CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Khái niệm Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng vật ngang giá chung trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân khác. Vốn bằng tiền là một tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.
Đặc điểm của công tác kế toán vốn bằng tiền Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tượng của gian lận và sai sót. Vì vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí thống nhất của Nhà nước chẳng hạn: lượng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại.
Các hình thức tồn tại : - Tiền Việt Nam: Đây là loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Thúy 1 Lớp: QT1804K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Ngoại tệ: Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: đồng Đô la Mỹ( USD), đồng tiền chung Châu Âu( EURO), đồng yên Nhật(JPY)…. - Vàng bạc, đá quý: Đây là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ.
Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Vốn bằng tiền bao gồm : - Tiền tại quỹ: Bao gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam , ngoại tệ, các loại vàng bạc, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi trong tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng. - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình chuyển đổi từ trạng thái này sang trạng thái khác.
Nguyên tắc hoạch toán vốn bằng tiền - Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá là “đồng Việt Nam” (ký hiệu quốc gia “Đ’’, ký hiệu quốc tế “VND’’) để tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ các loại tiền đó. - Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo đồng Việt Nam quy đổi.
- Nguyên tắc hoạch toán ngoại tệ: Khi lập báo cáo tài chính cần phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố chính thức tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Thúy 2 Lớp: QT1804K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Đối với vàng, bạc, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các đơn vị không đăng ký kinh doanh các loại vàng bạc, đá quý … => Thực hiện đúng các nguyên tắc trên thì việc hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt về các loại vốn bằng tiền của mình. Đồng thời doanh nghiệp còn chủ động trong kế hoạch thu chi, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục và đạt hiệu quả cao nhất.
Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền - Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi bằng tiền của doanh nghiệp và tình hình tăng giảm,thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền. Khóa sổ kế toán tiền mặt cuối ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ. - Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lí vốn bằng tiền của doanh nghiệp, thống nhất các quy định về chứng từ ,thủ tục hoạch toán nhằm kiểm soát và phát hiện kịp thời giúp ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ.
Kiểm tra thường xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất, tránh hiện tượng sai lệch để đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kế toán vốn bằng tiền 1. Kế toán tiền mặt 1. Khái niệm : Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý.
Mọi nghiệp vụ thu, chi bằng tiền mặt và việc bảo quản tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện. Nguyên tắc hạch toán tiền mặt : Chỉ phản ánh vào TK 111 Số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt tại đơn vị. Đối với khoản tiền thu được từ việc bán hàng. Hay một số hoạt động khác mà chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị).
Thì không ghi vào bên Nợ Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Thúy 3 Lớp: QT1804K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Tài khoản 111 “Tiền mặt”. Mà ghi vào bên Nợ Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”. Tiền do ký cược , ký quỹ Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp. Được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị.
Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt - Phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo qui định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt. Ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế. Đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại.
Để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Kế toán chi tiết tiền mặt Kế toán căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền mặt của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng, kèm theo chứng từ gốc có liên quan để tiến hành theo trên sổ quỹ tiền mặt (khi mở sổ kế toán, số dư cuối tháng trước đưa vào số dư đầu tháng này của TK 111, cuối tháng khóa sổ và tổng kết số phát sinh bên nợ, có của tài khoản ). Từ sổ quỹ tiền mặt, kế toán tiến hành lập bảng kê thu chi hàng ngày, sau đó tập hợp bảng kê để lên chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối cùng tiến hành ghi vào sổ cái, số liệu được ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số hiệu ghi trên chứng từ.
Đến cuối tháng kế toán phải khóa sổ, cộng tổng số phát sinh bên nợ, có, tính ra số dư của từng tài khoản để lập bảng cân đối số phát sinh và lên báo cáo tài chính. Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Thúy 4 Lớp: QT1804K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.Chứng từ kế toán sử dụng Phiếu thu (Mẫu số 01-TT): Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu. Do kế toán lập thành ba liên. Trong đó: + Liên1:lưu + Liên2:giao cho người nộp tiền + Liên 3:thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
Đơn vị: Mẫu số 01 – TT Địa chỉ: (Ban hành theo TT số: 200/2014/QĐ-BTC Ngày 24/12/2014 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày…. Họ và tên người nộp:…………………………………………………………. Kèm theo:………………………………………………chứng từ gốc. Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):…………………………………………… + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):………………………………………… + Số tiền quy đổi:……………………………………………………………… Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Thúy 5 Lớp: QT1804K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Phiếu chi(Mẫu số 02-TT): Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền.
Do kế toán lập thành ba liên.Trong đó: + Liên1:lưu + Liên2:giao cho người nhận tiền + Liên3:thủ quỹ và kế toán trưởng dùng chung. Mẫu số 02 – TT Địa chỉ:. (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2014 của BTC) PHIẾU CHI Quyển số:. Họ, tên người nhận tiền:.
chứng từ gốc. Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):. + Số tiền quy đổi: .