Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động bán hàng và tiêu thụ sản phẩm là giai đoạn quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp thương mại. Đây là khâu cuối cùng trong chu trình sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp thu hồi vốn bằng tiền hoặc xác lập quyền đòi tiền đối với khách hàng, từ đó hoàn thành một vòng luân chuyển của vốn lưu động. Để kiểm soát chặt chẽ doanh thu, giá vốn và chi phí tiêu thụ, công tác kế toán bán hàng đóng vai trò phản ánh, tổng hợp và cung cấp thông tin trung thực cho các quyết định quản trị kinh doanh.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Du lịch và Xây dựng Linh Lan – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp vật liệu xây dựng (xi măng, sắt thép, cát, đá) trên địa bàn thành phố Hà Nội và các vùng lân cận. Do đặc thù ngành hàng có khối lượng cồng kềnh, giá trị tồn kho lớn và phương thức tiêu thụ chủ yếu qua hệ thống bán buôn cho đại lý, công tác hạch toán doanh thu và giá vốn đòi hỏi quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Khảo sát đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, mạng lưới tiêu thụ và quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong công tác bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Du lịch và Xây dựng Linh Lan.
  2. Phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán bán hàng, kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán và chi phí liên quan tại đơn vị qua số liệu chứng từ thực tế tháng 10 năm 2013.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, trọng tâm là kế toán doanh thu bán hàng, kế toán giá vốn hàng bán và kế toán chi phí tại doanh nghiệp thương mại.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán và các phòng ban liên quan tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Du lịch và Xây dựng Linh Lan (địa chỉ: Số 17, phố Nguyễn Thiện Thuật, phường Đồng Xuân, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ kế toán khảo sát trong kỳ kế toán tháng 10 năm 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và nguyên tắc kế toán áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên các chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán doanh nghiệp và các căn cứ pháp lý sau:

  • Bộ luật Dân sự số 33/QH11 ngày 14/06/2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
  • Luật Thương mại số 36/QH11 ngày 14/06/2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
  • Chế độ chứng từ và hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính về việc phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
  • Nguyên tắc kế toán dồn tích và nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ kế toán.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế: Trích lục và tổng hợp hệ thống chứng từ gốc phát sinh tại công ty (hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu báo có của ngân hàng, phiếu xuất kho, thẻ kho).
  • Phương pháp kế toán:
    • Phương pháp chứng từ kế toán (lập và luân chuyển chứng từ phản ánh các nghiệp vụ bán buôn, bán lẻ).
    • Phương pháp tài khoản kế toán (sử dụng tài khoản cấp 1, cấp 2 và cấp 3 để theo dõi chi tiết từng nhóm vật tư, hàng hóa).
    • Phương pháp tính giá hàng tồn kho (áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước / FIFO để xác định giá vốn hàng xuất bán).
    • Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho (áp dụng phương pháp thẻ song song giữa kho và phòng kế toán).
    • Phương pháp ghi sổ kế toán (thực hiện theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm máy tính).
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết, sổ Nhật ký chung và sổ Cái để đánh giá tính nhất quán của số liệu kế toán.

Nguồn dữ liệu

Số liệu phục vụ nghiên cứu được cung cấp bởi Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán của Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Du lịch và Xây dựng Linh Lan trong quý IV/2013, tập trung vào tháng 10/2013.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Du lịch và Xây dựng Linh Lan

Chương 1 làm rõ cơ cấu kinh doanh, mạng lưới thị trường và mô hình tổ chức bộ máy tiêu thụ tại doanh nghiệp:

  • Danh mục mặt hàng kinh doanh: Công ty chuyên phân phối vật liệu xây dựng, được mã hóa theo từng nhóm:
    • Nhóm xi măng (XM 01): Xi măng PCB 30 (XM 011), Xi măng PCB 40 (XM 012).
    • Nhóm thép (TH 01): Thép $\Phi$ 6 (TH 011), Thép $\Phi$ 8 (TH 012), Thép $\Phi$ 10 (TH 013).
    • Nhóm cát (CA 01): Cát vàng (CA 011), Cát đen (CA 021), Cát mịn (CA 031).
    • Nhóm đá (DA 01): Đá 1x2 (DA 011), Đá 3x4 (DA 012), Đá cấp phối (DA 013), Đá dăm.
  • Thị trường đầu vào: Công ty là đại lý cấp 1 và nhà phân phối của các thương hiệu lớn:
    • Xi măng: Hoàng Mai, Thanh Sơn, Quảng Ninh, Hoàng Thạch, Hà Tiên.
    • Thép: Tập đoàn Hòa Phát, Pomina, Thép Úc SSE, Thép Việt – Ý, Gang Thép Thái Nguyên.
    • Đá: Mỏ khai thác của Công ty CP Xuất Nhập khẩu Khoáng sản Ninh Bình, Công ty TNHH Đại Đồng Tiến (Yên Bái).
  • Thị trường đầu ra và phương thức tiêu thụ:
    • Địa bàn Hà Nội chiếm khoảng 80% sản lượng tiêu thụ của công ty.
    • Phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn qua kho cho các đại lý và doanh nghiệp xây dựng lớn (chiếm 80% – 90% tổng doanh thu bán hàng). Bán lẻ trực tiếp tại kho chiếm tỷ trọng nhỏ.
    • Chính sách thanh toán: Khách quen được trả chậm 10 – 15 ngày kể từ ngày nhận hàng; khách do phòng kinh doanh khai thác trả chậm theo thỏa thuận hợp đồng; khách lẻ thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
  • Tổ chức quản lý bán hàng: Sự phối hợp liên phòng ban bao gồm: Giám đốc (phê duyệt hợp đồng); Phòng Kế hoạch (lập kế hoạch tiêu thụ); Phòng Kinh doanh gồm Bộ phận Marketing, Bán hàng và Vận chuyển; Bộ phận Kho (lưu kho, xuất kho theo phiếu); Phòng Kế toán (theo dõi công nợ, xuất hóa đơn, ghi sổ doanh thu và giá vốn).

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Du lịch và Xây dựng Linh Lan

Chương 2 mô tả chi tiết nghiệp vụ kế toán bán hàng thực tế tại đơn vị trong tháng 10/2013, bao gồm kế toán doanh thu và kế toán giá vốn:

1. Kế toán doanh thu bán hàng

  • Quy trình luân chuyển chứng từ:
    • Bán lẻ thu tiền ngay: Lập Hóa đơn GTGT (3 liên: Liên 1 tím lưu quyển, Liên 2 đỏ giao khách hàng, Liên 3 xanh lưu phòng kế toán), Phiếu xuất kho, Phiếu thu tiền mặt.
    • Bán buôn trả chậm: Căn cứ Hợp đồng kinh tế (ví dụ: Hợp đồng số 23 ký với DNTN Thương mại Hùng Phát), Đơn đặt hàng (Đơn số 128), lập Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu báo có của ngân hàng khi thanh toán (Phiếu báo có ngày 03/10/2013 tại VietinBank Cầu Giấy).
  • Hệ thống tài khoản doanh thu:
    • Công ty sử dụng TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi tiết:
      • TK 51111: Doanh thu bán xi măng.
      • TK 51112: Doanh thu bán thép.
      • TK 51113: Doanh thu bán cát.
      • TK 51114: Doanh thu bán đá.
    • Các tài khoản đối ứng: TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 131 (Phải thu của khách hàng - chi tiết theo từng đối tượng như Cty Trường Phát, DNTN Hùng Phát, Cty Thái Phúc, Cty Minh Anh), TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp).
  • Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Công ty không mở các tài khoản 5211, 5212, 5213. Khi phát sinh hàng bị trả lại hoặc giảm giá, kế toán ghi giảm trực tiếp vào TK 511 và TK 3331. Trong kỳ kế toán tháng 10/2013, đơn vị không phát sinh nghiệp vụ giảm trừ doanh thu do kiểm soát tốt chất lượng đầu vào và chính sách bảo hành.
Nghiệp vụ mẫu tháng 10/2013:
- Ngày 01/10/2013: Xuất bán lẻ 12 tấn Xi măng PCB 30 cho Cty Trường Phát theo Hóa đơn GTGT số 0001236, thu bằng tiền mặt (Phiếu thu số 25):
  Nợ TK 1111: 18.000.000 VNĐ
    Có TK 51111: 16.000.000 VNĐ (đơn giá chưa thuế: 1.000.000 VNĐ/tấn)
    Có TK 3331: 1.000.000 VNĐ (thuế suất 10%)
- Ngày 02/10/2013: Xuất bán buôn 30 tấn Xi măng PCB 30 cho DNTN Hùng Phát theo Hóa đơn GTGT số 0001245:
  Nợ TK 112 / 131: 116.000.000 VNĐ
    Có TK 51111: 105.000.000 VNĐ
    Có TK 3331: 10.000.000 VNĐ

2. Kế toán giá vốn hàng bán

  • Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp thẻ song song:
    • Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho ghi chép biến động nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu hiện vật (Thẻ kho Xi măng PCB 30 mã XM011, Thẻ kho Thép $\Phi$ 6 mã Th06).
    • Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở Sổ chi tiết hàng hóa (TK 156) theo dõi cả về số lượng và giá trị, đối chiếu định kỳ cuối tháng với thẻ kho.
  • Phương pháp tính giá vốn xuất kho: Áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO). Ví dụ: Lô xi măng tồn đầu tháng 10/2013 là 100 tấn, đơn giá 1.000.000 VNĐ/tấn, giá xuất ngày 01/10 (Phiếu xuất 01/10) và ngày 02/10 (Phiếu xuất 02/10) được tính theo đơn giá tồn đầu kỳ.
  • Tài khoản và sổ kế toán giá vốn:
    • Sử dụng TK 632 - Giá vốn hàng bán, chi tiết thành TK 63211 (giá vốn xi măng), TK 63212 (giá vốn thép), TK 63213 (giá vốn cát), TK 63214 (giá vốn đá).
    • Số liệu được phản ánh từ Phiếu xuất kho vào Sổ chi tiết TK 63211, Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 632.
    • Cuối tháng 10/2013, tổng giá vốn hàng bán phát sinh kết chuyển sang TK 911 là 617.000.000 VNĐ (Bút toán KC2: Nợ TK 911 / Có TK 632: 617.000.000 VNĐ).

3. Trích xuất bảng biểu và sổ kế toán trong văn bản

Tên biểu mẫu / Sổ sách Số hiệu / Ngày Nội dung kinh tế phát sinh Số tiền ghi nhận (VNĐ)
Hóa đơn GTGT Số 0001236 (01/10/2013) Bán xi măng PCB 30 cho Cty Trường Phát Doanh thu: 16.000.000; Thuế: 1.000.000; Tổng: 18.000.000
Phiếu thu Số 25 (01/10/2013) Thu tiền bán xi măng PCB 30 Nợ TK 1111: 18.000.000
Hóa đơn GTGT Số 0001245 (02/10/2013) Bán xi măng PCB 30 cho DNTN Hùng Phát Doanh thu: 105.000.000; Thuế: 10.000.000; Tổng: 116.000.000
Phiếu báo có 03/10/2013 (VietinBank) DNTN Hùng Phát thanh toán tiền hàng Nợ TK 112 / Có TK 131: 116.000.000
Phiếu xuất kho Số 01/10 (01/10/2013) Xuất 12 tấn xi măng PCB 30 Giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 156: 12.000.000
Phiếu xuất kho Số 02/10 (02/10/2013) Xuất xi măng PCB 30, thép $\Phi$ 6, thép $\Phi$ 10 Giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 156: 91.000.000
Sổ Nhật ký chung Tháng 10/2013 Ghi nhận doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý (TK 642) và kết chuyển Kết chuyển GVHB: 617.000.000; Kết chuyển LNCPP: 511.350.000

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Du lịch và Xây dựng Linh Lan

Chương 3 tổng kết các mặt đạt được, các điểm hạn chế và đưa ra định hướng hoàn thiện:

  • Đánh giá chung về thực trạng:
    • Ưu điểm: Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, vận dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian ghi chép; luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán tương đối đồng bộ; áp dụng phương pháp thẻ song song giúp kiểm soát số lượng vật tư chặt chẽ.
    • Nhược điểm: Việc không mở tài khoản theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521) mà ghi trực tiếp giảm TK 511 làm giảm tính minh bạch của thông tin kế toán quản trị; việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn chưa bóc tách triệt để ở một số nghiệp vụ chi tiết.
  • Các giải pháp hoàn thiện:
    • Đề xuất mở và sử dụng đầy đủ các tài khoản giảm trừ doanh thu theo chuẩn mực kế toán (TK 5211, TK 5212, TK 5213) để theo dõi riêng biệt các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
    • Hoàn thiện quy trình kiểm soát và trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khách hàng nợ chậm từ 10 – 15 ngày hoặc nợ theo hợp đồng kinh tế.
    • Nâng cấp chức năng phân tích chi phí và quản trị bán hàng trên phần mềm kế toán.
  • Điều kiện thực hiện giải pháp: Đòi hỏi sự chỉ đạo từ Ban Giám đốc, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán và hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Hệ thống hóa toàn bộ chu trình kế toán bán hàng tại doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng, từ khâu tiếp nhận đơn đặt hàng, lập hợp đồng kinh tế, lập hóa đơn GTGT 3 liên đến khâu xuất kho và thanh toán qua ngân hàng/tiền mặt.
  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và cách thức mở sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết cho 4 nhóm mặt hàng chính (xi măng, thép, cát, đá) theo hình thức Nhật ký chung trong tháng 10/2013.
  • Minh họa chi tiết quy trình tính giá vốn theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) và phương pháp thẻ song song trong điều kiện doanh nghiệp thương mại có kho bãi tập trung.

Đóng góp thực tiễn

  • Cung cấp cái nhìn cụ thể về mô hình hạch toán bán buôn chiếm tỷ trọng chi phối (80% – 90%) tại một doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng.
  • Đề xuất các biện pháp cụ thể về tài khoản hạch toán giảm trừ doanh thu và quản lý công nợ khách hàng phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty Linh Lan.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Số liệu minh họa trong chuyên đề chỉ tập trung trong phạm vi kỳ kế toán tháng 10 năm 2013 và tập trung vào mảng thương mại vật liệu xây dựng; chưa phản ánh đầy đủ các mảng hoạt động khác của công ty như dịch vụ, du lịch và xây dựng theo giấy phép đăng ký kinh doanh.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang kế toán quản trị doanh thu - chi phí - điểm hòa vốn cho từng nhóm khách hàng lớn; hoàn thiện kế toán công nợ và rủi ro tín dụng thương mại trong ngành cung ứng vật liệu xây dựng.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này là tài liệu tham khảo cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán khi thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về đề tài "Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh" tại các doanh nghiệp thương mại.
  • Cán bộ kế toán doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ trong việc tham khảo mẫu biểu chứng từ bán hàng (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu báo có), quy trình ghi sổ Nhật ký chung và phương pháp quản lý thẻ song song hàng tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Linh Lan áp dụng hình thức ghi sổ kế toán và phương pháp tính thuế GTGT nào?

Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung trên phần mềm kế toán máy tính và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thuế suất áp dụng cho các mặt hàng xi măng, sắt thép là 10%).

2. Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho và tính giá xuất kho tại doanh nghiệp là gì?

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho (thủ kho ghi chép hiện vật trên Thẻ kho, kế toán ghi chép hiện vật và giá trị trên Sổ chi tiết tài khoản 156). Giá vốn hàng xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).

3. Doanh nghiệp xử lý các khoản giảm trừ doanh thu như thế nào trên hệ thống sổ sách?

Công ty không sử dụng các tài khoản giảm trừ doanh thu trung gian (TK 5211, TK 5212, TK 5213) mà hạch toán ghi giảm trực tiếp vào TK 511 và TK 3331. Trong kỳ kế toán tháng 10/2013, doanh nghiệp không ghi nhận phát sinh hàng bán bị trả lại.

4. Cơ cấu khách hàng và phương thức tiêu thụ chủ yếu của Công ty Linh Lan là gì?

Phương thức tiêu thụ chủ yếu của công ty là bán buôn qua kho cho các đại lý và doanh nghiệp xây dựng lớn, chiếm khoảng 80% – 90% tổng doanh thu bán hàng. Địa bàn tiêu thụ trọng điểm là thành phố Hà Nội, chiếm khoảng 80% sản lượng.

5. Quy trình lập và phân phối các liên của Hóa đơn GTGT tại đơn vị diễn ra như thế nào?

Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên theo quy định:

  • Liên 1 (màu tím): Lưu tại quyển hóa đơn.
  • Liên 2 (màu đỏ): Giao cho người mua hàng mang xuống kho để nhận hàng.
  • Liên 3 (màu xanh): Chuyển cho phòng Kế toán để ghi sổ doanh thu, theo dõi công nợ và lưu trữ.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Quyên đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Du lịch và Xây dựng Linh Lan. Thông qua hệ thống chứng từ, sổ chi tiết và sổ tổng hợp thực tế của tháng 10/2013, đề tài đã làm rõ phương thức ghi nhận doanh thu, tính giá vốn xuất kho theo phương pháp FIFO và theo dõi hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. Các đánh giá và kiến nghị hoàn thiện được đưa ra trên cơ sở thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác kế toán thương mại.