CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Thanh toán: là sự chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên sang một bên khác, thường được sử dung khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có dàng buộc pháp lý. *) Phương thức thanh toán là cách thức thực hiện chi trả hợp đồng mua bán được sự thống nhất của bên bán và bên mua. Đối với thanh toán trong nước thông thường có hai phương thức: thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.
*) Hình thức thanh toán là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thức cụ thể: Gồm hai loại thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền…Đây là các hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ….
thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các loại giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. Thanh toán không bằng tiền mặt đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Các hình thức cụ thể bao gồm: thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng - L/C Thanh toán bằng Séc. Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn oàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư.
Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức. SV: Nguyễn Thị Xuyên ~3~ Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Thanh toán bằng ủy nhiệm thu. Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác Thanh toán bằng ủy nhiệm chi. Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước, và một số thanh toán khác… Thanh toán bù trừ.
Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi thành lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C. Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau.
Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Thanh toán bằng thẻ tín dụng. Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. Nội dung kế toán thanh toán với người mua.
Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng; thường xuyên tiến hành đối chiếu; kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán diễn ra kịp thời. Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, và có xác nhận bằng văn bản. Đối chiếu các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi đòng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư thực tế.
SV: Nguyễn Thị Xuyên ~4~ Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Đối với các khoản thu bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ điều chỉnh theo số dư thực tế. Cần phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng có nghi ngờ để có kế hoạch, biện pháp thanh toán và thu hồi vốn phù hợp. Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ.
Chứng từ, tài khoản và số sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua a) Chứng từ, sổ sách sử dụng: Hợp đồng bán hàng( đối với những khách hàng có giao dịch lớn/ 1 lần giao dịch) Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng( hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập. Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập. Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, giấy báo có,… Bảng đối chiếu công nợ phải thu khách hàng Sổ chi tiết tài khoản 131 từng khách hàng Bảng tổng hợp TK 131 Số cái 131,. b) Tài khoản sử dụng Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng SV: Nguyễn Thị Xuyên ~5~ Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Kết cấu tài khoản 131 : phải thu khách hàng Bên nợ Bên có Số tiền phải thu của khách hàng Số tiền khách hàng trả nợ về sản phẩm, hàng hóa, bất động Số tiền đã nhận trước, trả sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ trước của khách hàng đã cung cấp và được xác định là đã Khoản giảm giá hàng bán cho bán trong kỳ khách hàng sau khi đã giao và Số tiền thừa trả lại cho khách khách hàng có khiếu nại hàng Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại( có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) Số tiền chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho người mua Số dư bên nợ Số dư bên có(nếu có): Số tiền doanh nghiệp còn phải thu Số tiền người mua trả trước cho của khách hàng.
Chú ý: Khi lấp bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết cho từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên ‘‘ Tài sản’’ và bên ‘‘ Nguồn vốn’’. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua: SV: Nguyễn Thị Xuyên ~6~ Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC) Tk 131: Phải thu khách hàng TK 511, 515 Khi thu hồi các khoản phải thu TK 151,152,153,156 Doanh thu chưa thu tiền TK 133 TK 3331 Thuế GTGT TK 635 CKTT trừ vào số phải thu TK 711 Phải thu từ thanh lý, nhượng TSCĐ 111,112 TK 3331 Thu các khoản phải thu hoặc Thuế GTGT(nếu có) khách hàng ứng trước tiền hàng TK331 TK 111,112 Thanh toán bù trừ phải thu và phải trả Các khoản chi hộ cho khách hàng TK 521, hàng, đơn vị ủy thác nhập khẩu CKTM, GGHB, hàng bán bị trả lại Các khoản phải trả thêm do trao đổi TSCĐ TK 3331 Thuế GTGT TK 159 Nếu đã trích lập Nợ khó đòi TK 642 Nếu chưa xử lý xóa sổ trích lập SV: Nguyễn Thị Xuyên ~7~ Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1. Nội dung kế toán thanh toán với người bán 1. Nguyên tắc thanh toán với người bán Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ,hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết chotừng đối tượng phải trả.
Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, bằng séc hoặc trả qua ngân hàng). Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức của người bán. Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, ngoài hóa đơn mua hàng.
Chứng từ, tài khoản và số sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán. Chứng từ, sổ sách sử dụng Các chứng từ về mua hàng: Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn VAT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ,… Chứng từ ứng trước tiền: Phiếu thu( do người bán lập) Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc,… Sổ sách kế toán sử dụng: bảng kê đối chiếu công nợ phải trả người bán, sổ chi tiết tài khoản 331 từng khách hàng, bảng tổng hợp 331, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 331,…. SV: Nguyễn Thị Xuyên ~8~ Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp b. Tài khoản Kết cấu tài khoản 331: Phải thu khách hàng Bên nợ Bên có Số tiền đã trả cho người bán Số tiền phải trả cho vật tư, hàng hóa, người cung cấpdịch người bán vật tư hàng hóa, người vụ, người nhận thầu xây lắp.