Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, việc quản lý song song giữa doanh thu và chi phí là yêu cầu cốt lõi nhằm đạt được mục tiêu lợi nhuận. Tuy nhiên, vấn đề hệ thống hóa cơ sở dữ liệu và xây dựng môi trường kiểm soát chi phí hợp lý vẫn chưa được nhiều nghiên cứu học thuật tập trung phân tích sâu. Đặc thù của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ trung gian (cung ứng dịch vụ bên thứ ba như đại lý vé máy bay, khách sạn, tour du lịch) có cơ cấu chi phí rất đa dạng, khiến công tác quản lý và hạch toán gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có sự linh hoạt trong xử lý nghiệp vụ.

Tại Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu (Global Link Travel Co., Ltd), qua quá trình thực tập và khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy công tác kế toán chi phí còn bộc lộ một số điểm chưa hợp lý trong việc định khoản và ghi nhận chứng từ. Tình trạng hạch toán chi phí chưa chuẩn xác làm chi phí trong kỳ tăng cao, dẫn đến các khoản lỗ vượt mức so với lợi nhuận thu được, đồng thời xuất hiện một số điểm thiếu sót, chưa đồng nhất với quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Tìm ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí phù hợp với chính sách kế toán của doanh nghiệp, tuân thủ Luật Kế toán, Thông tư 133/2016/TT-BTC và Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS).
  2. Đóng góp ý kiến và giải pháp thực tế giúp Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu tháo gỡ khó khăn trong hạch toán, nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát chi phí.
  3. Cung cấp tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp có mô hình kinh doanh dịch vụ tương tự và hỗ trợ các kế toán viên trẻ tiếp cận nghiệp vụ kế toán tại đơn vị cung ứng dịch vụ trung gian.

Câu hỏi nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể gồm:

  1. Thực trạng công tác kế toán chi phí tại doanh nghiệp như thế nào?
  2. Những bất cập trong công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp là gì?
  3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp là gì?
  4. Để hoàn thiện công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp cần những giải pháp nào?
  5. Những giải pháp trên hoàn thiện được những đối tượng nào và giải quyết được những bất cập gì của doanh nghiệp?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán về chi phí kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam, cụ thể hóa tại Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu (Địa chỉ: 29/38 Đoàn Thị Điểm, Phường 01, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Nghiên cứu các số liệu kế toán phát sinh liên quan đến chi phí trong niên độ tài chính năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận và pháp lý dựa trên hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực và công trình nghiên cứu chuyên ngành:

  • Chế độ kế toán: Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ (thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC).
  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS): VAS 01 (Chuẩn mực chung, trọng tâm là nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc thận trọng, định nghĩa chi phí tại Điều 31), VAS 03 (Tài sản cố định hữu hình), VAS 04 (Tài sản cố định vô hình), VAS 16 (Chi phí đi vay).
  • Chuẩn mực Kế toán Quốc tế: Khung khái niệm IAS 01 (Framework mục 4.49), IAS 16 (Bất động sản, nhà xưởng và thiết bị), IAS 21 (Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái), IAS 38 (Tài sản vô hình), và hệ thống Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS).
  • Tài liệu kế thừa: Bài báo "Kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp" của Hoàng Thị Nguyệt và Hà Thị Thanh Nga (Tạp chí Tài chính, 01/05/2019) và nghiên cứu "Xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp khởi nghiệp" của ThS. Đinh Thị Thùy Liên (Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp, 04/02/2019).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai cụ thể:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập các tài liệu học thuật từ sách, báo, tạp chí chuyên ngành, mạng Internet; tổng hợp các báo cáo và tài liệu nội bộ từ Phòng Kế hoạch, Phòng Tài chính và Phòng Kế toán của công ty.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp Kế toán trưởng và các kế toán viên tại Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu; theo dõi quy trình ghi chép, nhập liệu chứng từ và luân chuyển thông tin tại bộ phận kế toán.
  • Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê, phương pháp so sánh (đối chiếu giữa lý thuyết và thực tiễn, giữa VAS và IAS/IFRS) và phương pháp tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện thông tin tổ chức, hoạt động kinh doanh và bộ máy kế toán của đơn vị thực tập:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu (Global Link Travel Co., Ltd), mã doanh nghiệp 0313410237, được Chi cục thuế Quận Phú Nhuận cấp phép ngày 21/08/2015. Người đại diện theo pháp luật là ông Đặng Việt Hùng. Ngành nghề chính là hoạt động của các đại lý bán vé máy bay, vé tàu, vé xe; đại lý trực tuyến cho các thương hiệu hàng không, khách sạn toàn cầu, bảo hiểm du lịch, dịch vụ visa/passport.
  • Cơ cấu tổ chức quản lý: Mô hình quản lý trực tuyến - chức năng gọn nhẹ gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán.
  • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung và tối giản hóa nhằm tiết kiệm chi phí nhân lực, phân nhiệm thành 4 vị trí: Kế toán tổng hợp (phụ trách chung, báo cáo tài chính, giám sát thực hiện chính sách), Kế toán thanh toán (thu chi, quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ), Kế toán thuế (kê khai thuế, lập báo cáo thuế quý/năm, quyết toán thuế TNDN), và Kế toán lương (chấm công, tính lương và trích các khoản theo lương).
  • Chính sách kế toán áp dụng: Năm tài chính từ 01/01 đến 31/12; áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; hình thức ghi sổ trên máy vi tính sử dụng phần mềm SmartPro phiên bản 5.1 và 5.2. Khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) theo phương pháp đường thẳng; ghi nhận doanh thu và chi phí căn cứ theo các điều kiện quy định của Chuẩn mực kế toán.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán chi phí tại doanh nghiệp thương mại

Chương này phân tích các quy định học thuật và pháp lý về cấu trúc chi phí trong doanh nghiệp thương mại (không có khâu sản xuất):

  • Khái niệm và phân loại: Chi phí kinh doanh bao gồm Giá vốn hàng bán (TK 632), Chi phí bán hàng (TK 6421) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422).
  • Kế toán giá vốn hàng bán: Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, sử dụng TK 632 và không mở tài khoản cấp 2. Chứng từ sử dụng gồm hóa đơn GTGT mua vào, phiếu chi, ủy nhiệm chi, bảng phân bổ giá vốn... Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ phát sinh sang bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh; tài khoản không có số dư cuối kỳ. Chỉ tiêu phản ánh tại Mã số 11 trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Bảng 3 mục VI trên Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DNN).
  • Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Doanh nghiệp sử dụng TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh), chi tiết thành TK 6421 (Chi phí bán hàng) và TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp). Cuối kỳ, toàn bộ chi phí được kết chuyển vào TK 911. Trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, hai khoản mục này được cộng gộp thể hiện tại chỉ tiêu Chi phí quản lý kinh doanh (Mã số 24), đồng thời tách riêng tại các dòng tương ứng trên Thuyết minh B09-DNN.
  • So sánh chuẩn mực kế toán VAS và IAS/IFRS: Tác giả chỉ ra hệ thống VAS gồm 26 chuẩn mực, trong khi hệ thống quốc tế có 41 chuẩn mực IAS và 16 chuẩn mực IFRS. IAS/IFRS không áp đặt cứng nhắc về hệ thống tài khoản và biểu mẫu báo cáo. Điểm khác biệt cụ thể giữa hai hệ thống được tổng hợp trong bảng dưới đây:
Khoản mục chi phí Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS/IFRS)
Chi phí đào tạo, nghiên cứu, quảng cáo VAS 04: Được coi là chi phí trả trước và phân bổ/khấu hao trong thời gian tối đa 3 năm nếu đem lại lợi ích kinh tế tương lai. IAS 38: Ghi nhận trực tiếp vào chi phí trong kỳ phát sinh.
Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định VAS 03: Hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn (TK 242) và phân bổ dần trong nhiều kỳ. IAS 16: Hạch toán trực tiếp vào chi phí hoặc vốn hóa tùy điều kiện kỹ thuật.
Chi phí đi vay và chênh lệch tỷ giá VAS 16: Không quy định ghi giảm giá trị ghi sổ của tài sản dở dang khi vượt quá giá trị có thể thu hồi. IAS 21: Cho phép chênh lệch tỷ giá vay ngoại tệ được điều chỉnh vào chi phí lãi vay; xử lý xóa sổ phần thặng dư giá trị.
Hệ thống tài khoản và biểu mẫu Quy định thống nhất, mang tính khuôn mẫu bắt buộc (ví dụ TK 111, TK 642). Không quy định biểu mẫu cứng, doanh nghiệp tự thiết lập danh mục tài khoản (Chart of Accounts).

Chương 3: Thực trạng công tác kế toán chi phí tại Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu

Chương 3 đi sâu vào phân tích thực tế hạch toán chi phí tại công ty trong năm 2019:

  • Kế toán giá vốn hàng bán: Công ty mở và sử dụng TK 632 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Chứng từ gốc gồm hóa đơn GTGT, sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi; chứng từ ghi sổ là phiếu chi. Quá trình xử lý dữ liệu thực hiện qua chức năng "Nhập phát sinh" trên phần mềm SmartPro.
  • Trích dẫn nghiệp vụ kinh tế điển hình:
    • Ngày 13/06/2019, kế toán căn cứ Hóa đơn GTGT số 0008157, ký hiệu AC/19E của Công ty TNHH Hàng Không Tre Việt để ghi nhận giá vốn đầu vào vé máy bay quốc nội. Kế toán lập Phiếu chi số PC.0000234/01 và định khoản: Nợ TK 632: 3.000 (đồng/nghìn đồng).
    • Tuy nhiên, doanh thu của hai vé máy bay tương ứng đã được xuất Hóa đơn GTGT số 0000228, ký hiệu TC/19E và hạch toán từ ngày 06/06/2019 (Nợ TK 131: 15.000).
    • Nghiệp vụ này cho thấy sự bất cập về thời điểm ghi nhận: doanh thu ghi nhận trước nhưng giá vốn ghi nhận sau 7 ngày, vi phạm nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí theo quy định tại VAS 01.
  • Kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Thực tế việc luân chuyển và tập hợp chứng từ (bảng chấm công, bảng thanh toán lương, hóa đơn dịch vụ mua ngoài) đôi khi bị chậm trễ. Việc phân loại chi phí giữa TK 6421 và TK 6422 còn mang tính tương đối.
  • Nguyên nhân hạn chế: Quy mô doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân sự kế toán hạn chế (kiêm nhiệm nhiều khâu), phần mềm kế toán chưa được thiết lập đồng bộ các phân hệ tự động đối chiếu giữa doanh thu và giá vốn dịch vụ bên thứ ba.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện

Dựa trên các bất cập được phát hiện, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp:

  1. Hoàn thiện chứng từ sử dụng: Chuẩn hóa quy trình lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ thanh toán; đối chiếu chặt chẽ giữa hóa đơn đầu vào của các nhà cung cấp dịch vụ (vé máy bay, khách sạn) với hóa đơn đầu ra xuất cho khách hàng để tránh lệch kỳ kế toán.
  2. Hoàn thiện sổ kế toán: Tăng cường kiểm tra, đối chiếu số liệu định kỳ hàng quý giữa Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các Sổ chi tiết TK 632, TK 6421, TK 6422 trên phần mềm SmartPro trước khi in lưu trữ.
  3. Hoàn thiện tài khoản sử dụng: Xây dựng và áp dụng Bảng hệ thống tài khoản chi phí kinh doanh do tác giả thiết kế lại (Sơ đồ 1.7), bổ sung các tiểu khoản cấp chi tiết nhằm theo dõi riêng biệt từng loại hình chi phí dịch vụ (chi phí vé máy bay, chi phí phòng khách sạn, chi phí hoa hồng...).
  4. Hoàn thiện phương pháp hạch toán: Tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc thận trọng; hạch toán đồng thời doanh thu và giá vốn tương ứng trong cùng kỳ phát sinh nghiệp vụ.
  5. Hoàn thiện trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính: Đảm bảo số liệu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mã số 11, Mã số 24) và Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DNN) phản ánh chính xác bản chất chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu thực nghiệm: Khóa luận đã mô tả chi tiết toàn bộ chu trình kế toán chi phí phát sinh năm 2019 tại Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu; chỉ rõ các sai lệch trong thực tế định khoản (điển hình là việc ghi nhận giá vốn 3.000 vào ngày 13/06/2019 không trùng khớp với thời điểm ghi nhận doanh thu 15.000 ngày 06/06/2019 theo các hóa đơn kèm theo).
  • Giải pháp đề xuất: Tác giả xây dựng bảng danh mục tài khoản chi phí kinh doanh chi tiết hóa (Sơ đồ 1.7) phù hợp với Thông tư 133/2016/TT-BTC; đưa ra các sơ đồ định khoản chữ T chuẩn hóa cho TK 632, TK 6421 và TK 6422; hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ trên phần mềm SmartPro.
  • Đóng góp khoa học và thực tiễn: Công trình góp phần bổ sung nguồn tài liệu khảo sát thực tế về công tác kế toán chi phí trong loại hình doanh nghiệp cung ứng dịch vụ lữ hành trực tuyến/bên thứ ba — một mô hình kinh doanh có cấu trúc chi phí linh hoạt nhưng còn ít tài liệu chuyên sâu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Nghiên cứu giới hạn trong phạm vi dữ liệu kế toán phát sinh năm 2019 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu) với quy mô nhân sự nhỏ và cơ cấu tổ chức tối giản.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Tác giả gợi ý mở rộng phạm vi nghiên cứu sang nhiều niên độ kế toán tiếp nối; so sánh đối chiếu thực trạng kế toán chi phí giữa nhiều doanh nghiệp thương mại dịch vụ lữ hành có quy mô khác nhau; hoặc nghiên cứu ứng dụng chuyên sâu mô hình kế toán quản trị chi phí nhằm hỗ trợ trực tiếp việc ra quyết định của nhà quản trị.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Tài liệu hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán tham khảo phương pháp thực hiện khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán chi phí; kế toán viên đang công tác tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các đơn vị kinh doanh dịch vụ đại lý trực tuyến (OTA, vé máy bay, dịch vụ đặt phòng).
  • Nội dung tham khảo trọng tâm: Hệ thống sơ đồ hạch toán chữ T (TK 632, TK 6421, TK 6422); bảng đối chiếu sự khác biệt giữa Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS/IFRS) trong Chương 2; và quy trình ghi sổ trên phần mềm SmartPro tại Chương 1.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?
    Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng từ 01/01/2017) và sử dụng phần mềm kế toán SmartPro phiên bản 5.1 và 5.2 để ghi sổ kế toán trên máy tính.

  2. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi trên tài khoản nào và trình bày ra sao trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh?
    Chi phí bán hàng được theo dõi trên TK 6421 và chi phí quản lý doanh nghiệp theo dõi trên TK 6422 (các tài khoản cấp 2 của TK 642). Trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, hai khoản mục này được gộp chung và trình bày tại chỉ tiêu Chi phí quản lý kinh doanh (Mã số 24).

  3. Sai sót cụ thể nào trong hạch toán giá vốn hàng bán được tác giả trích dẫn tại Chương 3?
    Tại nghiệp vụ phát sinh ngày 13/06/2019, kế toán hạch toán giá vốn đầu vào vé máy bay (Hóa đơn số 0008157 Tre Việt, số tiền 3.000) nhưng doanh thu tương ứng đã được xuất Hóa đơn số 0000228 và ghi nhận trước đó vào ngày 06/06/2019 (số tiền 15.000), dẫn đến vi phạm nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí theo VAS 01.

  4. Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS 04) và Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS 38) quy định khác nhau như thế nào về chi phí quảng cáo, nghiên cứu và đào tạo?
    Theo VAS 04, các chi phí này được coi là chi phí trả trước và phân bổ trong thời gian tối đa 3 năm nếu đem lại lợi ích kinh tế tương lai; trong khi theo IAS 38, các khoản này phải được ghi nhận trực tiếp vào chi phí trong kỳ phát sinh.

  5. Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu được phân chia như thế nào?
    Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 vị trí: Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán thuế và Kế toán lương.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thùy Vân đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán chi phí trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời làm rõ sự khác biệt giữa chuẩn mực kế toán VAS và IAS/IFRS. Công trình đã phản ánh chân thực thực trạng hạch toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Kết Nối Toàn Cầu trong năm tài chính 2019, chỉ ra những điểm bất cập về thời điểm ghi nhận chi phí so với doanh thu. Các giải pháp do tác giả đề xuất về thiết kế lại danh mục tài khoản, chuẩn hóa chứng từ và quy trình hạch toán trên phần mềm SmartPro mang tính ứng dụng thiết thực, góp phần hỗ trợ công tác kiểm soát chi phí tại đơn vị thực tập.