CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP THEO QUYẾT ĐỊNH 48/2006/QĐ-BTC 1. Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: 1. Khái niệm và đặc điểm của vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: *Khái niệm vốn bằng tiền : Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp, tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ, có tính thanh khoản cao, bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển. Với tính linh hoạt cao, vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí sản xuất kinh doanh.
*Đặc điểm của vốn bằng tiền : Xuyên suốt quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tượng của gian lận và sai sót. Phân loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: 1.
Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền bao gồm: • Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. • Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trườngViệt Nam như: Đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY), Đô la Hồng Kong (HKD), Nhân dân Tệ ( CNY).
• Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ. Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh của các doanh nghiệp. Trần Đức Hoàng – Lớp QTL1001K Page 2 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Thịnh.
Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: ➢ Tiền mặt tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. ➢ Tiền gửi ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản Ngân hàng của doanh nghiệp. ➢ Tiền đang chuyển: Là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: ➢ Quản lý và thực hiện tốt vốn bằng tiền, các doanh nghiệp sẽ đảm bảo tốt các mối quan hệ tác động qua lại giao dịch giữa các thành phần kinh tế, kích thích nền kinh tế phát triển nhanh hơn.
Từ đó giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, có sức cạnh tranh và đứng vững trên thị trường. ➢ Vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán là cơ sở để đánh giá thực lực của công ty trong quá trình sản xuất và kinh doanh, khả năng tài chính, khả năng thanh toán của doanh nghiệp từ đó tạo niềm tin cho các đối tác có quan hệ trực tiếp hay gián tiếp đối với doanh nghiệp. ➢ Là cơ sở đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp thể hiện thông qua vòng lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp có nhanh chóng, hiệu quả hay không. ➢ Để có thể quản lý và lưu chuyển tốt hệ thống tiền tệ của mình, doanh nghiệp cần phải đến sự giúp đỡ của kế toán tiền mặt.
Kế toán tiền mặt hay còn gọi là kế toán vốn bằng tiền kế toán. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. ➢ Phản ánh kịp thời các khoản thu chi vốn bằng tiền, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ nhằm đảm bảo tính chặt chẽ của vốn bằng tiền. ➢ Phản ánh tình hình tăng giảm, sử dụng tiền gửi ngân hàng hàng ngày, việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
➢ Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời. Trần Đức Hoàng – Lớp QTL1001K Page 3 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Thịnh. ➢ Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán kế toán vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch vốn bằng tiền. ➢ Kiểm soát hóa đơn, chứng từ đầu vào sao cho hợp pháp, hợp lý, hợp lệ để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
➢ Hướng dẫn cho các phòng ban về quy định của hóa đơn chứng từ cũng như cách lập các biểu mẫu. ➢ Lập báo cáo thu chi hàng ngày, báo cáo tiền gửi ngân hàng để gửi theo yêu cầu của giám đốc. ➢ Liên hệ với ngân hàng nơi làm việc (về rút tiền, trả tiền…cuối tháng lấy sổ phụ ngân hàng và chứng từ ngân hàng) 1. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp: 1. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp: ➢ Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền củadoanh nghiệp. ➢ Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập,xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
➢ Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. ➢ Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Đối với tiền mặt là tiền Việt Nam: ➢ Chi phí phản ánh vào TK 111 “ Tiền mặt” số tiền mặt thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với các khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không thông qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi và mà ghi vào bên Nợ TK 111 mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển” Trần Đức Hoàng – Lớp QTL1001K Page 4 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Thịnh. ➢ Các khoản tiền do doanh nghiệp khác, cá nhân kỹ quỹ, ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản – tiền của doanh nghiệp. ➢ Trong quá trình nhập quỹ, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
➢ Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm quản lý, nhập xuất quỹ tiền mặt. Ghi chép hàng ngày và liên tục trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất nhập quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm nếu doanh nghiệp yêu cầu. Đối với tiền mặt là ngoại tệ : • Các doanh nghiệp mua ngoại tệ bằng đồng Việt Nam về nhập quỹ tiền mặt thì được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế ghi sổ kế toán. • Các trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán.
Bên có TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 theo 1 trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau- xuất trước, thực tế đích danh. • Tiền mặt bằng ngoại tệ ngoài việc quy đổi ra đông Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 “ ngoại tệ các loại” (TK ngoài bẳng kế toán). • Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau: ➢ Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định. dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôm luôn ghi sổ bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
➢ Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Số chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào TK 413. Trần Đức Hoàng – Lớp QTL1001K Page 5 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Thịnh. ➢ Nếu như doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản phải thu, phải trả.
Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua vào của ngân hàng tại thời điểm phát sinh được hạch toán vào TK 413.