CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH BÌNH DƯƠNG 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Bình Dương 1. Danh mục hàng bán của Công ty Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho người mua, doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền.
Xét về góc độ kinh tế : Bán hàng là quá trình hàng hoá của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền). Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau: Có sự trao đổi thoả thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: người bán mất quyền sở hữu, người mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua. Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hoá và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng.
Số doanh thu này chính là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình. - Thép trơn các loại: CT3, CB240-T d6-T, CB240 d10-T, d8-T cuộn - Thép vằn các loại: CT5, SD295A, CB300-V D10 L11,7m - Thép góc các loại: SD390, SD490S 1. Thị trường của Công ty TNHH Bình Dương Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt, mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình chính xác sản phẩm, chính sách bán hàng đúng đắn nhằm Nguyễn Thị Thu Huyền- KT14B1 Chuyên đề Thực tập Chuyên ngành 3 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán đáp ứng yêu cầu đa dạng của thị trường để tăng hiệu quả kinh doanh. Do vậy, công ty nhắm đến những thị trường mới, tập trung mở rộng tìm kiếm khách hàng là những chủ đầu tư công trình ở các quận, huyện lân cận và các thành phố lân cận.
Công ty TNHH Bình Dương là nhà phân phối chính thức của 2 Tổng công thép lớn nhất và có uy tín lâu năm tại Việt Nam là Công ty Gang Thép Thái Nguyên và Công ty Thép Cửu Long Vinashin. Công ty nhập hàng từ nhà cung cấp trực tiếp phân phối về 2 kho là kho số 1 đặt tại Hoài Đức và kho số 2 đặt tại Ứng Hòa, sau đó phân phối chính thức đến tay khách hàng. Sau đây là sơ đồ tiêu thụ hàng hóa của Công ty TNHH Bình Dương.1: Sơ đồ quy trình tiêu thụ hàng hóa Nhà cung cấp - Công ty Gang Thép Công ty CP Thép Cửu (Thái Nguyên) Long- Vinashin Cty TNHH Bình Dương Kho số 1 Di Trạch Khách hàng Nguyễn Thị Thu Huyền- KT14B1 Chuyên đề Thực tập Chuyên ngành 4 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán 1.Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Bình Dương Phương thức bán hàng trực tiếp Theo phương thức này, bên khách hàng ủy quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp hoặc giao nhận hàng tay ba (các doanh nghiệp thương mại mua bán thẳng ). Khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phẩm hoặc lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ngay, có nghĩa là quá trình chuyển giao hàng và ghi nhận doanh thu diễn ra đồng thời với nhau, tức là đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng.
Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàng theo những thỏa thuận trong hợp đồng. Khách hàng có thể là đơn vị nhận bán hàng đại lý hoặc là những khác hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi xuất kho hàng hóa, thành phẩm giao cho khách hàng thì số hàng hóa, thành phẩm đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, bởi vì chưa thỏa mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu. Đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán kế toán ghi nhận doanh thu do doanh nghiệp đã chuyển các lợi ích gắn với quyền sở hữu hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng.
Bán hàng qua đại lý Bán hàng đại lý là phương thức mà bên chủ hàng xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Doanh thu hàng bán được hoạch toán khi đại lý trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng trả góp Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp không còn quyền sở hữu số hàng đó. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua.
Số tiền người mua Nguyễn Thị Thu Huyền- KT14B1 Chuyên đề Thực tập Chuyên ngành 5 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định. Thông thường thì số tiền trả ở các kỳ sau phải bằng nhau bao gồm một phần tiền gốc và một phần lãi trả chậm. Các trường hợp được coi là tiêu thụ khác Trên thực tế ngoài các phương pháp bán hàng như trên, sản phẩm, hàng hóa của công ty còn có thể được tiêu thụ dưới nhiều hình thức khác. Đó là khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, thành phẩm để tặng, trả lương, thưởng cho cán bộ, nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Bình Dương Bộ máy tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Bình Dương được chỉ đạo từ trên xuống dưới theo kiểu trực tuyến : Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Bình Dương Giám đốc Phó Giám đốc Trưởng phòng Trưởng phòng Kho Số 1- Di Kho Số 2- KD (HC-KT) Trạch Ứng Hòa NV NV NV NV NV NV NV NV 1 2 1 2 1 2 1 2 Nguyễn Thị Thu Huyền- KT14B1 Chuyên đề Thực tập Chuyên ngành 6 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán - Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: * Giám đốc Giám đốc là người đứng đầu, đại diện cho công ty trước cơ quan pháp luật và tài phán. Giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh, tài chính của công ty * Phó giám đốc Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, do Giám đốc công ty giới thiệu đề nghị và phải được hội đồng thành viên nhất trí. Phó giám đốc có quyền thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty khi Giám đốc vắng mặt. * Trưởng phòng kinh doanh Là người trực tiếp quản lý phòng kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm về việc giao dịch mua bán với khách hàng, thực hiện chế độ thông tin báo cáo, tiếp thị và cung ứng trực tiếp hàng hoá cho mọi đối tượng quản lý tiền cơ sở vật chất do công ty giao Là một công ty Thương mại nên có thể nói một trong những bộ phận quan trọng nhất trong Công ty là Phòng Kinh doanh.
Phòng Kinh doanh: là bộ phận quan trọng của Công ty trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các họat động tiếp thị - bán hàng tới các khách hàng và khai thác khách hàng tiềm năng cho Công ty nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần,.Do yêu cầu về chuyên biệt và chuyên sâu hóa các nhiệm vụ. Công ty đã tách Phòng Kinh doanh thành 02 bộ phận độc lập là Bộ phận tiếp thị và Bộ phận Bán hàng. Đứng đầu là trưởng phòng Kinh Doanh, tiếp theo là Phó phòng phụ trách. Bộ phận Bán hàng của Công ty có 5 người, đứng đầu là trưởng phòng Kinh Doanh.
Bộ phận Tiếp thị có 4 người, đứng đầu là Phó phòng phụ trách. Nguyễn Thị Thu Huyền- KT14B1 Chuyên đề Thực tập Chuyên ngành 7 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán Chức năng của Phòng: - Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối. - Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty. - Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, kho, bộ phận chăm sóc khách hàng.nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
* Trưởng phòng Hành chính- Kế toán Có chức năng tham mưu về việc sắp xếp, bố chí cán bộ đào tạo và phải bố trí đúng người, đúng ngành nghề, công việc, quyết toán chế độ người lao động theo chính sách, chế độ của nhà nước và chế độ của công ty. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng tài chính kế toán, đồng thời nắm bắt toàn bộ hoạt động kinh doanh trong công ty qua đó giám sát tình hình của công ty, sử dụng có hiệu quả tiền vốn, lao động, vật tư giám định việc chấp hành chế độ hạch toán,các chỉ tiêu kinh tế, tổ chức theo quy định của nhà nước ,lập bảng chi tổng hợp, xây dựng kết quả tiêu thụ, kết quả tài chính và kết quả kinh doanh của công ty * Kho Số 1- Di Trạch & Kho Số 2- Ứng Hòa: Là nơi cất trữ và bảo quản hàng hoá chính của công ty. Hàng hoá sau khi mua về sẽ được nhập vào kho. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi, ghi chép về mặt lượng hàng hoá nhập – xuất - tồn kho để cung cấp số liệu cho phòng kế toán và phòng kinh doanh.
Nguyễn Thị Thu Huyền- KT14B1 Chuyên đề Thực tập Chuyên ngành 8 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH BÌNH DƯƠNG 2. Kế toán doanh thu 2. Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ bán hàng là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ bán hàng hóa tại công ty. Theo QĐ 48/2006/QĐ – BTC và Thông tư 200/2014/TT- BTC đã quy định các việc sử dụng chứng từ bán hàng tại các đơn vị kinh doanh thương mại, và công ty áp dụng có thay đổi trong quá trình thực hiện công tác kế toán bán hàng.
Chứng từ sử dụng tại công ty gồm: - Hợp đồng bán hàng, đơn đặt hàng, - Hóa đơn GTGT, - Biên Bản giao hàng, - Biên bản nghiệm thu hàng hóa, - Biên bản thanh lý hợp đồng, - Phiếu nhập kho, xuất kho, - Phiếu thu, phiếu chi.