Tổng quan nghiên cứu

Thị trường vận tải hàng không Việt Nam đang ghi nhận tốc độ phát triển vượt bậc khi Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) dự báo nước ta sẽ trở thành thị trường tăng trưởng mạnh thứ 5 trên thế giới giai đoạn 2015 – 2035 về lượng hành khách quốc tế và hàng hóa vận chuyển. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng, các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho ngành hàng không đóng vai trò huyết mạch trong việc bảo đảm chuỗi cung ứng dịch vụ sân bay vận hành liên tục và hiệu quả. Tuy nhiên, việc tối đa hóa lợi nhuận cùng năng lực cạnh tranh phụ thuộc rất lớn vào chất lượng thông tin tài chính do bộ máy kế toán cung cấp.

Công ty Cổ phần Dịch vụ Nhà ga Quốc tế Đà Nẵng (AHTS) được thành lập vào ngày 24/11/2016, chính thức đi vào hoạt động thương mại từ ngày 16/11/2017 với số vốn điều lệ ban đầu là 30 tỷ đồng cùng quy mô nhân sự gồm 70 cán bộ nhân viên. Là đơn vị trẻ mới trải qua hơn 3 năm hoạt động thực tế, công tác tổ chức kế toán tại đơn vị vẫn bộc lộ nhiều điểm hạn chế, từ khâu thu thập, luân chuyển chứng từ ban đầu, tính khoa học của hệ thống tài khoản ghi sổ đến khả năng cung cấp báo cáo kế toán quản trị phục vụ điều hành.

Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu là đánh giá toàn diện thực trạng công tác kế toán tại AHTS trong niên độ tài chính 2018 – 2019, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện có tính khả thi cao. Luận văn giới hạn phạm vi nghiên cứu tại trụ sở công ty ở Cảng Hàng không Quốc tế Đà Nẵng, tập trung phân tích sâu quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán tại Phòng Kế toán – Tài chính cùng các bộ phận liên quan. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc nâng cao độ tin cậy của thông tin kế toán lên trên 95%, rút ngắn 25% thời gian xử lý dữ liệu và hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh chuẩn xác.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết hệ thống thông tin kế toán (AIS) hiện đại và khung lý thuyết kế toán quản trị trong doanh nghiệp dịch vụ. Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò thu thập, xử lý, lưu trữ và chuyển đổi các nghiệp vụ kinh tế tài chính thành hệ thống báo cáo phục vụ việc ra quyết định của các chủ thể bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Luận văn vận dụng đồng bộ các khái niệm pháp lý và chuẩn mực chuyên ngành được quy định tại Luật Kế toán năm 2015 (Luật số 88/2015/QH13), Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và Thông tư số 53/2006/TT-BTC về kế toán quản trị. Các khái niệm trung tâm bao gồm:

Thứ nhất, chứng từ kế toán theo Điều 3 Luật Kế toán 2015 là vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, làm căn cứ ghi sổ kế toán và quy kết trách nhiệm vật chất.

Thứ hai, hệ thống sổ kế toán, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, được tổ chức theo 5 hình thức cơ bản nhằm phân loại đối tượng tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.

Thứ ba, hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc gồm 4 biểu mẫu cơ bản là Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính, kết hợp cùng hệ thống báo cáo kế toán quản trị chuyên biệt phục vụ kiểm soát nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài được thu thập trực tiếp từ hồ sơ tài chính, sổ cái tài khoản loại 1 đến loại 9, bảng tổng hợp nhập xuất tồn và các báo cáo nội bộ trong 2 năm tài khóa 2018 và 2019 của công ty AHTS.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ 100% hồ sơ tài sản cố định, toàn bộ dữ liệu tiền lương của 70 người lao động, cùng toàn văn hồ sơ kinh tế của 40 hợp đồng cung cấp dịch vụ phòng khách thương gia CIP Orchid Lounge và 10 hợp đồng đối tác nhượng quyền mặt bằng kinh doanh thương mại. Phương pháp chọn mẫu được áp dụng là phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling), tập trung vào các mảng nghiệp vụ cốt lõi tạo ra trên 85% tổng doanh thu và phát sinh trên 80% tổng chi phí của đơn vị.

Tác giả lựa chọn phương pháp quan sát thực địa, thống kê mô tả, phân tích tài liệu và so sánh đối chiếu số liệu định lượng với quy định hiện hành. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này xuất phát từ tính chất nghiên cứu tình huống sâu sắc (case study), giúp phát hiện chuẩn xác các điểm nghẽn nghiệp vụ thực tế giữa lý thuyết kế toán ban hành và hoạt động hạch toán hàng ngày tại doanh nghiệp trong suốt timeline từ năm 2018 đến năm 2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực trạng công tác kế toán tại AHTS đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng có số liệu minh chứng cụ thể:

Thứ nhất, quy trình luân chuyển và kiểm soát chứng từ ban đầu còn nhiều khâu thừa, khiến khoảng 18% chứng từ phát sinh tại bộ phận dịch vụ hành khách và mua sắm tài sản cố định bị chậm trễ từ 3 đến 5 ngày trước khi chuyển đến phòng kế toán, làm giảm tính kịp thời của thông tin.

Thứ two, công tác trích khấu hao tài sản cố định tồn tại độ vênh rõ rệt giữa việc quản lý trên phần mềm kế toán và bảng tính khấu hao ngoài sổ sách của kế toán viên. Sự thiếu đồng bộ này tạo ra mức sai lệch lũy kế khoảng 6,5% giá trị hao mòn tài sản cố định hàng năm, gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc phản ánh giá vốn dịch vụ.

Thứ ba, công tác quản lý công nợ khách hàng đối với hơn 40 hãng hàng không và đối tác du lịch còn lỏng lẻo. Tỷ lệ nợ phải thu quá hạn từ 30 đến 60 ngày chiếm xấp xỉ 14,2% tổng dư nợ ngắn hạn trong năm 2019, trong khi việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định chưa được thực hiện đầy đủ vào thời điểm lập báo cáo tài chính ngày 31/12.

Thứ tư, đơn vị chỉ tập trung 100% nguồn lực cho kế toán tài chính phục vụ cơ quan thuế và kiểm toán bên ngoài theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, mà hoàn toàn chưa thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Doanh nghiệp thiếu hụt toàn bộ 3 nhóm báo cáo kiểm soát định kỳ về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản trị nội bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ việc công ty mới thành lập hơn 3 năm, mô hình quản lý tập trung và cơ cấu nhân sự phòng kế toán gồm 1 Kế toán trưởng kiêm nhiệm nhiều phần hành chuyên môn. Khi khối lượng giao dịch tăng trưởng mạnh từ việc khai thác phòng khách thương gia CIP Orchid Lounge và nhượng quyền thương mại, bộ máy chưa kịp chuẩn hóa quy trình tác nghiệp.

Dữ liệu nghiên cứu phản ánh trực quan qua Sơ đồ 2.1 về bộ máy quản lý và Sơ đồ 2.2 về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Thông qua Bảng 2.1 tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa, ta thấy rõ lượng hàng hóa tồn kho thực phẩm, đồ uống phục vụ phòng khách biến động không đều giữa các tháng. Đồng thời, sự sai biệt giữa Bảng 2.2 tính khấu hao bằng phần mềm và Bảng 2.3 tính khấu hao của kế toán viên cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được kiểm chuẩn định kỳ, dẫn đến nguy cơ sai lệch số liệu chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.

So sánh với các nghiên cứu trước đây của tác giả Trần Thị Ngọc Vinh (năm 2013) về doanh nghiệp xây lắp hay tác giả Mai Diễm Lan Hương (năm 2020) về ngành thủy sản, luận văn đã làm rõ nét tính chất đặc thù của doanh nghiệp dịch vụ hàng không. Tại AHTS, chi phí nguyên vật liệu chỉ chiếm tỷ trọng dưới 15% tổng chi phí kinh doanh, nhưng chi phí nhân công, khấu hao cơ sở vật chất nhà ga và việc kiểm soát tỷ lệ doanh thu chia sẻ từ các đối tác thuê mặt bằng lại mang ý nghĩa sống còn đối với tỷ suất sinh lời của doanh nghiệp.

Đề xuất và khuyến nghị

Để nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, nghiên cứu đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

Thứ nhất, hoàn thiện quy trình kiểm soát và luân chuyển chứng từ mua sắm tài sản cố định theo mô hình Bảng 3.1. Chủ thể thực hiện là Kế toán trưởng phối hợp cùng Phòng Hành chính – Kinh doanh, thiết lập mốc thời gian luân chuyển tối đa không quá 48 giờ kể từ khi phát sinh nghiệp vụ. Mục tiêu giảm thiểu 25% thời gian phê duyệt hồ sơ và bảo đảm 100% chứng từ thanh toán hợp lệ ngay trong quý 1 năm 2021.

Thứ hai, chuẩn hóa hệ thống danh mục khoản mục chi phí hoạt động theo Bảng 3.2. Kế toán viên phụ trách chi phí cần bóc tách riêng biệt chi phí vận hành phòng khách hạng thương gia CIP Orchid Lounge với chi phí quản lý hoạt động nhượng quyền mặt bằng. Thời gian hoàn thành trong vòng 6 tháng đầu năm 2021, nhằm kiểm soát định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính xác với tỷ lệ sai lệch dưới 2%.

Thứ ba, thiết lập và vận hành thường quy 3 mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị cốt lõi gồm: Báo cáo đánh giá và kiểm soát doanh thu (Bảng 3.3), Báo cáo đánh giá và kiểm soát chi phí (Bảng 3.4), và Báo cáo kiểm soát kết quả kinh doanh (Bảng 3.5). Phòng Kế toán – Tài chính có trách nhiệm lập định kỳ trước ngày 5 hàng tháng từ niên độ 2021, cung cấp số liệu phân tích độ lệch thực tế so với dự toán để Ban Giám đốc điều chỉnh chi phí kịp thời.

Thứ tư, tái cơ cấu chính sách tín dụng thương mại và theo dõi tuổi nợ của hơn 40 hãng hàng không đối tác. Bộ phận kế toán thanh toán cần phân loại nợ theo các nhóm dưới 30 ngày, từ 30 đến 60 ngày và trên 60 ngày; áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán 1,5% cho các đơn vị hoàn thành nghĩa vụ trước 10 ngày. Mục tiêu hạ tỷ lệ nợ quá hạn xuống dưới 3% trong giai đoạn 2021 – 2022.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung luận văn mang giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn sâu rộng cho 4 nhóm đối tượng sau:

Nhóm 1 là Ban Giám đốc và các nhà quản trị doanh nghiệp logistics, dịch vụ mặt đất hàng không. Tài liệu cung cấp góc nhìn đa chiều về cách thức sử dụng dữ liệu kế toán để kiểm soát dòng tiền, tối ưu hóa biên lợi nhuận của dịch vụ phòng khách thương gia và mô hình nhượng quyền mặt bằng cảng hàng không.

Nhóm 2 là đội ngũ Kế toán trưởng và kế toán viên tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. Đây là tài liệu tham khảo chi tiết về kỹ thuật thiết lập danh mục chi phí, phương pháp khắc phục sai lệch khấu hao tài sản cố định trên phần mềm kế toán và xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ khép kín.

Nhóm 3 là học viên cao học, nghiên cứu sinh và giảng viên khối ngành Kinh tế, Kế toán – Kiểm toán. Luận văn là nguồn tham khảo phương pháp luận điển hình trong việc nghiên cứu trường hợp doanh nghiệp dịch vụ đặc thù, khai thác toàn diện số liệu niên độ 2018 – 2019 với độ tin cậy học thuật cao.

Nhóm 4 là các chuyên gia tư vấn chuyển đổi số và triển khai giải pháp quản trị doanh nghiệp (ERP). Nghiên cứu chỉ ra những rào cản thực tế khi tích hợp phần mềm kế toán với hoạt động vận hành dịch vụ thực địa, tạo tiền đề để xây dựng các phân hệ kế toán quản trị tự động hóa.

Câu hỏi thường gặp

Điểm đặc thù trong công tác kế toán của doanh nghiệp dịch vụ hỗ trợ hàng không là gì?

Doanh nghiệp dịch vụ hỗ trợ hàng không như AHTS có đặc thù chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng rất nhỏ, trong khi giá vốn tập trung chủ yếu vào chi phí nhân công trực tiếp và khấu hao máy móc chuyên dùng. Nguồn thu chủ lực phát sinh từ việc cung ứng dịch vụ phòng khách và chia sẻ phần trăm doanh thu mặt bằng thương mại từ 10 đơn vị đối tác, đòi hỏi công tác ghi nhận doanh thu phải gắn liền với số liệu chuyến bay thực tế.

Tại sao lại có sự chênh lệch khấu hao tài sản cố định giữa phần mềm kế toán và sổ sách thủ công?

Sự chênh lệch phát sinh do thuật toán làm tròn số ngày trích khấu hao của phần mềm kế toán khác biệt với thời điểm bàn giao đưa tài sản vào sử dụng ghi trên biên bản thực tế. Ngoài ra, việc cập nhật nguyên giá sau các đợt sửa chữa lớn chưa được kế toán viên đồng bộ kịp thời vào cấu hình tài sản trên phần mềm, dẫn đến mức sai lệch tích lũy khoảng 6,5% giá trị hao mòn lũy kế qua 2 năm.

Hệ thống danh mục chi phí kiến nghị trong luận văn giải quyết bài toán gì cho doanh nghiệp?

Danh mục chi phí mới theo Bảng 3.2 giúp phân loại rành mạch chi phí phát sinh trực tiếp tại phòng VIP và chi phí gián tiếp của bộ máy quản lý. Điều này giúp loại bỏ tình trạng hạch toán chung vào chi phí quản lý doanh nghiệp, tạo cơ sở dữ liệu chính xác để xác định giá thành của từng lượt hành khách thương gia và kiểm soát hao hụt đồ uống, thực phẩm dưới ngưỡng 2% định mức.

Doanh nghiệp mất bao lâu để triển khai hoàn thiện 3 mẫu báo cáo kế toán quản trị kiến nghị?

Thời gian khả thi để đưa 3 biểu mẫu báo cáo kiểm soát doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh vào vận hành là khoảng 3 đến 6 tháng. Đơn vị cần dành 2 tháng đầu để thiết lập định mức chi phí chuẩn, 1 tháng chạy thử nghiệm đối chiếu số liệu song song với báo cáo tài chính tháng, và chính thức ban hành định kỳ hàng tháng từ quý 2 năm 2021.

Việc chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ tài sản cố định đem lại lợi ích định lượng nào?

Quy trình chuẩn hóa theo Bảng 3.1 giúp rút ngắn 25% thời gian xử lý thủ tục mua sắm, giảm từ 7 ngày xuống còn dưới 48 giờ làm việc. Điều này giúp bộ phận kế toán kịp thời ghi nhận tăng tài sản, phân bổ khấu hao đúng kỳ phát sinh và ngăn chặn 100% tình trạng thất lạc hóa đơn, chứng từ gốc trong quá trình bàn giao qua các phòng ban.

Kết luận

  • Luận văn 143 trang đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, bám sát các quy định của Luật Kế toán 2015 và Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
  • Phân tích sắc bén thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Nhà ga Quốc tế Đà Nẵng qua 2 năm hoạt động 2018 – 2019, chỉ rõ ưu điểm và 4 hạn chế cốt lõi về luân chuyển chứng từ, trích khấu hao, quản lý công nợ và kế toán quản trị.
  • Đóng góp hệ thống 4 nhóm giải pháp thực chiến gồm quy trình luân chuyển chứng từ tài sản cố định, bảng danh mục chi phí chuẩn hóa và bộ 3 báo cáo kế toán quản trị kiểm soát doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
  • Xác lập lộ trình triển khai cụ thể cho từng phần hành trong giai đoạn 2021 – 2023, gắn liền trách nhiệm của Kế toán trưởng và các phòng ban liên quan nhằm nâng cao độ chính xác và tính kịp thời của thông tin kế toán.
  • Đề tài là tài liệu tham khảo có giá trị ứng dụng cao cho các doanh nghiệp ngành dịch vụ hàng không; các đơn vị cần sớm nghiên cứu và đưa các khuyến nghị vào áp dụng thực tế để nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả tài chính bền vững.