Chương 1 làm rõ hệ thống khái niệm có liên quan như khái niệm Văn phòng, Văn phòng Xanh, Mô hình, Mô hình Văn phòng Xanh. Đồng thời, làm rõ vai trò, ý nghĩa của mô hình Văn phòng Xanh; tác động của mô hình Văn phòng Xanh; tiêu chuẩn của Văn phòng Xanh. Chƣơng 2: Thực trạng về Mô hình Văn phòng xanh tại Tập đoàn Intracom Chương 2 đã giới thiệu khái quát về Tập đoàn Intracom với lịch sử phát triển, cơ cấu tổ chức cùng các chức năng, nhiệm vụ của Tập đoàn. Cùng với đó là những khảo sát thực tế về các hoạt động của mô hình Văn phòng Xanh tại Intracom.
Đồng thời, đưa ra các vấn đề khó khăn trong khi xây dựng và triển khai mô hình Văn phòng Xanh tại Tập đoàn. 9 Chƣơng 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện mô hình Văn phòng Xanh tại Tập đoàn Intracom Chương 3 bao gồm những giải pháp nhóm tác giả đề xuất nhằm giúp phát triển mô hình Văn phòng Xanh tại Tập đoàn. Đồng thời trình bày kế hoạch hành động nhằm hướng tới xây dựng và phát triển mô hình này. 10 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ MÔ HÌNH VĂN PHÒNG XANH 1.
Khái niệm Văn phòng: Ở Việt Nam, từ “Văn phòng” xuất hiện khá sớm trong các văn bản hành chính và được sử dụng phổ biến trong thực tế đời sống. Từ những đầu giải phóng Miền Bắc năm 1945 và cho đến nay, trong cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương như Văn phòng Quốc hội, Văn phòng các Bộ, Văn phòng Ủy ban Nhân dân các cấp,. Để tìm hiểu về khái niệm này, có thể tiếp cận theo 2 nghĩa là nghĩa rộng và nghĩa hẹp. Với cách tiếp cận theo nghĩa hẹp, có thể hiểu rằng: Văn phòng là một bộ phận trong một cơ cấu tổ chức của cơ quan nhằm thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng đảm bảo hậu cần.
Có thể nhắc đến một số khái niệm tiếp cận Văn phòng với nghĩa hẹp như sau: “Văn phòng là một bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”. [10;1361] “Văn phòng: bộ phận phụ trách giấy tờ hành chính trong một cơ quan”. [12;1797] “Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp,.Với chức năng tham mưu, tổng hợp và trợ giúp các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, văn phòng là bộ phận đặc biệt vì hoạt động của văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bộ máy lãnh đạo và tất cả bộ phận khác của cơ quan”. [11;63] “Văn phòng là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc, giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lí hành chính”.
[4;141] 11 Với cách tiếp cận theo nghĩa rộng, Văn phòng là một bộ máy, trung tâm điều khiển, thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và kiểm soát, điều phối mọi hoạt động của cơ quan. Có thể nhắc đến một số khái niệm tiếp cận theo góc độ này như: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cẩn đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”. [1] Giáo trình “Lí luận về quản trị văn phòng” của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lí hành chính”. [12] Đến với giáo trình “Quản trị Văn phòng” của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh tr.6, chủ biên TS.
Nghiêm Kỳ Hồng cùng nhóm các tác giả cho rằng: “Văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung của cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo”. [8;6] Khi tiếp cận văn phòng là bô máy, trung tâm điều khiển, văn phòng đucojw hiểu là khu vực văn phòng – nơi thực hiện các công việc hành chính, liên quan đến xử lí giấy tờ, trụ sở làm việc để phân biệt với các khu vực khác trong cơ quan, tổ chức như khu vực sản xuất, nhà xưởng. 12 Trong khi nghiên cứu đề tài này, khái niệm Văn phòng được tiếp cận dưới góc độ là trụ sở làm việc của cơ quan tổ chức, “bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng. Minh họa Văn phòng theo nghĩa rộng 1.
Khái niệm Văn phòng Xanh Hiện nay, trên thế giới xuất hiện ngày càng nhiều hơn các thuật ngữ được sử dụng để nói về các mô hình văn phòng hiện đại như Văn phòng điện tử, Văn phòng ảo, Văn phòng không bút,.Mỗi mội thuật ngữ đều phả ánh các phương pháp, cách thức, mục đích khác nhau khi thực hiện chức năng cũng như nhiệm vụ của văn phòng. Gần đây, một thuật ngữ mới được xuất hiện khi nhắc đến văn phòng hiện đại, là Văn phòng Xanh (Green Office) được Tổ chức World Wide Fund for nature - Tổ chức Quỹ Quốc tế bảo vệ thiên nhiên phát động Để tìm được một định nghĩa cụ thể và chính xác cho mô hình Văn phòng Xanh không phải là một điều dễ dàng và nhanh chóng. Bởi mô hình này chỉ vửa xuất hiện từ những năm 1990, gắn liền với sự phát triển của xu hướng công trình xanh trên toàn thế giới. Có thể hiểu môn na rằng mô hình này là sáng kiến về một văn phòng vừa đảm bảo được việc tiết kiệm chi phí trong quá trình vận hành, vừa góp phần chung tay bảo vệ môi trường, ở đó doanh nghiệp cũng nhu xã hội sẽ cùng nhau chia sẻ lợi ích 13 Văn phòng Xanh thực hiện những thay đổi dù là nhỏ nhất, đơn giản nhất trong văn phòng như: việc lựa chọn các văn phòng phẩm thân thiện với môi trường, hướng tới việc tái chế và sử dụng nhiều lần; thiết kế và bố trí văn phòng tận dụng các nguồn ánh sáng tự nhiên, giảm thiếu việc sử dụng năng lượng và các tài nguyên khác,.cũng như việc nâng cao ý thức cho mỗi thành viên trong tổ chức.
Từ sự thay đổi ấy, Văn phòng xanh sẽ góp phần giảm thiểu khí thải gây hiệu nhà kính, tiết kiệm tài nguyên, cứu được những cánh rừng, nguồn nước và tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, cũng cần phân biệt rõ, tránh nhầm lẫn giữa “Văn phòng Xanh” và “Doanh nghiệp Xanh”. Bởi mỗi mô hình có những cách thức, phương pháp thực hiện khác nhau, hướng tới một mục đích khác nhau. Trong khi Văn phòng xanh hướng tới việc vận hành văn phòng sao cho tiết kiệm, hiệu quả và bảo vệ môi trường, “Doanh nghiệp Xanh” hướng đến việc cải tiến các quy trình sản xuất nhằm tạo ra những sản phẩm thân thiện hơn với môi trường.
Và để nói đến một cách hiểu đơn giản nhất về mô hình Văn phòng Xanh, có thể hiểu đó như là “hệ thống quản lí môi trường” giúp cho các văn phòng giảm phát thải khí nhà kính ngay tại nơi làm việc. Khái niệm Mô hình, Mô hình Văn phòng Xanh: Mô hình là vật cùng hình dạng nhưng được làm thu nhỏ lại nhiều lần, mô phỏng cấu tạo và hoạt động của một vật khác để tiện trưng bày, nghiên cứu Mô hình có thể hiểu đó là sự trình bày những yếu tố trực quan và bằng lời nói. Mô hình là 1 danh từ chỉ một cấu trúc hoặc bản thể hiện các đặc điểm, tính chất của một đối tượng hoặc hiện tượng nào đó. Mô hình có thể là mô hình vật lý như mô hình kiến trúc hoặc trừu tượng như mô hình toán học hay mô hình kinh tế.
Mô hình là đồ vật thay thế hay ý niệm (tư duy có chủ định phản ánh một sự vật hay quá trình có thể đang tồn tại hoặc có thể sẽ xuất hiện trong thế giới, cho biết những thuộc tính cơ bản nhất, những đặc điểm nổi bật nhất có hiện có hoặc sẽ có của nó một cách tinh giản, khái quát và minh bạch. [9] Có nhiều góc nhìn về khái niệm mô hình. Tiêu biểu trong số đó có thể nhắc tới những quan điểm sau đây: 14 Dưới góc nhìn ở lĩnh vực khoa học và công nghệ, mô hình được tạo ra từ việc từ việc sử dụng các dữ liệu, các kỹ thuật học máy hoặc học sâu, từ đó tìm ra mối quan hệ cũng như quy luật từ các dữ liệu đầu vào và đầu ra. Dưới góc nhìn kinh tế học, mô hình được hiểu cơ bản là một bản mô tả hay một biểu đố được sử dụng để giải thích, dự đoán một phân hay toàn bộ một hệ thống kinh tế Thông qua các khái niệm trên, có thể thấy tính chất cơ bản nhất của mô hình là phản ánh những tính chất, đặc điểm và nguyên tắc cơ bản nhất của sự vật, suy nghĩ.
Khi mô hình là tư duy, ta gọi đó là mô hình lý thuyết hay mô hình quan niệm. Khi mô hình là đồ vật, đó gọi là mô hình vật chất. Trong đề tài nghiên cứu này, nhóm tác giả hướng tới việc kết hợp cả hai loại mô hình để xây dựng mô hình Văn phòng xanh. Mô hình này sẽ phản ánh bằng dự báo, suy nghĩ, tư duy để nâng cao nhận thức, xác lập giả thuyết, tổ chức dữ liệu để cụ thể hơn, chi tiết hơn trong việc nghiên cứu.
Mô hình Văn phòng xanh cũng hướng đến việc hình thành mô hình thực tiễn, áp dụng trong thực tế đời sống, bản thân mô hình này không chỉ dừng lại ở nghiên cứu mà là kết quả của nhận thức thông qua việc nghiên cứu. Mô tả Mô hình văn phòng Xanh 15 1. Vai trò, ý nghĩa của Văn phòng Xanh: Việc áp dụng mô hình văn phòng xanh mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, từ giảm chi phí hoạt động, cải thiện chất lượng môi trường làm việc, giảm ô nhiễm đô thị đến việc thúc đẩy trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Đầu tiên, mô hình này giúp giảm chi phí hoạt động.