Tổng quan nghiên cứu

Trong giai đoạn 2015–2017, thị trường xây dựng Việt Nam đối mặt với sự sàng lọc gay gắt khi đầu tư công bị thắt chặt và áp lực cạnh tranh đấu thầu buộc nhiều doanh nghiệp phải giảm giá dự thầu tới 20%–30% để duy trì hợp đồng. Trong bối cảnh đó, bài toán quản trị chi phí và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh trở thành yếu tố sống còn đối với mọi đơn vị thi công xây lắp. Công ty Cổ phần Xây dựng số 5 Hà Nội (HCJSC5) – đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị (UDIC) với quy mô vốn điều lệ hơn 37 tỷ đồng – dù đã duy trì được mức chi trả cổ tức bình quân 14,3% và nâng mức thu nhập bình quân của người lao động từ 7,25 triệu đồng/tháng năm 2015 lên 8,38 triệu đồng/tháng năm 2017, nhưng công tác quản trị nội bộ vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn lớn.

Vấn đề nghiên cứu cốt lõi của luận văn xuất phát từ thực trạng hệ thống kế toán tại công ty chủ yếu phục vụ mục đích lập báo cáo tài chính cho cơ quan thuế và cổ đông bên ngoài, trong khi kế toán quản trị chưa được nhìn nhận và tổ chức một cách đúng tầm. Thông tin cung cấp cho việc ra quyết định điều hành, lập dự toán ngân sách và kiểm soát giá thành công trình còn chậm trễ, thiếu tính linh hoạt. Mục tiêu cụ thể của công trình là hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán quản trị trong doanh nghiệp xây lắp, khảo sát và đánh giá toàn diện thực trạng tại HCJSC5 trong phạm vi 3 năm (2015–2017), từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện bộ máy, chứng từ, tài khoản và phương pháp phân tích tài chính nội bộ. Ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu giúp ban lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ 100% các dòng chi phí phát sinh, giảm thiểu từ 5% đến 8% chi phí sản xuất kinh doanh lãng phí và tạo nền tảng vững chắc để nâng cao năng lực cạnh tranh trong giai đoạn hội nhập.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng nền tảng lý thuyết quản trị chi phí hiện đại và lý thuyết thông tin ra quyết định quản trị được phát triển bởi các học giả kinh tế hàng đầu như Ronald W. Hilton, Garrison, TS. Đoàn Ngọc Quế và PGS.TS. Đoàn Xuân Tiên. Hệ thống lý thuyết khẳng định kế toán quản trị là công cụ khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin định lượng đa chiều, phục vụ bốn chức năng quản trị cốt lõi: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra kiểm soát và ra quyết định kinh doanh.

Mô hình nghiên cứu trọng tâm được xây dựng dựa trên mô hình phân tích mối quan hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận (Cost - Volume - Profit: CVP), mô hình chu chuyển dòng chi phí 4 giai đoạn và hệ thống trung tâm trách nhiệm. Ba khái niệm chuyên ngành căn bản được vận dụng xuyên suốt gồm:

  • Biến phí (Variable Costs): Các chi phí biến đổi tỷ lệ thuận với khối lượng xây lắp hoàn thành, điển hình là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
  • Định phí (Fixed Costs): Các khoản chi phí duy trì cố định trong một phạm vi công suất nhất định, như khấu hao tài sản cố định máy móc thi công hay chi phí quản lý doanh nghiệp.
  • Số dư đảm phí (Contribution Margin): Phần chênh lệch giữa doanh thu và tổng biến phí, là chỉ tiêu quyết định năng lực bù đắp định phí và tạo ra lợi nhuận thuần cho từng hạng mục công trình.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp toàn diện thu thập từ hệ thống báo cáo tài chính đã kiểm toán, sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản chi phí (TK 621, TK 622, TK 623, TK 627), bảng phân bổ tiền lương, hồ sơ dự toán và biên bản nghiệm thu kỹ thuật tại HCJSC5 trong giai đoạn 2015–2017.

Về quy mô và phương pháp chọn mẫu, tác giả tiến hành khảo sát toàn bộ 5 đơn vị trực thuộc của công ty gồm 3 xí nghiệp xây dựng (Xí nghiệp 1, Xí nghiệp 2, Xí nghiệp 5), 1 Đội máy thi công và 1 Xí nghiệp quản lý nhà, kết hợp mẫu đại diện có chủ đích gồm 15 hồ sơ dự toán công trình xây lắp dân dụng và công nghiệp tiêu biểu. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được lựa chọn vì đặc thù ngành xây dựng có sản phẩm mang tính đơn chiếc, giá trị lớn và phân tán địa bàn; việc khảo sát toàn diện các đơn vị cơ sở cho phép phản ánh chính xác 100% chu trình tập hợp chi phí và giao khoán nội bộ.

Phương pháp phân tích số liệu kết hợp giữa phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp tổng hợp cân đối, so sánh đối chiếu giữa số liệu thực tế với dự toán định mức, và phương pháp mô hình hóa đại số. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm bóc tách chính xác các sai lệch chi phí phát sinh tại từng hiện trường công trình, từ đó làm rõ nguyên nhân chủ quan và khách quan phục vụ cho việc ra quyết định điều hành trong mốc thời gian thực hiện nghiên cứu từ 2018 đến 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực trạng công tác kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Xây dựng số 5 Hà Nội đã chỉ ra ba phát hiện lớn:

Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế toán đang áp dụng mô hình kết hợp hoàn toàn với kế toán tài chính, chưa có biên chế chuyên trách cho kế toán quản trị. Toàn bộ thông tin kế toán nội bộ do 6 nhân sự tại phòng Tài chính Kế toán xử lý kiêm nhiệm cùng hệ thống kế toán thống kê tại các đội. Điều này dẫn đến sự chậm trễ trong việc cung cấp thông tin quản trị; các báo cáo chi phí công trình thường hoàn thành chậm từ 15 đến 30 ngày sau khi kỳ kế toán kết thúc, làm mất đi tính kịp thời để can thiệp vào quá trình thi công.

Thứ hai, phương pháp phân loại chi phí chưa gắn với mức độ hoạt động. Công ty hạch toán chi phí theo các tài khoản truyền thống quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC mà chưa phân tách thành biến phí và định phí. Trong cơ cấu giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng áp đảo từ 65% đến 70%, chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 15%–20%, còn lại là chi phí máy thi công và chi phí chung. Tuy nhiên, việc thiếu hệ thống định mức biến phí chi tiết cho từng cấu phần khiến ban giám đốc không thể xác định chính xác điểm hòa vốn cho từng hợp đồng đấu thầu.

Thứ ba, công tác lập dự toán ngân sách và phân tích CVP còn mang tính hình thức. Dự toán công ty lập hiện nay thực chất chỉ là dự toán kỹ thuật phục vụ chào thầu theo đơn giá nhà nước, chưa phải dự toán tác nghiệp nội bộ theo từng quý. Dù doanh thu bình quân 3 năm đạt mức cao và tỷ lệ chi trả cổ tức duy trì ổn định ở mức 14,0%–15,0%, lợi nhuận sau thuế của công ty vẫn có sự trồi sụt bất thường giữa các năm do chưa kiểm soát tốt biến động chi phí phát sinh thực tế tại công trường so với kế hoạch ban đầu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của những tồn tại trên xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của đội ngũ quản lý về vai trò của kế toán quản trị, cùng với việc hệ thống phần mềm kế toán máy hiện tại chưa được tích hợp các phân hệ kế toán quản trị chuyên sâu. Dưới góc độ khách quan, tính chất sản xuất phân tán, phụ thuộc vào thời tiết và tình trạng chủ đầu tư nợ đọng vốn kéo dài đã tạo áp lực lớn lên dòng tiền, khiến doanh nghiệp phải dồn toàn lực vào công tác kế toán tài chính để quyết toán và thu hồi công nợ.

Khi đối chiếu với các công trình nghiên cứu tại các doanh nghiệp xây lắp cùng ngành như nghiên cứu tại Vinaconex 25 hay Hacisco, kết quả cho thấy đây là hạn chế mang tính hệ thống của các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam. Đa số các đơn vị chỉ tập trung ghi chép các sự kiện kinh tế đã qua mà chưa sử dụng kế toán quản trị như một công cụ dự báo tương lai.

Dữ liệu nghiên cứu thực trạng có thể được trực quan hóa thông qua biểu đồ hình tròn (pie chart) thể hiện tỷ trọng 65%–70% chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành, kết hợp biểu đồ đường (line chart) so sánh xu hướng doanh thu và lợi nhuận sau thuế giai đoạn 2015–2017. Đồng thời, một bảng đối chiếu sai lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán theo từng xí nghiệp sẽ cung cấp cái nhìn minh bạch, giúp nhà quản trị nhận diện ngay các trung tâm chi phí hoạt động kém hiệu quả để tiến hành tái cấu trúc kịp thời.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và năng lực cạnh tranh cho Công ty Cổ phần Xây dựng số 5 Hà Nội, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, tái cấu trúc bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp có phân công vị trí chuyên trách. Ban Giám đốc và Kế toán trưởng cần bổ nhiệm tối thiểu 1–2 nhân sự chuyên trách kế toán quản trị chi phí và dự toán ngay trong quý đầu tiên triển khai, rút ngắn thời gian lập báo cáo phân tích chi phí từ 30 ngày xuống dưới 5 ngày làm việc sau mỗi tháng.

Thứ hai, chuẩn hóa hệ thống tài khoản và chứng từ kế toán quản trị. Phòng Kế toán cần chủ trì việc mở rộng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và cấp 4 cho các tài khoản chi phí sản xuất (TK 6211, TK 6212, TK 6221, TK 6271) gắn liền với từng công trình, từng xí nghiệp và từng hạng mục thi công cụ thể trong thời gian 3–6 tháng, đảm bảo theo dõi chính xác 100% dòng tiền chi phí phát sinh tại hiện trường.

Thứ ba, thiết lập quy trình lập dự toán sản xuất kinh doanh linh hoạt và phân tích CVP. Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật phối hợp chặt chẽ với Phòng Tài chính Kế toán xây dựng hệ thống dự toán ngân sách định kỳ theo quý cho 3 xí nghiệp xây lắp và Đội máy thi công. Mục tiêu đặt ra là kiểm soát tỷ suất số dư đảm phí cho từng dự án, cắt giảm từ 5% đến 8% chi phí sản xuất chung lãng phí trong vòng 12 tháng.

Thứ tư, hoàn thiện công tác kế toán quản trị hàng tồn kho và vật tư công trường. Các xí nghiệp xây dựng số 1, 2, 5 và Đội máy thi công phải triển khai áp dụng bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu nghiêm ngặt kết hợp biên bản kiểm kê định kỳ hàng tháng, phấn đấu đưa tỷ lệ hao hụt vật tư xây dựng từ mức ước tính khoảng 3%–5% xuống dưới 1,5% giá trị hợp đồng trong niên độ tài chính tiếp theo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và hệ thống giải pháp của luận văn mang lại giá trị thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và các nhà quản trị doanh nghiệp xây lắp: Luận văn cung cấp khung phương pháp luận rõ ràng về phân tích điểm hòa vốn, định giá thầu linh hoạt và kiểm soát dòng chi phí thi công, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định nhận thầu có tính khả thi sinh lời cao.

Thứ hai, Kế toán trưởng và Chuyên viên kế toán tài chính - quản trị: Tài liệu là cuốn cẩm nang hướng dẫn chi tiết cách thức tổ chức hệ thống tài khoản cấp 3, cấp 4, thiết lập mẫu biểu chứng từ nội bộ và vận hành báo cáo kế toán quản trị theo đúng hướng dẫn tại Thông tư 53/2006/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Thứ ba, Giảng viên, Nghiên cứu sinh và Học viên cao học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kế toán - Kiểm toán: Đề tài đóng góp một case study thực nghiệm bài bản, minh chứng sống động cho việc ứng dụng lý thuyết kế toán quản trị vào đặc thù phức tạp của ngành xây dựng cơ bản.

Thứ tư, Các chủ đầu tư và Đơn vị tư vấn quản lý dự án: Nguồn tài liệu giúp nâng cao năng lực thẩm định dự toán thi công, giám sát định mức chi phí thực tế của các nhà thầu và kiểm soát hiệu quả vốn đầu tư công trình.

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt cốt lõi giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính tại doanh nghiệp xây dựng là gì? Kế toán tài chính tuân thủ chuẩn mực pháp lý nghiêm ngặt nhằm lập báo cáo định kỳ cho các đối tượng bên ngoài như cơ quan thuế và ngân hàng. Ngược lại, kế toán quản trị hướng tới nội bộ, thu thập cả thông tin hiện vật và giá trị để cung cấp các báo cáo linh hoạt theo ngày hoặc tuần, phục vụ việc ra quyết định thi công tức thời của ban giám đốc.

Tại sao doanh nghiệp xây lắp bắt buộc phải phân loại chi phí thành biến phí và định phí? Việc phân chia chi phí thành biến phí (như sắt thép, xi măng, nhân công) và định phí (như khấu hao giàn giáo, máy xúc, lương bộ máy quản lý) là cơ sở duy nhất để tính toán số dư đảm phí và điểm hòa vốn. Thiếu phân loại này, doanh nghiệp không thể xác định mức giá bỏ thầu tối thiểu để vừa bù đắp chi phí vừa đảm bảo có lãi.

Luận văn áp dụng phương pháp nào để tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành? Luận văn đề xuất áp dụng phương pháp tính giá thành trực tiếp kết hợp phương pháp tổng cộng chi phí theo từng hạng mục công trình. Giá thành xây lắp được xác định bằng cách cộng toàn bộ chi phí dở dang đầu kỳ với chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong kỳ trừ đi chi phí dở dang cuối kỳ của từng công trình cụ thể.

Làm thế nào để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu – khoản mục chiếm tới 70% giá thành công trình? Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống định mức tiêu hao kỹ thuật chi tiết trước khi xuất vật tư, áp dụng phiếu xuất kho theo tiến độ từng gói thầu và tổ chức đối chiếu định kỳ giữa thủ kho với kế toán vật tư. Việc gắn trách nhiệm vật chất của chủ nhiệm công trình với tỷ lệ hao hụt sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ khoản mục này.

Doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa có nhất thiết phải thành lập một phòng kế toán quản trị độc lập? Đối với doanh nghiệp quy mô vừa như HCJSC5 với vốn điều lệ hơn 37 tỷ đồng, việc thành lập phòng độc lập là không khả thi và gây lãng phí chi phí vận hành. Giải pháp tối ưu là tổ chức mô hình kết hợp, trong đó bố trí nhân sự chuyên trách kế toán quản trị nằm ngay trong phòng Tài chính Kế toán hiện tại.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí, giá thành và phân tích CVP trong môi trường doanh nghiệp xây dựng.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng tại HCJSC5 giai đoạn 2015–2017, chỉ ra sự thiếu hụt vị trí chuyên trách và tình trạng báo cáo nội bộ bị chậm từ 15 đến 30 ngày.
  • Thiết kế hoàn chỉnh hệ thống tài khoản cấp 3, cấp 4 và bộ mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị phục vụ trực tiếp cho việc theo dõi 5 đơn vị trực thuộc.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp thực tiễn giúp công ty kiểm soát 100% dòng chi phí và giảm thiểu từ 5% đến 8% chi phí sản xuất kinh doanh lãng phí.
  • Đóng góp quan trọng của luận văn là tạo ra khung mô hình ứng dụng kế toán quản trị vừa vặn, khả thi cho các công ty xây lắp quy mô vừa tại Việt Nam.

Lộ trình triển khai các giải pháp được khuyến nghị thực hiện trong 12 đến 24 tháng tới, bắt đầu từ việc hoàn thiện hệ thống tài khoản chi tiết và đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán. Các nhà quản trị doanh nghiệp và bạn đọc quan tâm hãy áp dụng ngay khung phân tích này để tái cấu trúc hệ thống thông tin tài chính, tối ưu hóa chi phí dự thầu và nâng cao năng lực cạnh tranh cho đơn vị của mình.