Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tài chính và tiền vốn là yếu tố nền tảng đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền vừa đóng vai trò là tiền đề hình thành, vừa là phương tiện thanh toán các khoản nợ, mua sắm vật tư, hàng hóa và là kết quả của quá trình tiêu thụ sản phẩm, thu hồi công nợ. Do đặc tính có tính thanh khoản cao và luân chuyển liên tục, vốn bằng tiền là đối tượng rất dễ phát sinh gian lận, thất thoát hoặc sai sót nếu không được tổ chức quản lý chặt chẽ. Việc hạch toán chính xác, kịp thời dòng tiền giúp ban lãnh đạo nắm bắt thực lực tài chính, điều hòa nguồn vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Trần Thị Bích Ngọc đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân".
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể qua 3 nội dung:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo các quy định hiện hành.
- Khảo sát, tìm hiểu và mô tả thực trạng công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân.
- Đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán cho công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ và kế toán tiền gửi ngân hàng.
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân (địa chỉ: Tổ Kha Lâm 6, phường Nam Sơn, quận Kiến An, thành phố Hải Phòng).
- Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập, minh họa và phân tích trong kỳ kế toán tháng 01 năm 2017 (khóa luận bảo vệ năm 2019).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và văn bản pháp lý được khóa luận vận dụng là Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Về mặt học thuật và nguyên tắc kế toán, tác giả hệ thống hóa các nguyên tắc quản lý tiền tệ thống nhất (sử dụng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ ghi sổ), nguyên tắc cập nhật số liệu liên tục, nguyên tắc quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ (đích danh hoặc bình quân gia quyền), cùng các quy định quản lý lưu thông tiền tệ qua hệ thống ngân hàng thương mại.
Hệ thống tài khoản và chứng từ kế toán được xây dựng trên cơ sở chuẩn mực:
- Tài khoản hạch toán: TK 111 (Tiền mặt) với hai tài khoản cấp hai là TK 1111 (Tiền Việt Nam) và TK 1112 (Ngoại tệ); TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) với hai tài khoản cấp hai là TK 1121 (Tiền Việt Nam) và TK 1122 (Ngoại tệ).
- Chứng từ kế toán: Phiếu thu (Mẫu số 01-TT), Phiếu chi (Mẫu số 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT), Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT), Biên lai thu tiền (Mẫu số 06-TT), Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bảng sao kê ngân hàng và Ủy nhiệm chi.
- Hình thức tổ chức sổ sách lý thuyết: Khảo sát 4 hình thức ghi sổ theo quy định gồm Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng gồm:
- Phương pháp thu thập dữ liệu kế toán: Thu thập các chứng từ kế toán gốc, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo ngân hàng và hệ thống sổ sách kế toán (sổ quỹ, sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản) tại Phòng Tài chính - Kế toán của doanh nghiệp.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và mô tả thực tế: Trình bày chi tiết luồng luân chuyển chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo từng tình huống cụ thể.
- Phương pháp sơ đồ hóa: Sử dụng sơ đồ để minh họa quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi, trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp và tổ chức bộ máy kế toán.
Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu là các tài liệu kế toán thực tế, số liệu hạch toán quý I/2017 (trọng tâm là tháng 01/2017) do Phòng Tài chính - Kế toán Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân cung cấp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ lý luận nền tảng về vốn bằng tiền theo tinh thần Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tác giả làm rõ khái niệm vốn bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động thực hiện chức năng vật ngang giá chung trong các quan hệ trao đổi, mua bán. Khóa luận phân loại vốn bằng tiền theo hình thái tài sản (tiền Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý) và theo trách nhiệm quản lý (tiền mặt tại quỹ - TK 111, tiền gửi ngân hàng - TK 112).
Chương này trình bày chi tiết các nguyên tắc hạch toán và nội dung nghiệp vụ:
- Kế toán tiền mặt tại quỹ: Quy định mở sổ quỹ, trình tự lập và luân chuyển chứng từ phiếu thu/phiếu chi thành 3 liên, vai trò đối chiếu số liệu hàng ngày giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt. Tác giả thiết lập sơ đồ hạch toán tổng quát cho TK 1111 (tiền Việt Nam) và TK 1112 (ngoại tệ), làm rõ việc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái thông qua TK 515 (Doanh thu tài chính), TK 635 (Chi phí tài chính) và TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Nguyên tắc phát hành chứng từ thanh toán trong phạm vi số dư tiền gửi, quy trình đối chiếu số liệu sổ sách doanh nghiệp với sổ phụ, giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng. Sơ đồ hạch toán TK 1121 và TK 1122 được trình bày đối ứng với các tài khoản thanh toán nợ (TK 331, TK 341), thu hồi nợ (TK 131, TK 141), chi phí (TK 642, TK 154) và doanh thu (TK 511, TK 711).
- Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Trình bày đặc trưng, điều kiện áp dụng và sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân
Chương 2 mô tả chi tiết thực tế tổ chức và hạch toán tại đơn vị thực tập:
- Khái quát doanh nghiệp: Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân thành lập ngày 03/04/2014; mã số thuế: 0201421022; vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng; trụ sở tại Tổ Kha Lâm 6, phường Nam Sơn, quận Kiến An, TP. Hải Phòng; Giám đốc là ông Nguyễn Văn Mến. Ngành nghề kinh doanh bao gồm bán buôn/bán lẻ đồ nội thất gia đình (giường, tủ, bàn ghế), bán buôn vật liệu và thiết bị lắp đặt xây dựng, san lấp mặt bằng, hoàn thiện công trình trang trí nội thất.
- Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Sản xuất, Phòng Tài chính - Kế toán và hệ thống Cửa hàng bán lẻ. Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm 02 người: 01 Kế toán trưởng (kiêm nhiệm toàn bộ phần hành kế toán thanh toán, doanh thu, chi phí, TSCĐ, CCDC) và 01 Thủ quỹ (kiêm nhiệm công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và chi trả tiền lương).
- Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; đơn vị tiền tệ ghi sổ là VNĐ; phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung.
- Thực trạng kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Đơn vị chỉ phát sinh giao dịch bằng tiền đồng Việt Nam (VNĐ), không có ngoại tệ hay vàng tiền tệ. Quy trình hạch toán được minh họa cụ thể qua 4 nghiệp vụ điển hình trong tháng 01/2017 kèm theo trích lục hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 111 và sổ quỹ:
- Nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt (04/01/2017): Bán 01 chiếc tủ kệ cho Công ty CP công trình Nhà Việt theo HĐ GTGT số 000037, giá chưa thuế 10.800.000 đồng, thuế GTGT 10% là 1.080.000 đồng, tổng tiền thanh toán 11.880.000 đồng; lập Phiếu thu số 06 (Nợ TK 1111: 11.880.000 đồng / Có TK 511: 10.800.000 đồng, Có TK 3331: 1.080.000 đồng).
- Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ (18/01/2017): Bà Nguyễn Thị Hợi rút tiền từ tài khoản Vietinbank về nhập quỹ tiền mặt số tiền 50.000.000 đồng theo Phiếu thu số 11 (Nợ TK 111: 50.000.000 đồng / Có TK 112: 50.000.000 đồng).
- Nghiệp vụ tạm ứng tiền mặt (20/01/2017): Căn cứ Giấy đề nghị tạm ứng số 02, kế toán lập Phiếu chi số 17 tạm ứng cho ông Nguyễn Văn Nam (Bộ phận bán hàng) số tiền 5.000.000 đồng để mua văn phòng phẩm (Nợ TK 141: 5.000.000 đồng / Có TK 111: 5.000.000 đồng).
- Nghiệp vụ mua vật tư thanh toán bằng tiền mặt (05/01/2017): Mua 500 chiếc bản lề bằng thép của Công ty TNHH Hùng Gia theo HĐ GTGT số 000040, đơn giá 7.500 đồng/chiếc, thành tiền 3.750.000 đồng, thuế GTGT 10% là 375.000 đồng; lập Phiếu chi số 05 thanh toán 4.125.000 đồng (Nợ TK 1522: 3.750.000 đồng, Nợ TK 133: 375.000 đồng / Có TK 111: 4.125.000 đồng).
- Hạch toán tiền gửi ngân hàng: Doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank), theo dõi biến động tăng giảm qua sổ chi tiết tài khoản tiền gửi, giấy báo Nợ (GBN số 298, GBN số 302), giấy nộp tiền (số 393), lệnh chi (số 389) và đối chiếu sao kê định kỳ.
Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân
Chương 3 tổng kết các đánh giá thực trạng và đưa ra các đề xuất hoàn thiện:
- Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán tinh gọn, phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ; vận dụng đúng hệ thống tài khoản và biểu mẫu chứng từ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; hình thức Nhật ký chung giúp theo dõi tuần tự các nghiệp vụ phát sinh; công tác lưu trữ hóa đơn, chứng từ tương đối đầy đủ.
- Hạn chế tồn tại:
- Nhân sự phòng kế toán quá ít (01 kế toán làm việc kiêm nhiệm hầu hết các phần hành kế toán tổng hợp, thanh toán, doanh thu, tài sản) dẫn đến áp lực công việc lớn, tiềm ẩn nguy cơ chậm trễ hoặc sai sót.
- Công tác kiểm kê quỹ tiền mặt chưa được tiến hành định kỳ, thường xuyên và chặt chẽ vào cuối mỗi tháng; thiếu biên bản kiểm kê quỹ chính thức.
- Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận (bán hàng, sản xuất, kế toán, thủ quỹ) còn chậm, chưa có sổ giao nhận chứng từ để theo dõi trách nhiệm bàn giao.
- Doanh nghiệp chưa ứng dụng phần mềm kế toán máy chuyên nghiệp, việc tính toán và ghi sổ chủ yếu thực hiện thủ công hoặc trên bảng tính cơ bản, làm tăng thời gian xử lý và khóa sổ.
- Các giải pháp/kiến nghị cụ thể:
- Kiến nghị 01 - Hoàn thiện việc kiểm kê quỹ vào cuối tháng hoặc định kỳ: Xây dựng quy chế kiểm kê bắt buộc định kỳ cuối mỗi tháng giữa Kế toán trưởng và Thủ quỹ; ban hành mẫu "Bảng kiểm kê quỹ" (Biểu mẫu 3.1) để ghi nhận chi tiết số tiền kiểm kê thực tế theo từng mệnh giá, so sánh với số dư trên sổ quỹ và xác định nguyên nhân xử lý kịp thời nếu có chênh lệch thừa/thiếu.
- Kiến nghị 02 - Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ: Thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, áp dụng mẫu "Sổ giao nhận chứng từ" (Biểu mẫu 3.2) ghi nhận rõ ngày tháng, tên chứng từ, số lượng, người giao, người nhận nhằm kiểm soát chặt chẽ thời gian chuyển giao chứng từ gốc về phòng kế toán để ghi sổ kịp thời.
- Kiến nghị 03 - Ứng dụng phần mềm kế toán trên máy tính: Đề xuất doanh nghiệp đầu tư trang bị phần mềm kế toán chuyên dụng nhằm tự động hóa quy trình nhập liệu từ chứng từ gốc, tự động cập nhật sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết và kết xuất nhanh chóng báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị dòng tiền.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân với các dữ liệu cụ thể:
| STT |
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Tháng 01/2017) |
Chứng từ kế toán sử dụng |
Định khoản kế toán (Nợ/Có) |
Số tiền thực tế (VNĐ) |
| 1 |
Bán tủ kệ cho Công ty CP công trình Nhà Việt |
HĐ GTGT số 000037, Phiếu thu số 06 |
Nợ TK 1111: 11.880.000
Có TK 511: 10.800.000
Có TK 3331: 1.080.000 |
11.880.000 |
| 2 |
Mua 500 bản lề của Công ty TNHH Hùng Gia |
HĐ GTGT số 000040, Phiếu chi số 05 |
Nợ TK 1522: 3.750.000
Nợ TK 133: 375.000
Có TK 1111: 4.125.000 |
4.125.000 |
| 3 |
Rút tiền gửi ngân hàng Vietinbank về nhập quỹ |
Phiếu thu số 11 (Người nộp: Nguyễn Thị Hợi) |
Nợ TK 111: 50.000.000
Có TK 112: 50.000.000 |
50.000.000 |
| 4 |
Tạm ứng mua văn phòng phẩm (Nguyễn Văn Nam) |
Giấy tạm ứng số 02, Phiếu chi số 17 |
Nợ TK 141: 5.000.000
Có TK 111: 5.000.000 |
5.000.000 |
Các đề xuất và đóng góp của đề tài:
- Hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Đề xuất 3 giải pháp mang tính khả thi gắn liền với hai biểu mẫu nghiệp vụ cụ thể gồm Bảng kiểm kê quỹ (Biểu mẫu 3.1) và Sổ giao nhận chứng từ (Biểu mẫu 3.2).
- Cung cấp dẫn chứng thực tế về việc áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC trong mô hình hạch toán Nhật ký chung tại một doanh nghiệp thương mại - sản xuất nội thất.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế:
- Phạm vi khảo sát số liệu thực tế tại doanh nghiệp chỉ giới hạn trong tháng 01 năm 2017, chưa bao quát toàn bộ các chu kỳ kinh doanh biến động trong năm tài chính.
- Đơn vị nghiên cứu trong kỳ khảo sát chỉ phát sinh nghiệp vụ vốn bằng tiền bằng đồng Việt Nam (VNĐ), không phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ hoặc vàng tiền tệ; do đó khóa luận chưa phản ánh và kiểm nghiệm được thực tiễn hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái tại doanh nghiệp.
- Hướng nghiên cứu tiếp:
- Mở rộng phạm vi khảo sát số liệu kế toán trọn vẹn cả năm tài chính để đánh giá đầy đủ tính chu kỳ của dòng lưu chuyển tiền tệ.
- Nghiên cứu hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro thanh khoản khi doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh hoặc phát sinh hoạt động xuất nhập khẩu có sử dụng ngoại tệ.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cấu trúc, phương pháp trình bày khóa luận tốt nghiệp theo định hướng nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp; nắm vững kỹ thuật hạch toán phần hành vốn bằng tiền theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Kế toán viên tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa: Tham khảo quy trình thiết lập chứng từ thu - chi, cách thức mở và ghi chép Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, TK 112 và mẫu Sổ giao nhận chứng từ, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt.
- Nội dung đáng tham khảo nhất: Phần trích lục biểu mẫu chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng) đối chiếu với sổ sách kế toán ở Chương 2 và các biểu mẫu kiến nghị ở Chương 3.
Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp trong khóa luận áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung, phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Hồng Quân được bố trí như thế nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 02 nhân sự: 01 Kế toán trưởng kiêm nhiệm kế toán thanh toán, doanh thu, chi phí, TSCĐ, CCDC và 01 Thủ quỹ kiêm nhiệm công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và thanh toán tiền lương.
3. Công ty Hồng Quân có phát sinh giao dịch vốn bằng tiền bằng ngoại tệ không?
Theo phản ánh trong khóa luận, tại Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân chỉ có tiền mặt và tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam đồng (VNĐ), không phát sinh nghiệp vụ tiền mặt hay tiền gửi bằng ngoại tệ.
4. Tác giả đã đưa ra những kiến nghị cụ thể nào ở Chương 3 để hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị?
Tác giả đề xuất 3 kiến nghị chính: (1) Hoàn thiện việc kiểm kê quỹ định kỳ/cuối tháng và lập Bảng kiểm kê quỹ; (2) Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ thông qua việc mở Sổ giao nhận chứng từ; (3) Đầu tư và ứng dụng phần mềm kế toán trên máy tính.
5. Những chứng từ kế toán tiền mặt nào được đơn vị sử dụng trong các nghiệp vụ minh họa?
Các chứng từ được sử dụng gồm Hóa đơn GTGT (số 000037, số 000040), Phiếu thu (số 06, số 11), Phiếu chi (số 05, số 17) và Giấy đề nghị tạm ứng (số 02).
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Bích Ngọc đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tại Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân thông qua các chứng từ, sổ sách kế toán cụ thể. Mặc dù bộ máy kế toán của công ty vận hành tương đối ổn định theo hình thức Nhật ký chung, nghiên cứu đã chỉ ra các điểm nghẽn về kiêm nhiệm nhân sự, kiểm kê quỹ và luân chuyển chứng từ thủ công. Các giải pháp đề xuất về biểu mẫu kiểm kê, sổ theo dõi chứng từ và ứng dụng phần mềm kế toán mang tính thực tiễn, đóng góp thiết thực cho việc nâng cao hiệu quả quản lý vốn bằng tiền tại doanh nghiệp.
