Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra thường xuyên và đa dạng, bao gồm quan hệ thanh toán với Ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ, thanh toán với người lao động, cũng như các quan hệ thanh toán với bạn hàng. Trong đó, các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán chiếm mật độ cao nhất, diễn ra liên tục và gắn liền trực tiếp với hai quá trình cốt lõi: mua sắm vật tư, hàng hóa và tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ. Các phương thức và hình thức thanh toán được áp dụng tác động trực tiếp đến dòng chu chuyển vốn bằng tiền, các khoản phải thu khách hàng cũng như nghĩa vụ nợ phải trả, từ đó quyết định tính lành mạnh của tình hình tài chính doanh nghiệp.

Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực vận tải và thương mại xuất nhập khẩu, kế toán thanh toán không chỉ dừng lại ở nhiệm vụ ghi chép, phản ánh nghiệp vụ phát sinh mà còn phải tham mưu cho ban quản lý trong việc thu hồi nợ kịp thời, tối ưu hóa vòng quay vốn, cân đối nguồn chi trả và hạn chế tối đa rủi ro tín dụng thương mại. Nhận thức được yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Phạm Thị Ái Linh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường".

Nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm 3 nội dung:

  1. Tìm hiểu lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường.
  3. Đánh giá những ưu điểm và khuyết điểm cơ bản trong công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại doanh nghiệp; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại đơn vị thực tập.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (khách hàng) và người bán (nhà cung cấp) trong doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường (địa chỉ: Số 823 đường Nguyễn Bỉnh Khiêm, phường Đông Hải 1, quận Hải An, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian và nguồn tư liệu: Sử dụng dữ liệu hạch toán, hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán phát sinh trong năm tài chính 2018 tại doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp lý hiện hành của Nhà nước và chuẩn mực kế toán doanh nghiệp Việt Nam, trọng tâm là:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa; Luật Doanh nghiệp và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hóa đơn chứng từ, quản lý ngoại hối và nghĩa vụ thuế.
  • Hệ thống phương thức thanh toán: Khóa luận phân tích hai nhóm phương thức thanh toán cơ bản gồm thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt (bao gồm phương thức Ủy nhiệm chi, Nhờ thu phiếu trơn, Nhờ thu kèm chứng từ và Tín dụng chứng từ - Thư tín dụng L/C).
  • Nguyên tắc kế toán công nợ và tỷ giá:
    • Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng lần thanh toán và kỳ hạn nợ (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng).
    • Định kỳ đối chiếu, kiểm tra số dư nợ và lập biên bản xác nhận công nợ bằng văn bản đối với các khách hàng, nhà cung cấp có dư nợ lớn hoặc giao dịch thường xuyên.
    • Tuyệt đối không bù trừ giữa các khoản phải thu và các khoản nhận ứng trước của người mua, cũng như không bù trừ giữa nợ phải trả và số tiền đã ứng trước cho người bán khi trình bày trên Báo cáo tài chính.
    • Đối với giao dịch có gốc ngoại tệ: theo dõi đồng thời nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam (VND). Doanh thu áp dụng tỷ giá mua vào, chi phí áp dụng tỷ giá bán ra của ngân hàng thương mại nơi mở tài khoản tại thời điểm giao dịch. Đánh giá lại số dư tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính qua Tài khoản 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
  • Hệ thống tài khoản và hình thức sổ: Khung lý thuyết phân tích kết cấu và phương pháp hạch toán của Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng), Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán), cùng các tài khoản liên quan (TK 111, TK 112, TK 133, TK 152, TK 153, TK 211, TK 241, TK 333, TK 511, TK 515, TK 611, TK 632, TK 635, TK 711). Khóa luận đối chiếu 4 hình thức tổ chức sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC gồm: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ cái và Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai kết hợp giữa nghiên cứu lý luận và quan sát, thu thập dữ liệu thực tế tại thực địa:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Tiếp cận trực tiếp hồ sơ, chứng từ kế toán gốc (hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ, biên bản bàn giao) và hệ thống sổ kế toán (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, TK 331, Sổ chi tiết thanh toán) tại Phòng Tài chính kế toán của Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản - ghi kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán để mô tả, phân tích quy trình ghi nhận công nợ.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Tổng hợp số liệu tài chính qua các năm, lập bảng biểu đối chiếu giữa quy định chuẩn mực với việc vận dụng thực tế tại doanh nghiệp nhằm chỉ ra sự tương thích và những điểm còn bất cập.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Nội dung chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết nền tảng về nghiệp vụ thanh toán thương mại:

  • Phương thức và hình thức thanh toán: Làm rõ sự chuyển biến từ thanh toán tiền mặt sang thanh toán không dùng tiền mặt trong nền kinh tế hiện đại; phân tích chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ của các phương thức thanh toán ngân hàng (ủy nhiệm chi, nhờ thu, L/C).
  • Kế toán thanh toán với người mua: Phân tích nguyên tắc ghi nhận nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn; trình bày kết cấu Tài khoản 131. Tài khoản này mang tính chất lưỡng tính (dư Nợ phản ánh số tiền còn phải thu, dư Có phản ánh số tiền khách hàng ứng trước); quy định chứng từ bắt buộc (hóa đơn GTGT 3 liên, phiếu xuất kho 3 liên, phiếu thu 3 liên, giấy báo có). Trình bày sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền, thu hồi nợ, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và chênh lệch tỷ giá.
  • Kế toán thanh toán với người bán: Trình bày nguyên tắc theo dõi các nghĩa vụ nợ phải trả theo từng nhà cung cấp và kết cấu Tài khoản 331 (dư Có phản ánh nợ phải trả, dư Nợ phản ánh số tiền trả trước cho người bán). Phân định quy trình hạch toán mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định chưa trả tiền theo hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ; hạch toán chi phí nhận dịch vụ ngoài, nhận thầu xây lắp, mua hàng đại lý, ủy thác nhập khẩu và các khoản xử lý nợ không tìm thấy chủ nợ (ghi tăng TK 711).
  • Kế toán giao dịch ngoại tệ: Quy định nguyên tắc sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch và tỷ giá ghi sổ; hạch toán lãi tỷ giá vào TK 515, lỗ tỷ giá vào TK 635; phương pháp xử lý chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện tại thời điểm lập báo cáo qua TK 413.
  • Hệ thống sổ sách kế toán: Trình bày đặc điểm, thành phần sổ và quy trình ghi sổ của 4 hình thức kế toán (Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ cái, Kế toán máy) làm thước đo đối chiếu với thực tiễn doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm tổ chức hoạt động, bộ máy quản lý và quy trình kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Khái quát đơn vị: Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường thành lập theo Giấy phép kinh doanh số 0201027019 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp ngày 30/12/2009, hoạt động chính thức từ 15/01/2010. Ngành nghề kinh doanh gồm: vận tải hàng hóa đường bộ, ven biển, viễn dương, thủy nội địa; kho bãi; bốc xếp; đại lý và ủy thác xuất nhập khẩu; buôn bán vải, kim loại, máy móc thiết bị... Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc chỉ đạo trực tiếp 5 phòng chức năng (Hành chính, Kinh doanh, Tài chính kế toán, Nhân sự, Kỹ thuật) cùng 3 đội xe, 3 bến bãi và phân xưởng bảo dưỡng.
STT Chỉ tiêu tài chính năm 2018 Giá trị ghi nhận (VNĐ)
1 Doanh thu bán hàng 6.725...
2 Giá vốn hàng bán 6.563...
3 Lợi nhuận gộp 628.162...
4 Doanh thu hoạt động tài chính 2.918...
5 Chi phí tài chính 45.821...
6 Chi phí quản lý kinh doanh 397.055...
7 Lợi nhuận thuần 196.204...
8 Lợi nhuận khác (130.500...)
9 Lợi nhuận trước thuế 66.701...
10 Lợi nhuận sau thuế 52.563...
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 5 nhân sự: Kế toán trưởng (phụ trách chung, báo cáo tài chính, kiểm kê tài sản), Kế toán tiền lương và BHXH (kiêm kế toán tổng hợp), Kế toán TSCĐ và thanh toán (theo dõi xe vận tải, khấu hao, công nợ nhà nước), Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ (hạch toán tiền mặt, tiền gửi, công nợ nội bộ và bạn hàng), Thủ quỹ (quản lý tiền mặt, thu chi, đối chiếu sổ quỹ).
  • Chế độ và chính sách kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, tổ chức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu dựa trên hóa đơn GTGT đã phát hành. Đáng chú ý, văn bản nêu rõ công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
  • Thực tế kế toán thanh toán với người mua, người bán:
    • Phương thức thanh toán: Áp dụng trả ngay (tiền mặt/chuyển khoản đối với khách lẻ, đơn hàng nhỏ) và chậm trả (áp dụng cho khách hàng lớn, giao dịch thường xuyên hoặc theo hợp đồng cung ứng dịch vụ vận tải). Đối với người bán, các hợp đồng có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên bắt buộc thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
    • Quy trình ghi sổ thanh toán người mua (TK 131): Hàng ngày, căn cứ hóa đơn GTGT, giấy báo có, phiếu thu hợp lệ, kế toán vào Sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển số liệu vào Sổ Cái TK 131 và Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Cuối kỳ lập Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 và Bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo tài chính.
    • Nghiệp vụ thực tế minh họa: Khóa luận ghi nhận nghiệp vụ ngày 01/08/2018, Công ty Cổ phần Quốc tế ICCA chuyển khoản ứng trước số tiền 180.000.000 VNĐ theo Hợp đồng kinh tế số 392 (căn cứ Giấy báo có số 202 của ngân hàng). Kế toán phản ánh Nợ TK 112 / Có TK 131 (chi tiết ICCA), vào sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 131. Nghiệp vụ ngày 05/12/2018, phát hành Hóa đơn GTGT số 0000412 cung cấp cước vận chuyển theo Hợp đồng số 154/HĐKT ICCA-VP cho Công ty Cổ phần Quốc tế ICCA với số tiền 792... VNĐ, kế toán ghi nhận doanh thu và tăng nợ phải thu.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường

Căn cứ vào danh mục mục lục khóa luận, nội dung Chương 3 được cấu trúc thành các nội dung chính:

  • Đánh giá thực trạng: Đưa ra nhận xét khách quan về công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại công ty; ghi nhận các mặt tích cực trong việc duy trì bộ máy gọn nhẹ, luân chuyển chứng từ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời chỉ rõ những điểm tồn tại trong quy trình kiểm soát công nợ.
  • Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện: Khẳng định yêu cầu cấp thiết phải chuẩn hóa kế toán thanh toán trong bối cảnh giá cả nguyên liệu (xăng dầu), phí cầu đường biến động mạnh và áp lực cạnh tranh ngành vận tải tại Hải Phòng. Nêu rõ các nguyên tắc hoàn thiện đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán, tiết kiệm chi phí và phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Các giải pháp kiến nghị: Đề xuất các ý kiến cụ thể nhằm hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ, hoàn thiện phương pháp hạch toán, mở sổ theo dõi chi tiết công nợ và tăng cường biện pháp thu hồi nợ tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và cung cấp các kết quả cụ thể về cả phương diện học thuật lẫn thực tiễn hạch toán tại doanh nghiệp:

  • Kết quả thực nghiệm số liệu: Phản ánh bức tranh tài chính năm 2018 của Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường với doanh thu bán hàng đạt trên 6,7 tỷ đồng, lợi nhuận gộp đạt trên 628 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế đạt trên 52,5 triệu đồng. Trích xuất chính xác quy trình lập và luân chuyển chứng từ thanh toán ngân hàng (như Giấy báo có số 202 ngày 01/08/2018 với số tiền ứng trước 180.000.000 VNĐ; Hóa đơn GTGT số 0000412 cước vận chuyển cho khách hàng ICCA).
  • Phát hiện thực tế: Xác định rõ mô hình tổ chức ghi sổ của doanh nghiệp theo hình thức Nhật ký chung, việc tuân thủ nguyên tắc thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn mua vào trên 20.000.000 đồng, và việc ghi nhận công nợ căn cứ trên hóa đơn GTGT xuất bán. Đồng thời, văn bản chỉ ra thực tế công ty chưa tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định chế độ kế toán.
  • Đóng góp của đề tài: Tác giả đã cụ thể hóa các quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC vào đặc thù kinh doanh dịch vụ vận tải và thương mại xuất nhập khẩu; cung cấp góc nhìn thực tiễn về mối quan hệ giữa phòng kế toán với các đội xe, bến bãi và các bộ phận quản lý khác trong việc quản trị dòng tiền và công nợ bạn hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận bộc lộ một số giới hạn gắn liền với phạm vi nghiên cứu thực tế được công bố:

  • Hạn chế:
    • Nghiên cứu chỉ giới hạn trong phạm vi một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường) với quy mô vừa và nhỏ tại địa bàn Hải Phòng.
    • Số liệu phân tích phụ thuộc vào niên độ kế toán năm 2018; công tác kế toán tại đơn vị vẫn chưa triển khai nghiệp vụ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dẫn đến việc đánh giá rủi ro công nợ chưa phản ánh đầy đủ nghiệp vụ dự phòng theo quy định.
    • Phần tài liệu thực trạng trong văn bản trích dẫn mới chỉ phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua, chưa cung cấp trọn vẹn các chứng từ và sổ chi tiết thực tế của phần thanh toán với người bán và các giải pháp chi tiết của Chương 3.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phân tích công tác kế toán thanh toán công nợ gắn với việc xây dựng quy chế quản lý nợ quá hạn và quy trình trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định tài chính hiện hành.
    • Đánh giá sâu hơn tác động của các biến động chi phí đặc thù ngành vận tải (xăng dầu, phí BOT, phí cảng biển) và rủi ro hạ tầng giao thông đối với kỳ hạn và khả năng thanh toán công nợ của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận mang lại giá trị thực tiễn và học thuật cho các nhóm đối tượng nghiên cứu:

  • Đối với sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu là mẫu tham khảo trực quan về kết cấu khóa luận tốt nghiệp hệ đại học chính quy; đặc biệt hữu ích ở phần hệ thống hóa cơ sở lý thuyết tài khoản 131, 331, 413 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và quy trình vận dụng ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
  • Đối với người làm công tác kế toán tại doanh nghiệp vận tải, logistics: Cung cấp quy trình luân chuyển chứng từ thực tế (hóa đơn cước vận chuyển, hợp đồng vận tải, giấy báo có, phiếu thanh toán) giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và đối tác khách hàng thương mại xuất nhập khẩu, hỗ trợ việc thiết lập hệ thống sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng đối tượng khách hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường áp dụng chế độ kế toán và hình thức sổ sách nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính và thực hiện ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

2. Quy định thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản giữa công ty với người bán được thực hiện như thế nào?
Đối với các khoản thanh toán cho người bán có giá trị hợp đồng từ 20.000.000 đồng trở lên, công ty bắt buộc phải thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng. Các hợp đồng có giá trị dưới 20.000.000 đồng được lựa chọn chuyển khoản hoặc chi tiền mặt tùy thỏa thuận giữa hai bên.

3. Tình hình trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi tại Công ty Tùng Cường trong năm 2018 diễn ra ra sao?
Theo công bố chính sách kế toán tại thuyết minh báo cáo tài chính của doanh nghiệp, công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khoản nợ phải thu thương mại và phải thu khác.

4. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty gồm những chức danh nào và mối quan hệ quản lý ra sao?
Bộ máy kế toán của công ty tổ chức tập trung gồm 5 chức danh: Kế toán trưởng, Kế toán tiền lương và BHXH (kiêm kế toán tổng hợp), Kế toán TSCĐ và thanh toán, Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ, và Thủ quỹ.

5. Giao dịch ứng trước tiền của Công ty Cổ phần Quốc tế ICCA được ghi nhận dựa trên chứng từ cụ thể nào?
Giao dịch được thực hiện vào ngày 01/08/2018 với số tiền 180.000.000 VNĐ theo Hợp đồng kinh tế số 392 ngày 28/07/2018, được ghi nhận căn cứ vào Giấy báo có số 202 của ngân hàng (do giao dịch viên NGADTQT lập, mã khách hàng 5942534) vào tài khoản số 102010000965918 của Công ty Tùng Cường.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Ái Linh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán công nợ tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại xuất nhập khẩu Tùng Cường trong năm tài chính 2018. Thông qua hệ thống chứng từ thực tế, bài viết làm rõ phương thức thanh toán, quy trình luân chuyển chứng từ và mô hình ghi sổ Nhật ký chung tại đơn vị vận tải. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cao cho sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán cũng như nhân sự phụ trách kế toán công nợ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.