Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới đẩy mạnh xu thế khu vực hóa và toàn cầu hóa, sự phụ thuộc lẫn nhau về kinh tế và thương mại giữa các quốc gia ngày càng trở nên sâu sắc. Đối với Việt Nam, xuất phát điểm từ một quốc gia nông nghiệp với nhiều hạn chế về trình độ khoa học kỹ thuật, con đường ngắn nhất để thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế là nhanh chóng tiếp cận công nghệ, máy móc và kỹ thuật tiên tiến từ các quốc gia phát triển. Trong tiến trình này, hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng, vừa giúp khai thác tối đa nguồn lực trong nước, vừa tiếp thu kịp thời các thành tựu khoa học - công nghệ thế giới, thúc đẩy tái sản xuất mở rộng liên tục và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Trước yêu cầu thực tiễn đó, Công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu Tư (ITD) - doanh nghiệp trực thuộc Viện Máy và Dụng Cụ Công Nghiệp (Bộ Công Nghiệp) - đứng trước nhiệm vụ nhập khẩu máy móc, dây chuyền thiết bị công nghiệp hiện đại phục vụ nhu cầu sản xuất của các doanh nghiệp nội địa với chi phí tối ưu và hiệu quả cao nhất. Nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và hạn chế rủi ro thương mại, việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu là một yêu cầu cấp thiết.
Đề tài chuyên đề thực tập tốt nghiệp xác định các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cốt lõi và các bước cơ bản trong quy trình nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình nhập khẩu tại Công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu Tư (ITD), xác định các kết quả đạt được, những điểm mạnh và các tồn tại hạn chế trong quá trình thực hiện.
- Đề xuất một số giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện hơn nữa quy trình nhập khẩu máy móc, thiết bị tại công ty trong thời gian tới.
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa (máy móc, thiết bị công nghiệp).
- Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Hoạt động nhập khẩu tại Công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu Tư (ITD).
- Về thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh và kim ngạch nhập khẩu của công ty giai đoạn 2000 - 2004.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề xây dựng khung lý thuyết dựa trên các nguyên lý ngoại thương và nghiệp vụ xuất nhập khẩu tiêu chuẩn:
- Khung lý thuyết quy trình nhập khẩu: Mô hình quy trình nghiệp vụ ngoại thương khép kín gồm 3 giai đoạn chính: (1) Nghiên cứu thị trường (trong nước và quốc tế); (2) Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương; (3) Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
- Hệ thống nguyên tắc và công cụ nghiệp vụ: Quy tắc soạn thảo hợp đồng 5C (Clear - Rõ ràng, Complete - Đầy đủ, Concise - Ngắn gọn, Correct - Chính xác, Courteous - Lịch sự); các điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterms (như FOB, CIF, CIP, CFR, FCA, DDU); các phương thức thanh toán quốc tế (Thư tín dụng L/C, Chuyển tiền T/T, Nhờ thu D/P và D/A, Tiền mặt).
- Khung pháp lý điều chỉnh: Luật Thương mại Việt Nam, Luật Thuế xuất khẩu, Thuế nhập khẩu, các quyết định quản lý của Bộ Thương Mại và Bộ Công Nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng trong văn bản:
- Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, hợp đồng ngoại thương và tài liệu quản lý nội bộ của Công ty ITD giai đoạn 2000 - 2004.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Hệ thống hóa các quy định, văn bản pháp luật và lý thuyết nghiệp vụ; phân tích từng khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng tại doanh nghiệp.
- Phương pháp thống kê mô tả và so sánh: Tổng hợp số liệu theo thời gian, tính toán tỷ lệ tăng trưởng kim ngạch nhập khẩu và so sánh tỷ trọng theo từng thị trường đối tác.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Một số vấn đề cơ bản về quy trình nhập khẩu
Chương I trình bày có hệ thống cơ sở lý luận về quy trình nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp thương mại quốc tế, bao gồm sơ đồ tổng thể và các mắt xích chi tiết:
-
Nghiên cứu thị trường:
- Nghiên cứu thị trường trong nước: Xác định mặt hàng nhập khẩu (quy cách, chất lượng, chu kỳ sống, tỷ suất ngoại tệ), phân tích dung lượng thị trường và 3 nhóm nhân tố tác động (biến đổi theo chu kỳ, biến đổi lâu dài do khoa học công nghệ và chính sách, biến đổi tạm thời do thiên tai/đột biến cung cầu), nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và môi trường kinh doanh.
- Nghiên cứu thị trường quốc tế: Tìm hiểu nguồn cung cấp hàng hóa, chính sách xuất khẩu của nước bạn, vị trí địa lý; nghiên cứu giá cả quốc tế và 5 nhân tố chi phối giá (nhân tố chu kỳ kinh tế, lũng đoạn giá cả, cạnh tranh giữa những người bán, quan hệ cung cầu, và lạm phát tiền tệ).
-
Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương:
- Các bước giao dịch: Hỏi giá (không ràng buộc pháp lý), Phát giá/Chào hàng (chào hàng cố định và chào hàng tự do), Đặt hàng, Hoàn giá (trả giá), Chấp nhận và Xác nhận hợp đồng.
- Hình thức đàm phán: Đàm phán qua thư tín (tiết kiệm chi phí, tiếp cận nhiều đối tác nhưng mất thời gian chờ đợi); Đàm phán qua điện thoại/phương tiện truyền thông (nhanh chóng nhưng thiếu bằng chứng pháp lý); Đàm phán gặp gỡ trực tiếp (tạo sự hiểu biết sâu sắc nhưng tốn kém chi phí, đòi hỏi nghiệp vụ đàm phán cao).
- Ký kết hợp đồng: Bắt buộc lập thành văn bản theo Luật Thương mại Việt Nam, tuân thủ nguyên tắc 5C với đầy đủ các điều khoản chủ yếu (tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, thanh toán, giao nhận, khiếu nại, trọng tài).
-
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
- Bao gồm các khâu tuần tự: Xin giấy phép nhập khẩu (tại Bộ Thương Mại hoặc các bộ chuyên ngành đối với hàng quản lý chuyên dụng); Thuê phương tiện vận tải đường biển/đường hàng không tùy thuộc điều kiện cơ sở giao hàng; Mua bảo hiểm hàng hóa; Làm thủ tục hải quan (mua tờ khai, nộp hồ sơ chứng từ, kiểm hóa, tính và nộp thuế); Nhận hàng từ tàu; Kiểm tra/giám định hàng hóa; Làm thủ tục thanh toán (qua L/C, chuyển tiền, nhờ thu D/A, D/P); Khiếu nại và giải quyết khiếu nại phát sinh.
-
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu:
- Nhân tố bên trong: Bộ máy tổ chức và quản lý hành chính, nguồn lực tài chính (vốn tự có và vốn huy động), chất lượng nguồn nhân lực, tổ chức mạng lưới kinh doanh.
- Nhân tố bên ngoài: Biến động tỷ giá hối đoái, hệ thống chính sách và pháp luật quốc gia/quốc tế (hàng rào thuế quan và phi thuế quan), hạ tầng cơ sở phục vụ ngoại thương (hệ thống cảng biển, mạng lưới ngân hàng, dịch vụ bảo hiểm - giám định), biến động cung cầu trên thị trường quốc tế.
Chương II: Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu Tư
Chương II tập trung phân tích thực trạng hoạt động và quy trình nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty ITD trên cơ sở số liệu thực tế:
- Khái quát về Công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu Tư (ITD):
- Thành lập theo Quyết định số 39/2000/QĐ-BCN ngày 28/6/2000 của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp, là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc Viện Máy và Dụng Cụ Công Nghiệp (IMI - thành lập theo QĐ 56/2002/QĐ-BCN ngày 18/12/2002).
- Trụ sở tại số 4 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa, Hà Nội; diện tích văn phòng 134 m²; tổng vốn đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật đến tháng 5/2003 đạt 217.060.250 đồng.
- Vốn điều lệ là 1.846.033.017 đồng (Vốn ngân sách: 1.497.276.948 đồng; Vốn tự bổ sung: 348.756.069 đồng).
- Cơ cấu tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc và 3 phòng chức năng (Phòng Tài chính tổng hợp, Phòng Kỹ thuật dự án, Phòng Xuất nhập khẩu).
| Chỉ tiêu tài chính (Năm 2000 - 2003) |
Năm 2000 |
Năm 2001 |
Năm 2002 |
Năm 2003 |
| Tổng doanh thu (VNĐ) |
689.593 |
— |
— |
— |
| Giá vốn hàng bán (VNĐ) |
650.602 |
— |
— |
— |
| Lợi tức gộp (VNĐ) |
39.991 |
— |
— |
— |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp (VNĐ) |
38.805 |
— |
— |
— |
| Tổng lợi tức trước thuế (VNĐ) |
3.923 |
— |
— |
— |
| Tổng số tài sản có (VNĐ) |
— |
3.355 |
— |
— |
| Lợi nhuận từ hoạt động XNK (VNĐ) |
— |
9.694 |
— |
— |
| Lợi nhuận sau thuế (VNĐ) |
— |
30.188 |
— |
— |
| Nộp ngân sách (VNĐ) |
— |
569.296 |
— |
— |
(Ghi chú: Số liệu tổng hợp theo các bảng báo cáo tài chính nội bộ của công ty trong văn bản).
- Đặc điểm mặt hàng, thị trường và kim ngạch nhập khẩu:
- Cơ cấu mặt hàng: ITD thực hiện nhập khẩu ủy thác cho công ty mẹ (IMI) và các đơn vị sản xuất trong nước. Mặt hàng chủ lực gồm máy móc, thiết bị cơ khí, tự động hóa như: cân ô tô, cân băng tải định lượng MULTIDOS, thiết bị định lượng than MULTICOR (hãng Schenck Process GmbH - Đức); máy đập, nghiền đá (Hazemag & EPR); máy đóng bao (Haver & Boecker); thiết bị nâng hạ (MAN-TAKRAF); thiết bị điều khiển CNC (Heidenhain, Hermle, Deckel Maho - Đức); máy gia công kim loại tấm (Amada - Nhật Bản); bơm cao áp (Uraca - Đức); thiết bị khoan cọc nhồi thủy lực (MAIT s.a - Italia).
- Thị trường nhập khẩu: Thị trường truyền thống chủ đạo là CHLB Đức (giá trị nhập khẩu lớn nhất, năm 2004 đạt trên 7 tỷ đồng), Singapore, Anh; đồng thời mở rộng sang Pháp, Hà Lan, Italia, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Nga, Ukraine, Mỹ.
- Kim ngạch nhập khẩu: Mỗi năm thực hiện khoảng 100 - 150 hợp đồng nhập khẩu với tổng trị giá từ 15 đến 20 tỷ đồng.
| Năm thực hiện |
Kim ngạch nhập khẩu (Tỷ VNĐ) |
Tốc độ tăng trưởng / Biến động |
| 2001 |
10,079 |
Giai đoạn đầu đi vào hoạt động ổn định |
| 2002 |
15,620 |
Tăng hơn 60% so với năm 2001 |
| 2003 |
18,572 |
Tăng gần 20% so với năm 2002 |
| 2004 |
17,977 |
Giảm nhẹ do giá trị hàng hóa giảm và biến động tiêu thụ nội địa |
- Phân tích thực trạng các bước trong quy trình nhập khẩu tại ITD:
- Nghiên cứu thị trường: Công ty chưa có phòng Marketing riêng; việc nghiên cứu thị trường trong nước do Phòng Xuất nhập khẩu đảm nhận kết hợp toàn bộ cán bộ công nhân viên. Phương pháp nghiên cứu chủ yếu là gián tiếp qua sách báo, internet, bạn hàng nên dữ liệu thu thập chưa có tính hệ thống cao. Đối với thị trường nước ngoài, công ty khai thác thông tin từ các cơ quan thương vụ, catalogue, tạp chí quốc tế và internet.
- Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng: Giao dịch chủ yếu thực hiện qua Fax, Email, Internet và hội chợ triển lãm. Đối với máy móc đã qua sử dụng, công ty gặp khó khăn trong việc đánh giá chính xác giá trị sử dụng và chất lượng còn lại. Hợp đồng ngoại thương sau khi thống nhất được ký kết chính thức qua Fax.
- Tổ chức thực hiện hợp đồng:
- Xin giấy phép nhập khẩu: Xin giấy phép tại Bộ Thương Mại do nhập khẩu máy móc thiết bị sử dụng nguồn vốn ngân sách.
- Thanh toán quốc tế: Phương thức thanh toán chủ yếu là Thư tín dụng (L/C) mở tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), do Phòng Tài chính tổng hợp thực hiện.
- Thuê vận chuyển và mua bảo hiểm: Công ty chủ yếu ký hợp đồng theo điều kiện CIP (người bán chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm). Trong một số trường hợp nhập khẩu theo điều kiện FOB, công ty trực tiếp thuê tàu và mua bảo hiểm tại Bảo Việt hoặc Công ty Cổ phần Bảo hiểm Petrolimex (PJICO).
- Thủ tục hải quan và giao nhận: Hàng hóa được thông quan qua Cảng Hải Phòng, Cảng TP. Hồ Chí Minh, Sân bay Quốc tế Nội Bài hoặc các cửa khẩu đường bộ. Cán bộ kinh doanh thực hiện lập tờ khai, kiểm hóa và tự tính thuế nhập khẩu trước khi đưa hàng về kho hoặc bàn giao thẳng cho đơn vị đặt hàng.
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu Tư
Dựa trên các phân tích thực trạng ở Chương II, tác giả xây dựng định hướng các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ:
- Hoàn thiện công tác nghiên cứu và dự báo thị trường, đề xuất đẩy mạnh phương pháp nghiên cứu trực tiếp, tiếp xúc trực tiếp khách hàng và khảo sát thực địa song song với kênh gián tiếp.
- Nâng cao hiệu quả khâu đàm phán và ký kết hợp đồng, đặc biệt là quy trình thẩm định giá và chất lượng đối với nhóm máy móc thiết bị công nghiệp đã qua sử dụng.
- Tối ưu hóa khâu tổ chức thực hiện hợp đồng: nâng cao sự phối hợp giữa Phòng Xuất nhập khẩu và Phòng Tài chính tổng hợp trong việc mở L/C, kiểm soát hồ sơ chứng từ hải quan và lựa chọn điều kiện giao hàng (Incoterms) có lợi nhất về chi phí vận chuyển, bảo hiểm.
Kết quả và đóng góp
-
Kết quả nghiên cứu thực tế:
- Hệ thống hóa toàn diện các bước nghiệp vụ trong quy trình nhập khẩu máy móc thiết bị công nghiệp của Công ty ITD - một doanh nghiệp hạch toán độc lập thuộc viện nghiên cứu nhà nước.
- Phản ánh trung thực tình hình tăng trưởng kim ngạch nhập khẩu qua 4 năm: từ 10,079 tỷ đồng (năm 2001) tăng lên 15,62 tỷ đồng (năm 2002), đạt đỉnh 18,572 tỷ đồng (năm 2003) và duy trì ở mức 17,977 tỷ đồng (năm 2004) với quy mô từ 100 - 150 hợp đồng/năm.
- Nhận diện rõ cơ cấu thị trường đối tác của công ty, trong đó CHLB Đức là thị trường nhập khẩu lớn nhất (chiếm hơn 7 tỷ đồng năm 2004), đi kèm mối quan hệ bạn hàng với các tập đoàn công nghiệp lớn như Schenck Process, MAN-TAKRAF, Siemens, Amada.
-
Giải pháp và kiến nghị của tác giả:
- Đề xuất tăng cường khảo sát thị trường trực tiếp nhằm khắc phục nhược điểm thiếu hệ thống của dữ liệu thu thập gián tiếp.
- Cải tiến quy trình kiểm định chất lượng kỹ thuật của thiết bị nhập khẩu, kết hợp tận dụng đội ngũ gần 300 chuyên gia kỹ thuật của Viện Máy và Dụng Cụ Công Nghiệp (IMI) trong khâu giám định và tiếp nhận chuyển giao công nghệ.
- Nâng cao tính chủ động trong nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm nội địa nhằm tiết kiệm ngoại tệ thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào điều kiện giao hàng do đối tác nước ngoài chỉ định.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của nghiên cứu: Do điều kiện về thời gian thực tập và giới hạn dữ liệu nội bộ, một số chỉ tiêu tài chính chi tiết trong báo cáo kế toán (các năm 2002, 2003, 2004) chưa được cung cấp đầy đủ các dòng mục con; phương pháp nghiên cứu định tính là chủ yếu, chưa triển khai các mô hình định lượng đánh giá rủi ro tỷ giá.
- Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu quy trình quản trị chuỗi cung ứng thiết bị công nghiệp tích hợp; phân tích chi tiết chi phí logistics khi chuyển đổi linh hoạt giữa các điều kiện giao hàng Incoterms (FOB, CFR, CIP) trong bối cảnh thị trường vận tải biển biến động.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng tham khảo: Sinh viên, học viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Thương mại quốc tế; chuyên viên nghiệp vụ tại các doanh nghiệp nhập khẩu ủy thác máy móc, thiết bị kỹ thuật công nghiệp.
- Nội dung giá trị: Khung lý thuyết chi tiết về các bước giao dịch ngoại thương (từ hỏi giá, hoàn giá đến xác nhận hợp đồng); bộ hồ sơ và trình tự mở L/C tại ngân hàng thương mại; quy trình lập bộ chứng từ khai báo hải quan thực tế đối với hàng hóa kỹ thuật chuyên dụng.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu Tư (ITD) có địa vị pháp lý và cơ cấu vốn như thế nào?
Công ty ITD là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, trực thuộc Viện Máy và Dụng Cụ Công Nghiệp (IMI) - Bộ Công Nghiệp, thành lập theo Quyết định số 39/2000/QĐ-BCN ngày 28/6/2000. Vốn điều lệ của công ty là 1.846.033.017 đồng, bao gồm 1.497.276.948 đồng vốn ngân sách và 348.756.069 đồng vốn tự bổ sung; vốn đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật đến tháng 5/2003 là 217.060.250 đồng.
2. Kim ngạch nhập khẩu của Công ty ITD trong giai đoạn 2001 - 2004 đạt mức bao nhiêu?
Kim ngạch nhập khẩu của công ty đạt 10,079 tỷ đồng năm 2001; tăng lên 15,620 tỷ đồng năm 2002 (tăng hơn 60%); đạt 18,572 tỷ đồng năm 2003 (tăng gần 20%) và đạt 17,977 tỷ đồng năm 2004. Trung bình mỗi năm công ty thực hiện từ 100 đến 150 hợp đồng ngoại thương với tổng giá trị 15 - 20 tỷ đồng.
3. Mặt hàng và thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty là gì?
Mặt hàng nhập khẩu chính là máy móc, thiết bị công nghiệp nặng và tự động hóa (cân ô tô, cân định lượng than MULTICOR, máy đập nghiền đá, máy đóng bao xi măng, thiết bị điều khiển CNC, máy khoan cọc nhồi). Thị trường nhập khẩu lớn nhất là CHLB Đức (năm 2004 đạt trên 7 tỷ đồng), tiếp theo là Singapore, Anh, Italia, Pháp, Hà Lan, Nhật Bản.
4. Điều kiện cơ sở giao hàng và phương thức thanh toán nào được áp dụng phổ biến nhất tại ITD?
Công ty chủ yếu nhập khẩu theo điều kiện giao hàng CIP (đối tác nước ngoài chịu nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm), một số trường hợp mua FOB tự mua bảo hiểm tại Bảo Việt hoặc PJICO. Phương thức thanh toán quốc tế chủ yếu là Thư tín dụng (L/C) mở tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank).
5. Khó khăn lớn nhất của công ty trong khâu đàm phán và nghiên cứu thị trường là gì?
Công ty chưa có phòng Marketing chuyên trách nên thông tin thị trường thu thập gián tiếp còn thiếu tính hệ thống; đồng thời gặp nhiều khó khăn trong việc xác định chính xác giá trị sử dụng và mức giá hợp lý khi đàm phán nhập khẩu các lô máy móc, thiết bị công nghiệp đã qua sử dụng.
Kết luận
Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Chí Thị Thuỳ đã phản ánh một bức tranh toàn diện và chi tiết về thực trạng tổ chức quy trình nhập khẩu máy móc, thiết bị tại Công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu Tư (ITD) trong giai đoạn 2000 - 2004. Thông qua việc phân tích dữ liệu thực tế từ hoạt động kinh doanh, kim ngạch xuất nhập khẩu và các bước nghiệp vụ cụ thể, nghiên cứu đã chỉ ra những điểm mạnh về thị trường đối tác cũng như các hạn chế trong khâu nghiên cứu thị trường và định giá thiết bị cũ. Các giải pháp được đề xuất trong tài liệu mang tính ứng dụng thiết thực, góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình quản lý ngoại thương và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
