CHƯƠNG 1: KHUNG LÝ THUYẾT VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Truyền thông Truyền thông là một hoạt động quan trọng của tất cả các tổ chức dù tổ chức đó hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận, quy mô lớn hay nhỏ. Trong bối cảnh hiện tại, sự phát triển bùng nổ của công nghệ đã khiến truyền thông trở nên đa dạng và phức tạp hơn rất nhiều. Hiện nay có rất nhiều khái niệm về truyền thông trên thế giới, cụ thể: Theo từ điển Bách khoa toàn thư: “Truyền thông là hoạt động chia sẻ thông tin thông qua trao đổi ý tưởng, cảm xúc, thái độ, mong muốn, nhận thức hoặc các lệnh, như ngôn ngữ, cử chỉ phi ngôn ngữ, chữ viết, hành vi; và có thể bằng các phương tiện khác nhau như thông qua điện từ, hóa chất, hiện tượng vật lý và mùi vị.
Đó là sự trao đổi có ý nghĩa thông tin giữa hai hoặc nhiều thành viên”.Hober (1954): “Truyền thông là quá trình trao đổi tư duy hoặc ý tưởng bằng lời”. Theo Gerald Miler (1966): “Truyền thông là quan tâm tới tình huống hành vi, trong đó nguồn thông tin truyền nội dung đến người nhận với mục đích tác động đến hành vi của họ”. Còn theo trang web Anphabe.com: “Khái niệm truyền thông được hiểu là quá trình trao đổi, tương tác thông tin giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức. Khái niệm truyền thông còn được hiểu là sản phẩm của con người là động lực kích thích sự phát triển của xã hội”.
Như vậy, từ những khái niệm trên có thể rút ra truyền thông là một quá trình truyền đạt thông tin có mục đích cụ thể, nhằm giúp người nhận thông tin cập nhật kiến thức, kỹ năng, thay đổi nhận thức và thái độ,… Hoạt động truyền thông cần quan tâm tới người gửi thông tin, người nhận thông tin, thông điệp truyền thông và kênh truyền thông tin. Truyền thông nội bộ Cũng như truyền thông, TTNB có rất nhiều cách tiếp cận. Do đó, trên thế giới hiện nay có rất nhiều khái niệm về TTNB, các khái niệm này đề cập đến những khía cạnh khác nhau của TTNB và cũng có rất nhiều điểm khác biệt: Theo Từ điển bách khoa toàn thư: “Nội bộ thông tin liên lạc là chức năng chịu trách nhiệm về thông tin liên lạc giữa các thành viên trong tổ chức”. Theo Argenti (1966): “Truyền thông nội bộ là quá trình chia sẻ thông tin với các cá nhân khác trong tổ chức.
Quá trình này liên quan đến việc thu thập, xử lý, phổ biến và lưu trữ thông tin”. Theo Jane Johnston và Clara Zawawi: “Truyền thông nội bộ là thiết lập và củng cố mối quan hệ với những thành viên trong tổ chức” Theo giáo trình “Quan hệ công chúng” của NXB Đại học Kinh tế Quốc dân: “Quan hệ công chúng nội bộ là những nỗ lực nhằm tạo dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, doanh nghiệp, với công chúng nội bộ, giữa các công chúng nội bộ với nhau để đạt được mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp”. Còn theo giáo trình “Quan hệ công chúng” của NXB Tài Chính: “Truyền thông nội bộ là công tác truyền đạt thông tin giữa các thành viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức”. Như vậy, có thể hiểu TTNB là một công tác truyền thông với người gửi thông tin là nhà quản trị TTNB đại diện cho doanh nghiệp, người nhận thông tin là các thành viên của tổ chức gồm: hội đồng quản trị, ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên,… nhằm cung cấp thông tin, tạo động lực cho người lao động và xây dựng mối quan hệ nội bộ.
Vai trò của truyền thông nội bộ Một số doanh nghiệp chỉ tập trung vào truyền thông với công chúng bên ngoài mà không nhận ra tầm quan trọng của công tác truyền thông với công chúng trong nội bộ doanh nghiệp. TTNB được bắt đầu ngay từ khi một nhân viên mới bắt đầu vào làm việc tại tổ chức. Nhân viên nhanh chóng bắt nhịp với công việc mới, hài lòng với doanh nghiệp và nỗ lực nâng cao năng suất lao động nếu doanh nghiệp thực hiện công tác TTNB một cách hiệu quả. Gắn kết nhân viên 10 Vai trò đầu tiên của TTTB là gắn kết lãnh đạo và nhân viên cũng như các nhân viên với nhau trong doanh nghiệp.
TTNB tốt sẽ giúp luồng thông tin 2 chiều giữa nhân viên và lãnh đạo được thông suốt. Các nhân viên sẽ nắm bắt và hiểu đầy đủ về thông tin của tổ chức, tầm nhìn của ban lãnh đạo. Bên cạnh đó các góp ý, vấn đề của nhân viên cũng sẽ được phản ánh lên để ban lãnh đạo xem xét và giải quyết. Điều này giúp các nhân viên cảm thấy được tôn trọng, nhận thấy được vai trò của mình trong tổ chức qua đó tin tưởng và cấp trên cũng như doanh nghiệp của mình.
Mặt khác, thông qua các buổi lễ kỷ niệm, các hoạt động hội thao,… TTNB cũng giúp tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa các phòng ban với nhau, từ đó xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa tất cả các thành viên của công ty. Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp Theo Tổ chức Lao động thế giới: “Văn hóa doanh nghiệp là sự trộn lẫn đặc biệt các giá trị, các tiêu chuẩn, thói quen và truyền thống, những thái độ ứng ứng và lễ nghi mà toàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết”. Văn hóa doanh nghiệp được coi là tài sản vô hình của mỗi tổ chức và là một yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của doanh nghiệp. Hoạt động TTNB sẽ giúp gắn kết các nhân viên, tạo ra môi trường làm việc thân thiện, vui vẻ, hiệu quả, góp phần xây dựng các thói quen tốt và văn hóa ứng xử tích cực giữa các thành viên trong tổ chức, qua đó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Xây dựng và phát triển thương hiệu Mỗi người lao động đều là hình ảnh đại diện và người phát ngôn của doanh nghiệp với bên ngoài. Theo MSL Group: “ Thông điệp của thương hiệu tăng 561% lượt tiếp cận khi được chia sẻ bởi nhân viên thay vì qua tài khoản mạng xã hội của chính doanh nghiệp”. Một chiến lược TTNB hiệu quả giúp nhân viên nắm rõ giá trị cốt lõi, sứ mệnh của doanh nghiệp, có thiện cảm, tin tưởng và gắn bó với tổ chức, qua đó bản thân nhân viên và những thông điệp mà nhân viên chia sẻ có ảnh hưởng tích cực tới cộng đồng, nhà đầu tư, khách hàng, giới truyền thông,. giúp nâng cao sức ảnh hưởng của doanh nghiệp.
Đây là một kênh truyền thông thương hiệu hiệu quả, tiết kiệm mà các doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng. Kết nối chiến lược kinh doanh, thúc đẩy phát triển doanh nghiệp 11 Mối quan hệ tốt tạo điều kiện cho các phòng ban trao đổi kinh nghiệm, tăng sự phối hợp trong giải quyết công việc, các nhân viên tự tin bày tỏ quan điểm, sáng kiến với quản lý, các cấp lãnh đạo cũng có thể hiểu được nhu cầu của nhân viên và đáp ứng nó dễ dàng hơn, tạo động lực cho người lao động làm việc. Qua đó các nhân viên cũng sẽ có trách nhiệm hơn với doanh nghiệp, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc. Qua đó, các doanh nghiệp có thể duy trì sự hài lòng và gắn bó của nhân viên đồng thời dễ dàng đạt được các mục tiêu của mình hơn.
Các phương tiện truyền thông nội bộ 1. Các phương tiện xuất bản in ấn Các phương tiện xuất bản, in ấn là nhóm phương tiện truyền thống, được sử dụng phổ biến ở hầu hết các công ty. Các phương tiện TTNB trong nhóm này gồm có: bảng tin nội bộ, tạp chí nội bộ, sổ tay nhân viên, tờ gấp, tờ rơi,… Những nội dung cơ bản của các các phương tiện xuất bản gồm: giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển, thành tựu, cơ cấu tổ chức công ty, cơ sở vật chất, các sản phẩm, nội quy, quy định mới của công ty, những chính sách pháp luật mới… Các phương tiện này được phát hành nhằm cung cấp và duy trì thông tin liên lạc với người lao động, cung cấp thông tin chung, tạo dựng và củng cố lòng tin giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên, đồng thời khuyến khích người lao động nỗ lực vì mục tiêu chung, nâng cao năng suất lao động. Tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của người lao động cũng như mục tiêu của nhà quản trị, các ấn phẩm này có thể được xuất bản định kỳ như tạp chí, báo cáo, nội san, sổ tay,… hoặc phi định kỳ như tờ gấp, tờ rơi,.
Các phương tiện này cũng có rất nhiều hình thức phân phối như dán ở một vị trí cố định làm bảng thông báo, phát trực tiếp cho nhân viên, dán xung quanh nơi làm việc,… 1. Các phương tiện trực tuyến Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ khiến nhiều phương tiện truyền thông trực tuyến ra đời như: website nội bộ, mạng xã hội nội bộ, email nội bộ. Các phương tiện này có nội dung và mục đích tương tự phương tiện xuất bản in ấn. Tuy có tác dụng vượt trội hơn trong các tình huống khẩn cấp nhưng phương tiện này không thể tác động mạnh tới thái độ của người lao động như phương tiện xuất bản in ấn.
Do đó để đạt 12 được hiệu quả truyền thông cao nhất, các công ty thường phối hợp hai phương tiện này với nhau. Các phương tiện giao tiếp Giao tiếp là nhu cầu cơ bản, phục vụ rất nhiều mục đích của con người, trong đó có truyền thông. Các phương tiện tiện truyền thông trong nhóm các phương tiện giao tiếp gồm có: truyền miệng, họp, phát biểu:… Truyền miệng là phương tiện truyền tải thông tin nhanh nhất, nhưng tính xác thực thấp nhất, thông tin không chính thống, khó kiểm soát và dễ trở thành tin đồn gây nên những hậu quả nghiêm trọng cho công ty. Đó là lý do vì sao các doanh nghiệp cần phải có biện pháp kiểm soát được loại hình truyền thông này.
Các buổi họp được tổ chức nhằm nhiều mục đích như đánh giá tình hình hoạt động của phòng ban, bộ phận, công ty; đề xuất sáng kiến; truyền thông nội quy, quy định mới, … Tùy vào mục đích, các buổi họp có thể tổ chức định kỳ như họp giao ban, họp phòng hàng tuần hoặc phi định kỳ như đề xuất ý kiến, giải pháp; xử lý vấn đề đột xuất. Các bài phát biểu thường được sử dụng trong các sự kiện của công ty như ký kế hợp đồng, các sự kiện.