Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông, hoạt động Thông tin – Thư viện (TT – TV) ngày càng trở nên thiết yếu trong các cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt là các học viện chuyên ngành như Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam (Học viện YDHCTVN). Với đội ngũ cán bộ hơn 541 người và hơn 4.000 sinh viên, nhu cầu cập nhật thông tin, tài liệu chuyên ngành Y học cổ truyền (YHCT) và các lĩnh vực liên quan ngày càng tăng cao. Trung tâm Thông tin – Thư viện (Trung tâm TT – TV) của Học viện đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp nguồn lực tri thức, hỗ trợ giảng dạy, nghiên cứu khoa học và đào tạo.

Tuy nhiên, thực trạng tổ chức và hoạt động TT – TV tại Trung tâm còn nhiều hạn chế như nguồn lực thông tin nghèo nàn, cơ sở vật chất chưa đồng bộ, đội ngũ cán bộ thiếu chuyên môn sâu về TT – TV và CNTT, cũng như sự phối hợp chưa chặt chẽ với các đơn vị trong Học viện. Nghiên cứu nhằm mục tiêu đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động TT – TV tại Trung tâm từ năm 2010 đến nay, xác định các tồn tại, từ đó đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng tin (NDT).

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào Trung tâm TT – TV Học viện YDHCTVN, với dữ liệu thu thập qua khảo sát, phân tích tài liệu và điều tra thực tế. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc góp phần nâng cao chất lượng phục vụ thông tin, hỗ trợ phát triển giáo dục và nghiên cứu khoa học tại Học viện, đồng thời cung cấp kinh nghiệm tham khảo cho các cơ quan TT – TV chuyên ngành khác.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình tổ chức TT – TV, bao gồm:

  • Lý thuyết tổ chức: Tổ chức được hiểu là sự phối hợp các nỗ lực của con người và tài nguyên nhằm đạt mục tiêu chung. Trong TT – TV, tổ chức bao gồm việc bố trí công việc, phân quyền quản lý và phân công nhiệm vụ nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

  • Mô hình tổ chức TT – TV: Nghiên cứu phân tích các mô hình tổ chức phổ biến như tổ chức theo nhóm bạn đọc, theo loại hình tài liệu, theo chuyên ngành khoa học, theo chức năng và mô hình phối hợp. Mỗi mô hình có ưu nhược điểm riêng, ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT.

  • Khái niệm hoạt động TT – TV: Hoạt động TT – TV là tập hợp các quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin nhằm phục vụ nhu cầu tin của cá nhân và tổ chức. Hoạt động này bao gồm bổ sung tài liệu, xử lý nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc, ứng dụng CNTT và phát triển dịch vụ thông tin.

  • Tiêu chí đánh giá hoạt động TT – TV: Đánh giá dựa trên mức độ chính xác, kịp thời, đầy đủ của thông tin cung cấp; hiệu quả khai thác và sử dụng nguồn tin; khả năng đáp ứng nhu cầu của NDT; và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp định tính và định lượng:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập từ tài liệu chính thức của Học viện và Trung tâm TT – TV, khảo sát thực tế, bảng hỏi điều tra NDT, phỏng vấn cán bộ Trung tâm và các đơn vị liên quan.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Khảo sát 210 phiếu điều tra gửi đến cán bộ quản lý, giảng viên và sinh viên, thu hồi 187 phiếu (tỉ lệ 89%). Mẫu được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện và có tính đại diện cho các nhóm NDT chính.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng thống kê mô tả để phân tích số liệu về đặc điểm NDT, nhu cầu tin, mức độ sử dụng dịch vụ; phân tích so sánh để đánh giá hiệu quả hoạt động; phương pháp tổng hợp, phân tích tài liệu để đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2014, phù hợp với sự phát triển và thay đổi của Trung tâm TT – TV trong giai đoạn đổi mới giáo dục và ứng dụng CNTT.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ: Trung tâm TT – TV có cơ cấu tổ chức gồm Ban giám đốc và ba bộ phận chính: nghiệp vụ, phục vụ và phòng máy tính. Đội ngũ cán bộ gồm 10 người, trong đó 40% có trình độ chuyên ngành TT – TV, 60% có chuyên ngành khác như CNTT, ngoại ngữ. Độ tuổi trung bình từ 25-40 chiếm 80%. Tuy nhiên, số lượng cán bộ còn hạn chế so với quy mô NDT hơn 4.600 người.

  2. Nguồn lực thông tin: Trung tâm hiện có khoảng 9.792 đầu tài liệu với 53.000 bản in, trong đó tài liệu chuyên ngành YHCT chiếm khoảng 33%, tài liệu điều dưỡng và dược chiếm khoảng 3%, các lĩnh vực khác chiếm 34%. Loại hình tài liệu đa dạng gồm sách chuyên khảo, giáo trình, báo cáo khoa học, luận văn, tài liệu số hóa. Tuy nhiên, nguồn tài liệu tiếng Việt còn hạn chế, tài liệu tiếng Trung và tiếng Anh chiếm tỷ lệ thấp.

  3. Nhu cầu và đặc điểm người dùng tin: NDT gồm 88,5% học viên, sinh viên; 9,8% cán bộ, giảng viên; 1,7% lãnh đạo, quản lý. Nhu cầu tin đa dạng, tập trung vào các lĩnh vực chuyên ngành YHCT như xoa bóp, châm cứu, dược liệu, phục hồi chức năng. Mức độ sử dụng thư viện cao, với 53,8% sinh viên rất thường xuyên đến Trung tâm, cán bộ giảng viên chủ yếu mượn tài liệu về nhà. Ngôn ngữ sử dụng chủ yếu là tiếng Việt, nhưng có khoảng 30% cán bộ và 87% sinh viên sử dụng tiếng Trung, 16-25% sử dụng tiếng Anh.

  4. Hoạt động phục vụ và ứng dụng CNTT: Trung tâm có phòng máy tính với 45 máy trạm kết nối internet, hỗ trợ tra cứu tài liệu nhanh chóng. Dịch vụ phục vụ chủ yếu là mượn sách về nhà và đọc tại chỗ. Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT trong quản lý và phục vụ còn hạn chế, chưa phát triển mạnh thư viện điện tử và các dịch vụ trực tuyến.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy Trung tâm TT – TV Học viện YDHCTVN đã có những bước phát triển tích cực về cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin và tổ chức bộ máy. Tuy nhiên, sự thiếu đồng bộ trong tổ chức, hạn chế về số lượng và chất lượng cán bộ TT – TV, cũng như nguồn tài liệu chuyên ngành còn nghèo nàn, đặc biệt là tài liệu tiếng Việt và tài liệu số, đang ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ.

So sánh với các nghiên cứu trong nước về TT – TV tại các trường đại học, tình trạng thiếu hụt nguồn lực và ứng dụng CNTT còn hạn chế là vấn đề phổ biến. Việc chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa Trung tâm và các phòng ban trong Học viện làm giảm khả năng đáp ứng nhu cầu tin đa dạng và chuyên sâu của NDT.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ về cơ cấu NDT, tỷ lệ sử dụng dịch vụ, phân bố loại hình tài liệu và ngôn ngữ sử dụng, giúp minh họa rõ nét hơn về thực trạng và nhu cầu. Bảng thống kê về số lượng tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn và loại hình tài liệu cũng hỗ trợ đánh giá nguồn lực thông tin.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và tăng cường nhân lực

    • Tăng cường tuyển dụng và đào tạo cán bộ chuyên ngành TT – TV, CNTT, ngoại ngữ để nâng cao năng lực phục vụ.
    • Xây dựng cơ cấu tổ chức linh hoạt, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nghiệp vụ, phục vụ và CNTT.
    • Thời gian thực hiện: 1-2 năm; Chủ thể: Ban Giám đốc Trung tâm phối hợp với Ban Tổ chức Học viện.

  2. Phát triển nguồn lực thông tin đa dạng và phong phú

    • Mua sắm, bổ sung tài liệu chuyên ngành YHCT, đặc biệt tài liệu tiếng Việt và tài liệu số hóa.
    • Tăng cường hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước để trao đổi, chia sẻ tài liệu.
    • Thời gian thực hiện: liên tục hàng năm; Chủ thể: Trung tâm TT – TV phối hợp với các phòng ban liên quan.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong quản lý và phục vụ

    • Xây dựng thư viện điện tử, phát triển các dịch vụ trực tuyến như tra cứu, mượn tài liệu, đào tạo sử dụng thư viện qua mạng.
    • Đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính, phần mềm quản lý thư viện hiện đại.
    • Thời gian thực hiện: 2 năm; Chủ thể: Trung tâm TT – TV phối hợp với Phòng CNTT.

  4. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và nâng cao nhận thức người dùng

    • Tổ chức các khóa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ TT – TV.
    • Đào tạo kỹ năng tìm kiếm, khai thác thông tin cho NDT, đặc biệt sinh viên và giảng viên.
    • Thời gian thực hiện: hàng năm; Chủ thể: Trung tâm TT – TV phối hợp với các khoa, bộ môn.

  5. Xây dựng mối quan hệ phối hợp liên ngành trong Học viện

    • Thiết lập cơ chế phối hợp thường xuyên giữa Trung tâm TT – TV với các phòng ban, khoa, bộ môn để cập nhật nhu cầu và phản hồi.
    • Tổ chức các hội thảo, tọa đàm trao đổi nghiệp vụ và nhu cầu thông tin.
    • Thời gian thực hiện: 1 năm; Chủ thể: Ban Giám đốc Học viện và Trung tâm TT – TV.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý các học viện, trường đại học chuyên ngành Y Dược

    • Lợi ích: Hiểu rõ thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động TT – TV trong môi trường đào tạo chuyên sâu.
    • Use case: Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, cải thiện dịch vụ thông tin.

  2. Cán bộ thư viện và chuyên viên TT – TV

    • Lợi ích: Nắm bắt các mô hình tổ chức, phương pháp quản lý và phục vụ người dùng tin hiệu quả.
    • Use case: Áp dụng các giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ, phát triển nguồn lực thông tin.

  3. Giảng viên và nhà nghiên cứu trong lĩnh vực Khoa học thông tin – Thư viện

    • Lợi ích: Tham khảo cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức hoạt động TT – TV trong môi trường giáo dục đại học.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu, cải tiến phương pháp giảng dạy.

  4. Sinh viên và học viên cao học ngành Khoa học thông tin – Thư viện

    • Lợi ích: Học tập, tham khảo mô hình tổ chức và thực trạng hoạt động TT – TV thực tế.
    • Use case: Chuẩn bị luận văn, nghiên cứu thực tiễn ngành thư viện.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tổ chức và hoạt động TT – TV lại quan trọng trong các học viện chuyên ngành?
    Hoạt động TT – TV cung cấp nguồn thông tin chính xác, kịp thời phục vụ giảng dạy, nghiên cứu và đào tạo, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và phát triển khoa học công nghệ.

  2. Đặc điểm người dùng tin tại Trung tâm TT – TV Học viện YDHCTVN như thế nào?
    Người dùng chủ yếu là sinh viên (88,5%), cán bộ giảng viên (9,8%) và lãnh đạo quản lý (1,7%), với nhu cầu thông tin đa dạng, tập trung vào chuyên ngành YHCT và các lĩnh vực liên quan.

  3. Những hạn chế chính của Trung tâm TT – TV hiện nay là gì?
    Hạn chế gồm nguồn lực thông tin nghèo nàn, đặc biệt tài liệu tiếng Việt và số hóa; đội ngũ cán bộ thiếu chuyên môn sâu; ứng dụng CNTT chưa đồng bộ; và sự phối hợp nội bộ còn yếu.

  4. Giải pháp nào được đề xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động TT – TV?
    Bao gồm hoàn thiện tổ chức, tăng cường nhân lực, phát triển nguồn lực thông tin, ứng dụng CNTT hiện đại, đào tạo cán bộ và người dùng, cũng như tăng cường phối hợp liên ngành.

  5. Làm thế nào để Trung tâm TT – TV đáp ứng tốt hơn nhu cầu đa dạng của người dùng?
    Trung tâm cần thường xuyên khảo sát nhu cầu, đa dạng hóa nguồn tài liệu, phát triển dịch vụ trực tuyến, nâng cao chất lượng phục vụ và tăng cường đào tạo kỹ năng tìm kiếm thông tin cho người dùng.

Kết luận

  • Trung tâm TT – TV Học viện YDHCTVN đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu chuyên ngành YHCT với hơn 9.700 đầu tài liệu và hơn 4.600 người dùng tin.
  • Thực trạng tổ chức và hoạt động còn nhiều hạn chế về nguồn lực, nhân lực và ứng dụng công nghệ, ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ.
  • Nhu cầu thông tin của người dùng đa dạng, tập trung vào các lĩnh vực chuyên sâu, đòi hỏi Trung tâm phải đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức, phát triển nguồn lực, ứng dụng CNTT và tăng cường đào tạo, phối hợp liên ngành.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để lãnh đạo Học viện và các cơ quan TT – TV chuyên ngành tham khảo, định hướng phát triển trong giai đoạn tiếp theo.

Next steps: Triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 1-3 năm, đồng thời tiếp tục nghiên cứu đánh giá hiệu quả để điều chỉnh phù hợp.

Call-to-action: Các đơn vị liên quan cần phối hợp chặt chẽ, ưu tiên đầu tư nguồn lực và công nghệ để nâng cao chất lượng hoạt động TT – TV, góp phần phát triển bền vững Học viện YDHCTVN.