận thông tin) cho 5 thành viên phụ trách các phòng ban (Châu, Tâm, Khanh, Định, N. Ánh).
• Lập lịch trình và phân tích Sơ đồ Gantt (25 tuần thực hiện):

STT	Nhiệm vụ	Thời gian bắt đầu	Thời gian kết thúc	Thời lượng
1	Lập kế hoạch ý tưởng và quy mô quán	01/10/2022	07/10/2022	1 tuần
2	Phân tích thị trường	08/10/2022	22/10/2022	2 tuần
3	Phân tích tính khả thi dự án	23/10/2022	30/10/2022	1 tuần
4	Lựa chọn địa điểm mặt bằng	31/10/2022	06/11/2022	1 tuần
5	Lập kế hoạch tài chính	07/11/2022	21/11/2022	2 tuần
6	Lập kế hoạch quản lý kinh doanh	22/11/2022	06/12/2022	2 tuần
7	Lập kế hoạch tiếp thị (Marketing)	31/11/2022	06/12/2022	1 tuần
8	Lựa chọn nhà cung ứng	07/12/2022	21/12/2022	2 tuần
9	Mua bản vẽ thiết kế quán và công thức	14/12/2022	21/12/2022	1 tuần
10	Ký hợp đồng với nhà cung ứng	22/12/2022	29/12/2022	1 tuần
11	Thu mua nguyên vật liệu	30/12/2022	05/01/2023	1 tuần
12	Xây dựng menu và quy trình phục vụ	06/01/2023	13/01/2023	1 tuần
13	Thi công xây dựng, cải tạo cơ sở vật chất	14/01/2023	11/02/2023	4 tuần
14	Xin cấp giấy phép và chứng nhận	12/02/2023	24/02/2023	2 tuần
15	Lập kế hoạch quản lý nhân viên	24/02/2023	02/03/2023	1 tuần
16	Tuyển dụng và đào tạo nhân viên	02/03/2023	01/04/2023	4 tuần

Hai công việc chiếm thời gian dài nhất là Công việc 13 (Thi công cải tạo) và Công việc 16 (Tuyển dụng, đào tạo) với thời lượng 4 tuần mỗi việc. Hai công việc không nằm trên đường găng (Non-critical path) là Công việc 7 (Lập kế hoạch marketing) và Công việc 9 (Mua thiết kế, công thức), được thực hiện song song với các tiến trình khác.

• Bảng dự toán ngân sách chi tiết ban đầu: Tổng ngân sách đầu tư cơ sở vật chất ban đầu được xác định là 884.500.000 VNĐ, gồm:
  • Đặt cọc mặt bằng (6 tháng $\times 60.000.000$ VNĐ): 360.000.000 VNĐ.
  • Bản vẽ thiết kế quán ($400\text{ m}^2 \times 220.000\text{ VNĐ}$): 88.000.000 VNĐ.
  • Chi phí thi công, sửa chữa: 80.000.000 VNĐ.
  • Nội thất (bàn, ghế, quầy thu ngân, quầy pha chế, bồn rửa, kệ, tủ bánh): 95.500.000 VNĐ.
  • Dụng cụ pha chế và đồ gia dụng (máy pha cà phê, nồi nấu trân châu, ấm đun, khay, dụng cụ vệ sinh...): 52.000.000 VNĐ.
  • Thiết bị điện tử (2 tivi, 1 loa, 1 tủ lạnh lớn): 70.000.000 VNĐ.
  • Trang trí (bảng hiệu, cây cảnh, tranh ảnh, kệ sách...): 65.000.000 VNĐ.
  • Tiếp thị, quảng cáo ban đầu: 65.000.000 VNĐ.
  • Tổ chức lễ khai trương: 8.000.000 VNĐ.

Kết quả và đóng góp

Đồ án đạt được các kết quả cụ thể thông qua hệ thống số liệu định lượng:

• Xác lập mô hình kinh doanh có tính khả thi tài chính cao: Dự án với tổng vốn đầu tư ban đầu 1.200.000.000 VNĐ (trong đó 500.000.000 VNĐ vốn vay ngân hàng lãi suất $10%$/năm) mang lại NPV tích lũy sau 4 năm đạt 2.526.687.106 VNĐ (ở mức chiết khấu $15%$), thời gian hoàn vốn nhanh ($\text{PP} \approx 1,65$ năm) và chỉ số sinh lời $\text{PI} \approx 3,106$.
• Bóc tách định lượng chính xác cơ cấu chi phí vận hành 24/7: Xác định rõ quỹ lương 13 nhân sự chia làm 3 ca (71.000.000 VNĐ/tháng), tổng chi phí cố định hàng năm ($1.712.980.008$ VNĐ) và chi phí điều chỉnh dựa trên đơn vị tiêu thụ ($472.320.000$ VNĐ/năm).
• Hoàn thiện công cụ quản trị dự án hoàn chỉnh: Xây dựng thành công hệ thống WBS, ma trận RACI và biểu đồ Gantt 16 bước trong 25 tuần, định vị chính xác đường găng (thi công 4 tuần, đào tạo 4 tuần) và các công việc song song.
• Giải pháp triển khai thực tiễn:
  • Đưa ra giải pháp tạo điểm nhấn cạnh tranh bằng mô hình phòng họp/học nhóm đặt trước với chính sách giảm giá $10%$ cho nhóm từ 5 người.
  • Thiết lập mạng lưới đối tác cung ứng chất lượng cao (Trung Nguyên, Trà Chính Sơn, Bánh ABC) nhằm khắc phục nỗi lo về an toàn thực phẩm.
  • Tối ưu hóa doanh thu qua việc kết hợp bán tại chỗ với phân phối trên các ứng dụng Grab, ShopeeFood, Baemin.

Đóng góp của đồ án thể hiện ở việc kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết quản trị dự án hiện đại và khảo sát thực tế tại địa bàn cụ thể (Khu dân cư Kim Sơn, Quận 7), cung cấp một bản kế hoạch kinh doanh chi tiết từ khâu khảo sát nhu cầu, định giá sản phẩm, quản trị nguồn lực đến thẩm định dòng tiền.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Văn bản đồ án phản ánh một số giới hạn nghiên cứu xuất phát từ phạm vi thực hiện:

• Quy mô mẫu khảo sát: Dữ liệu khảo sát thị trường mới dừng lại ở hơn 100 phản hồi từ sinh viên TDTU và cư dân Kim Sơn, chủ yếu thực hiện qua biểu mẫu trực tuyến Google Forms, chưa mở rộng ra toàn bộ các trường đại học lân cận trong khu vực Nam Sài Gòn.
• Tính chất giả định của mô hình tài chính: Dự báo doanh thu giả định tốc độ tăng trưởng đều đặn $5%$/năm và chi phí điều chỉnh tăng $0,12%$/năm; chưa xây dựng mô hình phân tích độ nhạy (Sensitivity Analysis) trong các tình huống biến động kinh tế mạnh hoặc giá nguyên vật liệu đầu vào tăng đột biến.
• Hạn chế về kinh nghiệm thực tiễn: Nhóm tác giả tự nhận định do giới hạn về kinh nghiệm thực tế trong ngành F&B, việc xử lý rủi ro bảo quản bánh ngọt và kiểm soát chất lượng pha chế đồng đều giữa các ca làm việc cần được kiểm chứng thêm trong giai đoạn vận hành thực tế.

Hướng nghiên cứu và hoàn thiện tiếp theo:

• Mở rộng phạm vi khảo sát hành vi tiêu dùng đối với phân khúc khách hàng văn phòng và các trường đại học khác tại Quận 7.
• Xây dựng mô phỏng tài chính đa kịch bản (kịch bản cơ sở, kịch bản bi quan, kịch bản lạc quan) có tính đến rủi ro biến động lãi suất vay ngân hàng.
• Nghiên cứu sâu hơn về quy trình quản lý chất lượng dịch vụ và quản trị chuỗi cung ứng lạnh cho các sản phẩm bánh ngọt dễ hỏng.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên các ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh doanh Quốc tế, Khởi nghiệp và Quản lý Dự án đang thực hiện đồ án môn học hoặc khóa luận tốt nghiệp về lập kế hoạch kinh doanh dịch vụ.
• Những cá nhân hoặc nhóm khởi nghiệp quan tâm đến mô hình kinh doanh quán cà phê học tập mở cửa 24/7 tại các khu đô thị đại học.
• Các phần nội dung có giá trị tham khảo chuyên môn cao bao gồm:
  • Phương pháp lập ma trận RACI và biểu đồ Gantt phân tích đường găng cho dự án F&B quy mô vừa và nhỏ (Chương 5).
  • Bảng dự toán chi phí đầu tư ban đầu và bảng định mức chi phí cố định/chi phí điều chỉnh chi tiết cho mặt bằng $400\text{ m}^2$ (Chương 4 và Chương 5).
  • Mô hình bảng tính bảng dòng tiền, NPV, Payback Period và Profitability Index hoàn chỉnh cho dự án 4 năm (Chương 4).

Câu hỏi thường gặp

1. Dự án PM Coffee cần bao nhiêu vốn đầu tư ban đầu và phân bổ như thế nào? Tổng vốn đầu tư ban đầu của dự án là 1.200.000.000 VNĐ. Trong đó, chi phí mua sắm trang thiết bị, cải tạo cơ sở vật chất, đặt cọc mặt bằng 6 tháng và tiếp thị khai trương (Detailed Budgeting) chiếm 884.500.000 VNĐ; phần vốn còn lại phục vụ làm vốn lưu động và dự phòng chi phí ban đầu. Dự án sử dụng 500.000.000 VNĐ từ vốn vay ngân hàng với thời hạn 4 năm và lãi suất $10%$/năm.

2. Các chỉ số tài chính (NPV, thời gian hoàn vốn PP, chỉ số sinh lời PI) của PM Coffee đạt kết quả ra sao? Tại mức tỷ suất sinh lời kỳ vọng $r = 15%$, sau 4 năm vận hành, dự án đạt Giá trị hiện tại thuần $\text{NPV} = 2.526.687.106$ VNĐ ($> 0$); Thời gian hoàn vốn $\text{PP} \approx 1,65$ năm (thu hồi toàn bộ vốn trong năm thứ 2); Chỉ số sinh lời $\text{PI} \approx 3,106$ ($> 1,0$), khẳng định dự án có hiệu quả tài chính rất cao.

3. Cơ cấu nhân sự và chi phí tiền lương hàng tháng để vận hành quán 24/7 được tính toán như thế nào? Quán vận hành 24/7 theo 3 ca làm việc với tổng cộng 13 nhân viên. Chi phí tiền lương cố định hàng tháng là 71.000.000 VNĐ (tương đương 852.000.000 VNĐ/năm), phân bổ cho: 3 quản lý ca ($8.000.000\text{ VNĐ}\times 3 = 24.000.000\text{ VNĐ}$), 6 nhân viên phục vụ ($6.000.000\text{ VNĐ}\times 6 = 36.000.000\text{ VNĐ}$), 3 nhân viên bảo vệ ($3.000.000\text{ VNĐ}\times 3 = 9.000.000\text{ VNĐ}$) và 1 kế toán ($2.000.000\text{ VNĐ}$).

4. Điểm khác biệt cạnh tranh chính của PM Coffee so với các đối thủ như Quán Ông Bầu hay Open Glass là gì? So với Open Glass (đóng cửa sau 23h00) và Quán Ông Bầu, PM Coffee tạo sự khác biệt nhờ: không gian $400\text{ m}^2$ mở cửa liên tục 24/7; thiết kế phòng riêng cho học nhóm và hội họp có thể đặt trước với ưu đãi giảm giá $10%$ cho nhóm trên 5 người; menu đa dạng từ cà phê, trà trái cây đến bánh ngọt 3 không từ ABC Bakery với mức giá sinh viên dao động từ 20.000 đến 35.000 VNĐ.

5. Lịch trình triển khai dự án kéo dài bao lâu và những công việc nào chiếm nhiều thời gian nhất? Giai đoạn chuẩn bị và thực thi dự án kéo dài trong 25 tuần (từ 01/10/2022 đến 01/04/2023) với 16 đầu việc chính trước khi chính thức vận hành thương mại vào ngày 02/04/2023. Hai công việc thuộc đường găng tốn nhiều thời gian nhất (4 tuần mỗi việc) là Công việc 13: Thi công, sửa chữa cơ sở vật chất (14/01/2023 – 11/02/2023) và Công việc 16: Tuyển dụng, đào tạo nhân viên (02/03/2023 – 01/04/2023).

Kết luận

Đồ án môn học "Dự Án Quản Lý: Thành Lập Quán Cà Phê PM Coffee" của nhóm sinh viên Khoa Quản trị Kinh doanh - Trường Đại học Tôn Đức Thắng đã hoàn thành xuất sắc việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh và quản trị dự án toàn diện cho mô hình cà phê học tập 24/7. Bằng việc kết hợp các công cụ quản trị dự án tiêu chuẩn như WBS, RACI, Sơ đồ Gantt cùng các mô hình thẩm định tài chính NPV, PP, PI và ma trận SWOT, đề tài đã chứng minh tính khả thi cao về cả mặt kỹ thuật tổ chức lẫn hiệu quả sinh lời thực tế. Đây là công trình học thuật mang tính ứng dụng thực tiễn rõ rệt, cung cấp nguồn tư liệu tham khảo chi tiết cho sinh viên ngành kinh tế và các nhà quản trị khởi nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ F&B.

Trích đoạn nội dung tài liệu

TON DUC THANG UNIVERSITY FACULTY OF BUSINESS ADMINISTRATION INTERNATIONAL BUSINESS ----🙘🙘🙘---- FINAL REPORT Subject: Project Management Topic: ESTABLISHING A COFFEE SHOP PM COFFEE PROJECT LECTURE: Mr. Nguyen Chinh Quang CLASS: 701, Friday 2st shift Ho Chi Minh City, Dec 2022 GROUP MEMBERS AND EVALUATION Student Evalua Name Duty ID te ● Chapter 2 (2.2) Le Hoang 720I013 ● Chapter 3 1 100% Minh Chau 5 ● Chapter 4 (4.3, Tran Thi Minh 720K059 4.3) 2 95% Tam 2 ● Conclusion and recommendation ● Chapter 2 (2.2) 3 Do Ngoc Anh 100% 4 ● Create PowerPoint ● Synthesize report ● Preface ● Chapter 4 (4.3) 100% Khanh 7 ● Conclusion and recommendation 5 Dinh Nguyen 720i049 ● Chapter 1 100% Gia Dinh 0 ● Chapter 5 (5.3) 1 ● Create PowerPoint TABLE OF CONTENTS GROUP MEMBERS AND EVALUATION.1 TABLE OF CONTENTS.2 TABLE OF FIGURES.5 TABLE OF TABLES. 5 CHAPTER 1: CASH FLOW ANALYSIS EXERCISE.7 CHAPTER 2: OVERALL OF THE PROJECT. Overview of the project.

The related parties. Timeline of the project. Size of the project.17 CHAPTER 3: DRAFTING THE PROJECT.1 Outline of the main phases of the project.2 General approach and methods.19 CHAPTER 4: PROJECT ANALYSIS AND EVALUATION. SWOT evaluation and competitiveness of the coffee shop.4 Analyze and evaluate the financial feasibility of the project.3 Project risk analysis.1 Investment-related cash flow.2 Risks of reinvestment and debt settlement.3 Market purchasing power risk.35 CHAPTER 5: ORGANIZING, PLANNING, AND IMPLEMENTING PROJECT.1 Organization of the project.1 Project organization structure diagram.2 General responsibilities of department/position in the organizational chart.

Work Breakdown Structure (WBS) and Responsibility Matrix. The analysis of Gantt chart. Techniques and tools to measure performance. Organize removal procedures and documentation.53 CONCLUSION AND RECOMMENDATION.57 4 TABLE OF FIGURES Figure 1: Model of the PM COFFEE space.13 Figure 2: Management team's structure.36 Figure 3: Business team's structure.36 Figure 4: Work Breakdown Structure.39 Figure 5: The Gantt chart of PM Coffee project.45 Figure 6: Customer relationship management.49 TABLES Table 1: Cash Flow 2.7 Table 2: Calculate NPVs.8 Table 3: Calculate Payback period.9 Table 4: Calculate Profitability Index.10 Table 5: Type of products.11 Table 6: Total capital of the project.15 Table 7: Brief After prediction of initial investment costs.16 Table 8: Detailed price list of products.24 Table 9: The number of employees and salaries.30 Table 10: The fixed cost.31 Table 11: The adjusted cost.32 Table 12: The NPV of the project.33 Table 13: Responsibility Matrix.42 Table 14: Job description and analysis table.44 Table 15: Detailed budgeting table.48 5 PREFACE In the first place, in order to carry out and successfully complete the subject of Project Management and the final report "PM COFFEE", our team has received a lot of help and facilitated advantage from Ton Duc Thang University.

In particular, we would like to express our sincere thanks to Mr. Nguyen Chinh Quang – our lecturer, who directly guided and accompanied our team throughout the process of completing this course and this report. As well as all of us know, coffee is a familiar and almost indispensable drink in today's world, associated with the Vietnamese people's long-standing culture and tradition. In this industry, the amount of customer demand and the potential market is large, so many startups always want to step in.

Currently, students and office workers need a space to study, work and stay open 24 hours. To solve this problem, PM COFFEE was born with a commitment to being a cafe that never closes for busy people. Besides, PM COFFEE offers a spacious, and lovely space suitable for studying and teamwork. We are so fortunate when studying the subject Project Management so that we can contribute efforts to implement this project for the social community.

Our project “PM COFFEE” is made based on the efforts of the team members as well as the references, lessons learned from books, research works, and information from news sites. In the process of implementation, although we have tried our best, because of limited knowledge and lack of practical experience, it is difficult to avoid shortcomings. Therefore, we are looking forward to receiving your attention and comments to improve this report. Finally, we wish you all good health and good work.

We sincerely thank you! Sign Team PM Coffee 6 CHAPTER 1: CASH FLOW ANALYSIS EXERCISE Based on the Cash Flow that the proposal gives, our team decides to choose cash flow 2 to do this task. Therefore, we apply the profitability models to evaluate investment opportunities: Table 1: Cash Flow 2 1. Net Present Value (NPV): Because we have a required rate of return of 10% with an inflation of 5% so we calculate. 7 Project Initial cash investment NPV A -400 100.23 Table 2: Calculate NPVs After calculating the NPVs, my group found that project D is the best opportunity.

Payback Period (PP) - It is the number of years required to repay the initial investment. - Fomulas: Payback Period = Initial Investment / Cash Inflow per Period Y Project A Project B Project C Project D e a Cumulati Cumulati Cumulati Annu Cumulati Annual Annual Annual r ve ve ve al ve 0 (400) (400) (300) (300) (300) (300) 0 0 1 50 (350) (200) (500) 150 (150) (300) (300) 2 300 (50) 400 (100) 150 0 250 (50) 3 350 300 400 300 150 150 300 250 8 Table 3: Calculate Payback period Payback: Project A 2 = 2 + 50/300 = 2.25 years Project C 1 = 1 + 150/150 = 2 years Project D 2 = 2 + 50/250 = 2.2 years → Project C is the best opportunity. Profitability Index of those opportunities: - Fomulas: Profitability Index (PI) = 1 + NPV/I0 - Note When PI > 1.0, NPV > 0: the project is worthwhile. When PI = 1: investable.

When PI < 1: the project is inefficient. Project Initial cash investment PI A (400) 1.48 Table 4: Calculate Profitability Index In summary, our team found that Project D fits all the criteria set by our team through the process of calculating NPVs, Payback period and Profitability Index. 10 CHAPTER 2: OVERALL OF THE PROJECT 2. Overview of the project - Name of the project: PM COFFEE - Type of the project: Business plan providing beverage service - Type of the products: Coffee Fruit tea Milk tea Dessert Black coffee Peach green tea Black sugar pearl milk tea Mochi cake Milk coffee Strawberry tea Matcha milk tea Tiramisu cake Capuchino Hibiscus tea Grass jelly roasted milk tea Macaron cake Cacao coffee Watermelon tea Roasted oolong milk tea Donut cake Table 5: Type of products 2.

The related parties - Project owner: Project team, including 05 members of the Project Management Class at Ton Duc Thang University - Target customers: Students of Ton Duc Thang University and surrounding areas in District 7, who want a quiet space to study and research exercises. Besides, there are people who want to meet or talk with their friends. - State management agency: + Business Registration Office - Ho Chi Minh City Department of Planning and Investment (registering for a business license) + Food Safety and Hygiene Sub-department of Ho Chi Minh City (certificate of food safety) + The suppliers: Trung Nguyen Legend Coffee, Chinh Son Tea Company Limited, ABC Bakery. Long - real estate agent at S.

Home Company 11 Table 7: Brief After prediction of initial investment costs d) Employment As PM coffee will open 24 hours a day so we will have 3 shifts per day (6am- 2pm, 2pm-8pm, 10pm-6am) so we assume that we will need 1 manager, 1 security guard and 2 service staff for each shift, the coffee shop also demands to have 1 accountant for the shop. Theresore, in total, there will be 13 hired employees:  3 managers  6 service staff  3 security guard  1 accountant 2.1 Project objectives - Customer target: Having an average of 100 customers in the shop and 100 online orders a day, of which 40% of customers will come back the next time after experiencing the service of the shop. - Marketing target: Advertising the shop's image to customers by taking advanataage of the social media and promotional campaigns. - Environmental target: Building a comfortable environment to socialize and relax, at the same time ensuring an ideal space to study and work for the customers.

- Products target: Trying to research and create new drinks and develop seasonal products, along with guaranteeing the quality of each drink and dessert in the shop to be able to satisfy the needs of customers. - Suppliers target: Creating a professional reputation to the suppliers and partners for the long-time cooperations. - Service target: Making sure each staff must have a friendly and enthusiastic attitude to welcome and be ready to serve customers. Moreover, PM COFFEE will make drink 16 deliveries through applications such as Grab, ShopeeFood, Baemin,.for remote customers.2 Management objectives - Project implementation time: from 1-Oct-2022 to 1-April-2027 - Project implementation phases:  Conception phase: from 1-Oct-2022 to 30-Oct-2022  Definition phase: from 31-Oct-2022 to 6-Dec-2022  Execution phase: from 7-Dec-2022 to 1-April-2023  Operation phase: from 2-April-2023 to 1-April-2027 - Project progress: The members of the PM Coffee project must complete the project at the perfect level on schedule and set up an appropriate time budget for each stage and each task.

- Revenue: Gaining the set expected revenue; continue to maintain and expand the market. - Cost: Controlling and optimizing costs to bring quality products at reasonable prices and provide clear specific solutions for financial risks. - Human resources: Ensure staffs are well trained, avoid making mistakes; and take the most advantage out of the human resources. 17 CHAPTER 3: DRAFTING THE PROJECT 3.1 Outline of the main phases of the project To complete the PM Coffee project as best as possible, our team drafted this project and divided it into 3 main implementation phases: a) Conception phase: from 1-Oct-2022 to 30-Oct-2022  Planning the concept and scale of the shop  Analyzing the market, competitors, and the customer's demand  Analyze project using SWOT method  Analyzing the financial viability of the capital b) Definition phase: from 31-Oct-2022 to 6-Dec-2022  Choosing the location of the cafe's premises  Making Financial planning: + Capital structure and the need for initial investment capital + Working capital needs + Employee salary expenses by month/quarter/year + Forecast of expected revenue and operating expenses in 1 year, 2 years, 3 years, etc.

 Making plans to manage and operate the cafe  Making marketing plan for coffee shop c) Execution phase: from 7-Dec-2022 to 1-April-2023  Selecting suppliers  Buying the shop design and recipes  Signing all kinds of contracts with suppliers  Building menu, and serving process 18  Collecting raw materials  Constructing the facilities and buying furniture and other necessary items  Asking for a business license and food safety certificate  Making employee management plan  Hiring and training the staffs  Officially put into operation in the actual market d) Operation phase: from 2-April-2023 to 1-April-2027  Evaluating the shop's activities  Enhancing services and products 3. General approach and methods PM coffee is a passionate project of our team and throughout this project, we have used a lot of methods to be able to build the project and manage it. From the first steps, to be able to come up with ideas and build this project, we had to research and collect information through reports, websites, magazines as well as refer to the opinions of experts. Next, to better understand the market, competitors, and customer needs, we conducted a survey based on the Google Form platform and invited people to participate in through social networking sites such as Facebook.

Then, from the information and the survey responses, we proceed to evaluate our project through the SWOT model to know the feasibility and risks so that we can make project management plan.