CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHÊ POLYME HOÀNG LINH 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Polyme Hoàng Linh 1. Danh mục hàng bán của công ty Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Polyme Hoàng Linh là Công ty thương mại lĩnh vực kinh doanh chính là các mặt hàng hóa chất thông thường như nhựa Polyeste, vải thủy tinh, Xylen…các vật tư nghành xây dựng, hóa chất, ngành nước. Khách hàng của Công ty chủ yếu là các doanh nghiệp, đại lý, cửa hàng và khách hàng lẻ.
Đất nước ta hiện đang phát triển theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, các nhà máy, xí nghiệp mọc lên ngày càng nhiều nên cơ hội để phát triển công ty trong tương lai là rất đáng kỳ vọng. Nhưng bên cạnh đó thách thức về cạnh tranh cũng sẽ rất lớn. Sau đây là những danh mục hàng bán của Công ty: Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT MÃ SP 1 Butanox Kg BT 2 Polyeste Resin 8508 Kg PL8508 3 Wax Hộp WA 4 Geloat Kg GL 5 Axeton Lít AX 6 Fom AB Kg FAB 7 Màu vàng Kg MV 8 Màu trắng Kg MT 9 Vải 200 Chiếc VA 10 Mát 300 Kg M300 11 …. (Nguồn: Phòng Kinh doanh) Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, đảm bảo tính kịp thời trong kinh doanh Công ty không ngừng đa dạng hoá các nguồn hàng hoá.
Công ty bảo quản hàng hoá tại các kho riêng biệt khô ráo, sạch sẽ và được sắp xếp khoa học. Chính vì vậy mà khách hàng đến với công ty ngày càng đông hơn, công việc kinh doanh ngày một tốt hơn cũng như uy tín của công ty ngày càng được nâng cao. Thị trường của Công ty Từ ngày thành lập Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Polyme Hoàng Linh không ngừng mở rộng mạng lưới kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu thụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tạo uy tín và ngày càng đưa công ty kinh doanh có hiệu quả tốt hơn. Địa bàn kinh doanh của công ty chủ yếu là Hà Nội và các đại lý tỉnh lân cận như Hưng Yên, Hải Dương, Hà Nam, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên… Công ty đã tạo được chỗ đứng trên thị trường và chiếm được tình cảm của người tiêu dùng.
Có được điều đó là do Ban Giám đốc công ty là những người rất am hiểu về lĩnh vực vật tư công kinh doanh các mặt hàng hóa chất, vật liệu Polyme…Chính vì có được kinh nghiệm quý báu đó cộng với sự linh hoạt nhạy bén trong việc kinh doanh nên công ty đã nhanh chóng chiếm được thị trường. Đặc biệt là thu hút được các bạn hàng là các công ty, các đại lý, cửa hàng đặc biệt là các khách hàng lẻ về với Công ty. Các phương thức bán hàng của Công ty Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ hàng hóa là vấn đề sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi doanh nghiệp. Vì thế các phương thức bán hàng ngày càng phong phú nhằm hỗ trợ tốt hơn cho công tác bán hàng.
Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Polyme Hoàng Linh bên cạnh hàng loạt các sản phẩm, hàng hoá có chất lượng tốt, đa dạng chủng loại, mẫu mã còn đa dạng về phương thức bán hàng. Hiện tại công ty áp dụng các phương thức bán hàng sau: + Bán buôn trực tiếp qua kho: Công ty xuất hàng trực tiếp tại kho cho khách hàng nhận hàng bằng phương tiện vận chuyển của công ty. Nhân viên bán hàng lấy hàng trong kho, người mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận nợ khi đó hàng hoá được coi là tiêu thụ. + Bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Công ty mua hàng không qua nhập kho ngay mà chuyển hàng luôn cho khách.
Thực tế phương pháp này rất phổ biến vì công ty luôn có hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng chỉ trừ khi hàng khan hiếm. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Polyme Hoàng Linh 1. Mô hình tổ chức quản lý hoạt động động bán hàng của Công ty Đối với một hoạt động được coi quan trọng bậc nhất trong quá trình kinh doanh thì khâu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng là một khâu mang tính chất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của một công ty. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Polyme Hoàng Linh là sự chuyên môn hóa ở từng bộ phận nhưng thống nhất trong toàn bộ hệ thống.
Giám đốc Phòng tài Kho và Phòng Phòng kĩ chính kế vận kinh thuật toán chuyển doanh Thủ quỹ Sơ đồ 1.1: Mô hình bộ máy quản lý hoạt động bán hàng của Công ty 1. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận quản lý Công ty có bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với tình hình quản lý của Công ty. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Polyme Hoàng Linh được thực hiện như sau: Giám đốc Trong công ty giám đốc là người có quyền hành cao nhất. Là người giám sát và điều hành tình hình kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp, ký kết những hợp đồng kinh tế, văn bản chứng từ liên quan.
Là người đưa ra quyết định cuối cùng trong doanh nghiệp, có vai trò quan trọng với sự phát triển của toàn doanh nghiệp. Phó Giám đốc kỹ thuật: Tổ chức, điều hành, quản lý về mặt kỹ thuật, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc, phương tiện thuộc quyền quản lý của Công ty, đồng thời chỉ đạo thực hiện mọi biện pháp để nâng cao hiệu suất sử dụng thiết bị, máy móc và tiết kiệm nguyên vật liệu. Giải quyết những khó khăn, bất trắc về kỹ thuật hàng ngày. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chỉ đạo và kiểm tra kỹ thuật để bảo đảm hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất.
Bảo đảm sản phẩm bán ra đúng quy cách, đúng tiêu chuẩn và chất lượng tốt. Phòng Kinh doanh: Có chức năng giao dịch, mua bán hàng hoá thiết bị máy móc trong và ngoài ngành, tập hợp các đơn hàng về số lượng chất lượng tham mưu cho ban giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch về sản lượng sản phẩm bán trong tháng quý và tiếp nhận của các đơn đặt hàng của khách hàng, trực tiếp tiếp xúc thị trường về tiêu chuẩn kỹ thuật chủng loại giá cả để có đề xuất biện pháp kịp thời khắc phục. Phối hợp với các phòng ban khác phân tích tình hình kinh doanh của công ty và có trách nhiệm phụ trách về bán hàng của công ty giúp ban giám đốc trong việc ra những chiến lược kinh doanh tốt nhất mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Trong công ty phòng kinh doanh có nhiệm vụ Marketing tiếp thị hàng hóa giúp cho DN tiếp cận được với thị trường đưa sản phẩm của DN đến được với khách hàng.
Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính về việc quảng bá và tiêu thụ sản phẩm, giới thiệu sản phẩm hàng hóa của công ty đến khách hàng và người tiêu dùng. Đồng thời là người phân công công việc cho nhân viên cấp dưới và chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc. Trưởng phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ xem xét và làm hợp đồng bán hàng cho khách hàng, giới thiệu cho khách hàng về các mặt hàng, chủng loại hàng hóa. Phòng kế toán: Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ phát sinh để hạch toán doanh thu bán hàng trong tháng.
Theo dõi tình hình bán hàng diễn ra tại doanh nghiệp và tại các đại lý gửi hàng của Công ty. Hàng ngày kế toán dựa vào các chứng từ phát sinh: bảng kê bán hàng, phiếu xuất kho, lệnh giao hàng để phản ánh vào phần mềm kế toán và theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. Bộ phận kho và vận chuyển: Thủ kho căn cứ vào lệnh, phiếu xuất kho để tiến hành xuất kho, kí xác nhận vào phiếu xuất kho rồi chuyển cho kế toán phụ trách hàng hóa đồng thời ghi vào sổ, thẻ kho. Nếu bên mua không nhận hàng tại kho của công ty thì bộ phận vận chuyển có nhiệm vụ chuyển hàng cho khách.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ chi tiền mặt khi có quyết định của lãnh đạo và thu tiền của các đơn vị mua, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình tăng, giảm và số tiền còn tồn tại quỹ. Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho kế toán trưởng để làm cơ sở cho việc kiểm soát, điều chỉnh vốn bằng tiền, từ đó đưa ra những quyết định thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính của Công ty. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ POLYME HOÀNG LINH 2. Kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Polyme Hoàng Linh 2.
Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán doanh thu sử dụng trong Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Polyme Hoàng Linh bao gồm: + Phiếu xuất kho + Hóa đơn GTGT + Phiếu thu + Giấy báo Có + Biên bản kiểm nghiệm + Ngoài ra Công ty còn sử dụng các chứng từ liên quan tới giao dịch mua bán khác như: Báo giá, Bảng kê, Hợp đồng kinh tế, bản thanh lý hợp đồng kinh tế. Thủ tục kế toán: Trên cơ sở Hợp đồng kinh tế, khi khách hàng có nhu cầu sẽ đến đặt hàng trực tiếp hoặc fax đơn đặt hàng cho Công ty. Nhân viên phòng bán hàng sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ trình thủ kho yêu cầu xuất hàng. Kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho xin chữ ký giám đốc và kế toán trưởng.
Sau đó thủ kho tiến hành xuất hàng và lập biên bản giao hàng. Dựa vào biên bản giao hàng của bộ phận kho, kế toán bán hàng sẽ tiến hành xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT do chi cục thuế phát hành và được lập căn cứ theo đơn đặt hàng của khách hàng và biên bản giao hàng của bộ phận kho. Hóa đơn GTGT được lập gồm có 03 liên: + 01 liên màu đỏ giao cho khách hàng; + 01 liên màu trắng lưu tại gốc; + 01 liên màu xanh giao cho kế toán thuế (Kế toán kê khai thuế); Hóa đơn GTGT được ghi đầy đủ 03 chỉ tiêu: Giá bán chưa thuế GTGT, Thuế suất thuế GTGT, Tổng giá thanh toán và hóa đơn GTGT phải có đầy đủ chữ ký của người mua hàng, người bán hàng và thủ trưởng đơn vị.