CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Phương thức thanh toán là cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch, mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó, chia ra làm hai nhóm cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt Phương thức thanh toán bằng tiền mặt là bên mua xuất tiền ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: Thanh toán bằng Việt Nam đồng Thanh toán bằng ngoại tệ Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng Thanh toán bằng vàng, bạc, kim loại quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị như tiền.
Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt ngày càng được sử dụng phổ biến bởi tính tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông. Có thể kể ra một số loại phương thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau: Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, phương thức thanh toán nhờ thu phiếu trơn, phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ, phương thức tín dụng chứng từ… Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi thường được các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng có quan hệ buôn bán với doanh nghiệp từ trước và cùng một quốc gia, đây là phương thức thanh toán có lợi cho doanh nghiệp bởi thủ tục đơn giản. Phương thức nhờ thu phiếu trơn là phương thức thanh toán mà trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền của người mua trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ là phương thức thanh toán trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng.
Phương thức tín dụng chứng từ là sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của người mở thư tín dụng cam kết hay cho phép ngân hàng khác chi trả hoặc chấp nhận hối phiếu cho một người trong phạm vi số tiền của thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân 3 hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp những quy định đề ra trong thư tín dụng. Nội dung kế toán thanh toán với người mua (khách hàng) 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với người mua (khách hàng) được ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ liên quan. Sổ chi tiết được mở cho từng khách hàng thường xuyên, các khách hàng không thường xuyên được ghi chép trên cùng một sổ.
Số liệu của các sổ chi tiết hoàn toàn độc lập nhau, không được bù trừ giữa các khoản trả trước và chưa trả của các khách hàng khác nhau, chỉ được bù trừ công nợ của cùng một khách hàng. Kế toán chi tiết cần phải phân loại các khoản nợ: nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý 1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo có Tài khoản sử dụng: TK 131 - Phải thu khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình doanh thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
TK 131 có kết cấu và nội dung như sau: Bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ. Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Xóa sổ khoản phải thu khách hàng không được thu Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ Bên Có: Số tiền khách hàng đã trả nợ Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của người bán Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại Doanh thu của số hàng người bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) 4 Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng Số dư bên Có: Phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn” Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 131 Sổ chi tiết phải thu khách hàng Sổ tổng hợp TK 131 1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư xuất bán, dịch vụ đã được cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi sổ tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu: Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, ghi: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Trường hợp giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại: Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi: 5 Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán Có TK 131 – Phải thu khách hàng Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131 – Phải thu khách hàng Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xóa sổ: Căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ ghi: Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (Số đã lập dự phòng) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131 – Phải thu khách hàng Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản bên ngoài Bảng cân đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người mắc nợ số tiền đó Cuối niên độ kế toán, số dự nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính: Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính nhỏ hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính nhỏ hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 131 – Phải thu của khách hàng 6 131-Phải thu của khách hàng 635 511, 515 Chiết khấu thanh toán Doanh thu Tổng giá thanh toán 521,531, 532 Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại 3331 Thuế GTGT 3331 (nếu có) Thuế GTGT 711 (nếu có) Tổng số tiền Thu nhập do khách hàng phải 111, 112, 113 thanh lý, thanh toán nhượng bán TSCĐ chưa thu tiền Khách hàng ứng trước hoặc thanh toán tiền 331 111, 112 Bù trừ nợ Các khoản chi hộ khách hàng 139, 642 Nợ khó đòi xử lý xóa sổ Sơ đồ 1.
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Nội dung kế toán thanh toán với người bán (nhà cung cấp) 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán. Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả.