Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp, vốn bằng tiền giữ vai trò là tiền đề vật chất đầu tiên, điều kiện tiên quyết để hình thành, duy trì và mở rộng chu kỳ kinh doanh (chu kỳ T – H – T'). Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các tổ chức tín dụng (ngân hàng) và tiền đang chuyển. Đây là bộ phận tài sản có tính thanh khoản cao nhất, đồng thời là đối tượng có nguy cơ phát sinh sai sót, thất thoát và rủi ro gian lận lớn nhất so với các loại tài sản khác trong doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền một cách khoa học, chặt chẽ và tuân thủ chuẩn mực kế toán là yêu cầu cấp thiết nhằm cung cấp thông tin kịp thời, minh bạch cho nhà quản trị trong việc điều hành dòng tiền, kiểm soát khả năng thanh toán và bảo toàn vốn kinh doanh.

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Quang Huy (chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng) thực hiện đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Hóa chất Hải Hà" nhằm giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo quy định của Chế độ Kế toán Doanh nghiệp hiện hành (Thông tư số 200/2014/TT-BTC).
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền (kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi ngân hàng) tại Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý vốn bằng tiền tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển) bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản hạch toán, sổ sách kế toán và quy trình ghi sổ.
  • Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà (Địa chỉ: Lô CN5.2P, khu hóa chất hóa dầu, Khu công nghiệp Đình Vũ, Phường Đông Hải 2, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng).
  • Thời gian nghiên cứu: Dữ liệu kế toán minh họa phát sinh trong năm tài chính 2021 và giai đoạn thực tập tốt nghiệp năm 2022 (từ tháng 04/2022 đến tháng 06/2022).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở pháp lý và khung lý thuyết

Khóa luận xây dựng trên nền tảng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, bao gồm các nguyên tắc hạch toán và hệ thống tài khoản kế toán cụ thể:

  • Tài khoản 111 – Tiền mặt: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp, chia thành 3 tài khoản cấp hai: TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng tiền tệ).
  • Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng, chia thành 3 tài khoản cấp hai: TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng tiền tệ).
  • Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển: Phản ánh các khoản tiền đã nộp vào ngân hàng, Kho bạc Nhà nước hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền nhưng chưa nhận được giấy báo Có/báo Nợ, chia thành 2 tài khoản cấp hai: TK 1131 (Tiền Việt Nam), TK 1132 (Ngoại tệ).
  • Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế; bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động; đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch thông qua Tài khoản 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
  • Nguyên tắc hạch toán vàng tiền tệ: Chỉ theo dõi vàng sử dụng với chức năng cất trữ giá trị, đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
  • Hệ thống các hình thức sổ kế toán: Văn bản phân tích 5 hình thức sổ kế toán tiêu chuẩn theo quy định: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức Nhật ký – Sổ cái, Hình thức Chứng từ ghi sổ, Hình thức Nhật ký – Chứng từ, và Hình thức Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán:

  • Phương pháp thu thập tài liệu: Thu thập hệ thống chứng từ kế toán gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Sổ phụ ngân hàng), sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung và các báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán (định khoản đối ứng), phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ và đối chiếu giữa lý luận quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC với việc áp dụng thực tế tại doanh nghiệp khảo sát.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý và hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp:

  • Bản chất và nguyên tắc hạch toán: Phân tích vai trò của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển; xác định rõ trách nhiệm của thủ quỹ (chịu trách nhiệm trực tiếp về xuất, nhập, quản lý quỹ và đối chiếu sổ quỹ hàng ngày) và kế toán vốn bằng tiền.
  • Hệ thống chứng từ sử dụng:
    • Tiền mặt: Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền (Mẫu 06-TT).
    • Tiền gửi ngân hàng: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bản sao kê của ngân hàng, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, Séc chuyển khoản, Séc bảo chi.
    • Tiền đang chuyển: Giấy nộp tiền, Biên lai thu tiền, Phiếu chuyển tiền.
  • Quy tắc xử lý chênh lệch tiền gửi ngân hàng: Khi có chênh lệch giữa sổ kế toán và chứng từ ngân hàng, nếu cuối tháng chưa rõ nguyên nhân thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng; phần chênh lệch được hạch toán tạm thời vào bên Nợ TK 1388 (nếu số kế toán lớn hơn số ngân hàng) hoặc bên Có TK 3388 (nếu số kế toán nhỏ hơn số ngân hàng) để tiếp tục đối chiếu trong kỳ tiếp theo. Khoản thấu chi ngân hàng không ghi âm trên TK 112 mà phản ánh tương tự khoản vay ngân hàng.
  • Trình tự ghi sổ theo 5 hình thức kế toán: Trình bày chi tiết đặc điểm, điều kiện áp dụng và sơ đồ luân chuyển chứng từ từ chứng từ gốc qua các sổ Nhật ký, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết đến Sổ Cái, Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Hóa chất Hải Hà

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm kinh doanh, cơ cấu tổ chức và thực tế hạch toán vốn bằng tiền tại đơn vị:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà (Haihachem JSC, MST: 0201851226) thành lập ngày 25/01/2018, chính thức hoạt động từ tháng 01/2019 tại Lô CN5.2P, KCN Đình Vũ, Hải Phòng; đại diện pháp luật là ông Trần Tuấn Khanh. Ngành nghề kinh doanh chính gồm phân phối các loại dung môi hữu cơ, xút lỏng, cung cấp dịch vụ cho thuê hệ thống bồn chứa chuyên dụng, logistics và đóng gói hóa chất lỏng kết nối với cầu cảng Đình Vũ. Doanh nghiệp nhận nguồn vốn tài trợ xây dựng và lưu động từ Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank).
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc điều hành và 4 phòng ban chức năng: Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Hành chính – Tổng hợp, Phòng Kế hoạch – Đầu tư, Phòng Kinh doanh – Marketing.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Công ty áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung với cơ cấu phân công nhiệm vụ:
    • Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng): Giám sát tài chính, điều hành công tác kế toán, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế, phân tích tài chính.
    • Phó phòng kế toán: Lập dự toán tài chính, kiểm tra công nợ, quản trị phần mềm và duyệt các báo cáo định kỳ.
    • Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu, lập chứng từ thu - chi, theo dõi doanh thu bán hàng và công nợ khách hàng.
    • Kế toán kho: Theo dõi nhập, xuất, tồn kho hàng hóa và kiểm kê tài sản cố định.
    • Kế toán thuế: Phụ trách chứng từ thuế, lập tờ khai thuế, quyết toán thuế GTGT và thuế TNCN.
    • Kế toán tiền lương: Tính lương, trích lập và thanh toán các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).
    • Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ: Theo dõi tăng giảm, trích khấu hao TSCĐ; đồng thời trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện thu - chi khi có chứng từ duyệt, báo cáo tồn quỹ hàng ngày và giao dịch ngân hàng.
  • Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:
    • Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12.
    • Đơn vị tiền tệ hạch toán: Đồng Việt Nam (VND).
    • Chế độ kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền liên hoàn.
    • Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung.
  • Thực trạng hạch toán vốn bằng tiền: Khóa luận trình bày các nghiệp vụ phát sinh thực tế tại công ty kèm hệ thống chứng từ minh họa như Giấy đề nghị thanh toán (Biểu 2.2), Hóa đơn GTGT số 0003779 (Biểu 2.4), Hóa đơn GTGT số 0037951 (Biểu 2.15), Ủy nhiệm chi (Biểu 2.12), Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.11, Biểu 2.18), Sổ quỹ tiền mặt (Biểu 2.13), Sổ tiền gửi ngân hàng (Biểu 2.20) và Bảng tổng hợp tiền gửi ngân hàng (Biểu 2.21).

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Hóa chất Hải Hà

Chương 3 tổng kết các đánh giá về công tác kế toán tại công ty và đề xuất các giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức tập trung, gọn nhẹ, phù hợp với quy mô hoạt động; hạch toán tuân thủ đúng biểu mẫu của Thông tư 200/2014/TT-BTC; công tác đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ ngân hàng được thực hiện tương đối đầy đủ.
  • Đánh giá nhược điểm: Mô hình nhân sự bố trí kế toán tài sản cố định kiêm nhiệm vị trí thủ quỹ dẫn đến sự thiếu tách bạch trong kiểm soát nội bộ; công tác kiểm kê quỹ tiền mặt và phân loại nhật ký thu - chi tiền chưa được chuyên biệt hóa bằng các sổ phụ/nhật ký đặc biệt.
  • Giải pháp đề xuất của tác giả:
    • Hoàn thiện công tác kiểm kê quỹ định kỳ và đột xuất thông qua việc ban hành Mẫu Bảng kiểm kê quỹ (Biểu 3.1).
    • Thiết lập và mở thêm Sổ Nhật ký chi tiền (Biểu 3.2) và Sổ Nhật ký thu tiền (Biểu 3.3) để theo dõi các nghiệp vụ thu, chi phát sinh thường xuyên nhằm giảm tải cho Sổ Nhật ký chung và tăng cường khả năng kiểm soát đối ứng tài khoản.
    • Tách bạch vai trò thủ quỹ khỏi phần hành kế toán để củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ.

Kết quả và đóng góp

Tiêu chí Nội dung thực tế tại Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà
Chế độ kế toán áp dụng Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung (ghi chép hàng ngày vào Nhật ký chung và Sổ Cái)
Tổ chức bộ máy kế toán Mô hình tập trung gồm 7 vị trí: Kế toán trưởng, Phó phòng kế toán, Kế toán tổng hợp, Kế toán kho, Kế toán thuế, Kế toán tiền lương, Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ
Phương pháp thuế & TSCĐ Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; Khấu hao TSCĐ theo đường thẳng
Phương pháp hàng tồn kho Kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn
Ngân hàng giao dịch chính Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank)

Kết quả và đóng góp chính:

  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu lập chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi) đến việc ghi sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, TK 112 và lập Bảng tổng hợp tiền gửi ngân hàng tại doanh nghiệp kinh doanh hóa chất.
  • Chỉ ra điểm bất cập trong công tác kiểm soát nội bộ khi để kế toán tài sản cố định kiêm nhiệm chức danh thủ quỹ.
  • Đề xuất bổ sung các biểu mẫu quản lý tiền tệ gồm Bảng kiểm kê quỹ, Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Nhật ký chi tiền nhằm hoàn thiện việc theo dõi dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Số liệu khảo sát trong khóa luận chủ yếu tập trung vào một số nghiệp vụ phát sinh bằng đồng Việt Nam (VND) trong năm 2021; chưa đào sâu phân tích các nghiệp vụ thanh toán quốc tế, chênh lệch tỷ giá hối đoái ngoại tệ phức tạp hay các công cụ tài chính phái sinh trong bối cảnh doanh nghiệp xuất nhập khẩu hóa chất.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang phân tích lưu chuyển tiền tệ chuyên sâu, đánh giá hiệu quả quản trị vốn lưu động và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu chuyển tiền tệ đối với các giao dịch thanh toán quốc tế bằng ngoại tệ.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp; kế toán viên mới tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ logistics, phân phối hóa chất.
  • Nội dung tham khảo hữu ích:
    • Quy trình hạch toán và luân chuyển chứng từ vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung dựa trên Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung và bảng phân công chức năng, nhiệm vụ chi tiết cho từng phần hành kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
    • Mẫu biểu thực tế về Sổ Nhật ký chung, Sổ tiền gửi ngân hàng, Bảng tổng hợp tiền gửi ngân hàng và các biểu mẫu đề xuất (Bảng kiểm kê quỹ, Nhật ký thu - chi tiền).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà áp dụng hình thức sổ kế toán nào và chế độ kế toán theo văn bản pháp luật nào?

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung và thực hiện hạch toán kế toán theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

2. Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà được tổ chức theo mô hình nào?

Bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 7 vị trí nhân sự: Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng), Phó phòng kế toán, Kế toán tổng hợp, Kế toán kho, Kế toán thuế, Kế toán tiền lương, và Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ.

3. Theo nguyên tắc kế toán được trình bày, khi có sự chênh lệch số liệu giữa sổ kế toán của doanh nghiệp và chứng từ ngân hàng thì xử lý như thế nào?

Nếu cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch, kế toán phải ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch được hạch toán vào bên Nợ TK 1388 (nếu số kế toán lớn hơn số ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 3388 (nếu số kế toán nhỏ hơn số ngân hàng), sau đó tiếp tục xác minh xử lý trong tháng tiếp theo.

4. Nguyên tắc quy đổi tỷ giá ngoại tệ đối với các tài khoản vốn bằng tiền được quy định như thế nào?

Khi phát sinh giao dịch ngoại tệ, bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (hoặc tỷ giá ghi sổ của TK 1122 khi rút ngoại tệ gửi vào quỹ); bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Cuối kỳ kế toán, số dư ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.

5. Khóa luận nêu điểm hạn chế gì về cơ cấu nhân sự trong công tác quản lý tiền mặt tại công ty?

Hạn chế được chỉ ra là sự kiêm nhiệm giữa vị trí Kế toán tài sản cố định và Thủ quỹ. Việc bố trí kế toán kiêm thủ quỹ làm giảm tính độc lập trong kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ thu, chi và bảo quản tiền mặt tại quỹ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Quang Huy đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại Công ty Cổ phần Hóa chất Hải Hà. Đề tài làm rõ quy trình xử lý chứng từ, ghi chép sổ Nhật ký chung và mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung của doanh nghiệp. Trên cơ sở nhận diện các điểm hạn chế về kiểm soát nội bộ và quản lý quỹ, tác giả đã đề xuất các giải pháp bổ sung biểu mẫu kiểm kê và sổ nhật ký chuyên dùng có giá trị ứng dụng thực tiễn cho công tác kế toán tài chính.