CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm có liên quan 1.1 Khái niệm quản trị và các chức năng quản trị trong doanh nghiệp Khái niệm quản trị: Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams.Mc Graw Hill Irwin – New York 2006) - Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu. - Sự phối hợp các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. - Quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất.
Các chức năng quản trị bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Trong đó: Hoạch định: Là quá trình xác định mục tiêu những phương pháp (biện pháp) và phương tiện để đạt được mục tiêu. Hoạch định là chức năng đầu tiên và mọi chức năng khác đều phụ thuộc vào nó. Tổ chức: Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền.
Những công việc cần phải làm của tổ chức bao gồm: xác định những công việc phải làm, các hoạt động trong tổ chức diễn ra như thế nào, hình thành mối quan hệ giữa các bộ phận, hệ thống quyền hành trong tổ chức. Lãnh đạo: Là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn, động viên người thừa hành thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo phù hợp để đạt mục tiêu. Kiểm soát: Là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định. SV: NGUYỄN THỊ HÀ - K45A1 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1.2 Vai trò của kiểm soát Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức.
Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức. Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường. Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao. Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức.
Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị. Chính nhờ hệ thống phản hồi này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng của tổ chức mình, những vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu đã xác định. Kiểm soát là chức năng quan trọng trong hoạt động quản trị, mặc dù quy mô của đối tượng kiểm soát và tầm quan trọng của chức năng này thay đổi tùy thuộc vào từng cấp bậc quản trị song phải khẳng định rằng kiểm soát là một chức năng cơ bản đối với mọi cấp quản trị.2 Các nội dung của vấn đề nghiên cứu 1.1 Các loại kiểm soát 1.1 Theo thời gian tiến hành kiểm soát - Kiểm soát trước: Là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc. - Kiểm soát trong: Là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện.
- Kiểm soát sau: Là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề xảy ra.2 Theo tần suất các cuộc kiểm soát - Kiểm soát liên tục:Là kiểm soát được tiến hành thường xuyên, liên tục trong mọi thời điểm với cấp dưới, mọi khâu và trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. SV: NGUYỄN THỊ HÀ - K45A1 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP - Kiểm soát định kỳ:Là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định. - Kiểm soát đột xuất: Là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch.3 Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát - Kiểm soát toàn bộ: Là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung. - Kiểm soát bộ phận: Là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp.
- Kiểm soát cá nhân: Là kiểm soát được thực hiện với từng người trong doanh nghiệp.4 Theo đối tượng kiểm soát - Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức như đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị. - Kiểm soát con người: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các mặt: năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tình thần trách nhiệm, sự thoả mãn đối với công việc… - Kiểm soát thông tin: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông tin trong hoạt động của tổ chức. - Kiểm soát tài chính: Là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá ngân sách, công nợ… 1.2 Quy trình kiểm soát Kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm bốn giai đoạn có liên quan chặt chẽ và ảnh hưởng đến nhau đó là: SV: NGUYỄN THỊ HÀ - K45A1 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Sơ đồ 1: Quy trình kiểm soát Nếu không Tiếp tục Xác định Đo lường So sánh với hoạt động các tiêu kết quả tiêu chuẩn và công chuẩn kiểm hoạt động kiểm soát Có sai lệch nhận kết soát quả Nếu có sai lệch Tiến hành điều chỉnh theo tiêu chuẩn a. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó doanh nghiệp có thể đo lường và đánh giá những kết quả thực tế của hoạt động.
Các loại tiêu chuẩn: ○ Các tiêu chuẩn định lượng như: - Số lượng sản phẩm dịch vụ - Tổng chi phí đầu tư - Giá cả - Số lượng phế phẩm của kỳ sản xuất - Số giờ làm việc thực tế - Sô lượng nhân viên được đào tạo chuyên sâu ○ Các tiêu chuẩn định tính như: - Ý thức trách nhiệm của các trưởng bộ phận. - Lòng trung thành đối với doanh nghiệp - Mức độ thực hiện kỷ luật công ty. SV: NGUYỄN THỊ HÀ - K45A1 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP - Khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Các tiêu chuẩn định tính khó xác định bằng lượng nhưng được đặt ra để kiểm soát xem mỗi hành động có đúng với đường lối mục tiêu không.
Các quy tắc cần chú ý khi xác định các tiêu chuẩn kiểm soát: - Tiêu chuẩn và mục tiêu - Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên - Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp - Tiêu chuẩn và trách nhiệm - Xác định mức tiêu chuẩn - Sử dụng các tiêu chuẩn định tính b. Đo lường kết quả hoạt động Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối với những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định. Yêu cầu đối với việc đo lường kết quả: - Hữu ích - Đáng tin cậy - Không lạc hậu - Tiết kiệm Các phương pháp đo lường kết quả: Phương pháp đo lường bằng việc quan sát dữ kiện: Phương pháp này được tiến hành dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện. Phương pháp đo lường bằng sử dụng dấu hiệu cho trước: Phương pháp này được thực hiện dựa vào những “triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc.
Phương pháp đo lường bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Phương pháp này được tiến hành thông qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát. SV: NGUYỄN THỊ HÀ - K45A1 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Dự báo: phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiên công việc. Điều tra: phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan. So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm soát Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó.
Sau đó tiến hành thông báo kết quả kiểm soát: - Đối tượng thông báo: Các nhà quản trị cấp trên có liên quan. Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan. Đối tượng bị kiểm soát. - Nội dung thông báo: Kết quả kiểm soát: Bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc…kèm theo đó là các đánh giá, nhận định.
Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng. Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn. - Yêu cầu khi thông báo: Phải kịp thời Phải chính xác Phải đầy đủ Phải đúng đối tượng d. Tiến hành hoạt động điều chỉnh Sau đo lường và thông báo kết quả, trong trường hợp cần thiết, cần phải tiến hành các hoạt động điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế, củng cố sự thống nhất giữ mục tiêu và tiến trình thực hiện.
Các hoạt động điều chỉnh: - Điều chỉnh mục tiêu dự kiến: Nếu quá trình kiểm soát phát hiện ra vấn đề cho phép kết luận những mục tiêu đã được hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. SV: NGUYỄN THỊ HÀ - K45A1 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.