CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 1. Các vấn đề chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1. Các khái niệm cơ bản a) Khái niệm về bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và người bán thực hiện thu tiền hoặc được quyền thu tiền. Xét về góc độ kinh tế: bán hàng là quá trình luân chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền).
Trong quá trình này, người bán mất quyền sở hữu hàng hóa và được quyền sở hữu tiền tệ hay có quyền đòi tiền từ KH. Người mua có quyền sở hữu hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay có nghĩa vụ phải trả cho người bán. Xét về khía cạnh hành vi: hoạt động bán hàng diễn ra sự trao đổi, thỏa thuận giữa người bán với người mua, người bán chấp nhận bán và xuất giao hàng, người mua chấp nhận mua và trả tiền. Tóm lại, bán hàng như sợi dây gắn kết giữa doanh nghiệp với thị trường, giúp doanh nghiệp có thể phát hiện nắm bắt được nhu cầu thị trường, từ đó tìm ra được cơ hội kinh doanh để mở rộng và phát triển hình thái sản phẩm sang hình thái tiền tệ.
b) Khái niệm về xác định kết quả kinh doanh KQKD là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định, được biểu hiện bằng lãi hoặc lỗ. Xác định KQKD là việc so sánh giữa chi phí bỏ ra với doanh thu mà doanh nghiệp đã thu lại được trong kỳ. Việc xác định KQKD được thực hiện vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tùy vào từng đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. 5 KQKD trong một doanh nghiệp được cấu thành bởi kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh chính, kết quả của HĐTC và kết quả của hoạt động khác trong doanh nghiệp.
Trong đó gồm: - Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và GVHB, chi phí bán hàng và chi phí QLDN. - Kết quả HĐTC là số chênh lệch giữa doanh thu HĐTC và chi phí HĐTC. - Kết quả hoạt động khác (hay còn gọi là hoạt động không thường xuyên) là số chênh lệch giữa thu nhập khác và chi phí khác. Các phương thức bán hàng Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng 2 phương thức bán hàng chủyếu là bán buôn và bán lẻ và được thực hiện chi tiết hơn như bán trực tiếp, chuyển hàng, xuất tại kho, gửi bán, bán trực tuyến,.
Cụ thể các phương thức được trình bày như sau: a) Bán buôn Hình thức bán buôn là việc bán hàng theo lô, theo khối lượng lớn và có thể sử dụng hình thức chiết khấu cho KH. Hình thức bán hàng này thường được áp dụng đối với các đối tượng khách hành là trung gian, hàng hóa sau khi rời khỏi kho chưa được đến tay người tiêu dùng cuối cùng ngay. Các đối tượng cụ thể như đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, tổng đại lý, các nhà phân phối, các kênh phân phối,. Bán buôn có 2 hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng: - Bán buôn qua kho là phương thức bán buôn mà trong đó, hàng mua về được nhập kho, sau đó xuất từ kho của doanh nghiệp cho người mua.
- Bán buôn chuyển thẳng là việc doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng không thực hiện nhập kho mà chuyển thẳng đến kho người mua. b) Bán lẻ Hình thức bán lẻ trong kinh doanh được hiểu là hình thức bán hàng trực tiếp cho KH thuộc đối tượng mua lẻ hay các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị mua tập thể về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này được hiểu là hàng hóa đã chuyển từ khâu lưu thông sang khâu tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện tại khâu này. Giá bán của hàng hóa bán lẻ thường cố định theo 1 mức giá và được áp dụng chung trên thị trường.
Ngoài ra, hình thức 6 bán lẻ còn được thực hiện đối với những đơn hàng ít, số lượng nhỏ và mua nhằm mục đích cá nhân. Bán lẻ được thể hiện dưới các hình thức sau: - Bán lẻ thu tiền tập trung: là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách.
Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. - Bán trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm ở người mua một khoản lãi do trả chậm. - Gửi bán đại lý và ký gửi hàng hóa: Là việc doanh nghiệp xuất hàng hóa và gửi bán cho đại lý, ký gửi cho các cơ sở đại lý nhằm gia tăng các kênh phân phối của đơn vị, đưa hàng hóa đến gần hơn với thị trường người tiêu dùng.
Các phương thức và hình thức thanh toán a) Các phương thức thanh toán Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tùy thuộc vào sự tín nhiệm, thỏa thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp. Hiện nay các doanh nghiệp thương mại thường áp dụng các phương thức thanh toán sau: - Phương thức thanh toán ngay: Phương thức thanh toán trả ngay là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng háo bị chuyển giao. Theo phương thức này, sự vận động của hàng hóa gắn liền với sự vận động của tiền tệ. - Phương thức thanh toán trả chậm: Phương thức thanh toán trả chậm là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát về hàng hóa, 7 do đó hình thành khoản công nợ phải thu của KH.
Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Theo phương thức này, sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách về không gian và thời gian. b) Các hình thức thanh toán Việc thanh toán tiền hàng của bên mua đối với bên bán cần được quản lí và theo dõi một cách chính xác và hợp lí để giúp các doanh nghiệp tránh được những tổn thất về tiền hàng, đảm bảo được nguồn vốn của doanh nghiệp để phục vụ cho hoạt động kinh doanh được diễn ra theo đúng tiến độ. Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều hình thức khác nhau phụ thuộc vào sự tín nhiệm, thỏa thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất.
Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng các phương thức thanh toán sau: - Thanh toán bằng tiền mặt: Sau khi nhận được quyền sở hữu về hàng hóa, doanh nghiệp mua hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt ngay cho bên bán theo giá đã được thỏa thuận. Đây là phương thức thanh toán phổ biến nhất, thường được sử dụng trong các giao dịch mua bán nhỏ lẻ. Tuy nhiên, phương thức này có rủi ro cao do phải đảm bảo việc kiểm soát và lưu giữ tiền mặt, khó thực hiện với những giao dịch có quy mô lớn, khoảng cách xa. - Thanh toán không dùng tiền mặt: Là hình thức thanh toán thông qua các phương tiện khác mà không dùng tiền mặt mà có thể sử dụng các giấy tờ có giá (chứng khoán, chứng chỉ tiền gửi.), tài sản hữu hình (không phải vàng, bạc) hoặc sử dụng công cụ để thanh toán nhưng thường thông qua các tố chức tín dụng thay vì KH và người bán trao đổi trực tiếp với nhau.
Một số hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như thanh toán chuyển khoản, thư tín dụng, ủy nhiệm thu, thanh toán bằng séc. Hình thức thanh toán này sẽ giảm rủi ro mất cắp tiền mặt, nhanh chóng thanh toán cho các giao dịch có giá trị lớn, giao dịch ở xa, đảm bảo số tiền chính xác và tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh. + Thanh toán chuyển khoản: hiện nay có hai hình thức chuyển khoản là chuyển khoản thông qua tổ chức tín dụng và chuyển khoản online. Nếu chuyền khoản thông qua tổ chức tín dụng thì cần phải đến trực tiếp quầy thanh toán còn 8 chuyển khoản online thì chỉ cần có một thiết bị kết nối Internet, chủ TK sẽ điền thông tin và số tiền cần chuyển khoản.
Khi nghiệp vụ thanh toán kết thúc, số tiền ghi trên TK của người thanh toán giảm xuống tương ứng với số tiền tăng lên trên TK của người thụ hưởng. + Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C): là một bản cam kết thanh toán có điều kiện bằng văn bản của một tổ chức TC đối với người thụ hưởng L/C với điều kiện người thụ hưởng phải xuất trình bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều khoản được quy định trong L/C. Đây là hình thức thanh toán quốc tế áp dụng phổ biến trong các quyền hạn ngoại thương. Thanh toán bằng thư tín dụng thường được áp dụng trong trường hợp hai bên mua bán không tín nhiệm lẫn nhau, đơn vị mua phải có đủ số tiền để chi trả ngay và phù hợp với tổng số tiền hàng đã giao theo hợp đồng hoặc theo đơn đặt hàng.
Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh a) Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Xuất phát từ yêu cầu quản trị doanh nghiệp, quản lý quá trình bán hàng là một trong những quy trình mà mỗi đơn vị cần phải duy trì một cách phù hợp.