Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Dược Phẩm UPI

Công ty CP Dược Phẩm UPI đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý kế toán bán hàng. 86 trang · Đại học Kinh tế Quốc dân · 2016.

• Tác giả: Đỗ Thị Phương
• Người hướng dẫn: Ths. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
• Trường học: Đại học Kinh tế Quốc dân
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Cải Tiến Kế Toán Bán Hàng Tại Công Ty CP Dược Phẩm UPI
• Loại tài liệu: chuyên đề tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM UPI
• 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty CP Dược Phẩm UPI
• 1.2. Danh mục hàng bán của Công ty CP Dược Phẩm UPI
• 1.3. Đặc điểm hàng hoá của Công ty CP Dược Phẩm UPI
• 1.4. Thị trường của Công ty CP Dược Phẩm UPI
• 1.5. Phương thức nhập khẩu hàng
• 1.6. Phương thức bán hàng của Công ty CP Dược Phẩm UPI
• 1.7. Các phương thức thanh toán áp dụng tại Công ty CP Dược Phẩm UPI
• 1.8. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty CP Dược Phẩm UPI
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM UPI
• 3. CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP DƯỢC PHẨM UPI
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về cải tiến kế toán bán hàng tại Công ty CP Dược Phẩm UPI

Công ty CP Dược Phẩm UPI đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý kế toán bán hàng. Việc cải tiến quy trình này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính. Kế toán bán hàng là một phần quan trọng trong công tác quản lý tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của công ty.

1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty CP Dược Phẩm UPI

Công ty CP Dược Phẩm UPI chuyên cung cấp các sản phẩm dược phẩm với nhiều nhóm hàng khác nhau. Đặc điểm của hàng hóa dược phẩm yêu cầu quy trình quản lý chặt chẽ và tuân thủ các quy định của Bộ Y tế.

1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty CP Dược Phẩm UPI

Công ty đã xây dựng một quy trình quản lý bán hàng rõ ràng, từ việc tìm kiếm khách hàng đến việc xuất hóa đơn và theo dõi công nợ. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

II. Vấn đề và thách thức trong kế toán bán hàng tại Công ty CP Dược Phẩm UPI

Mặc dù Công ty CP Dược Phẩm UPI đã có những bước tiến trong quản lý kế toán bán hàng, nhưng vẫn tồn tại nhiều vấn đề cần khắc phục. Các vấn đề này bao gồm sự thiếu chính xác trong báo cáo tài chính và quy trình kế toán chưa được tối ưu hóa.

2.1. Những nhược điểm trong quy trình kế toán hiện tại

Quy trình kế toán hiện tại còn nhiều điểm yếu, như việc ghi chép không đầy đủ và thiếu sót trong việc theo dõi doanh thu. Điều này dẫn đến việc báo cáo tài chính không phản ánh đúng tình hình thực tế.

2.2. Thách thức trong việc áp dụng công nghệ mới

Việc áp dụng phần mềm kế toán hiện đại là một thách thức lớn. Công ty cần đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu quả công việc.

III. Phương pháp cải tiến kế toán bán hàng tại Công ty CP Dược Phẩm UPI

Để cải tiến kế toán bán hàng, Công ty CP Dược Phẩm UPI cần áp dụng một số phương pháp hiệu quả. Những phương pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

3.1. Tối ưu hóa quy trình kế toán

Công ty cần xem xét lại quy trình kế toán hiện tại và tìm cách tối ưu hóa từng bước. Việc này bao gồm việc chuẩn hóa các chứng từ và quy trình ghi chép.

3.2. Đầu tư vào phần mềm kế toán hiện đại

Sử dụng phần mềm kế toán tiên tiến sẽ giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu về kế toán bán hàng

Việc áp dụng các phương pháp cải tiến trong kế toán bán hàng đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho Công ty CP Dược Phẩm UPI. Các số liệu tài chính đã được cải thiện rõ rệt, giúp công ty có cái nhìn chính xác hơn về tình hình kinh doanh.

4.1. Kết quả đạt được sau khi cải tiến

Sau khi áp dụng các phương pháp cải tiến, công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng trong doanh thu và giảm thiểu sai sót trong báo cáo tài chính.

4.2. Phản hồi từ nhân viên và khách hàng

Nhân viên cảm thấy hài lòng hơn với quy trình làm việc mới, trong khi khách hàng cũng đánh giá cao sự chuyên nghiệp trong dịch vụ của công ty.

V. Kết luận và tương lai của kế toán bán hàng tại Công ty CP Dược Phẩm UPI

Cải tiến kế toán bán hàng là một bước đi cần thiết để Công ty CP Dược Phẩm UPI nâng cao hiệu quả hoạt động. Tương lai của kế toán bán hàng tại công ty sẽ phụ thuộc vào việc áp dụng công nghệ và cải tiến quy trình làm việc.

5.1. Định hướng phát triển trong tương lai

Công ty sẽ tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả công việc.

5.2. Tầm quan trọng của kế toán trong quản lý doanh nghiệp

Kế toán bán hàng không chỉ là một phần của quy trình tài chính mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu năm 2016 đối mặt với xu hướng phục hồi chậm, giá hàng hóa biến động mạnh (đặc biệt là giá dầu sụt giảm), sự suy giảm tăng trưởng thương mại quốc tế cùng các sự kiện chính trị - kinh tế như Brexit đã đặt ra nhiều thách thức cho nền kinh tế Việt Nam. Đồng thời, việc Việt Nam tham gia ký kết và thực thi các hiệp định thương mại tự do (FTA) song phương và đa phương mở ra cơ hội thu hút vốn đầu tư và gia tăng sức ép cạnh tranh trên thị trường nội địa lẫn quốc tế. Để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thương mại buộc phải nâng cao chất lượng sản phẩm, đổi mới công nghệ, quản trị nguồn nhân lực và tối ưu hóa hiệu quả tài chính.

Bán hàng là khâu cốt lõi tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp thương mại. Công tác kế toán bán hàng giữ vai trò trọng yếu trong toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác về doanh thu, giá vốn và chi phí phục vụ công tác ra quyết định quản lý. Tại Công ty Cổ phần Dược phẩm UPI – đơn vị chuyên nhập khẩu và phân phối dược phẩm, việc tổ chức hạch toán kế toán bán hàng đòi hỏi sự chính xác cao do tính chất đặc thù của ngành y dược.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

1. Nghiên cứu đặc điểm hoạt động kinh doanh, thị trường và mô hình tổ chức quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm UPI.
2. Phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty, bao gồm kế toán doanh thu bán hàng, kế toán giá vốn hàng bán và kế toán chi phí bán hàng theo chế độ kế toán hiện hành trên phần mềm kế toán.
3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong thực tế hạch toán và đề xuất hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm UPI.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng (kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng) tại doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Dược phẩm UPI (Địa chỉ: B16 - 181 Nguyễn Lương Bằng, Phường Quang Trung, Quận Đống Đa, Hà Nội; Mã số thuế: 0101727560).
• Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế phát sinh trong kỳ kế toán tháng 09 năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý luận

Nghiên cứu được triển khai dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn chuyên ngành:

• Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
• Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) liên quan đến doanh thu và chi phí.
• Quy chuẩn chuyên ngành Dược do Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược Việt Nam) ban hành: Tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) và Tiêu chuẩn Thực hành tốt phân phối thuốc (GDP) được cấp năm 2005.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong ngành kế toán:

• Phương pháp thu thập và khảo sát dữ liệu: Thu thập hệ thống chứng từ kế toán gốc, bảng kê bán lẻ, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, lệnh xuất bán và biên bản giao nhận hàng hóa phát sinh trong tháng 09/2016.
• Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán để mô tả luồng ghi sổ.
• Phương pháp phân tích và tổng hợp: Đối chiếu quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu lập chứng từ ban đầu, ghi nhận trên phần mềm kế toán Fast đến khâu kết xuất sổ kế toán chi tiết, sổ cái tài khoản và bảng cân đối phát sinh.

Nguồn dữ liệu

Nguồn dữ liệu sử dụng trong chuyên đề bao gồm các chứng từ và sổ kế toán thực tế tại Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cổ phần Dược phẩm UPI:

• Hóa đơn GTGT (tiêu biểu: HĐ số 0008051, 0008053, 0008056).
• Biên bản giao nhận - vận chuyển hàng hóa, phiếu xuất kho, bảng kê bán lẻ, thẻ kho.
• Sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ cái các tài khoản 5111, 632, 641, 131 và sổ nhật ký chung tháng 09/2016.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm UPI

Chương 1 khái quát cơ cấu tổ chức, đặc điểm sản phẩm, chuỗi cung ứng và phương thức tiêu thụ hàng hóa của đơn vị:

Tiêu chí	Nội dung thực tế tại Công ty CP Dược phẩm UPI
Lĩnh vực hoạt động	Doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh, phân phối các nhóm mặt hàng dược phẩm.
Danh mục hàng bán	Chia làm 3 nhóm chính: Nhóm thuốc kháng sinh (mã 156.0X), Nhóm thuốc giảm đau - kháng viêm (mã 156.1Y), Nhóm thuốc điều trị ung thư (mã 156.2Z).
Tiêu chuẩn kho bãi và vận chuyển	Đầu tư 800 triệu đồng trang thiết bị kho đạt chuẩn GSP (Bộ Y tế cấp năm 2005); hệ thống phân phối đạt chuẩn GDP (năm 2005).
Nguồn cung cấp hàng	Nhập khẩu trực tiếp từ 15 nhà sản xuất dược phẩm nước ngoài (Cipla - Ấn Độ, Pharmix Corp - Hàn Quốc, các nhà cung cấp Trung Quốc).
Quy trình nhập khẩu	4 bước: (1) Đàm phán, ký hợp đồng qua Fax; (2) Tạm ứng 50% qua T/T, 50% thanh toán bằng L/C trong hạn 90 ngày sau B/L; (3) Khai báo Hải quan qua phần mềm ECUS5-VNACCS, nộp thuế NK và thuế GTGT; (4) Thanh toán phí hãng tàu (D/O, vệ sinh/nâng hạ container), kiểm tra seal và kiểm hóa.
Thị trường tiêu thụ	Thị trường chính tại Hà Nội và các tỉnh lân cận (Hải Phòng, Bắc Giang, Bắc Ninh, Hưng Yên), mở rộng tới miền Trung (Đà Nẵng, Nghệ An, Hà Tĩnh).
Phương thức bán hàng	- Bán buôn trực tiếp: Cung cấp số lượng lớn cho các bệnh viện lớn (Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện Phổi Trung ương) và nhà thuốc bệnh viện. - Bán buôn trung gian: Phân phối qua các đại lý cấp tỉnh đến trung tâm y tế huyện, xã, phường. - Bán lẻ: Bán qua quầy thuốc, nhà thuốc tư nhân trong nội thành Hà Nội.
Chính sách chiết khấu	- Bán buôn trực tiếp: Chiết khấu thương mại 5% - 6% cho đơn hàng từ 100.000 đồng trở lên; chiết khấu thanh toán 1% - 2% khi thanh toán ngay. - Đại lý cấp tỉnh: Mua 5 tặng 1, hưởng hoa hồng theo doanh số, chiết khấu thương mại 5% - 6% cho đơn hàng trên 80.000 đồng. Không áp dụng chính sách giảm giá hàng bán.
Phương thức thanh toán	Bằng VNĐ (giao dịch trong nước) và USD (giao dịch nhập khẩu). Khách lẻ thanh toán tiền mặt; khách buôn chuyển khoản qua ngân hàng thương mại với thời hạn nợ thông thường 10 ngày.

Về cơ cấu quản lý hoạt động bán hàng, công ty phân định trách nhiệm cụ thể giữa các bộ phận:

• Ban Giám đốc (02 người): Giám đốc và Phó Giám đốc trực tiếp phê duyệt hợp đồng, lệnh xuất bán, hóa đơn và chiến lược thị trường.
• Phòng Kế toán (04 người): Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán công nợ và Kế toán thanh toán.
• Phòng Kinh doanh (47 người + 90 cộng tác viên): Gồm 01 Trưởng phòng, 08 nhân viên phụ trách khối bệnh viện Hà Nội, 04 nhân viên khối nhà thuốc Hà Nội, 34 nhân viên phụ trách tại 30 tỉnh thành và 90 CTV hưởng lương theo doanh số.
• Xưởng sản xuất/KCS (01 người): Giám sát kiểm tra và đảm bảo chất lượng thiết bị, sản phẩm.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm UPI

Chương 2 phản ánh chi tiết thực trạng ứng dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trên phần mềm kế toán Fast (hình thức Nhật ký chung):

1. Kế toán doanh thu bán hàng

• Hệ thống chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT (lập 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, Liên 2 giao khách hàng, Liên 3 lưu chuyển nội bộ), Bảng kê bán lẻ hàng hóa, Biên bản giao nhận - vận chuyển hàng hóa, Giấy báo Có của ngân hàng, Phiếu thu (lập 3 liên), Giấy đề nghị thanh toán (gửi khách hàng sau 3-5 ngày đối với đơn hàng lớn). Khách hàng đặt cọc trước từ 30% đến 50% giá trị hợp đồng.
• Hệ thống tài khoản theo dõi: Doanh nghiệp sử dụng TK 5111 (chi tiết theo nhóm mặt hàng):
  • TK 5111.0X: Doanh thu bán hàng thuốc kháng sinh (5111.01 Tyrosur, 5111.02 Faractam, 5111.03 Bridime, 5111.04 Lincomycin).
  • TK 5111.1Y: Doanh thu bán hàng thuốc giảm đau (5111.11 Sivkort retard).
  • TK 5111.2Z: Doanh thu bán hàng thuốc điều trị ung thư (5111.21 Neotabine, 5111.22 Effecil).
• Quy trình nhập liệu trên phần mềm Fast: Kế toán truy cập phân hệ "Bán hàng và công nợ phải thu" $\rightarrow$ chọn "Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất" $\rightarrow$ nhập Mã khách hàng, Mã hàng, Kho xuất, Số lượng, Đơn giá, Thuế suất GTGT $\rightarrow$ Hệ thống tự động ghi nhận nghiệp vụ vào Sổ nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết TK 5111 và Sổ cái TK 5111.
• Nghiệp vụ thực tế tiêu biểu tháng 09/2016:
  • Nghiệp vụ 1 (23/09/2016): Bán 3.000 viên Philtabel cho BVĐK Cửa Đông (Công ty TNHH Lương Thực Miền Trung) theo HĐ GTGT số 0008051, giá trị chưa thuế 8.000.000 đồng, thuế GTGT 5% (phát sinh doanh thu ghi nhận 8.571.000 đồng trên sổ cái).
  • Nghiệp vụ 2 (24/09/2016): Bán 200 viên Plotaxime/Fletaxime cho Nhà thuốc số 2 - BV Phổi Trung ương theo HĐ GTGT số 0008053, ghi nhận doanh thu 2.666.600 đồng.
  • Nghiệp vụ 3 (26/09/2016): Bán 500 viên Itracole 100mg cho Nhà thuốc số 2 - Bệnh viện Bạch Mai theo HĐ GTGT số 0008056, ghi nhận doanh thu 17.618.900 đồng.
• Tổng hợp số liệu doanh thu: Sổ chi tiết doanh thu nhóm thuốc kháng sinh (TK 5111.0X) tháng 09/2016 ghi nhận tổng phát sinh 3.057.501.859 đồng. Tổng doanh thu bán hàng phát sinh trên Sổ cái TK 5111 trong tháng 09/2016 kết chuyển sang TK 911 là 6.683.646.150 đồng.

2. Kế toán giá vốn hàng bán

• Hệ thống chứng từ: Lệnh xuất bán đã duyệt, Phiếu xuất kho (có đủ chữ ký người lập, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc), Thẻ kho, Biên bản giao hàng.
• Hệ thống tài khoản theo dõi: Sử dụng TK 632 chi tiết theo mặt hàng tương ứng với TK 156: 632.0X (Giá vốn thuốc kháng sinh), 632.01 (Tyrosur), 632.02 (Faractam/Fletaxime), 632.03 (Bridime), 632.1Y (Giá vốn thuốc giảm đau, kháng viêm), 632.2Z (Giá vốn thuốc ung thư).
• Hạch toán giá vốn theo chứng từ xuất kho tháng 09/2016:
  • Phiếu xuất kho kèm HĐ 0008051 (23/09/2016): Xuất 3.000 viên Sivkort Retard, đơn giá vốn 2.385 đồng/viên, thành tiền giá vốn 7.155.000 đồng.
  • Phiếu xuất kho kèm HĐ 0008053 (24/09/2016): Xuất 200 viên Fletaxime 100mg, đơn giá vốn 10.333 đồng/viên, thành tiền giá vốn 2.066.600 đồng.
  • Phiếu xuất kho kèm HĐ 0008056 (26/09/2016): Xuất 500 viên Intracole 100mg (đơn giá vốn 14.045 đồng/viên, thành tiền 7.022.500 đồng) và 3.000 viên dược phẩm kèm theo (đơn giá vốn 2.983 đồng/viên, thành tiền 8.949.000 đồng), tổng giá vốn phiếu xuất là 15.971.500 đồng.
  • Thẻ kho mã FLTXM100 (Fletaxime 100mg): Ghi nhận chi tiết các nghiệp vụ nhập từ nhà cung cấp nước ngoài (Etax Pharma INC - Hàn Quốc: 3.500 viên, Yuong Il Pharma HCM: 2.000 viên) và xuất cho các bệnh viện (BV Tai Mũi Họng: 3.270 viên, BV Phụ sản Nam Định: 300 viên, Dược phẩm Vĩnh Phúc: 320 viên, BV Phổi Trung ương: 200 viên).

3. Kế toán chi phí bán hàng và tổng hợp chi phí

• Hạch toán các khoản chi phí liên quan đến bộ phận bán hàng thông qua Bảng thanh toán lương nhân viên bán hàng (gồm 47 nhân viên và 90 CTV), Bảng phân bổ chi phí trả trước, Bảng khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng tháng 09/2016.
• Toàn bộ số liệu từ Sổ chi tiết chi phí bán hàng và Sổ cái chi phí bán hàng được tổng hợp vào Sổ nhật ký chung tháng 09/2016.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm UPI

Chương 3 tổng kết các mặt đạt được, các mặt tồn tại và đưa ra giải pháp hoàn thiện:

• Đánh giá thực trạng:
  • Ưu điểm: Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Fast giúp quy trình nhập liệu và lên sổ sách nhanh chóng; tổ chức luân chuyển chứng từ chặt chẽ giữa các phòng ban (Giám đốc, Kinh doanh, Kế toán, Thủ kho); hệ thống kho bãi bảo quản đạt chuẩn GSP và phân phối đạt chuẩn GDP.
  • Nhược điểm: Việc theo dõi công nợ chi tiết theo từng hạn nợ của khách hàng buôn/bệnh viện đôi lúc chưa kịp thời; công tác hạch toán và phân bổ chi phí bán hàng cho mạng lưới CTV ở 30 tỉnh thành còn phức tạp; việc theo dõi tự động các khoản chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán trên phần mềm cần được chuẩn hóa hơn.
• Phương hướng và giải pháp:
  • Hoàn thiện việc mở và theo dõi tài khoản chi tiết công nợ khách hàng (TK 131) gắn liền với thời hạn tín dụng thương mại.
  • Chuẩn hóa quy trình ghi nhận và kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu, chiết khấu thương mại ngay trên giao diện phần mềm kế toán.
  • Tăng cường kiểm soát và phân bổ hợp lý các khoản chi phí bán hàng phát sinh ngoài địa bàn Hà Nội.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu cụ thể

Chuyên đề phản ánh toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán số liệu kế toán bán hàng thực tế tại Công ty Cổ phần Dược phẩm UPI trong tháng 09/2016:

Chỉ tiêu kế toán	Số liệu tháng 09/2016 ghi nhận trong tài liệu
Tổng doanh thu bán hàng kết chuyển (TK 5111 $\rightarrow$ TK 911)	6.683.646.150 VNĐ
Phát sinh doanh thu nhóm thuốc kháng sinh (TK 5111.0X)	3.057.501.859 VNĐ
Trích đoạn Sổ nhật ký bán hàng	3.672.106.563 VNĐ
Doanh thu bán hàng BV Phụ Sản TW (HĐ 7812)	3.999.960 VNĐ
Doanh thu bán hàng BV Phụ Sản TW (HĐ 7813)	4.285.710 VNĐ
Doanh thu bán hàng BV Tai Mũi Họng (HĐ 7815)	94.761.700 VNĐ
Doanh thu bán hàng BV Phụ Sản Nam Định (HĐ 7817)	4.285.500 VNĐ
Doanh thu bán hàng Cty CPDP Vĩnh Phúc (HĐ 7819)	4.761.750 VNĐ
Doanh thu bán hàng Bệnh viện Bạch Mai (HĐ 7820)	51.028.116 VNĐ
Doanh thu bán hàng TT KCB chất lượng cao (HĐ 7828)	13.484.712 VNĐ
Doanh thu bán hàng BV Lao Nghệ An (HĐ 7831)	14.285.560 VNĐ
Doanh thu bán hàng BVĐK Cửa Đông (HĐ 8051)	8.571.000 VNĐ
Doanh thu bán hàng BV Phổi Trung ương (HĐ 8053)	2.666.600 VNĐ
Doanh thu bán hàng Bệnh viện Bạch Mai (HĐ 8056)	17.618.900 VNĐ
Giá vốn xuất bán HĐ 8051 (Sivkort Retard - 3.000 viên)	7.155.000 VNĐ
Giá vốn xuất bán HĐ 8053 (Fletaxime 100mg - 200 viên)	2.066.600 VNĐ
Giá vốn xuất bán HĐ 8056 (Intracole 100mg và hàng kèm)	15.971.500 VNĐ

Đóng góp của đề tài

• Hệ thống hóa toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ bán hàng dược phẩm từ khâu đàm phán hợp đồng, xuất kho, lập hóa đơn GTGT đến khâu thu tiền và thanh toán qua ngân hàng.
• Minh họa rõ nét việc tổ chức tài khoản kế toán cấp 2, cấp 3 trên phần mềm kế toán Fast phù hợp với đặc thù ngành dược phẩm (theo dõi chi tiết theo từng nhóm thuốc và tên biệt dược).
• Đưa ra các kiến nghị xuất phát từ thực tiễn công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp phân phối thuốc.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế về phạm vi thời gian: Số liệu nghiên cứu tập trung vào niên độ 2016 (cụ thể là tháng 09/2016), chưa bao quát toàn bộ biến động doanh thu, giá vốn theo tính mùa vụ của cả năm tài chính.
• Hạn chế về nội dung: Chuyên đề tập trung chủ yếu vào phần hành kế toán tài chính (doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng); chưa mở rộng sâu sang các khía cạnh kế toán quản trị nâng cao như phân tích điểm hòa vốn cho từng dòng sản phẩm thuốc hoặc đánh giá hiệu quả tài chính chi tiết của từng đại lý tỉnh.
• Hướng phát triển: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát chu kỳ kế toán trọn vẹn của cả năm, kết hợp phân tích sâu hơn về công tác quản trị rủi ro công nợ khách hàng bệnh viện và quản lý chi phí logistics dược phẩm.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo thiết thực cho sinh viên các chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp khi thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về đề tài kế toán tiêu thụ, kế toán doanh thu - chi phí và xác định kết quả kinh doanh.

Những nội dung có giá trị tham khảo nổi bật bao gồm:

• Quy trình luân chuyển và quản lý chứng từ bán hàng đặc thù ngành dược (đơn đặt hàng, lệnh xuất bán, hóa đơn GTGT 3 liên, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho có đầy đủ các cấp ký duyệt).
• Thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết doanh thu (TK 5111.0X, 5111.1Y, 5111.2Z) và giá vốn (TK 632.0X, 632.1Y, 632.2Z) tương thích với phần mềm Fast Accounting.
• Mẫu biểu trích xuất thực tế: Thẻ kho, Sổ nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết tài khoản và Sổ cái tài khoản tháng 09/2016.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Dược phẩm UPI phân loại danh mục hàng hóa thành những nhóm chính nào?

Công ty phân loại hàng hóa thành 3 nhóm chính tương ứng với các mã tài khoản kế toán:

• Nhóm thuốc kháng sinh (mã 156.0X / doanh thu 5111.0X / giá vốn 632.0X): Gồm các thuốc Tyrosur (5111.01), Faractam (5111.02), Bridime (5111.03), Lincomycin (5111.04), Plotaxime/Fletaxime...
• Nhóm thuốc giảm đau, kháng viêm (mã 156.1Y / doanh thu 5111.1Y / giá vốn 632.1Y): Gồm thuốc Sivkort Retard (5111.11)...
• Nhóm thuốc điều trị ung thư (mã 156.2Z / doanh thu 5111.2Z / giá vốn 632.2Z): Gồm thuốc Neotabine (5111.21), Effecil (5111.22)...

2. Chính sách chiết khấu bán hàng tại Công ty Dược phẩm UPI được quy định như thế nào?

• Khách hàng bán buôn trực tiếp (bệnh viện, nhà thuốc lớn): Đơn hàng có giá trị từ 100.000 đồng trở lên được hưởng chiết khấu thương mại 5% đến 6% trên giá trị đơn hàng; đơn hàng thanh toán ngay được hưởng chiết khấu thanh toán từ 1% đến 2%.
• Khách hàng bán buôn trung gian (đại lý cấp tỉnh): Áp dụng chương trình khuyến mãi mua 5 tặng 1 đối với một số mặt hàng, hưởng hoa hồng theo ngưỡng doanh số và chiết khấu thương mại 5% đến 6% cho các đơn hàng trị giá trên 80.000 đồng.
• Do đặc thù ngành dược, công ty không áp dụng chính sách giảm giá hàng bán.

3. Quy trình nhập khẩu thuốc của công ty diễn ra qua các bước nào?

Quy trình nhập khẩu trực tiếp bằng đường biển gồm 4 bước:

1. Đàm phán và lập hợp đồng mua bán (Purchase Contract/Order) qua Fax với các nhà sản xuất nước ngoài.
2. Tạm ứng trước 50% giá trị đơn hàng qua điện chuyển tiền (T/T), thanh toán 50% còn lại bằng thư tín dụng (L/C) trong thời hạn 90 ngày kể từ khi nhận B/L.
3. Khai báo Hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5-VNACCS và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.
4. Thanh toán các chi phí hãng tàu (phí D/O, vệ sinh/nâng hạ container, lưu kho), kiểm tra seal gốc, mở container kiểm hóa và vận chuyển về kho công ty.

4. Tổng doanh thu bán hàng tháng 09/2016 trên Sổ cái TK 5111 của công ty là bao nhiêu?

Trên Sổ cái TK 5111 tháng 09/2016, tổng doanh thu bán hàng phát sinh được kết chuyển sang TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) theo chứng từ PKT01/09 ngày 30/09/2016 là 6.683.646.150 đồng. Trong đó, tổng doanh thu phát sinh của riêng nhóm thuốc kháng sinh (TK 5111.0X) ghi nhận trên sổ chi tiết là 3.057.501.859 đồng.

5. Cơ cấu nhân sự Phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh của công ty được bố trí ra sao?

• Phòng Kế toán (04 người): 01 Kế toán trưởng, 01 Kế toán tổng hợp, 01 Kế toán công nợ và 01 Kế toán thanh toán.
• Phòng Kinh doanh (47 người + 90 CTV): 01 Trưởng phòng phụ trách chung, 08 nhân viên bán hàng khối bệnh viện Hà Nội, 04 nhân viên khối nhà thuốc Hà Nội, 34 nhân viên phụ trách tại 30 tỉnh thành, cùng 90 cộng tác viên hỗ trợ bán hàng tại các địa phương hưởng lương theo doanh số.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp "Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Dược phẩm UPI" của sinh viên Đỗ Thị Phương đã phản ánh toàn diện bức tranh tổ chức kinh doanh và thực trạng kế toán bán hàng tại một doanh nghiệp thương mại dược phẩm. Nghiên cứu mô tả chi tiết quy trình xử lý chứng từ và hạch toán doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng trên phần mềm kế toán Fast theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với hệ thống số liệu thực tế phát sinh trong tháng 09/2016. Các đánh giá và định hướng giải pháp được xây dựng bám sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, mang lại giá trị tham khảo rõ ràng cho sinh viên và người làm công tác kế toán trong lĩnh vực phân phối dược phẩm.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM UPI 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty CP Dược Phẩm UPI. Danh mục hàng bán của Công ty CP Dược Phẩm UPI Công ty CP Dược Phẩm UPI là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chuyên kinh doanh các nhóm hàng dược phẩm với ba nhóm chính như sau: Bảng 1.1: Danh mục hàng hoá STT Mã TÊN 1 156.0X Nhóm thuốc kháng sinh 156.1Y Nhóm thuốc giảm đau, kháng viêm 156.11 Thuốc Sivkort Retard 156.2Z Nhóm thuốc điều trị ung thư 156.2 Đặc điểm hàng hoá của Công ty CP Dược Phẩm UPI Do thuốc là 1 mặt hàng đặc thù nên trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thuốc thì các tổ chức cá nhân phải chịu sự quản lý, giám sát chặt chẽ của Nhà nước mà cụ thể là Bộ y tế (Cục quản lý dược Việt Nam). Xuất phát từ đặc điểm này, Công ty CP Dược Phẩm UPI đầu tư 800 triệu đồng mua trang thiết bị cho kho chứa, lắp đặt công nghệ bảo quản hàng hóa đạt tiêu chuẩn GSP (Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc) do Bộ Y tế cấp năm 2005.

Hoạt động phân phối thuốc của Công ty CP Dược Phẩm UPI đạt tiêu SV: Đỗ Thị Phương 3 Lớp: KTTH 26B3 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ths. Đoàn Thị Trúc Quỳnh chuẩn GDP ( Tiêu chuẩn thực hành tốt phân phối thuốc) được Bộ Y tế công nhận vào năm 2005, bảo đảm việc vận chuyển, bảo quản, phân phối, cung cấp thuốc đến tay người tiêu dùng một cách kịp thời, đầy đủ và chất lượng đảm bảo. Đặc điểm của dược phẩm gồm 2 đặc điểm chính như sau: * Thứ nhất “Thuốc nguyên liệu - thuốc bán theo đơn” : Đây là những loại dược phẩm dùng trong mục đích phòng bệnh, chữa bệnh, chẩn đoán bệnh hoặc điều chỉnh chức năng sinh lý cơ thể bao gồm thuốc thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc. Thuốc phải được chỉ định theo đơn của bác sỹ.

* Thứ hai “Thuốc bán không theo đơn”: Đây là những loại dược phẩm được quảng cáo trên các phương tiện quảng cáo ví dụ như: Thuốc cảm cúm, sổ mũi, thực phẩm chức năng và 1 số loại thuốc thông thường khác. Thị trường của Công ty CP Dược Phẩm UPI 1.Đặc điểm các nhà cung cấp: Công ty CP Dược Phẩm UPI là đơn vị kinh tế hoạt động trong lĩnh vực thương mại, vừa có vai trò là người mua, vừa có vai trò là người bán và là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Công ty CP Dược Phẩm UPI kinh doanh các mặt hàng thuốc từ nguồn chính là nhập khẩu trực tiếp. Công ty CP Dược Phẩm UPI đã tìm kiếm và tổ chức mua bán dược phẩm với 15 công ty sản xuất dược phẩm nước ngoài từ các nhà sản xuất nước ngoài như: Cipla (Ấn Độ), Pharmix Corp (Hàn Quốc) và một số nhà cung cấp từ Trung Quốc.

Ngoài việc ổn định nguồn vào, công ty cũng có nguồn đầu ra tương đối ổn định, trong đó khách hàng chủ yếu của công ty là các bệnh viện, công ty phân phối thuốc, nhà thuốc, đại lý cấp tỉnh, nhà thuốc tư nhân trong nội thành Hà Nội. Vì Công ty CP Dược Phẩm UPI có hệ thống kho bãi ở Hà Nội nên thị trường kinh doanh, phân phối chủ yếu của công ty là Hà Nội và các tỉnh, thành phố lân cận như: Hải Phòng, Bắc Giang, Bắc Ninh, Hưng Yên…với sự hỗ trợ của đội xe vận tải chuyên nghiệp. Mạng lưới khách hàng của công ty SV: Đỗ Thị Phương 4 Lớp: KTTH 26B3 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Ths. Đoàn Thị Trúc Quỳnh đang tiếp tục mở rộng đến khu vực miền Trung như: Đà Nẵng, Nghệ An, Hà Tĩnh và một số tỉnh thành khác.