Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống quản trị tài chính của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán chiếm tỷ trọng lớn và diễn ra liên tục, gắn liền trực tiếp với toàn bộ chu chuyển mua vào của vật tư, hàng hóa và bán ra của thành phẩm, dịch vụ. Hoạt động thanh toán không chỉ tác động trực tiếp đến quy mô vốn bằng tiền, các khoản phải thu và nợ phải trả mà còn giữ vai trò quyết định đến tính thanh khoản và sự an toàn tài chính của đơn vị. Trước yêu cầu quản lý chặt chẽ công nợ, giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi và tối ưu hóa việc sử dụng vốn lưu động, tác giả Nguyễn Thị Trang đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp: "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM" dưới sự hướng dẫn của ThS. Hòa Thị Thanh Hương tại Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng (năm 2021).

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo 3 nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán thực tế.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất một số giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (khoản phải thu khách hàng) và người bán (khoản phải trả nhà cung cấp) tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán thuộc Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM (Địa chỉ: Số 16/51/213 Thiên Lôi, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và tài liệu thực tế phát sinh trong niên độ kế toán năm 2020, trọng tâm khảo sát chi tiết vào kỳ kế toán tháng 12 năm 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hệ thống lý thuyết tập trung vào các nội dung:

  • Khái niệm và phân loại phương thức thanh toán: Phân chia thành phương thức thanh toán trả ngay (sự vận động của hàng hóa gắn liền với sự vận động của tiền tệ) và phương thức thanh toán chậm trả (hình thành công nợ phải thu hoặc phải trả, có sự tách rời về không gian và thời gian giữa chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và chuyển giao tiền tệ).
  • Hình thức thanh toán: Phân chia thành thanh toán bằng tiền mặt (chủ yếu áp dụng cho các giao dịch dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (thực hiện trích chuyển qua tài khoản ngân hàng thông qua Séc, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Thư tín dụng L/C, Thẻ thanh toán).
  • Nguyên tắc hạch toán và kết cấu tài khoản:
    • Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng: Phản ánh các khoản nợ phải thu phát sinh khi bán hàng hóa, dịch vụ, xây lắp; số tiền thừa trả lại khách hàng; số tiền khách trả nợ, khách ứng trước tiền hàng, chiết khấu, giảm giá hoặc hàng bán bị trả lại. Tài khoản được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng lần thanh toán và thời hạn thu hồi nợ.
    • Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán: Phản ánh các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vật tư, dịch vụ, xây lắp; số tiền đã thanh toán, số tiền ứng trước cho người bán, các khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng. Theo dõi chi tiết theo từng chủ nợ, định kỳ đối chiếu công nợ bằng văn bản.
  • Các hình thức ghi sổ kế toán: Phân tích đặc điểm, chứng từ, mẫu sổ và quy trình luân chuyển chứng từ của 4 hình thức sổ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC gồm: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức Nhật ký - Sổ cái, Hình thức Chứng từ ghi sổ và Hình thức Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm: phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp; phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu; phương pháp mô tả quy trình luân chuyển chứng từ; phương pháp đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là toàn bộ tài liệu kế toán thực tế được cung cấp bởi Phòng Kế toán Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (hệ thống Viettel), Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi của Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex (PGBank) - Chi nhánh Hải Phòng, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 131, 331, Sổ chi tiết thanh toán và Bảng tổng hợp công nợ tháng 12/2020.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các quy định và nguyên tắc kế toán liên quan đến quan hệ thanh toán công nợ:

  • Khẳng định tính cấp thiết của kế toán thanh toán trong việc quản lý dòng tiền, kiểm soát khả năng chi trả và duy trì quan hệ hợp tác kinh doanh.
  • Phân tích chi tiết quy trình ghi nhận nợ phải thu (TK 131) và nợ phải trả (TK 331), bao gồm các nguyên tắc phân loại nợ theo thời hạn (dưới 12 tháng và trên 12 tháng), nguyên tắc trích lập dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, và xử lý các khoản thanh toán bằng ngoại tệ hoặc vàng bạc đá quý theo tỷ giá thực tế.
  • Khái quát trình tự ghi chép, hệ thống chứng từ kế toán đầu vào (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Biên bản nghiệm thu, Phiếu thu, Phiếu chi, Biên bản bù trừ công nợ, Biên bản đối chiếu công nợ).
  • Mô hình hóa bằng sơ đồ trình tự ghi sổ của 4 hình thức kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán máy), chỉ rõ mối quan hệ đối chiếu giữa sổ Nhật ký, Sổ Cái, Sổ chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu doanh nghiệp và nghiệp vụ kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Khái quát doanh nghiệp: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM thành lập ngày 26/06/2017 theo Giấy phép kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng (Mã số thuế: 0201629052, Người đại diện pháp luật: Trịnh Tất Thắng). Tài khoản giao dịch chính mở tại Ngân hàng PGbank Trần Nguyên Hãn - CN Hải Phòng (Số tài khoản: 2077040286238). Ngành nghề kinh doanh thực tế chính là thiết kế, thi công các hạng mục cổng, cửa, lan can cầu thang inox, sắt mỹ thuật và kinh doanh buôn bán các sản phẩm inox, sắt ống, hộp (mã ngành chính: 42900 và 4662).
  • Tổ chức bộ máy quản trị và kế toán: Bộ máy quản lý tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Hội đồng thành viên, Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính, Phòng Kế toán và Đội thi công. Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế kiêm kế toán thanh toán, Kế toán kho kiêm thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ ghi sổ là VNĐ; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn; hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung.
  • Thực trạng hạch toán thanh toán với người mua (TK 131):
    • Công ty sử dụng hóa đơn điện tử của Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội (Viettel).
    • Trình tự ghi sổ: Căn cứ chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có...), kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 131 mở cho từng khách hàng. Từ Nhật ký chung vào Sổ Cái TK 131. Cuối tháng tổng hợp lập Bảng tổng hợp chi tiết công nợ phải thu.
    • Các nghiệp vụ điển hình được minh họa chi tiết:
      • Nghiệp vụ ông Hà Đức Thắng (Số 21 Lán Bè, Lê Chân, HP): Ngày 01/12/2020 ứng trước 15.000.000 đồng bằng tiền mặt (Phiếu thu số 524, Nợ TK 111 / Có TK 131: 15.000.000 đồng). Ngày 15/12/2020 nghiệm thu bàn giao hạng mục cửa xếp và lan can, phát hành Hóa đơn GTGT số 0000534 với tổng giá trị thanh toán 79.050.000 đồng (tiền hàng: 72.500.000 đồng, thuế GTGT 10%: 7.550.000 đồng; ghi Nợ TK 131: 79.050.000 đồng / Có TK 511: 72.500.000 đồng, Có TK 333: 7.550.000 đồng). Ngày 18/12/2020 khách hàng thanh toán nốt số tiền còn lại 64.050.000 đồng qua chuyển khoản (Giấy báo Có số 389, Nợ TK 112 / Có TK 131: 64.050.000 đồng; số dư cuối kỳ bằng 0).
      • Nghiệp vụ Công ty TNHH Hiếu Hương (MST: 0200829322): Ngày 18/12/2020 bán inox hộp chưa thu tiền theo Hóa đơn GTGT số 0000541 với tổng thanh toán 89.250.000 đồng (tiền hàng: 81.750.000 đồng, thuế GTGT: 8.750.000 đồng, tính toán làm tròn trên hóa đơn là 89.250.000 đồng). Ngày 31/12/2020 Công ty Hiếu Hương chuyển khoản thanh toán 250.000.000 đồng qua Techcombank vào tài khoản PGBank của công ty (Giấy báo Có số 411, Nợ TK 112 / Có TK 131: 250.000.000 đồng).
  • Thực trạng hạch toán thanh toán với người bán (TK 331):
    • Quy định thanh toán: Đối với các hợp đồng hoặc hóa đơn mua hàng từ 20.000.000 đồng trở lên, công ty thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.
    • Trình tự ghi sổ: Căn cứ hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy báo nợ... kế toán ghi đồng thời Sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 331 mở theo từng nhà cung cấp, từ đó kết chuyển Sổ Cái TK 331 và lập Bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán cuối kỳ.
    • Nghiệp vụ điển hình: Ngày 02/12/2020 mua tôn của Công ty Thép Đông Sáng nhập kho chưa thanh toán theo Hóa đơn GTGT số 0000897, tiền hàng 85.950.000 đồng, thuế GTGT 8.445.000 đồng (Nợ TK 152: 85.950.000 đồng, Nợ TK 133: 8.445.000 đồng / Có TK 331: 94.395.000 đồng). Ngày 25/12/2020 công ty chuyển khoản thanh toán 80.000.000 đồng cho Công ty Thép Đông Sáng (Ủy nhiệm chi số 531, Giấy báo Nợ số 584, ghi Nợ TK 331 / Có TK 112: 80.000.000 đồng). Ngày 09/12/2020 chuyển khoản trả nợ Công ty Cổ phần Ánh Kim 50.000.000 đồng (UNC 512, BN 561).

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM

Chương 3 đưa ra các đánh giá tổng hợp về thực trạng và định hướng các giải pháp:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, tuân thủ đúng chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC; chứng từ thanh toán lưu trữ đầy đủ; hệ thống tài khoản và sổ kế toán Nhật ký chung được thực hiện tương đối rõ ràng.
  • Đánh giá hạn chế: Việc phân loại tuổi nợ chưa thực sự chặt chẽ; công tác theo dõi, đối chiếu công nợ định kỳ vào cuối tháng với một số khách hàng và nhà cung cấp vãng lai chưa lập thành biên bản xác nhận văn bản đều đặn; quy trình xử lý và luân chuyển chứng từ còn thực hiện thủ công trên sổ sách kết hợp bảng tính Excel, chưa khai thác triệt để phần mềm kế toán chuyên nghiệp.
  • Đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện:
    1. Hoàn thiện công tác quản trị và phân loại công nợ theo thời hạn thanh toán (nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi) để chủ động lập kế hoạch thu hồi vốn và trích lập dự phòng rủi ro.
    2. Tăng cường kỷ luật đối chiếu công nợ định kỳ thông qua việc bắt buộc lập và lưu trữ Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của hai bên đối với tất cả các đối tác có số dư lớn hoặc giao dịch thường xuyên.
    3. Cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giữa bộ phận kinh doanh, đội thi công và phòng kế toán để tránh tình trạng chậm trễ trong việc xuất hóa đơn và ghi nhận nợ.
    4. Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng nhằm tự động hóa quy trình kết chuyển từ chứng từ vào sổ chi tiết, sổ cái và báo cáo công nợ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh đầy đủ các dữ liệu kế toán thực tế về tình hình công nợ và thanh toán trong tháng 12/2020 tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM:

Ngày GD Chứng từ Đối tác Nội dung nghiệp vụ Định khoản (Nợ / Có) Số tiền (VNĐ)
01/12/2020 PT 524 Ông Hà Đức Thắng Tạm ứng tiền làm cửa inox, lan can Nợ 111 / Có 131 15.000.000
02/12/2020 HĐ 0000897 Cty Thép Đông Sáng Mua tôn nhập kho chưa thanh toán Nợ 152: 85.950.000
Nợ 133: 8.445.000
Có 331: 94.395.000		 94.395.000
08/12/2020 PC 483 Nhà cung cấp VPP Mua văn phòng phẩm thanh toán TM Nợ 642: 2.500.000
Nợ 133: 215.550
Có 111: 2.715.550		 2.715.550
09/12/2020 UNC 512 / BN 561 Cty CP Ánh Kim Chuyển khoản trả nợ tiền hàng Nợ 331 / Có 112 50.000.000
15/12/2020 HĐ 0000534 Ông Hà Đức Thắng Nghiệm thu bàn giao cửa xếp, lan can Nợ 131: 79.050.000
Có 511: 72.500.000
Có 333: 7.550.000		 79.050.000
18/12/2020 HĐ 0000541 Cty TNHH Hiếu Hương Bán inox hộp chưa thu tiền Nợ 131: 89.250.000
Có 511: 81.750.000
Có 333: 8.750.000		 89.250.000
18/12/2020 BC 389 Ông Hà Đức Thắng Chuyển khoản thanh toán nốt tiền hàng Nợ 112 / Có 131 64.050.000
21/12/2020 PC 495 Đơn vị cung cấp Thanh toán chi phí tiếp khách Nợ 642: 4.000.000
Nợ 133: 405.000
Có 111: 4.405.000		 4.405.000
25/12/2020 UNC 531 / BN 584 Cty Thép Đông Sáng Chuyển khoản trả tiền mua tôn Nợ 331 / Có 112 80.000.000
25/12/2020 HĐ 0000570 Cty CP Ánh Kim Bán inox chưa thu tiền Nợ 131 / Có 511, Có 333 59.000.000
31/12/2020 BC 411 Cty TNHH Hiếu Hương Chuyển khoản thanh toán tiền mua inox Nợ 112 / Có 131 250.000.000

Đóng góp của khóa luận:

  • Mô tả chân thực mô hình tổ chức công tác kế toán thanh toán tại một doanh nghiệp kết hợp giữa hoạt động sản xuất gia công cơ khí dân dụng và hoạt động thương mại sắt thép.
  • Cung cấp trọn vẹn chuỗi minh chứng hạch toán từ chứng từ gốc, hóa đơn điện tử đến sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 131, 331 theo đúng biểu mẫu Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Đề xuất các giải pháp mang tính ứng dụng thực tế đối với công tác theo dõi công nợ, đối chiếu và quản lý dòng tiền tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế bị giới hạn trong không gian một doanh nghiệp quy mô nhỏ (Công ty VITACOM) và thời gian số liệu chi tiết tập trung trong tháng 12 năm 2020. Nghiên cứu chủ yếu khai thác phần hành kế toán thủ công kết hợp hình thức Nhật ký chung, chưa đi sâu phân tích toàn diện việc tích hợp các phân hệ kế toán tự động hóa hoàn toàn trên hệ thống ERP.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu chuỗi thời gian qua nhiều năm tài chính để đánh giá biến động vòng quay các khoản phải thu và vòng quay các khoản phải trả; nghiên cứu quy trình kiểm soát nội bộ đối với rủi ro tín dụng thương mại và xây dựng mô hình kế toán quản trị công nợ chi tiết trên nền tảng phần mềm kế toán đám mây.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán: Tham khảo cấu trúc trình bày khóa luận thực tập doanh nghiệp, cách thức thu thập chứng từ thực tế (Hóa đơn điện tử, Phiếu thu/chi, Giấy báo Có/Nợ ngân hàng) và kỹ thuật hạch toán, vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, TK 331 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ và quản lý công nợ khách hàng trong các đơn vị kinh doanh hỗn hợp (vừa gia công lắp đặt cơ khí công trình dân dụng, vừa bán buôn vật tư kim loại).
  • Phần có giá trị tham khảo cao nhất: Hệ thống sơ đồ luân chuyển chứng từ và các trích biểu sổ kế toán thực tế (Trích Sổ Nhật ký chung Biểu số 2.5, Sổ Cái TK 131 Biểu số 2.6, Sổ chi tiết TK 131 Biểu số 2.7 và 2.8, Bảng tổng hợp công nợ Biểu số 2.9).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM áp dụng chế độ và hình thức ghi sổ kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính giá trị tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn và áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung.

2. Tài khoản ngân hàng giao dịch chính của Công ty VITACOM được mở tại đâu?
Công ty mở tài khoản giao dịch chính tại Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex (PGBank) - Chi nhánh Trần Nguyên Hãn, Hải Phòng với số tài khoản: 2077040286238.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty VITACOM được tổ chức như thế nào?
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 vị trí nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế kiêm kế toán thanh toán, và Kế toán kho kiêm thủ quỹ.

4. Quy định về ngưỡng giá trị thanh toán chuyển khoản đối với nhà cung cấp tại công ty là bao nhiêu?
Đối với các khoản thanh toán cho người bán có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, công ty bắt buộc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng; các giao dịch dưới 20.000.000 đồng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy theo thỏa thuận.

5. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho Công ty VITACOM là đơn vị nào?
Công ty sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử do Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội (Viettel) cung cấp (Mã số thuế đơn vị cung cấp: 0100109106, ký hiệu mẫu số 01GTKT0/001, ký hiệu hóa đơn SD/20E).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Trang đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM. Thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế trong tháng 12/2020, đề tài đã làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi chép trên hệ thống sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết công nợ. Các đánh giá và kiến nghị hoàn thiện được xây dựng bám sát thực tế hoạt động kinh doanh hỗn hợp thương mại - xây lắp cơ khí của doanh nghiệp.