Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, hàng hóa chiếm tỷ trọng chủ yếu trong cơ cấu tài sản lưu động và là yếu tố quyết định đến sự tuần hoàn của dòng vốn kinh doanh. Việc quản trị và kiểm soát hàng hóa chính xác, chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến tiêu thụ đóng vai trò then chốt nhằm ngăn chặn nguy cơ ứ đọng vốn, hạn chế hao hụt, mất mát vật chất và tối ưu hóa chi phí lưu thông. Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng kim khí, sắt thép như Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh, khối lượng nhập xuất lớn, chủng loại đa dạng cùng sự biến động thường xuyên của giá cả thị trường đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với công tác tổ chức hạch toán kế toán hàng hóa.

Nhận thức được yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Nguyễn Thị Huyền Nhung đã thực hiện đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh" nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được đánh số trong văn bản:

  1. Nghiên cứu và hệ thống hóa lý luận chung về công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ.
  2. Khảo sát, mô tả và tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh.
  3. Đánh giá những ưu điểm và hạn chế cơ bản trong công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hóa nói riêng tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán hàng hóa cho công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, công tác tính giá nhập - xuất kho, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và thủ tục kiểm kê.
  • Phạm vi không gian: Tại Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh (Địa chỉ: Số 22B An Lạc 2, phường Sở Dầu, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung phân tích số liệu tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán trong niên độ năm 2020 (đặc biệt là dữ liệu trích lục thực tế quý IV và tháng 12/2020); thời gian thực hiện nghiên cứu từ ngày 12/04/2021 đến ngày 03/07/2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực và quy định pháp lý hiện hành tại Việt Nam, đặc biệt là Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, Luật Kế toán và Luật Thương mại Việt Nam.

Về mặt lý luận, tác giả hệ thống hóa các khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trong hạch toán hàng hóa:

  • Nguyên tắc đánh giá giá trị hàng hóa: Thực hiện theo nguyên tắc "Giá gốc". Giá trị hàng hóa nhập kho mua ngoài bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế không được hoàn lại (nếu có), chi phí thu mua liên quan trực tiếp (vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản), trừ đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua.
  • Phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho: Phân tích lý thuyết về 3 phương pháp chính gồm: Phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ và bình quân liên hoàn), Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO), và Phương pháp giá thực tế đích danh.
  • Phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa: So sánh 3 phương pháp hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán gồm: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ số dư, và Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
  • Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Phân tích sự khác biệt giữa Phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng các tài khoản phản ánh liên tục biến động hàng hóa như TK 156, TK 632) và Phương pháp kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611 - Mua hàng).
  • Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Làm rõ điều kiện, thời điểm lập và phương pháp hạch toán trên Tài khoản 229.4 khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho nhỏ hơn giá gốc.
  • Hình thức tổ chức sổ sách kế toán: Trình bày nguyên tắc vận hành của 4 hình thức ghi sổ: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ cái và Kế toán trên máy vi tính.
Tiêu chí Phương pháp Thẻ song song Phương pháp Sổ số dư Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chép tại kho Thẻ kho ghi số lượng nhập, xuất, tồn hàng ngày Thẻ kho ghi số lượng; Sổ số dư ghi tồn cuối tháng Thẻ kho ghi số lượng nhập, xuất, tồn hàng ngày
Ghi chép tại phòng kế toán Sổ/thẻ kế toán chi tiết theo dõi cả số lượng và giá trị Bảng kê lũy kế nhập/xuất theo giá hạch toán; Bảng kê tổng hợp N-X-T Sổ đối chiếu luân chuyển ghi 1 lần/tháng vào cuối kỳ
Ưu điểm Đơn giản, dễ đối chiếu, thông tin chi tiết Giảm trùng lặp ghi chép, kế toán kiểm tra thường xuyên Giảm tải khối lượng ghi chép trong tháng cho kế toán
Nhược điểm Trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán Không theo dõi chi tiết từng mặt hàng tại phòng kế toán Dồn việc cuối tháng, thiếu tính kịp thời của thông tin

Phương pháp nghiên cứu thực tế và nguồn dữ liệu:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập trực tiếp các chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, ủy nhiệm chi, biên bản giao nhận, biên bản kiểm kê) và hệ thống sổ sách kế toán (sổ chi tiết TK 156, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 156) tại Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa các quy định của Chế độ kế toán 133/2016/TT-BTC, so sánh lý luận chuẩn tắc với thực tế vận hành tại đơn vị để rút ra các ưu điểm và khiếm khuyết.
  • Phương pháp hạch toán và mô tả số liệu: Sử dụng phương pháp tài khoản đối ứng, ghi sổ kép và phân tích quy trình luân chuyển chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể trong tháng 12/2020.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương I tập trung làm rõ bản chất kinh tế và cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ:

  • Xác định vị trí của hàng hóa là tài sản lưu động trọng yếu, vận động qua các khâu: mua hàng (vốn tiền tệ chuyển thành vốn hàng hóa), dự trữ/bảo quản (khâu trung gian) và bán hàng (vốn hàng hóa chuyển về vốn tiền tệ).
  • Phân loại hàng hóa theo 4 tiêu thức: nguồn gốc sản xuất (nông sản, lâm sản, thủy sản), khâu lưu thông (bán buôn, bán lẻ), vật tư thiết bị kỹ thuật (kim khí điện máy, xăng dầu, hóa chất...), và phương thức vận động (chuyển qua kho, bán thẳng).
  • Trình bày công thức tính giá gốc hàng nhập kho từ các nguồn: mua ngoài, tự gia công, thuê ngoài gia công, được biếu tặng; phương pháp phân bổ chi phí thu mua theo giá trị hoặc theo số lượng.
  • Phân tích chi tiết quy trình ghi sổ của 3 phương pháp kế toán chi tiết (Sơ đồ 1.1 đến Sơ đồ 1.3), 2 phương pháp kế toán tổng hợp (Sơ đồ 1.4: kê khai thường xuyên; Sơ đồ 1.5: kiểm kê định kỳ qua TK 611), nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua TK 229.4 và trình tự hạch toán theo 4 hình thức ghi sổ (Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ cái, Kế toán máy).

Chương II: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh

Chương II phản ánh toàn diện bức tranh thực tế về tổ chức hoạt động kinh doanh và bộ máy kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh thành lập ngày 27/05/2017; Mã số thuế: 0201788729; Đại diện pháp luật là Giám đốc Nguyễn Thị Nết. Ngành nghề kinh doanh chính gồm: sản xuất cấu kiện kim loại (mã 2511), gia công cơ khí (mã 2592), bán buôn kim loại và quặng kim loại/sắt thép (mã 4662), bán buôn vật liệu xây dựng (mã 4663), kho bãi và vận tải hàng hóa đường bộ.
  • Cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán: Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 3 phòng chức năng (Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức nhân sự, Phòng Kinh doanh). Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm: Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán và tiền lương, Kế toán bán hàng và công nợ, Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; Đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam (VND); Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ; Kế toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song; Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung; Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng.
  • Thực trạng quy trình chứng từ và hạch toán:
    • Nhập kho: Căn cứ đơn hàng và báo giá, Giám đốc duyệt và ký hợp đồng. Khi hàng về có hóa đơn và biên bản giao nhận, kế toán lập Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) gồm 3 liên (Liên 1 lưu cuống, Liên 2 phòng kế toán ghi sổ, Liên 3 thủ kho giữ vào thẻ kho). Giá nhập kho bằng giá mua chưa thuế GTGT cộng chi phí vận chuyển (nếu có).
    • Xuất kho: Khách hàng đặt mua, kế toán lập Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) gồm 3 liên (Liên 1 lưu cuống, Liên 2 phòng kế toán, Liên 3 thủ kho xuất hàng). Kế toán xuất hóa đơn GTGT và lập Biên bản giao nhận hàng hóa. Do áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên Phiếu xuất kho trong tháng chỉ ghi số lượng, cuối tháng mới tính đơn giá bình quân để áp giá trị.
    • Minh họa số liệu thực tế: Khóa luận dẫn chứng nghiệp vụ ngày 05/12/2020 mua thép từ Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ngọc Hiếu theo hóa đơn GTGT số 0001103, giá trị mua chưa thuế 514.000 đồng, thuế GTGT 10% là 51.400 đồng, tổng thanh toán 565.400 đồng bằng tiền gửi ngân hàng (Ủy nhiệm chi). Do bên bán chịu chi phí vận chuyển giao tại kho Dương Minh nên giá thực tế nhập kho là 514.000 đồng. Nghiệp vụ được phản ánh chi tiết trên Phiếu nhập kho số 01, Sổ chi tiết TK 156, Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, trích Sổ Nhật ký chung tháng 12/2020 và Sổ cái TK 156.
    • Công tác kiểm kê: Định kỳ cuối kỳ kế toán, công ty tiến hành kiểm kê thực tế tại kho và lập Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm đối chiếu giữa số lượng thực tế với số liệu trên sổ sách.

Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh

Chương III đưa ra các đánh giá tổng hợp và các kiến nghị giải pháp:

  • Đánh giá chung:
    • Ưu điểm: Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công trách nhiệm rõ ràng; tuân thủ đúng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; hệ thống chứng từ ban đầu được lập đầy đủ, hợp lệ; quy trình luân chuyển chứng từ nhập xuất chặt chẽ; việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên giúp theo dõi kịp thời số lượng hàng hóa tồn kho.
    • Nhược điểm: Việc áp dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ khiến khối lượng công việc kế toán bị dồn ứ vào cuối tháng, không cung cấp được kịp thời thông tin về giá vốn và kết quả kinh doanh tại thời điểm bán; phương pháp thẻ song song còn gây trùng lặp việc ghi chép số lượng giữa thủ kho và phòng kế toán; doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống sổ danh điểm hàng hóa chuẩn hóa gây khó khăn khi quản lý nhiều quy cách sắt thép; công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho dù thị trường sắt thép có biến động giá; việc ứng dụng công nghệ thông tin/phần mềm kế toán chưa triệt để, còn nhiều thao tác thủ công.
  • Đề xuất hoàn thiện:
    1. Hoàn thiện phương pháp tính giá hàng xuất kho: Đề xuất nghiên cứu chuyển đổi sang phương pháp bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập hoặc ứng dụng phần mềm tính giá tự động để cung cấp giá vốn tức thời phục vụ quản trị bán hàng.
    2. Xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa: Thiết lập bảng danh điểm hàng hóa chi tiết (mã hóa chuẩn theo chủng loại, kích cỡ, tiêu chuẩn kỹ thuật sắt thép) giúp quản lý khoa học, tránh nhầm lẫn giữa các lô hàng.
    3. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết và trích lập dự phòng: Giảm tải khâu ghi chép trùng lặp, tổ chức đối chiếu định kỳ chặt chẽ hơn; chủ động thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 229.4) vào cuối niên độ tài chính theo đúng quy định để bảo toàn vốn kinh doanh.
    4. Nâng cấp ứng dụng tin học hóa: Đẩy mạnh áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính thông qua các phần mềm kế toán chuyên nghiệp nhằm tự động hóa quy trình ghi sổ từ Nhật ký chung lên Sổ Cái và Báo cáo tài chính.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu thực tế: Khóa luận đã mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất - tồn hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh; trích lục và đối chiếu chính xác các chứng từ kinh tế phát sinh thực tế trong tháng 12/2020 (như Hóa đơn số 0001103 ngày 05/12/2020 trị giá 514.000 đồng mua thép từ Công ty Ngọc Hiếu, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Ủy nhiệm chi, Bảng kê xuất, Sổ chi tiết TK 156 và Sổ Cái TK 156).
  • Hệ thống hóa mô hình kế toán: Làm rõ sự vận hành của mô hình kế toán tập trung, hình thức ghi sổ Nhật ký chung và phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên trong điều kiện một doanh nghiệp thương mại kinh doanh sắt thép quy mô vừa và nhỏ.
  • Đóng góp giải pháp ứng dụng: Chỉ ra những điểm nghẽn thực tế (dồn tải tính giá vốn cuối kỳ, trùng lặp ghi chép số lượng, thiếu danh điểm chuẩn hóa, chưa lập dự phòng giảm giá) và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện gắn liền với quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC, giúp nâng cao hiệu quả quản trị tài sản và tính kịp thời của thông tin kế toán tại doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu minh họa của khóa luận chủ yếu tập trung vào dữ liệu kế toán tháng 12 năm 2020 của một doanh nghiệp thương mại cụ thể tại Hải Phòng; đề tài chưa đi sâu phân tích toàn diện biến động chi phí thu mua phân bổ qua nhiều năm cũng như tác động của việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đến chỉ tiêu lợi nhuận trên Báo cáo tài chính nhiều kỳ liên tiếp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang công tác kế toán quản trị hàng tồn kho, phân tích mô hình xác định lượng đặt hàng kinh tế tối ưu (EOQ) cho mặt hàng sắt thép và nghiên cứu ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tích hợp giữa quản lý kho bãi, bán hàng và hạch toán kế toán tự động.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên và học viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, đồ án tốt nghiệp về chủ đề kế toán hàng hóa, hàng tồn kho hoặc kế toán tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại.
  • Nội dung giá trị: Khóa luận cung cấp tài liệu mẫu chi tiết về cách thức tổ chức bộ chứng từ nhập - xuất kho, mẫu biểu sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung, sổ Cái theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; đồng thời là tài liệu tham khảo hữu ích cho các cán bộ quản lý, kế toán viên tại các doanh nghiệp kinh doanh kim khí, vật liệu xây dựng trong việc thiết lập hệ thống danh điểm và tổ chức luân chuyển chứng từ kho.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, sử dụng đơn vị tiền tệ VND, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Phương pháp hạch toán tổng hợp và phương pháp tính giá xuất kho tại đơn vị là gì?
Doanh nghiệp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng TK 156) và tính giá trị hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.

3. Tại sao Phiếu xuất kho của Công ty Thép Dương Minh trong kỳ chỉ ghi số lượng mà chưa ghi số tiền?
Do công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ, đơn giá xuất kho chỉ được tính toán một lần vào thời điểm cuối tháng sau khi đã tổng hợp toàn bộ giá trị tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, do đó trên Phiếu xuất kho khi phát sinh nghiệp vụ hàng ngày chỉ phản ánh chỉ tiêu số lượng.

4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty gồm những vị trí nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, bao gồm 4 vị trí nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán và tiền lương, Kế toán bán hàng và công nợ, và Thủ quỹ.

5. Điểm hạn chế lớn nhất trong công tác tính giá hàng hóa xuất kho tại công ty được tác giả chỉ ra là gì?
Hạn chế lớn nhất là công tác tính giá dồn toàn bộ vào cuối tháng, dẫn đến khối lượng tính toán lớn tại một thời điểm, làm chậm tiến độ phản ánh giá vốn hàng bán và chưa đáp ứng kịp thời thông tin kế toán phục vụ quyết định điều hành kinh doanh ngay khi nghiệp vụ phát sinh.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Huyền Nhung đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chân thực thực trạng công tác hạch toán tại Công ty TNHH Thương mại Thép Dương Minh trong niên độ năm 2020. Nghiên cứu đã làm rõ quy trình lập chứng từ, luân chuyển sổ sách kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp cũng như chỉ ra các điểm bất cập trong phương pháp tính giá xuất kho và quản lý danh điểm hàng hóa tại đơn vị. Trên cơ sở đó, các giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất mang tính cụ thể, phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh thương mại sắt thép của doanh nghiệp vừa và nhỏ.