CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CƠ ĐIỆN VIỆT NHẬT 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật 1.1 Danh mục nguyên vật liệu Bảng 1.1: Sổ danh điểm Nguyên vật liệu Mã số Tên NVL Đơn vị tính Nhóm Danh điểm NVL 152 - 1 01 Inox tấm Kg 152 - 1 02 Inox cuộn Kg 152 - 1 03 Inox thanh Kg 152 - 1 04 Inox ống Kg 152 - 2 01 Ốc vít Kg 152 - 2 02 Que hàn Kg 152 - 2 03 Xăng Kg 152 - 2 04 Dầu Kg Dựa vào danh điểm nguyên vật liệu được xây dựng công ty tiến hành mã hóa tài khoản 152” nguyên vật liệu” như sau: - Tài khoản cấp 2 được mã hóa theo số la mã trong cột số thứ tự và có cùng nội dung với bảng danh điểm nguyên vật liệu: TK 1521: Nguyên liệu chính TK 1522: Nguyên liệu phụ SVTH: Lương Thị Thu Hiền 3 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán TK 1523: Vật liệu TK 1524: Nhiên liệu – năng lượng TK 1525: Nước và hóa chất xử lý. - Tài khoản cấp 3 được mã hóa theo cột số thứ tự tương ứng với số thường trong bảng danh điểm nguyên vật liệu: VD: trong TK 1521: Nguyên liệu chính TK 15211: Inox tấm TK 15212: Inox cuộn TK 15213: Inox thanh TK 15214: Inox ống Cách mã hóa theo số thứ tự trong danh điểm nguyên vật liệu đảm bảo cho việc hạch toán kế toán trong toàn công ty và việc theo dõi số liệu giữa các phần hành được diễn ra nhanh chóng, mang lại tính thống nhất và cách hiểu chung cho các số hiệu tài khoản.2 Phân loại nguyên vật liệu Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật nguyên vật liệu phân loại căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của công ty được chia thành: - Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Inox tấm, Inox cuộn, Inox thanh, inox ống.
Trong mỗi loại lại chia thành nhiều thứ khác nhau: SVTH: Lương Thị Thu Hiền 4 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán Inox tấm: Tấm inox 201/430, tấm inox 304/304L… Inox cuộn: Cuộn inox 316/316L, cuộn inox 304BA… Inox thanh: Thanh V inox 304… Inox ống: Ống inox 201/304/316, ống inox 304…. - Nguyên vật liệu phụ : Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá trình sản xuất như: ốc vít, bánh xe các loại, que hàn. - Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu, a xít tẩy mối hàn. - Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc như galê, vòng bi, dây cu roa.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật 1.1 Phương thức thu mua nguyên vật liệu Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật có quy mô vừa, chuyên sản xuất vỏ tủ điện và thang máng cáp.
Sản phẩm của Công ty phục vụ cho nhu cầu dân dụng và công nghiệp nên việc sản xuất được diễn ra thường xuyên, liên tục, không bị ngừng trệ. Vì vậy tình hình thu mua nguyên liệu cũng đòi hỏi được tiến hành đều đặn, ổn định. Việc tổ chức quản lý tình hình thu mua, sử dụng là tương đối khó khăn, phức tạp đối với cán bộ quản lý, nhân viên kế toán NVL. Do công việc như vậy nên đòi hỏi đội ngũ cán bộ quản lý kế toán NVL không chỉ có trình độ mà còn phải có trách nhiệm trong công việc.
Tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật nguyên vật liệu chủ yếu được hình thành theo phương thức mua ngoài. Công ty thường ký hợp SVTH: Lương Thị Thu Hiền 5 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán đồng cung cấp nguyên vật liệu dài hạn với một số nhà cung cấp nhằm đảm bảo nhu cầu sản xuất của công ty. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã ký kết để tiến hành mua hàng. Nguyên vật liệu sẽ được vận chuyển về công ty bằng các xe chở hàng chuyên dụng của công ty, trong hợp đồng mua nguyên vật liệu mà công ty đã ký với nhà cung cấp không bao gồm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu vì vậy trong giá trị thực tế nhập kho nguyên vật liệu có bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu nhập kho.
Khi hàng về đến nơi nếu xét thấy cần thiết như khối lượng nguyên vật liệu nhập kho lớn, chất lượng nguyên vật liệu không được như mọi lần mua trước…Công ty có thể lập ban kiểm nghiệm vật tư sau đó đánh giá hàng mua về các mặt số lượng, chất lượng và quy cách. Căn cứ vào kết quả kiểm nghiểm ban kiểm nghiệm lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” sau đó bộ phận cung cấp hàng lập phiếu nhập kho trên cơ sở hoá đơn và biên bản sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập, giao cho chủ kho làm thủ tục nhập kho. Trường hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất thủ kho phải báo cáo cho bộ phận cung cấp và cùng với người giao lập biên bản. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán.2 Phương thức sử dụng nguyên vật liệu Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, bộ phận sản xuất căn cứ vào khối lượng sản phẩm sản xuất ra để xác định khối lượng nguyên vật liệu cần thiết sau đó thông báo với phòng cung ứng vật tư để phòng cung ứng thông báo xuống kho cho thủ kho lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu,căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật tư và ghi số thực xuất vào phiếu xuất sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho.
Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi vào sổ. SVTH: Lương Thị Thu Hiền 6 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán 1.3 Bảo quản nguyên vật liệu Sau khi thu mua nguyên vật liệu điều quan trọng chính là phải bảo đảm được chất lượng của nguyên vật liệu. Vì vậy tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật, nguyên vật liệu sau khi được thu mua về nếu chưa được sử dụng ngay thì sẽ được bảo quản trong kho để có thể giữ được chất lượng của nguyên vật liệu không bị giảm sút. Với hệ thống kho lưu trữ tương đối rộng, có thể bảo quản được 20 tấn nguyên vật liệu các loại, công ty luôn thu mua kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất đảm bảo quá cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn.
Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật thường ít dự trữ nguyên vật liệu nhiều, thay vào đó công ty luôn tìm được những nhà cung cấp lâu dài đáp ứng được nhu cầu nguyên vật liệu cho công ty.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật Quản lý nguyên vật liệu ở mỗi công ty là công việc rất phức tạp, đòi hỏi bộ máy quản lý của công ty phải biết sắp xếp, tổ chức cán bộ thu mua, xây dựng định mức sử dụng, quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu sử dụng. Tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật việc quản lý nguyên vật liệu được giao cho phòng cung ứng vật tư, việc xác định định mức sử dụng do ban lãnh đạo công ty đưa ra có tham khảo thêm ý kiến của các phòng ban và các chuyên gia trong lĩnh vực này. Chức năng của Phòng cung ứng vật tư Phòng cung ứng vật tư có chức năng tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về công tác quản lý, thu mua, xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu. Nhiệm vụ của Phòng cung ứng vật tư.
- Lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu hàng năm, hàng quý và hàng tháng. SVTH: Lương Thị Thu Hiền 7 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán - Liên hệ với các nhà cung cấp nhằm đảm bảo tình hình sản xuất của công ty. - Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu thực tế so với định mức đã được đề ra nhằm xác định mức tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu. - Quản lý theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu như nhập kho, xuất kho, tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu.
+ Ở khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về số lượng, khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cung cấp như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Ở khâu bảo quản: Cần tổ chức kho tàng bến bãi bằng cách trang bị đầy đủ ở các phương tiện cân đối thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng. + Ở khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh ngiệp. Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng vật liệu trong giá thành sản xuất.
+ Ở khâu dự trữ: Phòng cung ứng vật tư phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, ứ động vốn do dự trữ vốn quá nhiều. Chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân: Trưởng – Phó phòng vật tư: - Đề xuất các phương án kinh doanh và phát triển thị trường. - Tổ chức hoạt động của phòng một cách hiệu quả. SVTH: Lương Thị Thu Hiền 8 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán & Kiểm toán - Dự báo và xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ, phù hợp với tình hình, tốc độ phát triển thực tế của công ty.
- Lập các báo cáo phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh, tình hình phát triển thị trường.