Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và tiến trình hội nhập quốc tế, tình hình tài chính phản ánh trực tiếp hiệu quả hoạt động cũng như sự an toàn trong vận hành của mỗi doanh nghiệp. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh hóa chất – ngành nghề đặc thù đòi hỏi vốn lưu động lớn và chu chuyển hàng hóa liên tục như Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà (HAIHACHEM), việc quản lý dòng tiền và các mối quan hệ kinh tế phát sinh gắn liền chặt chẽ với quá trình mua vào và bán ra vật tư, hàng hóa. Quan hệ thanh toán với người mua và người bán chiếm mật độ cao, diễn ra thường xuyên, ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục vốn bằng tiền, nợ phải thu và nợ phải trả. Việc theo dõi chặt chẽ công nợ không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời nghĩa vụ thanh toán và tiến độ thu hồi vốn, mà còn là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định quản trị tài chính chính xác.

Xuất phát từ thực tiễn trên, khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà" do sinh viên Phùng Văn Tú thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Văn Thụ tại Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng tập trung giải quyết các nhiệm vụ trọng tâm sau:

  1. Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán công nợ nói riêng tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán, bao gồm quy trình luân chuyển chứng từ, tài khoản sử dụng, sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết liên quan đến các khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà (Địa chỉ: Lô CN5.2P / CN5.2Q, Khu hóa chất hóa dầu, KCN Đình Vũ, phường Đông Hải 2, quận Hải An, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung khảo sát số liệu thực tế phát sinh trong năm tài chính 2021 của doanh nghiệp; thời gian thực hiện nghiên cứu từ ngày 04/04/2022 đến ngày 24/06/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý luận

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Các nội dung lý luận trọng tâm bao gồm:

  • Nguyên tắc hạch toán nợ phải thu (Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng): Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung kinh tế, từng lần thanh toán và thời hạn thu hồi nợ (ngắn hạn không quá 12 tháng hoặc dài hạn trên 12 tháng). Phản ánh riêng các khoản thuế gián thu (GTGT, TTĐB, BVMT), chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán (TK 521), chiết khấu thanh toán (TK 635) và xử lý nợ khó đòi (TK 2293, TK 642).
  • Nguyên tắc hạch toán nợ phải trả (Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán): Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vật tư, dịch vụ, tài sản cố định hoặc nhà thầu xây lắp; định kỳ đối chiếu công nợ bằng văn bản xác nhận; ghi nhận các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng vào doanh thu hoạt động tài chính (TK 515) hoặc các khoản nợ không tìm ra chủ nợ vào thu nhập khác (TK 711).
  • Kế toán nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ: Quy định sử dụng tỷ giá ghi sổ (bình quân gia quyền di động hoặc thực tế đích danh), ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ (TK 515, TK 635) và đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ qua Tài khoản 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
  • Hệ thống sổ sách kế toán: Trình tự ghi sổ theo 5 hình thức quy định tại Phụ lục 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu học thuật và nghiệp vụ kế toán thực tiễn:

  • Phương pháp nghiên cứu lý luận: Thu thập, tổng hợp, phân tích các văn bản quy phạm pháp luật, thông tư hướng dẫn và giáo trình chuyên ngành kế toán tài chính.
  • Phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu thực tế: Tiếp cận thực tế tại Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà để thu thập các chứng từ kế toán gốc (Hóa đơn GTGT, Giấy báo có, Giấy báo nợ, Hợp đồng kinh tế...), hệ thống sổ kế toán chi tiết, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản liên quan năm 2021.
  • Phương pháp hạch toán kế toán và đối chiếu số liệu: Sử dụng phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp ghi sổ kép, phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán để kiểm tra quy trình luân chuyển chứng từ và đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, sổ tổng hợp với Báo cáo tài chính.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Chương này hệ thống hóa các khái niệm, vai trò của công tác kế toán thanh toán và các hình thức thanh toán áp dụng trong doanh nghiệp. Tác giả phân loại hai nhóm hình thức thanh toán cơ bản:

  • Thanh toán bằng tiền mặt: Áp dụng cho các giao dịch quy mô nhỏ (dưới 20 triệu đồng), nghiệp vụ đơn giản.
  • Thanh toán không dùng tiền mặt: Bao gồm ủy nhiệm chi, tín dụng chứng từ (Letter of Credit - L/C), nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.

Tác giả trình bày chi tiết nguyên tắc hạch toán, kết cấu tài khoản, phương pháp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến Tài khoản 131 và Tài khoản 331, bao gồm cả trường hợp thanh toán bằng hàng đổi hàng, hợp đồng xây dựng và các giao dịch có gốc ngoại tệ. Ngoài ra, chương 1 khái quát sơ đồ quy trình xử lý thông tin và trình tự ghi sổ theo từng hình thức kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán máy, Nhật ký - Chứng từ) theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà

1. Tổng quan về đơn vị thực tập

Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà được thành lập ngày 25/01/2018 (mã số thuế 0201851226) và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01/2019. Công ty chuyên kinh doanh các loại dung môi hữu cơ, xút lỏng, cung cấp dịch vụ cho thuê bồn bể chứa hóa chất, dịch vụ logistics và đóng gói sản phẩm tại KCN Đình Vũ, Hải Phòng.

Bộ máy quản lý của công ty gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc và 4 phòng chức năng (Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kế hoạch - Đầu tư, Phòng Kinh doanh - Marketing). Phòng Tài chính - Kế toán tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 7 nhân sự: Trưởng phòng, Phó phòng, Kế toán tổng hợp, Kế toán vật tư, Kế toán thuế, Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ.

2. Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp

  • Chế độ kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC; Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12; Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VND).
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân liên hoàn.
  • Khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
  • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung.

3. Thực trạng kế toán thanh toán công nợ

Công ty áp dụng phương thức thanh toán ngay đối với khách hàng mua lẻ, không thường xuyên; áp dụng phương thức thanh toán gối đầu (gối hàng) đối với khách hàng truyền thống mua số lượng lớn. Hình thức thanh toán chủ yếu là chuyển khoản ngân hàng qua tài khoản mở tại Techcombank (Số TK: 1900.461).

Khóa luận trích dẫn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế trong năm 2021 để mô tả quy trình hạch toán từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ cái:

Ngày GD Số hiệu chứng từ Nội dung nghiệp vụ phát sinh Định khoản kế toán (Nợ/Có) Số tiền (VND)
13/01/2021 HĐ GTGT số 0000216 Bán hóa chất cho Công ty TNHH Dịch vụ Hồng Phú (chưa thanh toán) Nợ TK 131: 39.500.000
Có TK 511: 36.000.000
Có TK 333: 3.500.000		 39.500.000
26/02/2021 Giấy báo có số 253 Công ty TNHH Dịch vụ Hồng Phú chuyển khoản thanh toán tiền hàng Nợ TK 112: 300.000.000
Có TK 131: 300.000.000		 300.000.000
13/03/2021 Hóa đơn số 886 Mua hóa chất của Công ty TNHH Công nghiệp Hóa chất INCHEMCO Nợ TK 156: 238.000.000
Nợ TK 133: 23.500.000
Có TK 331: 261.500.000		 261.500.000
14/04/2021 Giấy báo nợ số 615 Thanh toán tiền cho Công ty TNHH CN Hóa chất INCHEMCO Nợ TK 331: 700.000.000
Có TK 112: 700.000.000		 700.000.000
31/07/2021 Hóa đơn số 916 Mua hóa chất của Công ty TNHH Hóa chất Công nghiệp Đức Giang Nợ TK 156: 485.500.000
Nợ TK 133: 48.250.000
Có TK 331: 534.750.000		 534.750.000
02/08/2021 Giấy báo nợ số 803 Chuyển khoản thanh toán tiền cho Công ty Hóa chất Đức Giang Nợ TK 331: 300.000.000
Có TK 112: 300.000.000		 300.000.000
10/10/2021 Hóa đơn số 1772 Bán hàng cho Công ty TNHH TM và DV Đại Thắng Nợ TK 131: 198.540.000
Có TK 511: 180.400.000
Có TK 333: 18.140.000		 198.540.000
15/10/2021 Giấy báo có số 1087 Công ty TNHH TM và DV Đại Thắng chuyển khoản trả nợ tiền hàng Nợ TK 111 / TK 112: 500.000.000
Có TK 131: 500.000.000		 500.000.000
29/10/2021 HĐ GTGT số 0001887 Bán dung môi IPA, NaOH vảy, Lưu huỳnh cho Công ty Đại Thắng Nợ TK 131: 83.500.000
Có TK 511: 76.000.000
Có TK 333: 7.500.000		 83.500.000

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà

Dựa trên việc đối chiếu giữa lý luận hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và thực tiễn ghi nhận chứng từ tại Hải Hà, tác giả tập trung vào các nhóm giải pháp:

  • Hoàn thiện quy trình luân chuyển và kiểm soát chứng từ thanh toán nhằm hạn chế tình trạng chậm trễ trong việc cập nhật số liệu công nợ.
  • Tăng cường công tác theo dõi chi tiết nợ phải thu và nợ phải trả theo từng kỳ hạn (dưới 12 tháng và trên 12 tháng), phân loại nhóm khách hàng để có chính sách đôn đốc thu hồi nợ kịp thời.
  • Chuẩn hóa quy trình đối chiếu, lập biên bản xác nhận công nợ định kỳ vào cuối tháng/cuối quý với các đối tác lớn như Công ty TNHH Dịch vụ Hồng Phú, Công ty TNHH TM & DV Đại Thắng, Công ty Đức Giang và INCHEMCO.
  • Nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm kế toán nhằm tự động hóa quá trình đối chiếu giữa Sổ chi tiết TK 131, TK 331 với Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính rút ra từ số liệu văn bản

  • Phản ánh đầy đủ chu trình hạch toán thực tế: Khóa luận đã hệ thống hóa và minh họa tường tận các giao dịch mua - bán hóa chất công nghiệp phát sinh trong năm 2021 thông qua hệ thống hóa đơn thực tế (ví dụ Hóa đơn 0000216 trị giá 39,5 triệu đồng; Hóa đơn 0001887 trị giá 83,5 triệu đồng) cùng các lệnh chuyển khoản ngân hàng lớn qua Techcombank (Giấy báo có 253 trị giá 300 triệu đồng; Giấy báo có 1087 trị giá 500 triệu đồng; Giấy báo nợ 615 trị giá 700 triệu đồng).
  • Hệ thống hóa mô hình kế toán tập trung: Khóa luận làm rõ vai trò, chức năng phân nhiệm của từng vị trí trong phòng Tài chính - Kế toán tại một doanh nghiệp kinh doanh hóa chất mới đi vào hoạt động (thành lập 2018, vận hành từ 2019).

Giải pháp và đóng góp của đề tài

  • Làm rõ tính phù hợp của việc áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên đối với doanh nghiệp thương mại có quy mô kho bãi, bồn bể hóa chất lớn tại KCN Đình Vũ.
  • Đề xuất các căn cứ thực tế giúp phòng kế toán công ty tối ưu hóa công tác theo dõi công nợ, quản trị rủi ro nợ khó đòi và đảm bảo khả năng thanh toán liên tục trong hoạt động thương mại dung môi, hóa chất công nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi thời gian thực tập tốt nghiệp (tháng 04/2022 - tháng 06/2022); dữ liệu kế toán minh họa chủ yếu trích xuất từ các nghiệp vụ chọn mẫu trong năm tài chính 2021 của Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà.
  • Hướng mở rộng: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát phân tích toàn diện các chỉ số tài chính, khả năng thanh toán nhanh, quản trị vốn lưu động qua nhiều năm tài chính liên tiếp hoặc tích hợp giải pháp kế toán quản trị công nợ chuyên sâu trên các hệ thống ERP đồng bộ.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, đồ án tốt nghiệp về đề tài kế toán công nợ, kế toán thanh toán hoặc kế toán mua bán hàng hóa.
  • Nội dung đáng giá:
    • Hệ thống định khoản chuẩn mực và sơ đồ luân chuyển chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Chương 1).
    • Mẫu biểu trích xuất thực tế: Hóa đơn GTGT, Giấy báo có ngân hàng, trích Sổ Nhật ký chung mẫu S03a-DN (Chương 2) làm mẫu tham khảo trực quan cho việc trình bày số liệu thực tế tại doanh nghiệp thương mại.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà áp dụng hình thức sổ kế toán nào và theo văn bản pháp lý nào?
Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, hạch toán kế toán theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

2. Phương pháp tính giá xuất kho và phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp là gì?
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp Bình quân liên hoàn.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty Hóa chất Hải Hà được tổ chức theo mô hình nào?
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, đứng đầu là Trưởng phòng kế toán, tiếp theo là Phó phòng kế toán và 5 vị trí phụ trách phần hành nghiệp vụ: Kế toán tổng hợp, Kế toán vật tư, Kế toán thuế, Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ.

4. Khóa luận đưa ra ví dụ minh họa nào về nghiệp vụ thanh toán tiền hàng của khách hàng qua ngân hàng?
Khóa luận minh họa các giao dịch gồm: Ngày 26/02/2021, Công ty TNHH Dịch vụ Hồng Phú thanh toán tiền hàng 300.000.000 đồng qua Giấy báo có số 253; và ngày 15/10/2021, Công ty TNHH TM và DV Đại Thắng thanh toán 500.000.000 đồng theo Giấy báo có số 1087 (tài khoản Techcombank số 1900.461).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phùng Văn Tú đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng công tác hạch toán tại Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà qua hệ thống chứng từ và sổ sách năm 2021. Công trình làm rõ sự vận hành của mô hình kế toán tập trung và hình thức sổ Nhật ký chung trong việc kiểm soát công nợ tại một doanh nghiệp kinh doanh hóa chất. Các giải pháp được đề xuất xuất phát trực tiếp từ thực tế đơn vị thực tập, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán và người làm công tác tài chính doanh nghiệp.