Đặt vấn đề Tại Việt Nam, trong nhiều năm gần đây, khái niệm dự án trở nên quen thuộc đối với mọi ngƣời, đặc biệt là các nhà kinh doanh và ngƣời quản lý các cấp. Nhiều hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đƣợc thực hiện theo hình thức dự án. Hai nhiệm vụ cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện một dự án đó là: a. Đánh giá dự án.
Trƣớc khi triển khai một dự án, ta cần phải biết dự án có đáng đầu tƣ hay không. Công việc này cần tiến hành ở giai đoạn đầu tiên: Giai đoạn lựa chọn dự án. Bất kỳ một ngƣời nào có chút hiểu biết về dự án thì đều có nhu cầu và không thể bỏ qua đƣợc công việc này. Lập lịch để thực hiện dự án.
Đây là công việc đầu tiên của giai đoạn thực hiện dự án. Thực chất, đây là công việc lập kế hoạch cho quản lý dự án. Sau lần lập đầu tiên, công việc này thƣờng phải lặp lại nhiều lần sau mỗi chu kỳ thời gian nhất định, để lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo. Do phải tiến hành nhiều lần trong một dự án, vì vậy có nhu cầu cấp thiết phải tự động hóa hoạt động này để giảm công sức của ngƣời quản lý, và đặc biệt quan trọng hơn cả là để đáp ứng kịp thời hoạt động quản lý mà dự án yêu cầu trong từng giai đoạn quản lý.
Trên thực tế, nhiều ngƣời vẫn thực hiện các công việc này bằng cách thủ công với sự trợ giúp của máy tính. Cách đó thƣờng mất nhiều thời gian, và không có điều kiện để lựa chọn một dự án hay một phƣơng án tốt từ nhiều lựa chọn có thể. Mặc dù đã có những chƣơng trình phần mềm quản lý dự án, nhƣng chỉ những cơ quan chuyên nghiệp hay các nhà chuyên môn mới biết sử dụng nó thành thạo. Để cho nhiều ngƣời, trong những hoàn cảnh khác nhau đều có thể thực hiện hai công việc trên một cách dễ dàng và thuận tiện, phục vụ cho công việc của mình, cần thiết phải xây dựng chƣơng trình để tự động hóa hai hoạt động này và cài đặt trên máy tính giúp ngƣời bình thƣờng có thể sử dụng đƣợc ngay.
Với mục đích đó, đề tài “ Đánh giá dự án đầu tƣ và lập lịch cho quản lý dự án tự động” đƣợc chọn làm đề tài luận văn cao học. Mục tiêu của luận văn là tạo ra một bộ công cụ trên 10 máy tính để trợ giúp cho những ngƣời làm dự án có thể thực hiện hai nhiệm vụ trên khi có yêu cầu. Với bộ công cụ này, ngƣời bình thƣờng biết dùng máy tính đều có thể sử dụng đƣợc ngay, không đòi hỏi phải đào tạo nhiều thời gian nhƣ các bộ chƣơng trình quản lý dự án chuyên nghiệp. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2.
Đối tƣợng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu của luận văn bao gồm: Công cụ đánh giá sự khả thi của một dự án đầu tƣ Công cụ lập lịch thực hiện dự án bằng cách sử dụng mạng công việc với mỗi cung là một công việc (Activity On Arc - AOA), mà đã có thuật toán vẽ mạng bằng tay đƣợc nghiên cứu [10]. Phạm vi nghiên cứu Luận văn không nghiên cứu toàn bộ quá trình quản lý dự án, mà chỉ tập trung nghiên cứu các nội dung chính sau: Trong việc phân tích dự án khả thi, sau khi đã xác định đƣợc các yếu tố chi phí, chỉ tiến hành tính toán hai chỉ tiêu quan trọng là hệ số hoàn vốn và thời gian thu hồi vốn của dự ánđể làm cơ sở lựa chọn dự án. Trong việc lập lịch dự án, chỉ xây dựng một lịch biểu dự án về thời gian: bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc để thực hiện mỗi công việc, cùng với thời gian dự phòng của nó,và tổng thời gian để thực hiện toàn bộ dự án. Khi xây dựng lịch này, chƣa xét đến các yếu tố hạn chế về nguồn lực (tài nguyên) khác nhau cần thiết cho việc thực hiện dự án.
Bài toán lập lịch với các ràng buộc về tài nguyên là một bài toán khó, không thể giải quyết trong phạm vi một luận án thạc sĩ. Tạo một bộ công cụ cho phép tự động hóa lập kế hoạch dự án đáp ứng đƣợc yêu cầu thay đổi về cấu trúc dự án (các công việc và trình tự) cũng nhƣ thay đổi những dữ liệu về thời gian và nguồn lực dùng cho công việc trong quá 11 trình thực hiện dự án. Đây là những sự kiện thƣờng xuyên xảy ra trong hoạt động quản lý dự án. Nếu không có công cụ thích hợp sẽ không quản lý đƣợc dự án hoặc đƣa đến những thiệt hại cho dự án 3.
Hƣớng nghiên cứu của đề tài Sử dụng phƣơng pháp mô hình hóa để lập mô hình bài toán, và phân tích thiết kế để xây dựng chƣơng trình tự động hóa giải quyết bài toán đặt ra trên máy tính. Những nội dung nghiên cứu chính Phân tích các yếu tố tham gia vào quá trình đánh giá và lập lịch dự án và tiến hành mô hình hóa cho mỗi quá trình này. Tiến hành thiết kế cấu trúc dữ liệu cho mỗi bài toán và thiết kế quy trình giải mỗi bài toán theo mô hình lập ra. Tiến hành xây dựng chƣơng trình, cài đặt, thử nghiệm chúng với những ví dụ bằng số cho hai bài toán này và đánh giá tính khả dụng của các chƣơng trình.
Phƣơng pháp nghiên cứu Sử dụng phƣơng pháp mô hình hóa để lập mô hình các bài toán đặt ra [4]. Áp dụng phƣơng pháp phân tích thiết kế hƣớng cấu trúc để phát triển các bộ công cụ chƣơng trình cho việc giải các bài toán đặt ra. Ý nghĩa khoa học của đề tài Chuyển các công việc làm tay sang tự động hóa trên máy tính là một nhu cầu rất lớn trong đời sống xã hội. Luận văn tạo ra bộ công cụ giúp cho hoạt động lựa chọn dự án và lập lịch dự án thực hiện nhanh chóng, mất ít công sức, lựa chọn nhiều phƣơng án khác nhau để đạt hiệu quả cao, đáp ứng đƣợc yêu cầu của thực tiễn của quản lý dự án.
12 CHƢƠNG I: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ LẬP LỊCH TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Khái quát về quản lý dự án 1.Định nghĩa dự án Dự án là một nhiệm vụ cần hoàn thành để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất, trong một thời hạn đã cho, với kinh phí dự kiến [11]. Theo Viện Quản lý dự án Mỹ [24] thì: “Dự án là một sự cố gắng nhất thời được tiến hành để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ”. Nhƣ vậy, dự án có một số đặc trƣng sau: Sản phẩm dự án là duy nhất (không có cái thứ hai đồng nhất với nó).
Thực hiện trong một thời gian nhất định, không lặp lại và cũng không đƣợc kéo dài quá hạn. Bị giới hạn trƣớc về thời gian và kinh phí (đƣợc xác định trƣớc). Với những đặc trƣng trên đây, việc thực hiện dự án đòi hỏi phải tuân thủ các yêu cầu rất khắt khe nhằm đảm bảo có đƣợc chất lƣợng sản phẩm/dịch vụ và thỏa mãn cả yêu cầu cả về chi phí và thời gian. Một trong các yếu tố đảm bảo sự thành công của dự án [5], [11] là có bản kế hoạch tốt cho dự án và có các công cụ hữu hiệu để phục vụ công tác quản lý dự án.
Vì vậy, trong luận văn này tập trung giải quyết hai trong số những nhiệm vụ quan trọng của quản lý dự án là: Đánh giá dự án xem có đáng để thực hiện hay không, Thực hiện việc lập kế hoạch cho quá trình quản lý sao cho đáp đƣợc yêu cầu kịp thời và đảm bảo chất lƣợng dự án là cơ sở cho việc thực hiện dự án thành công. Đánh giá khái quát để lựa chọn dự án Khi có một dự án, chúng ta cần phải đánh giá, xem xét xem dự án có đáng thực hiện không và khả năng thực hiện dự án có đảm bảo xác xuất thành công cao hay không. Một trong các điều kiện này không thỏa mãn thì dự án không đƣợc thực hiện. Mục tiêu cơ bản của đánh giá dự án, nói một cách khác là khẳng định sự cần thiết và sự khả thi của nó.
Luận chứng tính khả thi của dự án thƣờng đƣợc xem xét trên các mặt sau đây: Khả thi về kinh tế (đủ vốn, thu hồi đƣợc vốn và có lãi) Khả thi về công nghệ (có công nghệ phù hợp sẵn sàng, đối với các dự án liên quan đến công nghệ) Khả thi về thực hiện (đủ năng lực và các nguồn lực để thực hiện) Khả thi về thời gian (có thể hoàn thành dự án trong thời gian cho phép). Vì dự án là một khoản đầu tƣ, mọi hoạt động đầu tƣ luôn hƣớng đến hiệu quả kinh tế. Vì thế khả thi về kinh tế là một tiêu chí quan trọng cho mọi dự án và thƣờng đƣợc xem xét đầu tiên. Trong luận văn này chỉ tập trung nghiên cứu về khả thi kinh tế.
Đánh giá khả thi kinh tế của dự án Để đánh giá khả thi về kinh tế, đầu tiên ta phải xác định xem tổng chi phí cho dự án là bao nhiêu, có nằm trong phạm vi tổng vốn ban đầu dành cho dự án không. Nhƣ chúng ta đã biết, mỗi dự án là duy nhất theo nghĩa không có cái nào giống nó (do làm lần đầu tiên hoặc hoàn toàn mới). Do đó cần có cách thức để tìm ra các khoản mục chi phícần thiết của dự án và ƣớc lƣợng chi phí cho các khoản mục này. Có nhiều phƣơng pháp cho phép xác định các khoản chi phí đầu tƣ cũng nhƣ ƣớc lƣợng chi phí cho nó đã đƣợc các tài liệu giảng dạy và hƣớng dẫn về quản lý giới thiệu, chúng ta sẽ không bàn luận ở đây.
Nhƣng có một vấn đề cần nói đến là: để đạt đến cùng một sản phẩm của dự án thƣờng có nhiều phƣơng án thực hiện khác nhau. Và với mỗi phƣơng án ấy, thì các khoản mục chi phí cũng nhƣ số lƣợng chi phí theo mỗi khoản mục sẽ khác nhau. Do đó có nhu cầu tính toán chi phí cũng nhƣ 14 lợi nhuận thu đƣợc theo nhiều phƣơng án để lựa chọn phƣơng án thích hợp cho dự án. Đánh giá khả thi trong luận văn sẽ tập trung vào việc tính toán tổng chi phí cho từng phƣơng án của dự án (để xem có nằm trong phạm vi vốn cho phép không) và khả năng thu hồi vốn (hiệu quả đầu tƣ) trong mỗi trƣờng hợp quyết định lựa chọn dự án.
Lập kế hoạch dự án và bài toán lập lịch 1.