CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ BUSINESS INTELLIGENCE 1. Khái niệm Business Intelligence (Kinh doanh thông minh hay trí tuệ kinh doanh) - BI là một tập hợp các quy trình, kiến trúc, kỹ năng, công nghệ chuyển đổi dữ thiệu thô thành những thông tin hữu ích hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp một cách tốt hơn và nhanh hơn. Công nghệ BI (BI Technology) cung cấp một góc nhìn toàn cảnh hoạt động của doanh nghiệp từ quá khứ, hiện tại và các dự đoán tương lai. Các dữ liệu sau khi thông qua quá trình chuyển đổi sẽ là nền tảng cho nhà quản trị tìm ra các giải pháp hiệu quả nhất để thúc đẩy kinh doanh tăng lợi nhuận.
Vai trò của Business Intelligence Trên thực tế, để doanh nghiệp có thể kinh doanh một cách khôn ngoan thì đòi hỏi họ phải có cái nhìn toàn diện về dữ liệu của tổ chức mình, hiểu và tận dụng nó để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, loại bỏ sự kém hiệu quả cũng như thích ứng với những thay đổi liên tục của thị trường. 14 Báo cáo đồ án môn học, đề tài: “Tìm hiểu về hệ thống kinh doanh thông minh – BI” 2.1 Business Intelligence giúp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kinh doanh Thông qua các dữ liệu thực tế, BI có thể phân tích và đo lường về mức độ hoạt động của doanh nghiệp.Các nhà phân tích có thể tận dụng BI để biết được các xu thế hiện có ở trên thị trường từ đó giúp doanh nghiệp xác định được hướng đi trong tương lai một cách chuẩn xác nhất. Song song với đó, BI cũng giúp phát hiện ra các vấn đề cần giải quyết của doanh nghiệp. Tất cả các điều này sẽ giúp các nhà quản lý cải thiện rất nhiều chất lượng kinh doanh của tổ chức.2 Trực quan hóa các dữ liệu (Data visualization) BI sẽ giúp xử lý các dữ liệu thô thành các dữ liệu đầu ra mang tính chọn lọc (dễ quan sát, dễ hiểu, dễ truyền đạt) và chuyên nghiệp giúp mang đến nhiều thông tin hữu ích hơn.
Cụ thể, dữ liệu đó sẽ được thể hiện sinh động thông qua các đồ thị, biểu đồ hay sử dụng các phương pháp công cụ khác nhau để bằng cách nào đó khiến dữ liệu được trực quan hóa và minh họa tốt nhất.3 Giúp cải thiện tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp Một doanh nghiệp dù có quy mô như thế nào (lớn, nhỏ, …) thì vẫn cần một hệ thống BI để có thể có một tầm nhìn bao quát từ quá khứ đến tương lai (dựa trên dữ liệu thực tế) mà thông qua đó, doanh nghiệp sẽ có được kế hoạch kinh doanh tốt nhất.4 Một số ứng dụng khác của BI trong doanh nghiệp - Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng thông tin hiệu quả và linh hoạt trong trường hợp môi trường kinh doanh thay đổi đột ngột. - Hỗ trợ doanh nghiệp nắm rõ hành vi của khách hàng để từ đó đưa ra chiến lược marketing phù hợp. - Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc so sánh dữ liệu với các đối thủ cạnh tranh để vạch ra chiến lược phù hợp. Trong thực tế, BI mang lại nhiều lợi ích rõ nét cho các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng tiêu dùng, nước giải khát, thực phẩm,… khi mà yếu tố về thời gian được quan tâm hàng đầu.
Trên thế giới, BI đã trở thành công cụ quản trị quen thuộc của nhiều tên tuổi lớn như: 15 Báo cáo đồ án môn học, đề tài: “Tìm hiểu về hệ thống kinh doanh thông minh – BI” - Coca-Cola (Sản phẩm nước cam ép có tép): Khi doanh số bán các sản phẩm đồ uống có đường, có ga bắt đầu giảm trong những năm gần đây, Coca-Cola đã phụ thuộc vào BI để giúp sản xuất và tiếp thị các lựa chọn lành mạnh hơn như nước cam. Công ty cũng đang phân tích dữ liệu thời tiết, hình ảnh vệ tinh, thông tin về năng suất cây trồng, các yếu tố giá cả, xếp hạng độ chua và ngọt, sử dụng BI để đảm bảo rằng cây cam được trồng theo cách tốt nhất và duy trì hương vị đồng nhất. - Unilever: Trên EDW*, Unilever đang xây dựng thêm hai lớp nữa. Đầu tiên là kho tài liệu chứa các báo cáo tiêu chuẩn, mà nhân viên có thể truy cập thông qua giao diện người dùng SharePoint của Microsoft.
Thứ hai là lớp thông minh kinh doanh, được xây dựng bằng cơ sở hạ tầng BI của Microsoft và phần mềm trực quan hóa dữ liệu từ Tableau. Điều này cho phép nhân viên tìm câu trả lời cho các câu hỏi của họ khi chúng phát sinh. Còn tại Việt Nam, một số công ty lớn đã và đang triển khai BI và coi đó như một lợi thế của mình. EDW*:Kho dữ liệu là kho lưu trữ dữ liệu lưu trữ bằng thiết bị điện tử của một tổ chức.
Các kho dữ liệu được thiết kế để hỗ trợ việc phân tích dữ liệu và lập báo cáo. Thành phần chính và cách thức hoạt động của BI 3.1 Thành phần chính 3.1 Data Sources - Nguồn dữ liệu Là cơ sở dữ liệu thô (thường là cơ sở dữ liệu quan hệ*) đến từ nhiều nguồn khác nhau như: Phần mềm bán hàng, website thương mại điện tử… Các ứng dụng như HRM (Human Resource Management), CRM (Customer relationship management),. Dữ liệu từ các nền tảng quảng cáo (Facebook, Google, Ad networks), Google Analytics, ERP, payment gateway… Có thể là bất cứ hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào như MySQL, Oracle, MSSQL, … 16 Báo cáo đồ án môn học, đề tài: “Tìm hiểu về hệ thống kinh doanh thông minh – BI” *Cơ sở dữ liệu quan hệ:“Cơ sở dữ liệu quan hệ tổ chức dữ liệu theo các bảng và có quan hệ với nhau để giảm thiểu sự dư thừa dữ liệu đồng thời vẫn đảm bảo sự hiệu quả trong lưu trữ và truy xuất dữ liệu ” - Theo Wikipedia.2 Data Warehouse (DW) - Kho dữ liệu Là nơi lưu trữ dữ liệu lâu dài của doanh nghiệp nhằm mục đích phục vụ các yêu cầu về sau này. Thông thường dữ liệu trong đây sẽ được phân tích theo từng đối tượng cụ thể (khách hàng, sản phẩm,.
Có thiết kế khác với mô hình CSDL OLTP (Online Transaction Processings)*. *OLTP (Online Transaction Processings): Được sử dụng để quản lý Dữ liệu động trong thời gian thực. Cơ sở dữ liệu hoạt động cho phép bạn chỉnh sửa các Dữ liệu (thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu), làm nó trong thời gian thực.2) Dữ liệu trong DW chỉ có thể đọc, không được sử dụng để ghi hay cập nhật bởi ứng dụng thông thường, mà điều đó phải được thực hiện bởi công cụ ETL* (Extract Transform Load)* - công cụ chuyển đổi dữ liệu từ Data Sources đến DW. Khi dữ liệu từ nhiều nguồn được đưa đến DW thì chúng sẽ được chuẩn hóa theo thiết kế riêng của DW thông qua ETL, tạo thành một nguồn dữ liệu thống nhất.
Dữ liệu trong DW sẽ được lưu trữ theo một thời gian rất dài, không biến mất theo thời gian. Dù cho đã được thay đổi thông qua ETL thì dữ liệu cũ vẫn được giữ lại.3 Integrating Server: Chịu trách nhiệm trung gian vận hành gói ETL để chuyển đổi dữ liệu từ Data Sources vào DW. Analysis Server Chịu trách nhiệm thực thi các Cube* được thiết kế dựa trên các Dimension* dữ liệu. Cube sẽ nhận dữ liệu đầu vào từ DW và thực thi theo nghiệp vụ đã được định nghĩa trước để trả về đầu ra.
*Cube và Dimension : Dữ liệu trong kho dữ liệu được thể hiện dưới dạng đa chiều (Multi Dimension) gọi là khối (cube). Mỗi chiều mô tả một đặc trưng nào đó của dữ liệu.4) - Theo Website Faditek 17 Báo cáo đồ án môn học, đề tài: “Tìm hiểu về hệ thống kinh doanh thông minh – BI” 3.5 Reporting Server Thực thi các báo cáo với đầu ra nhận được từ Analysis Server. Nơi quản trị tập trung các báo cáo, các báo cáo này có thể được đính kèm vào trang Website hoặc các ứng dụng.6 Data Mining Là quá trình trích xuất dữ liệu đã qua xử lý (tùy thuộc vào yêu cầu riêng của các doanh nghiệp) từ DW rồi kết hợp với các thuật toán để đưa ra (hoặc dự đoán) các quyết định kinh doanh sao cho hiệu quả nhất. Đây là một quá trình quan trọng trong BI, thông thường một doanh nghiệp muốn sử dụng giải pháp BI thường kèm theo về Data Mining.7 Data Presentation Sau quá trình Data Mining, Data Presentation sẽ đưa ra các báo cáo hay biểu đồ,… phục vụ cho mục đích của người dùng.2 Cách thức hoạt động của BI Quy trình thực hiện Business Intelligence được thể hiện qua bốn bước sau: Bước 1: Thu thập dữ liệu nguồn Phòng ban đảm nhiệm Business Intelligence sẽ thu thập các dữ liệu thô qua các hệ thống của công ty.
Một số ví dụ về các hệ thống như sau: SCM; ERP; CRM,… Bước 2: Ứng dụng tiến trình ETL (Extract, Transform, Load) Tiến trình ETL có nhiệm vụ thu thập những dữ liệu từ nhiều nguồn trước đó và chỉnh sửa, định dạng lại dữ liệu và lưu trữ để sẵn sàng cho việc sử dụng. Cụ thể: Bước Extract (trích xuất): sẽ sao chép thông tin dữ lệu từ các hệ thống nguồn. Tùy thuộc vào cách cấu trúc và định dạng dữ liệu khác nhau của mỗi hệ thống thì bước Extract sẽ chỉ trích xuất những dữ liệu cần thiết. Bước Transform (Biến đổi): sau khi trích xuất, hệ thống sẽ biến đổi các dữ liệu thành dạng ngôn ngữ, thông tin có thể sử dụng và lưu trữ.
Bước Load (Nhập): các dữ liệu sau khi biến đổi sẽ được đưa vào DW và chờ các bước tiếp theo. Bước 3: Lưu trữ dữ liệu 18 Báo cáo đồ án môn học, đề tài: “Tìm hiểu về hệ thống kinh doanh thông minh – BI” Sau khi được xử lý, hệ thống sẽ tích hợp dữ liệu và lưu trữ chúng trong kho dữ liệu của doanh nghiệp, đảm bảo chúng có thể được sử dụng ngay khi cần. Bước 4: Trích xuất và phân tích Dữ liệu sẽ được lấy từ kho lưu trừ khi doanh nghiệp cần để phân tích và đánh giá. Từ đó, có thể đưa ra các giải pháp, quyết định kinh doanh hiệu quả để cải thiện và tối ưu hóa hoạt động của tổ chức.
Người dùng BI (BI Users): Ngày nay, giải pháp BI đã giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc tổ chức, quản lý thông qua các sự kiện và dữ liệu. Tuy nhiên không phải ai cũng có cách thức sử dụng giống nhau, tùy vào từng mục đích sử dụng mà chúng ta có thể phân loại 4 kiểu người dùng khác nhau như sau: ● Nhà phân tích dữ liệu: Loại người dùng này xử lý một lượng lớn thông tin, liên tục thu thập, xử lý, phân tích và trình bày dữ liệu. Nhà phân tích dữ liệu cần xem xét các số liệu thống kê và lập luận logic nhằm đưa ra các quyết định tối ưu.