Khóa luận hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua người bán tại công ty tnhh nông sản việt phát

Luận văn tốt nghiệp kinh tế nghiên cứu hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua người bán tại công ty tnhh nông sản việt phát, điều tra thực trạng, phân tích số liệu,

• Tác giả: Phạm Phương Ngà
• Người hướng dẫn: Ths. Trần Thị Thanh Thảo
• Trường học: Trường Đại Học Quản Lý Và Công Nghệ Hải Phòng
• Chuyên ngành: Kế Toán Kiểm Toán
• Đề tài: Hoàn Thiện Công Tác Kế Toán Thanh Toán Với Người Mua, Người Bán Tại Công Ty TNHH Nông Sản Việt Phát
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hải Phòng

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ
• 1.1. Một số khái niệm cơ bản về thanh toán
• 1.2. Khái niệm thanh toán và hình thức thanh toán
• 1.3. Nhiệm vụ kế toán thanh toán
• 1.4. Nội dung tổ chức kế toán thanh toán với người mua
• 1.5. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua
• 1.6. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua
• 1.7. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua
• 1.8. Nội dung kế toán thanh toán với người bán
• 1.9. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán
• 1.10. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH NÔNG SẢN VIỆT PHÁT
• 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH nông sản Việt Phát
• 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH nông sản Việt Phát
• 2.3. Chức năng và nhiệm vụ
• 2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
• 2.5. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH nông sản Việt Phát
• 2.6. Chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị
• 2.7. Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH nông sản Việt Phát
• 2.8. Đặc điểm về phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH nông sản Việt Phát
• 2.9. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công ty TNHH Nông sản Việt Phát
• 2.10. Chứng từ, tài khoản, sổ sách sử dụng. Quy trình hạch toán
• 2.11. Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty TNHH nông sản Việt Phát
• 2.12. Chứng từ tài khoản, sổ sách sử dụng. Quy trình hạch toán
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH NÔNG SẢN VIỆT PHÁT
• 3.1. Đánh giá về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty TNHH nông sản Việt Phát
• 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH nông sản Việt Phát
• 3.2.1. Giải pháp 1: Quản lý công nợ
• 3.2.2. Giải pháp 2: Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán
• 3.2.3. Giải pháp 3: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
• 3.2.4. Giải pháp 4: Sử dụng phần mềm kế toán
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Cải Tiến Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH Nông Sản Việt Phát

Công ty TNHH Nông Sản Việt Phát đang đối mặt với nhiều thách thức trong công tác kế toán thanh toán. Việc cải tiến quy trình kế toán thanh toán không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch thương mại. Để thực hiện điều này, cần có cái nhìn tổng quan về lý luận và thực tiễn trong công tác kế toán thanh toán.

1.1. Khái Niệm Cơ Bản Về Kế Toán Thanh Toán

Kế toán thanh toán là quá trình ghi chép, theo dõi và quản lý các khoản phải thu và phải trả trong doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định các khoản nợ, thời hạn thanh toán và các hình thức thanh toán khác nhau.

1.2. Vai Trò Của Kế Toán Thanh Toán Trong Doanh Nghiệp

Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin tài chính. Nó giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

II. Vấn Đề Và Thách Thức Trong Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH Nông Sản Việt Phát

Công ty TNHH Nông Sản Việt Phát đang gặp phải nhiều vấn đề trong công tác kế toán thanh toán. Những thách thức này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính mà còn tác động đến mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp.

2.1. Khó Khăn Trong Việc Theo Dõi Công Nợ

Việc theo dõi công nợ chưa được thực hiện một cách kịp thời và chính xác, dẫn đến tình trạng chậm thanh toán và mất lòng tin từ phía đối tác.

2.2. Thiếu Hệ Thống Quản Lý Tài Chính Hiệu Quả

Hệ thống quản lý tài chính hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp, gây khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích dữ liệu tài chính.

III. Phương Pháp Cải Tiến Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH Nông Sản Việt Phát

Để cải tiến công tác kế toán thanh toán, công ty cần áp dụng một số phương pháp và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

3.1. Tối Ưu Hóa Quy Trình Thanh Toán

Cần xây dựng quy trình thanh toán rõ ràng, minh bạch và dễ thực hiện. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác trong công tác kế toán.

3.2. Ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán Hiện Đại

Sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro trong việc ghi chép và theo dõi công nợ.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Cải Tiến Kế Toán Thanh Toán

Việc áp dụng các phương pháp cải tiến trong kế toán thanh toán đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho Công ty TNHH Nông Sản Việt Phát. Những cải tiến này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả tài chính mà còn cải thiện mối quan hệ với khách hàng.

4.1. Kết Quả Đạt Được Sau Khi Cải Tiến

Sau khi áp dụng các giải pháp cải tiến, công ty đã giảm thiểu được thời gian thanh toán và tăng cường khả năng thu hồi nợ.

4.2. Phản Hồi Từ Khách Hàng Và Đối Tác

Khách hàng và đối tác đã có những phản hồi tích cực về sự cải thiện trong quy trình thanh toán, từ đó tạo dựng lòng tin và tăng cường mối quan hệ hợp tác.

V. Kết Luận Về Cải Tiến Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH Nông Sản Việt Phát

Cải tiến công tác kế toán thanh toán là một yếu tố quan trọng giúp Công ty TNHH Nông Sản Việt Phát nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh. Việc áp dụng các phương pháp và giải pháp hợp lý sẽ giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.

5.1. Tương Lai Của Công Tác Kế Toán Thanh Toán

Công ty cần tiếp tục cải tiến và cập nhật các phương pháp kế toán mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

5.2. Đề Xuất Các Giải Pháp Tiếp Theo

Cần có kế hoạch dài hạn cho việc đào tạo nhân viên và đầu tư vào công nghệ để nâng cao hiệu quả công tác kế toán thanh toán.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán giữ vai trò trung tâm trong việc quản lý và luân chuyển dòng vốn. Việc tổ chức hạch toán công nợ chặt chẽ không chỉ phản ánh kịp thời sự biến động của tài sản và nguồn vốn mà còn giúp ban giám đốc có cơ sở kiểm soát khả năng thanh toán, ngăn ngừa tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc phát sinh nợ khó đòi.

Tại Công ty TNHH Nông sản Việt Phát – doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng nông sản phục vụ sản xuất thức ăn chăn nuôi – các giao dịch mua bán phát sinh liên tục với khối lượng hàng hóa và giá trị thanh toán lớn. Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế tại doanh nghiệp, tác giả nhận thấy bộ máy kế toán đã thực hiện ghi chép, theo dõi đầy đủ tình hình thanh toán nhưng việc cập nhật thông tin đôi lúc chưa thật sự kịp thời để đáp ứng nhanh chóng yêu cầu điều hành của nhà quản trị. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả lựa chọn đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Nông sản Việt Phát" làm nội dung nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp đại học ngành Kế toán - Kiểm toán.

Mục tiêu chung của nghiên cứu là đánh giá thực trạng quy trình hạch toán kế toán thanh toán tại đơn vị thực tập, đối chiếu với các quy định pháp lý hiện hành, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý công nợ và hoàn thiện công tác kế toán.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể theo 3 nội dung giao trong đề tài tốt nghiệp:

1. Tìm hiểu lý luận về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
2. Tìm hiểu thực tế công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại đơn vị thực tập (Công ty TNHH Nông sản Việt Phát).
3. Đánh giá ưu điểm, khuyết điểm cơ bản trong công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán nói riêng; trên cơ sở đó đề xuất các biện pháp giúp đơn vị thực tập làm tốt hơn công tác hạch toán kế toán.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là toàn bộ công tác kế toán thanh toán với người mua (các khoản phải thu khách hàng) và người bán (các khoản phải trả nhà cung cấp). Phạm vi nghiên cứu về không gian được giới hạn tại Công ty TNHH Nông sản Việt Phát (trụ sở tại số 20, đường Nam Phong, phường Nam Hải, quận Hải An, Thành phố Hải Phòng). Phạm vi về thời gian và số liệu tập trung vào năm tài chính 2019, trong thời gian tác giả thực hiện nghiên cứu từ tháng 10 năm 2020 đến tháng 12 năm 2020 (nghiệm thu và hoàn thiện năm 2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài được xây dựng trên cơ sở hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh doanh nghiệp vừa và nhỏ, trọng tâm là:

• Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Các quy định về quản lý và ghi nhận tỷ giá ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch.
• Quy định về các phương pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp: tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ; tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ (tháng); tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.

Nội dung lý luận làm rõ hệ thống tài khoản kế toán nợ phải thu (TK 131) và nợ phải trả (TK 331), bao gồm kết cấu tài khoản, tính chất số dư hai chiều (lưỡng tính) và nguyên tắc lập chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán căn cứ vào số dư chi tiết của từng đối tượng. Lý luận cũng phân định rõ hai hình thức thanh toán chính:

• Thanh toán bằng tiền mặt: Dùng tiền mặt tại quỹ, áp dụng chủ yếu cho giao dịch nhỏ lẻ, thanh toán tiền lương công nhân viên.
• Thanh toán không bằng tiền mặt: Thực hiện qua tài khoản ngân hàng bằng séc (séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt, séc định mức), ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ, thư tín dụng (L/C) và thẻ tín dụng.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp: Thu thập các văn bản pháp lý của doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, điều lệ, sơ đồ cơ cấu tổ chức) và hệ thống chứng từ kế toán gốc năm 2019 như hóa đơn GTGT, giấy báo có, giấy báo nợ, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng kinh tế.
• Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng các phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết nhằm mô tả trình tự luân chuyển chứng từ.
• Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Phân tích số liệu phát sinh trên Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 131, TK 331, Sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng, đối chiếu dữ liệu giữa các sổ kế toán và bảng tổng hợp chi tiết để rút ra nhận xét về tính logic, tính kịp thời của công tác kế toán tại đơn vị.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu là các hồ sơ, tài liệu, bảng số liệu thực tế do Phòng Kế toán Công ty TNHH Nông sản Việt Phát cung cấp trong niên độ kế toán năm 2019.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về thanh toán và kế toán công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tác giả làm rõ khái niệm thanh toán, nhiệm vụ của kế toán công nợ trong việc theo dõi chi tiết từng khoản nợ theo từng đối tượng, kỳ hạn thanh toán (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng), đôn đốc thu hồi nợ nhằm tránh việc bị chiếm dụng vốn lẫn nhau.

Về kế toán thanh toán với người mua (TK 131):

• Nguyên tắc kế toán yêu cầu theo dõi chi tiết theo từng đối tượng nợ, từng lần thanh toán, phân loại nợ đúng hạn và nợ khó đòi để lập dự phòng. Đối với giao dịch ngoại tệ, bên Nợ TK 131 quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán), bên Có TK 131 thu hồi nợ áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc tỷ giá bình quân gia quyền di động; cuối kỳ phải đánh giá lại số dư theo tỷ giá mua ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
• Hệ thống chứng từ gồm: Hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, chứng từ thu tiền (phiếu thu, giấy báo có), biên bản đối chiếu công nợ. Sổ sách kế toán gồm: Sổ cái TK 131, Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 131, Bảng tổng hợp chi tiết TK 131.

Về kế toán thanh toán với người bán (TK 331):

• Nguyên tắc hạch toán yêu cầu ghi chép chi tiết cho từng nhà cung cấp, phản ánh cả các khoản tiền ứng trước cho người bán; không phản ánh các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay. Đối với vật tư hàng hóa đã nhập kho nhưng cuối tháng chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh khi có hóa đơn chính thức. Các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán được ghi giảm trừ nợ phải trả.
• Kế toán nghiệp vụ ngoại tệ thanh toán cho người bán: Khi mua hàng chưa trả tiền ghi Có TK 331 theo tỷ giá giao dịch thực tế; khi thanh toán nợ ghi Nợ TK 331 theo tỷ giá ghi sổ hoặc tỷ giá thực tế, đồng thời hạch toán chênh lệch tỷ giá vào chi phí tài chính (TK 635) nếu lỗ hoặc doanh thu hoạt động tài chính (TK 515) nếu lãi.

Chương này cũng phân tích 4 hình thức tổ chức sổ kế toán có thể áp dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ:

1. Hình thức Nhật ký chung: Mẫu sổ đơn giản, ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, thuận tiện cho phân công lao động và đối chiếu số liệu, tuy nhiên khối lượng ghi chép lớn.
2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái: Kết hợp nhật ký và sổ cái trên cùng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất; số lượng sổ ít nhưng khó phân công lao động kế toán.
3. Hình thức Chứng từ ghi sổ: Căn cứ ghi sổ tổng hợp là chứng từ ghi sổ; phân công lao động thuận tiện nhưng dễ trùng lặp và đối chiếu thông tin thường chậm vào cuối tháng.
4. Hình thức kế toán máy: Thực hiện trên phần mềm máy vi tính, tự động hóa khâu xử lý dữ liệu và in báo cáo, đảm bảo tính chính xác và kịp thời cao.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Nông sản Việt Phát

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm hoạt động kinh doanh và thực tế tổ chức hạch toán thanh toán tại doanh nghiệp thực tập.

Công ty TNHH Nông sản Việt Phát được thành lập ngày 21/10/2016 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0201748596 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp; đăng ký thay đổi lần 1 ngày 27/12/2017 (thay đổi địa chỉ) và lần 2 ngày 08/01/2019 (tăng vốn điều lệ và thay đổi người góp vốn). Công ty hoạt động trong lĩnh vực bán buôn các mặt hàng nông sản sản xuất thức ăn chăn nuôi: khô đậu tương (bã đậu nành), lúa mì, ngô hạt, cám mì viên. Nguồn hàng nhập khẩu từ các thị trường như Mỹ, Braxin; thị trường tiêu thụ là các nhà máy, công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi tại Hải Phòng, Hải Dương, Hưng Yên, Thái Bình.

Cơ cấu quản lý công ty gồm Giám đốc, Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng (chỉ đạo chung, kiểm tra kiểm soát, lập báo cáo), Kế toán viên (theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh), và Thủ quỹ (quản lý tiền mặt tại quỹ). Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, hình thức sổ Nhật ký chung, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ (tháng), sử dụng đồng tiền ghi sổ là Việt Nam Đồng.

Về phương thức thanh toán, công ty áp dụng cả thanh toán trực tiếp và trả chậm qua chuyển khoản ngân hàng (tài khoản mở tại Vietcombank số hiệu 0031000269281) hoặc tiền mặt.

Thực trạng hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua được tác giả minh chứng qua các nghiệp vụ cụ thể tháng 12/2019:

• Nghiệp vụ xuất bán hàng:
  • Ngày 24/12/2019, theo Hóa đơn GTGT số 0000088 xuất bán ngô hạt cho Công ty TNHH Quốc tế Forpig (M&D), kế toán định khoản: Nợ TK 1311 / Có TK 5111 số tiền 1.716.762.000 đồng.
  • Ngày 26/12/2019, theo Hóa đơn GTGT số 0000090 xuất bán khô đậu tương cho Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Ngọc Long, kế toán định khoản: Nợ TK 1311 / Có TK 5111 số tiền 1.526.735.000 đồng.
• Nghiệp vụ thu tiền bán hàng qua ngân hàng:
  • Ngày 24/12/2019, căn cứ Giấy báo có số 761 của ngân hàng, Công ty Forpig thanh toán tiền mua ngô, kế toán định khoản: Nợ TK 1121 / Có TK 1311 số tiền 800.000.000 đồng.
  • Ngày 26/12/2019, căn cứ Giấy báo có số 997, Công ty Ngọc Long chuyển trả tiền mua khô đậu tương, kế toán định khoản: Nợ TK 1121 / Có TK 1311 số tiền 670.000.000 đồng.

Bảng tổng hợp theo dõi công nợ chi tiết của hai khách hàng điển hình trong tháng 12/2019 và cả năm 2019 được trích xuất như sau:

Đối tượng khách hàng	Số dư đầu kỳ (VNĐ)	Phát sinh Nợ trong kỳ (VNĐ)	Phát sinh Có trong kỳ (VNĐ)	Số dư cuối kỳ (VNĐ)
Công ty TNHH Quốc Tế Forpig (M&D)	0	2.816.913.500	2.251.083.500	565.830.000 (Nợ)
Công ty TNHH DV và TM Ngọc Long	136.000.000 (Nợ)	11.784.657.600	11.159.748.480	760.909.120 (Nợ)

Các số liệu này được phản ánh đồng bộ trên Sổ Nhật ký chung (tổng số phát sinh trong năm đạt 589.483.xxx đồng) và Sổ cái TK 131 (tổng số phát sinh Nợ là 58.217.xxx đồng, số dư nợ cuối năm 2019 là 4.020.xxx đồng).

Đối với kế toán thanh toán với người bán, công ty theo dõi trên TK 331 qua các chứng từ nhập mua như Hóa đơn số 237 ngày 05/12/2019 nhập mua ngô của Công ty Cổ phần Bio Green Food VN (Nợ TK 1561 / Có TK 3311: 1.xxx.xxx đồng) và Giấy báo nợ số 765 ngày 08/12/2019 chuyển tiền trả cho Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Phát triển Công nghệ Hiệp Thành số tiền 19.600.xxx đồng (Nợ TK 3311 / Có TK 1121).

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Nông sản Việt Phát

Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả đưa ra đánh giá tổng quát:

• Ưu điểm: Bộ máy kế toán tinh gọn; hệ thống chứng từ và tài khoản áp dụng đúng quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC; thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu định kỳ giữa sổ chi tiết và sổ cái.
• Hạn chế: Việc theo dõi công nợ mới dừng lại ở việc phản ánh đầy đủ nghiệp vụ phát sinh nhưng chưa đảm bảo tính kịp thời; doanh nghiệp chưa xây dựng quy trình phân loại tuổi nợ chặt chẽ; chưa có chính sách đòn bẩy tài chính để thu hồi nợ sớm; chưa thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; công tác kế toán vẫn thực hiện trên hệ thống bảng tính máy tính thông thường mà chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp.

Để giải quyết các bất cập trên, tác giả đề xuất 4 giải pháp cụ thể:

• Giải pháp 1: Quản lý công nợ: Xây dựng quy trình theo dõi chi tiết hạn nợ, lập bảng phân tích tuổi nợ của từng khách hàng theo các mốc thời gian để đôn đốc thanh toán, tránh việc khách hàng chiếm dụng vốn kinh doanh kéo dài.
• Giải pháp 2: Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán: Đưa ra tỷ lệ chiết khấu thanh toán thích hợp trong hợp đồng kinh tế đối với những khách hàng thanh toán sớm trước thời hạn quy định, giúp đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn và giảm bớt áp lực nợ tồn đọng.
• Giải pháp 3: Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán theo đúng quy định tài chính, tạo nguồn bù đắp rủi ro khi phát sinh các khoản nợ không có khả năng thu hồi.
• Giải pháp 4: Sử dụng phần mềm kế toán: Đầu tư và đưa vào vận hành phần mềm kế toán chuyên dùng thay thế cho việc ghi chép sổ sách thủ công, hỗ trợ tự động kết chuyển số liệu, in ấn sổ sách kế toán, và cung cấp các báo cáo công nợ kịp thời cho ban giám đốc.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể gắn với dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

• Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán công nợ người mua, người bán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán công nợ năm 2019 tại Công ty TNHH Nông sản Việt Phát, trích xuất minh họa rõ ràng bằng các chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT 0000088, 0000090; Giấy báo có 761, 997; Giấy báo nợ 765) cùng hệ thống Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ chi tiết công nợ.
• Phân tích chi tiết biến động công nợ của hai khách hàng lớn: Công ty TNHH Quốc tế Forpig (M&D) với dư nợ cuối năm 565.830.000 đồng và Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Ngọc Long với dư nợ cuối năm 760.909.120 đồng.
• Đưa ra 4 đề xuất hoàn thiện đồng bộ từ khâu quản lý công nợ, chính sách chiết khấu thanh toán, trích lập dự phòng tài chính đến việc ứng dụng công nghệ phần mềm kế toán.

Đóng góp của khóa luận thể hiện ở tính ứng dụng thực tiễn: Khóa luận không dừng lại ở việc mô tả lý thuyết mà đã chỉ ra được điểm nghẽn thực tế của doanh nghiệp (theo dõi đầy đủ nhưng chưa kịp thời), từ đó cung cấp cho ban giám đốc công ty các biện pháp cụ thể, phù hợp với năng lực tài chính và quy mô nhân sự của một doanh nghiệp thương mại nông sản nhỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu:

• Phạm vi số liệu thực nghiệm chỉ giới hạn trong một niên độ kế toán (năm 2019) tại một đơn vị duy nhất là Công ty TNHH Nông sản Việt Phát, chưa thực hiện so sánh đối chiếu số liệu qua chuỗi thời gian nhiều năm để thấy rõ xu hướng biến động nợ phải thu và nợ phải trả.
• Dù doanh nghiệp nhập khẩu nông sản từ các đối tác nước ngoài (Mỹ, Braxin), văn bản nghiên cứu chủ yếu tập trung vào các nghiệp vụ thanh toán nội địa bằng đồng Việt Nam, chưa đi sâu phân tích toàn diện rủi ro chênh lệch tỷ giá và nghiệp vụ thanh toán quốc tế qua L/C tại đơn vị.

Hướng mở rộng nghiên cứu tiếp theo có thể bao gồm:

• Mở rộng phân tích công tác kế toán thanh toán ngoại tệ và các giải pháp phòng ngừa rủi ro tỷ giá trong hoạt động nhập khẩu nông sản.
• Đánh giá hiệu quả kinh tế và mức độ biến động dòng tiền sau khi doanh nghiệp áp dụng thử nghiệm chính sách chiết khấu thanh toán và phần mềm kế toán.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang chuẩn bị làm khóa luận tốt nghiệp: Tài liệu cung cấp một cấu trúc chuẩn mực về đề tài kế toán phần hành công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, mẫu biểu luân chuyển chứng từ và cách thức trình bày sổ chi tiết đối ứng với Sổ cái và Sổ Nhật ký chung.
• Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ, phương pháp lập sổ chi tiết công nợ khách hàng và phương án đề xuất chính sách chiết khấu thanh toán kết hợp trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Nông sản Việt Phát áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, hình thức ghi sổ kế toán áp dụng là Nhật ký chung, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12.

2. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình nào và gồm những vị trí nào?
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung tại một phòng kế toán duy nhất, cơ cấu gồm 3 chức danh: Kế toán trưởng, Kế toán viên và Thủ quỹ.

3. Nghiệp vụ bán ngô hạt ngày 24/12/2019 cho Công ty Forpig và thu hồi nợ được hạch toán ra sao?

• Khi bán hàng theo Hóa đơn GTGT số 0000088: Kế toán ghi Nợ TK 1311 / Có TK 5111 số tiền 1.716.762.000 đồng.
• Khi khách thanh toán qua ngân hàng theo Giấy báo có số 761: Kế toán ghi Nợ TK 1121 / Có TK 1311 số tiền 800.000.000 đồng.

4. Dư nợ cuối năm 2019 của Công ty TNHH DV và TM Ngọc Long là bao nhiêu?
Tại thời điểm kết thúc năm 2019, Sổ chi tiết công nợ của Công ty Ngọc Long ghi nhận: Số dư đầu kỳ Nợ là 136.000.000 đồng, tổng phát sinh Nợ trong kỳ là 11.784.657.600 đồng, tổng phát sinh Có là 11.159.748.480 đồng, và số dư nợ cuối kỳ là 760.909.120 đồng.

5. Tác giả đề xuất những giải pháp hoàn thiện nào tại Chương 3 của khóa luận?
Tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp: Hoàn thiện công tác quản lý công nợ (theo dõi tuổi nợ); Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán; Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; và Đưa phần mềm kế toán vào vận hành thay cho hình thức kế toán thủ công.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Phương Ngà đã hoàn thành các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, làm rõ cơ sở lý thuyết kế toán thanh toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tại Công ty TNHH Nông sản Việt Phát qua các số liệu năm 2019. Tác giả đã phân tích hệ thống chứng từ, sổ sách đối với các khách hàng lớn và chỉ rõ hạn chế về tính kịp thời trong theo dõi công nợ của đơn vị. Các giải pháp đề xuất về quản lý hạn nợ, chính sách chiết khấu, dự phòng nợ khó đòi và ứng dụng phần mềm kế toán có tính thực tiễn cao, đóng góp thiết thực cho công tác hoàn thiện quản lý tài chính tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1. Một số khái niệm cơ bản về thanh toán 1.Khái niệm thanh toán và hình thức thanh toán Thanh toán: là sự chuyển giáo tài sản của một bên ( người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia. Thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán.

Các hình thức cụ thể: gồm hai loại là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. - Thanh toán bằng tiền mặt: bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hồi phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền. Đây là các hình thứ thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư , hàng hóa, dịch vụ.

thì bên mua xuất hiện tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoàn mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng để thanh toán cho công nhân viên , với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. - Thanh toán không bằng tiền mặt là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.

Các hình thức bao gồm: thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thẻ tín dụng-L/C. - Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư.

Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức. SV: Phạm Phương Ngà- 4 Khóa luận tốt  Thanh toán ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chỉ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.  Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ minh chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước, và một số khoản thanh toán khác.  Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau.

Theo hình thức thanh toán này. Định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phhải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ theo dõi  Thanh toán bằng thư tín dụng-L/C, theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một tài khoản tín dụng ngân hàng của bên mua để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán.

Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn bị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội điạ nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ.  Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.

Nhiêm vụ kế toán thanh toán - Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đôn đốc việc thanh toán kịp thời tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. - Đối với những khách nợ có quạn hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, SV: Phạm Phương Ngà- 5 Khóa luận tốt đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. - Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán.

- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý. - Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời cũng cần xây dựng nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người mua và người bán, sao cho khoa học hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ. Nội dung tổ chức kế toán thanh toán với người mua 1.

Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi ( trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo ) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không đòi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. - Trong quan hệ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư đã giao dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.

SV: Phạm Phương Ngà- 6 Khóa luận tốt - Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. * Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: - Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng ( bên Nợ TK 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh ( là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ TK 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ số thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước. - Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng ( bên có TK 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá ghi số thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ ( trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó).

Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên có TK 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế ( là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước. - Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập BCTC. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều tài khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.

Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do công ty mẹ quy định ( phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn. SV: Phạm Phương Ngà- 7 Khóa luận tốt 1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua a) Chứng từ , sổ sách sử dụng. - Hợp đồng BH ( đối với những khách hàng có giao dịch lớn/ 1 lần giao dịch) - Hóa đơn bán hàng( hoặc hóa đơn GTGT)( do doanh nghiệp lập.

- Phiếu xuất kho - Chứng từ thu tiền, phiếu thu, giấy báo có. - Biên bản đối chiếu công nợ - Sổ cái TK 131 - Sổ nhật kí chung - Sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng. - Bảng tổng hợp TK 131 b) Tài khoản sử dụng Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Kết cấu TK 131: phải thu của khách hàng. Bên nợ Bên có -Số tiền phải thu của khách gàng Số tiền khách hàng đã trả nợ phát sinh trongg kỳ khi bán sản - Số tiền đã nhận ứng trước, trả phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu trước của khách hàng.

tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư - Khoản giảm giá hàng bán cho tài chính. khách hàng sau khi đã giao hàng và - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng khách hàng có khiếu nại. - Đánh giá lại các khoản phải thu - Doanh thu của số hàng đã bán bị bằng ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá người mua trả lại ( có thuế GTGT ngoại tệ tăng so với Đồng Việt hoặc không có thuế GTGT). - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.

SV: Phạm Phương Ngà- 8 Khóa luận tốt - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt nam). Số sư bên nợ Số dư bên có ( nếu có) Số tiền còn phải thu của khách hàng Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.