CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm công việc “Công việc là tổng hợp những nhiệm vụ, trách nhiệm hay chức năng mà một người hay một nhóm người lao động trong tổ chức phải đảm nhiệm”[6,tr. Khi thành lập một tổ chức, một doanh nghiệp người ta đều có những mục đích nhất định.
Để đạt được mục đích đã định tổ chức phải xác định được những nhiệm vụ cần làm, phân công ai làm, làm như thế nào…Tức là trong tổ chức sẽ hình thành và phân chia những nhóm nhiệm vụ và mỗi nhóm nhiệm vụ đó đều được thực hiện bởi một người hoặc một nhóm người lao động trong tổ chức. Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân chia lao động (phân công lao động) trong nội bộ tổ chức. Công việc có thể được xem như là một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trọng. Công việc chỉ rõ những chức năng nhiệm vụ của tổ chức mà một người hay một nhóm người lao động phải thực hiện.
Đồng thời công việc là cơ sở để phân chia các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm cho từng người, từng nhóm người trong cùng một tổ chức [6, tr145]. Công việc là một yếu tố động đối với các tổ chức, là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực đối với người lao động như: bố trí công việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, trả lương và thù lao lao động, đào tạo và phát triển…Mặt khác công việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động như ảnh hưởng tới vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, cũng như tiền lương, sự thỏa mãn và thái độ của họ trong lao động. Khái niệm thực hiện công việc “Thực hiện công việc là quá trình người lao động sử dụng kiến thức, kỹ năng và công sức của mình để hoàn thành một nhiệm vụ, công việc nào đó đóng góp vào tổ chức” [16,tr. Thực hiện công việc chính là phương tiện để người lao động có thể đóng góp sức mình vào thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Việc thực hiện công việc phải dựa trên kết quả của quá trình phân tích công việc; Đó là ba tài liệu: Bản mô tả công việc, Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Ba tài liệu trên là cẩm nang hướng dẫn người lao động thực hiện công việc; Qua đó, người lao động sẽ hiểu rõ công việc của mình; nắm vững nhiệm vụ, quyền hạn của bản thân trong công việc; thấy rõ vị trí của bản thân trong tổ chức, hiểu được kỳ vọng của tổ chức đối với bản thân; Bản thân người lao động có được những tiêu chuẩn và mục đích rõ ràng để hướng đến, đóng góp công sức vào thực hiện thành công các mục tiêu của tổ chức. Khái niệm đánh giá thực hiện công việc “Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động” [6,tr. Đánh giá thực hiện công việc được thực hiện theo một quy trình đánh giá khoa học, có mục tiêu rõ ràng, kế hoạch được xây dựng chi tiết chặt chẽ theo một trình tự đồng bộ và hoàn chỉnh; việc đánh giá được thực hiện trên cơ sở đo lường kết quả công việc thực hiện như thế nào so với hàng loạt các chí tiêu khác nhau.
Đánh giá thực hiện công việc được thực hiện bằng văn bản thông qua các phiếu đánh giá, được tiến hành đánh giá một cách công khai và kết quả đánh giá sẽ được phản hồi lại cho người lao động. 10 Kết quả của đánh giá thực hiện công việc có vai trò quan trọng đối với các hoạt động quản trị nhân lực trong tổ chức.Việc đánh giá thực hiện công việc nằm trong các chuỗi hoạt động nhằm duy trì và phát triển nguồn nhân lực. Để chuỗi hoạt động này đạt hiệu quả thì cần thiết phải xây dựng hệ thống đánh giá thật chi tiết, khoa học và phù hợp với mô hình tổ chức, với mục tiêu phát triển và đối tượng người lao động của tổ chức; có như vậy mới đảm bảo cho việc sử dụng kết quả của đánh giá thực hiện công việc trong các hoạt động quản trị nhân lực khác. Nội dung đánh giá thực hiện công việc 1.
Xác định mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản trị nhân lực quan trọng và luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức. Đánh giá thực hiện công việc có thể thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức tùy thuộc vào mục tiêu của đánh giá. Chung quy lại, đánh giá thực hiện công việc có các mục tiêu sau: 1. Đối với tổ chức Hoạt động đánh giá thực hiện công việc là quá trình nhìn nhận lại quá trình thực hiện công việc của tập thể lao động, giúp cho tập thể lao động biết được mức độ hoàn thành công việc của họ qua quá trình lao động.
Trong tổ chức đánh giá thực hiện công việc nhằm các mục tiêu sau: - Mục tiêu kinh tế: kết quả của ĐGTHCV là cơ sở quan trọng để tổ chức trả lương, trả thưởng cho người lao động căn cứ vào việc so sánh các chỉ tiêu đã đề ra vào sự hoàn thành công việc của người lao động đạt ở mức nào. - Mục tiêu hành chính: Kết quả đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để nhà quản lý đánh giá được mức độ thành công của hệ thống các chính sách quản trị nhân lực; và là cơ sở quan trọng để nhà quản lý ra các quyết định đúng đắn về nhân lực hoặc điều chỉnh chính sách quản trị nhân lực. 11 - Mục tiêu đào tạo và phát triển: kết quả của đánh giá thực hiện phản ánh kiến thức và kỹ năng của người lao động, dựa trên yêu cầu thực tế và mục tiêu của tổ chức mà tổ chức có các chính sách điều chỉnh và hoàn thiện nhân sự cho phù hợp. Đối với người lao động - Đánh giá thực hiện công việc giúp người lao động nhìn nhận lại quá trình làm việc của bản thân, những kết quả đã đạt được, những mặt còn tồn tại và nguyên nhân, từ đó có hướng phấn đấu, học tập để hoàn thiện, nâng cao năng lực hoàn thiện công việc tốt hơn.
- Qua hoạt động đánh giá thực hiện công việc người lao động có cơ hội hiểu rõ những đánh giá của người khác, của tổ chức với bản thân đồng thời biết được vị trí vai trò của bản thân trong tổ chức ở hiện tại và dự kiến trong tương lai. Thiết kế đánh giá thực hiện công việc 1. Xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc Tiêu chuẩn thực hiện công việc chính là một hệ thống các tiêu chí/chỉ tiêu để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng, cũng chính là các mốc chuẩn cho việc đo lường thực tế thực hiện công việc của người lao động. Tiêu chí là tính chất dấu hiệu đặc trưng để nhận biết xem xét hoặc phân loại một sự vật sự việc.
Từ đó căn cứ để thiết lập các tiêu chuẩn để đánh giá kết quả thực hiện các công việc cụ thể của chức danh công việc mà người lao động đang đảm nhận. Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được thiết lập căn cứ trên mục tiêu của tổ chức và bản mô tả công việc của người lao động. Xuất phát từ bản mô tả công việc, người ta xác định được tiêu chuẩn thực hiện công việc; Từ bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, có thể chi tiết hóa các chỉ tiêu đánh giá hoặc lấy nguyên tiêu chuẩn thực hiện công việc để làm chỉ tiêu đánh giá. 12 Để việc đánh giá được thực hiện hiệu quả, các tiêu chí cần phản ánh được các kết quả và hành vi cần có để thực hiện thành công một công việc.
Đồng thời, các tiêu chuẩn phải phản ánh hợp lý các mức độ yêu cầu về số lượng và chất lượng thực hiện công việc, phù hợp với đặc điểm của từng công việc. Tiêu chí đánh giá được chia thành hai loại: Định tính và định lượng - Tiêu chí định tính: các tiêu chí mang tính định tính thường được đánh giá dưới dạng: Rất tốt, Tốt, Khá, Trung bình, Kém… với các đặc điểm nhận dạng cụ thể của các mức độ đánh giá. Đôi khi, các tiêu chí định tính còn được thể hiện dưới dạng đánh giá điểm, song không có tiêu thức cụ thể để đánh giá khi nào đạt điểm cao, khi nào đạt điểm thấp hơn, trong trường hợp nào thì điểm của người này cao hơn điểm của người kia. Khi sử dụng các tiêu chí định tính các yếu tố tình cảm hoặc thành kiến, định kiến thường có những ảnh hưởng nhất định đến kết quả đánh giá.
-Tiêu chí định lượng: các tiêu chí mang tính định lượng có thể được thể hiện ở các mức điểm đánh giá cho từng mức độ thực hiện công việc, hoặc đôi khi được thể hiện ở dạng: rất tốt, tốt, khá, trung bình, kém… nhưng có các đặc điểm nhận dạng rất cụ thể làm căn cứ xác định các mức đánh giá được đề cập trong tiêu chí. Với tiêu chí mang tính định lượng, việc đánh giá sẽ đạt được tính nhất quán cao, kết quả đánh giá sẽ chịu ảnh hưởng rất ít bởi ý chí chủ quan của người đánh giá. Vì thế khi thiết kế các tiêu chí đánh giá, vấn đề quan trọng là phải lượng hóa các chỉ tiêu đánh giá. Đôi khi cần định lượng hóa chỉ tiêu định tính.
Cần lưu ý rằng khi xây dựng các tiêu chí đánh giá nhất thiết phải dựa trên Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bởi một trong những mục tiêu trọng yếu của đánh giá là xem xét xem người lao động có đạt được tiêu chuẩn đề ra khi thực hiện công việc hay không. Mặt khác một trong những yêu cầu cơ bản của đánh giá là để người lao động biết được cần phải làm gì và phải làm tốt như thế nào. 13 Do đó, cần thiết phải cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá, nêu rõ các tiêu thức và các mức độ đánh giá một cách rõ ràng và dễ hiểu.