Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận được thực hiện trong bối cảnh đại dịch Covid-19 tác động tiêu cực đến nền kinh tế, đặc biệt là lĩnh vực xuất bản sách tại Việt Nam giai đoạn 2019–2020. Doanh thu của các doanh nghiệp trong ngành sụt giảm, chi phí tăng cao, tạo áp lực lớn đối với công tác quản trị tài chính nội bộ. Tác giả nhận định rằng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là công cụ cốt lõi giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình thực tế, từ đó hoạch định chiến lược phục hồi và phát triển phù hợp. Đặc biệt, tại thời điểm nghiên cứu chưa có công trình nào đề cập đến chủ đề này tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, trong khi đây là vấn đề được chính đơn vị quan tâm.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.
  3. Đánh giá những ưu điểm và tồn tại trong bộ máy kế toán của đơn vị.
  4. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.
  • Phạm vi không gian: Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, địa chỉ 70 Trần Hưng Đạo, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: từ ngày 02/02/2021 đến ngày 02/05/2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và văn bản pháp luật

Khóa luận xây dựng khung lý luận dựa trên các quy định kế toán hiện hành của Việt Nam, trong đó văn bản trọng tâm là Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính. Từ văn bản này, tác giả hệ thống hóa các nội dung liên quan đến:

  • Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Thông tư 200).
  • Phân loại và kết cấu các tài khoản kế toán: TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 641 (Chi phí bán hàng), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 635 (Chi phí tài chính), TK 711 (Thu nhập khác), TK 811 (Chi phí khác), TK 821 (Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp), TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh).
  • Điều 80, Điều 90, Điều 93, Điều 94 Thông tư 200 quy định về doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính, thu nhập khác và chi phí khác.
  • Các phương pháp tính giá hàng xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: bình quân gia quyền, thực tế đích danh, nhập trước xuất trước (FIFO).
  • Bốn hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, và Kế toán trên phần mềm máy tính.

Về phương thức bán hàng, tác giả trình bày các hình thức bán buôn (qua kho, vận chuyển thẳng), bán lẻ (thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, bán lẻ tự động), bán đại lý ký gửi, bán trả góp trả chậm và bán hàng qua mạng.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng kết hợp ba phương pháp:

Phương pháp Cách thức thực hiện
Phỏng vấn và quan sát Quan sát trực tiếp quy trình hoạt động tại doanh nghiệp; phỏng vấn nhân viên đang công tác tại Nhà xuất bản
Thu thập số liệu Căn cứ vào chứng từ, sổ sách thực tế phát sinh nghiệp vụ kinh tế; kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của chứng từ
Phân tích, so sánh Tính toán và đối chiếu số liệu để so sánh giữa lý luận và thực tiễn, rút ra kết luận phù hợp

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu sơ cấp thu thập từ quá trình thực tập tại Nhà xuất bản (02/02/2021–02/05/2021), bao gồm: hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, sổ chi tiết các tài khoản, sổ nhật ký chung, sổ cái, màn hình hạch toán trên phần mềm Misa, hóa đơn tiền điện tháng 11/2020, phiếu chi và các chứng từ nghiệp vụ khác.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp

Chương 1 cung cấp nền tảng lý luận cho toàn bộ khóa luận, triển khai theo trục logic từ khái niệm đến phương pháp hạch toán. Tác giả làm rõ khái niệm bán hàng dưới ba góc độ: kinh tế (thực hiện giá trị sản phẩm), thương mại (chuyển dịch quyền sở hữu), và chức năng quản trị (bộ phận hữu cơ trong hệ thống kinh doanh).

Kết quả kinh doanh được xác định là số chênh lệch giữa tổng thu nhập và chi phí trong một thời kỳ, trong đó kết quả tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò chủ đạo đối với phần lớn doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.

Về phần hạch toán, chương này trình bày tuần tự: kế toán doanh thu (TK 511 với 6 tài khoản cấp 2: 5111, 5112, 5113, 5114, 5117, 5118); kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521 với 3 tài khoản cấp 2: 5211, 5212, 5213); kế toán giá vốn hàng bán (TK 632); kế toán chi phí bán hàng (TK 641 với 7 tài khoản cấp 2); kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642 với 8 tài khoản cấp 2); kế toán doanh thu và chi phí tài chính (TK 515, TK 635); kế toán thu nhập và chi phí khác (TK 711, TK 811); kế toán chi phí thuế TNDN (TK 821 với hai nhánh hiện hành và hoãn lại); và kế toán xác định kết quả kinh doanh qua TK 911.

Chương cũng phân tích đặc điểm và ứng dụng của bốn hình thức kế toán, trong đó nhấn mạnh hình thức Nhật ký chung phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ và thuận lợi cho việc ứng dụng phần mềm kế toán.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật

Chương 2 là trọng tâm mô tả thực tiễn của khóa luận, triển khai từ tổng quan về đơn vị đến từng nghiệp vụ kế toán cụ thể.

Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật được thành lập ngày 9/6/1960 (đăng ký doanh nghiệp chính thức ngày 17/04/1993), mã số doanh nghiệp 0105290779, trụ sở tại 70 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Đơn vị có hơn 60 năm hoạt động với danh mục xuất bản gồm sách khoa học – kỹ thuật, có chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh và Trung tâm Phát hành sách và văn hóa phẩm.

Ngành nghề kinh doanh chính bao gồm:

STT Mã ngành Tên ngành
1 5611 Xuất bản sách khoa học và kỹ thuật
2 5820 Xuất bản phần mềm
3 4610 Đại lý bán buôn sách, báo, tạp chí
4 4761 Bán lẻ sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm
5 1811 In ấn
6 1812 Dịch vụ liên quan đến in
7 1820 Sao chép bản ghi các loại

Bộ máy kế toán gồm bốn vị trí: Kế toán trưởng (phụ trách tổng thể, lập BCTC); Kế toán bán hàng kiêm công nợ (lập phiếu thu/chi, theo dõi doanh thu, công nợ khách hàng, lãi ngân hàng, công nợ với Trung tâm Phát hành và Chi nhánh HCM); Kế toán kho kiêm kế toán lương (quản lý nhập xuất sách, theo dõi TSCĐ, tính lương và nhuận bút); Thủ quỹ (quản lý tiền mặt và thanh toán qua ngân hàng).

Về hình thức kế toán, Nhà xuất bản áp dụng hình thức kế toán phần mềm, cụ thể là phần mềm Misa, với trình tự nhập liệu từ chứng từ gốc → hạch toán trên Misa → tự động cập nhật sổ cái và sổ chi tiết.

Tác giả mô tả chi tiết các nghiệp vụ: ghi nhận doanh thu bán hàng chưa thu tiền và đã thu tiền trên Misa; ghi nhận phiếu xuất kho và nhập kho; ghi nhận chi phí điện (qua hóa đơn tiền điện tháng 11/2020); theo dõi sổ chi tiết TK 6422, TK 6428, TK 515, TK 911; trích sổ nhật ký chung tháng 11; và sơ đồ hạch toán TK 911.

Phần đánh giá thực trạng chỉ ra các ưu điểm đã đạt được trong công tác kế toán, đồng thời xác định những tồn tại cần khắc phục, làm cơ sở cho Chương 3.

Chương 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật

Chương 3 xây dựng trên hai trục chính: phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện và đề xuất giải pháp cụ thể. Tác giả xác định hai nhóm yêu cầu: yêu cầu chung của Nhà xuất bản (gắn với đặc thù loại hình doanh nghiệp xuất bản) và yêu cầu đặc thù đối với tổ chức kế toán bán hàng.

Các giải pháp được đề xuất bao gồm sáu nhóm chính:

  1. Hoàn thiện ghi nhận các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ – điều chỉnh quy trình nhận biết và hạch toán doanh thu phù hợp với điều kiện thực tế phát sinh tại đơn vị.
  2. Hoàn thiện ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu – bổ sung quy trình xử lý chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
  3. Hoàn thiện kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) – thiết lập cơ chế lập dự phòng đối với hàng tồn kho theo quy định.
  4. Hoàn thiện kế toán dự phòng phải thu khó đòi – bổ sung việc theo dõi và lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu tiềm ẩn rủi ro.
  5. Chiết khấu thanh toán – ghi nhận chiết khấu thanh toán đúng bản chất vào doanh thu hoạt động tài chính.
  6. Hoàn thiện kế toán quản trị – tăng cường báo cáo nội bộ phục vụ quản lý.

Về kiến nghị, tác giả đề xuất ở ba cấp: kiến nghị với các cơ quan Nhà nước, kiến nghị với Bộ Tài chính (về chuẩn mực và hướng dẫn kế toán), và kiến nghị cụ thể với Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận không trình bày kết quả định lượng (số liệu tổng hợp về doanh thu, lợi nhuận) dưới dạng so sánh theo thời gian do phạm vi thu thập dữ liệu hạn chế trong thời gian thực tập. Kết quả chính tập trung vào mặt định tính:

  • Mô tả toàn diện quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh thực tế tại một nhà xuất bản, bao gồm trình tự chứng từ, hạch toán trên phần mềm Misa và hệ thống sổ sách được sử dụng.
  • Xác định các tồn tại cụ thể, gồm: chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, chưa lập dự phòng phải thu khó đòi, chưa xử lý đúng khoản chiết khấu thanh toán và các khoản giảm trừ doanh thu theo quy định Thông tư 200.
  • Đề xuất sáu nhóm giải pháp có tính khả thi trong điều kiện thực tế của Nhà xuất bản.

Đóng góp so với nghiên cứu trước: Tác giả tự nêu đây là công trình đầu tiên nghiên cứu chủ đề kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật. Các nghiên cứu được khảo sát trước đó (Nguyễn Thu Phương 2020 tại Công ty TNHH TM & DV Thùy Ninh; Lê Thị Trà My 2020 tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Mạnh Đức) đều nghiên cứu doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng và sản xuất giày, chưa có đề tài nào áp dụng cho đơn vị xuất bản sách.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Tác giả tự nhận một số hạn chế trực tiếp trong văn bản:

  • Hạn chế về kiến thức: Bản thân còn thiếu sót trong kiến thức chuyên môn kế toán.
  • Hạn chế về thời gian thực tập: Thời gian tiếp xúc thực tế tại Nhà xuất bản chưa đủ dài (03 tháng), dẫn đến khả năng tiếp cận chứng từ gốc và công cụ nghiệp vụ còn hạn chế.
  • Hạn chế về phạm vi: Khóa luận chưa thể hiện số liệu phân tích xu hướng theo nhiều niên độ kế toán.

Từ phạm vi nghiên cứu, có thể nhận thấy hướng mở cho các nghiên cứu tiếp theo là: mở rộng phân tích kế toán quản trị tại các nhà xuất bản; so sánh thực tiễn kế toán bán hàng giữa các nhà xuất bản công lập và tư nhân; và đánh giá tác động của việc chuyển đổi số trong xuất bản đến quy trình kế toán doanh thu.

Giá trị tham khảo

Khóa luận phù hợp làm tài liệu tham khảo cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán đang chuẩn bị thực tập hoặc làm khóa luận về kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại – dịch vụ, đặc biệt là các doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh sản phẩm xuất bản.
  • Sinh viên làm đề tài tương tự tại các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ ứng dụng phần mềm Misa: phần hướng dẫn về hệ thống tài khoản theo Thông tư 200 (Chương 1) và phần mô tả quy trình trên phần mềm thực tế (Chương 2) có thể dùng làm khung đối chiếu.
  • Kế toán viên tại các nhà xuất bản hoặc đơn vị hoạt động trong lĩnh vực phát hành ấn phẩm muốn đối chiếu thực tiễn hạch toán với quy định pháp lý hiện hành.
  • Phần đánh giá tồn tại và đề xuất hoàn thiện kế toán dự phòng (giảm giá HTK, phải thu khó đòi) trong Chương 3 có giá trị tham chiếu cho các đơn vị có đặc điểm tương đồng về hàng tồn kho sách và công nợ từ hệ thống đại lý phân phối.

Câu hỏi thường gặp

1. Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật sử dụng hình thức kế toán nào và phần mềm gì? Nhà xuất bản áp dụng hình thức kế toán trên phần mềm máy tính, cụ thể là phần mềm Misa. Quy trình ghi sổ được thực hiện theo trình tự: nhập liệu từ chứng từ gốc vào Misa → phần mềm tự động cập nhật sổ cái tổng hợp và sổ chi tiết các tài khoản liên quan.

2. Kế toán bán hàng tại Nhà xuất bản có trách nhiệm theo dõi những đối tượng công nợ nào? Kế toán bán hàng kiêm công nợ có trách nhiệm theo dõi: công nợ của khách hàng bên ngoài mua sách, công nợ của Trung tâm Phát hành sách và văn hóa phẩm khoa học và kỹ thuật (đơn vị được coi như công ty con), và công nợ của Chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh. Định kỳ cuối năm, cả hai đơn vị này nộp bảng kê khai về Nhà xuất bản để kế toán tổng hợp.

3. Điều kiện để Nhà xuất bản ghi nhận doanh thu bán hàng theo quy định áp dụng là gì? Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh thu chỉ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn năm điều kiện: doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu cho người mua; không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu; doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế; và xác định được các chi phí liên quan.

4. Những tồn tại nào trong công tác kế toán tại Nhà xuất bản được tác giả xác định và đề xuất khắc phục? Tác giả xác định bốn tồn tại chính: (1) chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định; (2) chưa lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khoản công nợ tiềm ẩn rủi ro; (3) chưa xử lý đúng nghiệp vụ chiết khấu thanh toán (cần ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính); (4) ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu chưa đầy đủ theo chuẩn mực.

5. Bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật được tổ chức như thế nào? Bộ máy kế toán gồm bốn vị trí: Kế toán trưởng (phụ trách toàn bộ, lập BCTC hàng năm); Kế toán bán hàng kiêm công nợ (lập phiếu thu/chi, theo dõi doanh thu và công nợ); Kế toán kho kiêm kế toán lương (quản lý nhập xuất kho sách, theo dõi TSCĐ, tính lương và nhuận bút cộng tác viên); và Thủ quỹ (quản lý tiền mặt và thanh toán ngân hàng, ghi sổ thu chi hàng ngày).

Kết luận

Khóa luận cung cấp mô tả có hệ thống về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật trong bối cảnh đơn vị chịu tác động của đại dịch Covid-19. Trên cơ sở đối chiếu lý luận theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với thực tiễn ghi nhận trên phần mềm Misa, tác giả xác định được những điểm chưa phù hợp trong hạch toán dự phòng, giảm trừ doanh thu và chiết khấu thanh toán, từ đó đề xuất sáu nhóm giải pháp hoàn thiện cùng kiến nghị gửi Bộ Tài chính và đơn vị. Đây là công trình khảo sát đầu tiên về chủ đề này tại Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, có giá trị tham chiếu cho sinh viên và người làm kế toán trong lĩnh vực xuất bản và phân phối ấn phẩm.