Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của ngành công nghiệp điện tử tại Việt Nam, công tác lập dự toán sản xuất kinh doanh (SXKD) đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp. Công ty UBC, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối thiết bị điện tử với hơn 12 năm phát triển, đang đối mặt với nhiều thách thức về hiệu quả quản lý dự toán. Số liệu từ báo cáo tài chính cho thấy hàng tồn kho của công ty tăng 56% năm 2017 so với 2016 và tiếp tục tăng 27% năm 2018, dẫn đến vốn bị chiếm dụng và chi phí tăng cao. Tỷ lệ ROE, ROA giảm lần lượt 52% và 0.06 điểm trong năm 2018, vòng quay hàng tồn kho giảm 25%, số ngày tồn kho bình quân tăng 32% so với năm trước. Những chỉ số này phản ánh sự thiếu chính xác trong công tác lập dự toán SXKD, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của công ty.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung hoàn thiện công tác lập dự toán SXKD tại công ty UBC nhằm nâng cao tính chính xác của các báo cáo dự toán, từ đó giúp công ty gia tăng sức cạnh tranh và phát triển bền vững. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong năm 2018, tập trung phân tích thực trạng, nguyên nhân và đề xuất giải pháp cải thiện công tác lập dự toán. Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng trong việc hỗ trợ công ty kiểm soát tốt hơn nguồn lực, giảm thiểu chi phí tồn kho và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình về lập dự toán SXKD, bao gồm:

  • Khái niệm và phân loại dự toán: Dự toán là ước tính chi tiết về hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai, được phân loại theo thời gian (dự toán dài hạn và ngắn hạn) và theo phương pháp lập (dự toán tĩnh và linh hoạt). Dự toán SXKD là quá trình cụ thể hóa kế hoạch thành các chỉ tiêu số lượng và giá trị cụ thể.

  • Mô hình lập dự toán: Ba mô hình chính được áp dụng gồm mô hình thông tin 1 xuống, mô hình thông tin 2 xuống 1 lên và mô hình thông tin 1 lên 1 xuống. Công ty UBC áp dụng mô hình thông tin 2 xuống 1 lên, giúp kết hợp tầm nhìn tổng quát của quản trị cấp cao với khả năng thực tế của các cấp quản trị trung gian và cơ sở.

  • Quy trình lập dự toán: Theo Stephen Brookson, quy trình gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị (xác định mục tiêu, xây dựng mô hình dự toán), soạn thảo (tổng hợp thông tin, lập dự toán chi tiết), và giám sát (theo dõi, đánh giá và điều chỉnh dự toán).

  • Tính chính xác và các nhân tố ảnh hưởng: Tính chính xác được đánh giá qua mức độ chênh lệch giữa dự toán và thực tế, với sai số lý tưởng ≤ 10%. Các nhân tố ảnh hưởng bao gồm quy trình lập dự toán, trình độ nhân viên, sự tham gia của người lao động, môi trường kinh doanh, cơ cấu tổ chức và công nghệ hỗ trợ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, các tài liệu nội bộ của công ty UBC năm 2016-2018. Dữ liệu sơ cấp gồm kết quả phỏng vấn, quan sát thực tế và thu thập thông tin từ các phòng ban liên quan.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng thống kê mô tả, so sánh số liệu dự toán và thực tế, phân tích nguyên nhân tác động dựa trên phỏng vấn và quan sát. Phân tích định tính nhằm đánh giá ưu nhược điểm, xác định các nguyên nhân gây sai lệch trong công tác lập dự toán.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào dữ liệu và hoạt động của công ty trong năm 2018, với các bước thu thập và phân tích dữ liệu diễn ra trong khoảng thời gian từ cuối năm 2018 đến giữa năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Sai lệch lớn giữa dự toán và thực tế: Dự toán tiêu thụ quý 1/2018 của thiết bị thu sai lệch 23% và tivi sai lệch 35% so với thực tế. Dự toán sản xuất thừa 28% thiết bị thu và 36% tivi so với thực tế, dẫn đến tồn kho tăng cao.

  2. Hàng tồn kho tăng mạnh: Hàng tồn kho tăng 56% năm 2017 và 27% năm 2018, số ngày tồn kho bình quân tăng 61 ngày (32%) năm 2018 so với năm trước, làm tăng chi phí lưu kho và vốn bị chiếm dụng.

  3. Hiệu quả tài chính giảm sút: Tỷ lệ ROA giảm 0.06 điểm (52%) năm 2018, chi phí tài chính tăng 261%, chi phí hoạt động tăng 49% so với năm 2017, ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh.

  4. Nguồn lực và quy trình lập dự toán chưa hoàn thiện: Công ty chưa có nhân viên chuyên trách lập dự toán, chủ yếu giao cho kế toán kiêm nhiệm. Quy trình lập dự toán chưa rõ ràng, thiếu kiểm soát và chưa áp dụng công nghệ hiện đại hỗ trợ xử lý dữ liệu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến sai lệch dự toán là do công ty chủ yếu dựa vào dữ liệu quá khứ và kinh nghiệm cá nhân, thiếu sự tham gia đầy đủ của các bộ phận liên quan và chưa có hệ thống kiểm soát chặt chẽ. Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên tuy giúp thu hút kinh nghiệm quản lý nhưng mất nhiều thời gian phản hồi, làm chậm tiến độ và giảm tính kịp thời của thông tin dự toán.

So với các nghiên cứu trong và ngoài nước, kết quả cho thấy các doanh nghiệp trong ngành điện tử tại Việt Nam đều gặp khó khăn trong việc cân bằng giữa tính chính xác và tính linh hoạt của dự toán. Việc áp dụng công nghệ thông tin và xây dựng bộ phận chuyên trách là xu hướng được khuyến nghị để nâng cao hiệu quả lập dự toán.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ sai lệch dự toán tiêu thụ và sản xuất theo từng tháng quý 1/2018, bảng số liệu tăng trưởng hàng tồn kho và chi phí tài chính qua các năm 2016-2018, giúp minh họa rõ nét các vấn đề tồn tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng bộ phận chuyên trách lập dự toán: Thành lập phòng hoặc nhóm chuyên trách dự toán với nhân sự có kiến thức chuyên sâu về kế toán quản trị và phân tích dữ liệu, nhằm nâng cao chất lượng và tính kịp thời của dự toán. Thời gian thực hiện: trong 6 tháng tới.

  2. Hoàn thiện quy trình lập dự toán rõ ràng, chi tiết: Xây dựng quy trình chuẩn bao gồm các bước chuẩn bị, soạn thảo, giám sát và đánh giá, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Thời gian thực hiện: 3 tháng.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại: Đầu tư phần mềm quản lý dự toán chuyên dụng thay thế Excel, tích hợp dữ liệu tự động, hỗ trợ phân tích và báo cáo nhanh chóng, giảm thiểu sai sót. Thời gian thực hiện: 9-12 tháng.

  4. Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng lập dự toán, phân tích tài chính và quản lý rủi ro cho nhân viên liên quan, nâng cao nhận thức và kỹ năng thực hiện. Thời gian thực hiện: liên tục hàng năm.

  5. Thiết lập hệ thống kiểm soát và đánh giá định kỳ: Áp dụng các chỉ tiêu đánh giá độ chính xác dự toán, theo dõi sai lệch và nguyên nhân, từ đó điều chỉnh kịp thời, đảm bảo sai số ≤ 10%. Thời gian thực hiện: bắt đầu ngay và duy trì liên tục.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý công ty sản xuất kinh doanh: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng của công tác lập dự toán, từ đó đưa ra quyết định chiến lược và cải tiến quản lý hiệu quả.

  2. Phòng kế toán quản trị và tài chính: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về quy trình, mô hình và kỹ thuật lập dự toán, hỗ trợ nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và quản trị.

  3. Nhân viên lập dự toán và phân tích dữ liệu: Hướng dẫn thực hành lập dự toán chính xác, sử dụng công cụ và phương pháp phân tích phù hợp, nâng cao năng lực chuyên môn.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn công tác lập dự toán trong doanh nghiệp sản xuất điện tử tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lập dự toán lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
    Dự toán giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, phân bổ nguồn lực hợp lý, kiểm soát chi phí và dự báo rủi ro, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh.

  2. Nguyên nhân chính dẫn đến sai lệch dự toán tại công ty UBC là gì?
    Chủ yếu do dự toán dựa trên dữ liệu quá khứ, thiếu nhân viên chuyên trách, quy trình chưa rõ ràng và chưa ứng dụng công nghệ hiện đại, dẫn đến thông tin không kịp thời và thiếu chính xác.

  3. Mô hình lập dự toán nào phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa như UBC?
    Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên được đánh giá phù hợp vì kết hợp được tầm nhìn quản lý cấp cao và khả năng thực tế của các cấp cơ sở, tuy nhiên cần cải tiến quy trình để giảm thời gian phản hồi.

  4. Làm thế nào để nâng cao tính chính xác của dự toán?
    Cần xây dựng bộ phận chuyên trách, hoàn thiện quy trình, ứng dụng công nghệ thông tin, đào tạo nhân viên và thiết lập hệ thống kiểm soát sai lệch định kỳ.

  5. Sai số dự toán nên nằm trong khoảng bao nhiêu để được coi là chính xác?
    Theo tiêu chuẩn quản lý, sai số dự toán nên ≤ 10% so với thực tế để đảm bảo tính hiệu quả và khả thi trong quản lý doanh nghiệp.

Kết luận

  • Công tác lập dự toán SXKD tại công ty UBC còn nhiều hạn chế, với sai lệch dự toán tiêu thụ và sản xuất từ 23% đến 35%, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả tài chính và hoạt động kinh doanh.
  • Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu nhân viên chuyên trách, quy trình lập dự toán chưa rõ ràng, chưa ứng dụng công nghệ hiện đại và dự toán chủ yếu dựa trên dữ liệu quá khứ.
  • Việc hoàn thiện công tác lập dự toán sẽ giúp công ty kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho, giảm chi phí, nâng cao lợi nhuận và sức cạnh tranh trên thị trường.
  • Đề xuất xây dựng bộ phận chuyên trách, hoàn thiện quy trình, ứng dụng công nghệ, đào tạo nhân viên và thiết lập hệ thống kiểm soát sai lệch nhằm nâng cao tính chính xác và hiệu quả dự toán.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp trong ngắn hạn (6-12 tháng) và đánh giá hiệu quả định kỳ, đồng thời mở rộng nghiên cứu áp dụng cho các lĩnh vực khác trong công ty.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý dự toán và phát triển bền vững cho công ty UBC!