CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1. Nguyên vật liệu và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình SX. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. Về mặt giá trị, khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy, nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu vốn thuộc lao động dữ trữ của doanh nghiệp, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc quản lý quá trình thu mua vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp như: chi tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chi tiêu giá thành và chi tiêu lợi nhuận… 1.
Vai trò của nguyên vật liệu Việc kiểm tra chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa cực kỳ quan trọng với việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm (giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trên một đơn vị sản phẩm sản xuất), là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Để đạt được mục tiêu về giá thành, một trong những giải pháp tối ưu cho vấn đề này là doanh nghiệp phải chú ý tới công tác quản lý đầu vào và đầu ra Sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết Trinh - QT1902K 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP của doanh nghiệp. Hai công tác này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau bởi vì: đối với doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất. Do cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều bị chi phối bởi số nguyên vật liệu tạo ra nó.
Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, quy cách chủng loại thì mới hạ thấp định mức tiêu hao trong quá trình sản xuất khi nó tạo ra sản phẩm mới. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu a. Phân loại nguyên vật liệu • Căn cứ vào vai trò, công dụng của từng loại nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu được chia thành các nhóm như sau: − Nguyên liệu, vật liệu chính: là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất chúng cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình chế biến, chế tạo ra sản phẩm.
− Vật liệu phụ: là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cầu thành thực thể của sản phẩm mà chỉ kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, tăng chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình lao động. − Nhiên liệu: thực chất là vật liệu phụ nhưng do tính chất lý, hóa của chúng mà xếp chúng vào một loại riêng để tiện cho công tác quản lý và bảo quản. Nhiên liệu bao gồm các loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra năng lượng như: xăng, dầu, than củi,… − Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư dùng để thay thế khi sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất khi chúng bị hao mòn, hư hỏng. − Vật tư và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị dùng trong xây dựng cơ bản bao gồm các thiết bị cần lắp và không cần lắp, công cụ khí cụ, vật kết cấu dùng để lắp đặt vào những công trình xây dựng cơ bản.
Sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết Trinh - QT1902K 3 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP − Vật liệu khác: là những thứ vật liệu không thuộc các loại nguyên vật liệu trên như: phế liệu, vật liệu đặc chủng, đặc biệt. • Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu được phân loại như sau: − Nguyên vật liệu do mua ngoài − Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất − Nguyên vật liệu do từ các nguồn khác như: cấp phát, biếu tặng, liên doanh • Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu được phân loại như sau: − Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm − Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý − Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác Tuy nhiên, để đảm bảo việc cung ứng nguyên vật hiệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối ưu nhất, phải thấy được một cách cụ thể số liệu có và tình hình biến động của từng thứ, loại nguyên vật liệu, thì doanh nghiệp cần phải phân chia nguyên vật liệu một cách tỷ mỉ, chi tiết hơn nữa theo tính năng lý hóa theo quy cách, phẩm chất nguyên vật liệu, để thực hi ện được điều đó phải lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu là một yếu tố quan trọng giúp cho việc hạch toán được chính xác là điều kiện cần thiết để tiến hành cơ giới hóa hạch toán nguyên vật liệu, từ sổ danh điểm nguyên vật liệu, khi đã mã hóa ký hiệu hóa các tên nguyên vật liệu thì đó là cơ sở để thống nhất tên gọi vật liệu, tránh sự nhầm lẫn, đồng thời để thống nhất đơn vị tính thống nhất giá hạch toán và phục vụ cho hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu Để phục vụ công tác quản lý, hạch toán NVL phải thực hiện việc đánh giá vật liệu.
Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu theo nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống Sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết Trinh - QT1902K 4 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP nhất. Về nguyên tắc nguyên vật liệu nằm trong giá thành sản phẩm, đồng thời nó là thuộc tài sản lưu động nằm trong bảng cân đối kế toán. Vì vậy phải đánh giá nguyên vật liệu chính xác để đảm bảo tính chính xác của giá thành và thông tin trên bảng cân đối kế toán, nguyên vật liệu được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo theo một nguyên tắc cơ bản đánh giá theo trị giá vốn thực tế. Nghĩa là khi nhập kho phải tính theo giá trị vật liệu thực tế nhập.
Khi xuất kho cũng phải xác định trị giá thực tế xuất kho theo phương pháp quy định. Nguyên tắc chung để hạch toán nguyên vật liệu nhập-xuất-tồn kho phải theo giá thực tế của các loại vật liệu. Gía thực tế sẽ bằng giá ghi trên hóa đơn cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuế giá trị gia tăng (nếu có). Xác định giá trị nguyên vật liệu nhập kho Nguyên tắc xác định giá trị của nguyên vật liệu nhập kho, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc).
Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. ▪ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài Giá mua ghi trên Chi phí mua Các khoản Giá thực tế = + - hóa đơn hàng giảm giá ▪ Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: Giá thực tế Giá NVL xuất CP gia công chế = + nhập kho gia công chế biến biến ▪ Đối với nguyên vật liệu thuê gia công chế biến: Giá thực tế = Trị giá vật liệu xuất + Chi phí + Tiền gia gia công, chế biến giao nhận công ▪ Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn nhận góp vốn Giá trị được các bên tham gia Chi phí liên quan Giá thực tế = + góp vốn, đánh giá và chấp nhận đến nhận góp vốn Sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết Trinh - QT1902K 5 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ▪ Với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn viện trợ, tặng thưởng Giá trị thực tế tính theo giá Giá thực tế = + Chi phí liên quan thị trường tương đương ▪ Với phế liệu thu hồi nhập kho Giá ước tính thực tế theo giá trị Giá thực tế = + Chi phí liên quan sử dụng được hay bán được d. Xác định phương pháp giá xuất kho Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó khi xuất nguyên vật liệu tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động yêu cầu trình độ quản lý và điều kiện phương tiện trang thiết bị, phương tiện kỹ thuận tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong ba phương pháp sau: − Phương pháp bình quân gia quyền − Phương pháp nhập trước xuất trước − Phương pháp thực tế đích danh ▪ Phương pháp bình quân gia quyền − Phương pháp bình quân cả kì dự trữ: Đơn giá bình quân cả Trị giá NVL tồn ĐK + Trị giá NVL nhập TK = kì dự trữ Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập TK + Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư.
+ Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. − Phương pháp bình quân liên hoàn: Sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết Trinh - QT1902K 6 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đơn giá bình quân sau Trị giá hàng tồn kho sau lần nhập thứ i lần nhập i = Số lượng hàng tồn kho sau lần nhập thứ i + Ưu điểm: Phân bổ đều trị giá vốn hàng bán cho mỗi lần xuất kho đưa vào sản xuất. Chi phí xuyên suốt các thời kỳ gần như không chịu nhiểu biến động và hầu như ít thay đổi.